Бланки: общие, конкретного вида документа

⇐ ПредыдущаяСтр 8 из 14Следующая ⇒

Бланком документа называется лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Эти постоянные реквизиты призваны идентифицировать автора документа.

Применение бланков сокращает время изготовления документов, придает массиву документов аккуратный вид, упрощает процесс обработки документов.

Бланки изготавливают типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.

К реквизитам, используемым на бланках образовательных учреждений, относятся: эмблема организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП), код формы документа, наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа. Кроме того, на бланках располагают отметки для расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, место составления или издания документа.

Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов.

Любое учреждение может установить следующие виды бланков:

– общий бланк;

– бланк письма;

– бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов включает реквизиты: эмблема организации, наименование организации и используется для изготовления любых видов документов, кроме писем.

Бланк письма включает следующие реквизиты: эмблему организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП), наименование организации, справочные данные об организации, место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для расположения даты документа, регистрационного номера документа, ссылки на регистрационный номер и дату документа.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма включает реквизиты: эмблему организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП), код формы документа, наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, место составления или издания документа и ограничительные отметки для расположения даты документа, регистрационного номера документа, ссылки на регистрационный номер и дату документа.

Если документ оформляется не на бланке, а на чистом листе бумаги, постоянные реквизиты печатаются на компьютере или пишущей машинке. Постоянные реквизиты можно также наносить резиновым штемпелем.

При организации компьютерного делопроизводства удобнее создать шаблоны как общих бланков, так и бланков писем и конкретных видов документов.

Для некоторых документов (планов, инструкций и т.п.) требуется оформление титульного листа.

На титульный лист выносят следующие реквизиты: код организации, идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП), код формы документа, код формы документа, наименование организации, дата документа, место составления или издания документа, наименование документа, гриф утверждения, заголовок к тексту, гриф согласования. На титульном листе могут также располагаться сведения об исполнителях.

Оформление титульных листов отличается некоторыми особенностями: всегда используется продольное расположение реквизитов, грифы утверждения и согласования располагаются выше наименования документа, место издания и дата документа вписываются в одну строку, в качестве даты используется только год создания документа.

Текст документа

Текст управленческого документа – выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. В тексте документа достоверная и аргументированная информация должна быть изложена ясно, убедительно и кратко, при этом содержание документа увязывается с ранее изданными по данному вопросу документами.

Способы оформления текста

Текст документа можно оформить в виде связного текста, таблицы, анкеты или соединения этих форм.

Традиционно при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов используют сплошной связный текст.

Обычно связный текст состоит из двух частей. В первой части указывают основания, причины, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, предложения, мнения, просьбы. Даже если текст документа состоит из одной фразы, то в первой ее части указывается основание или причина создания документов, во второй - решение, вывод, просьба.

Однако если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать только заключительную часть:

приказы – распорядительную часть без констатирующей;

письма, заявления – просьбу без пояснения;

справки, докладные записки – только выводы, оценку фактов.

При большом объеме документ целесообразно делить на разделы или главы. В пределах каждого раздела или главы подразделы, пункты и подпункты нумеруют арабскими цифрами. Номер состоит из номера раздела, подраздела, пункта, которые отделяются друг от друга точками, в конце номера также ставят точку: 2.4.3. (третий пункт четвертого подраздела второго раздела).

Разделы могут иметь содержательные заголовки. В конце заголовка точка не ставится.

Составление текста в виде анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.

Наименование признаков объекта должно быть выражено именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, а характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованием признаков: место рождения (город, поселок и т.п.), образование (среднее, высшее и т.п.), имеете (опыт работы), владеете (иностранными языками), работали, находились и т.п.

Цифровую или словесную информацию о нескольких объектах по ряду признаков целесообразно оформлять в виде таблиц. Таблицы используют для лучшей наглядности и сравнения показателей.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – строки. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственного числа; подзаголовки должны быть грамматически согласованы с заголовками. В заголовках и подзаголовках употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения. Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы; подзаголовки, если они не имеют самостоятельного значения, со строчной. Точка как знак препинания при оформлении таблиц не ставится, исключением является только написание сокращенных слов.

При включении в документ нескольких таблиц их нумеруют и каждой дают содержательный заголовок. Нумерация таблиц осуществляется арабскими цифрами, она может быть либо сквозная (при небольшом количестве таблиц), либо в пределах раздела. Если в документе одна таблица, ее не нумеруют и слово «Таблица» не пишут. Размещают таблицы сразу после их упоминания в тексте или на следующей странице. При большом количестве таблиц и небольшом объеме текста, можно помещать таблицы по порядку номеров в конце документа.

Таблица 00

Заголовок таблицы

Головка таблицы		Заголовки граф	Заголовки граф
подзаголовки граф	подзаголовки граф	подзаголовки граф	подзаголовки граф

Строки	Заголовки строк
Заголовки строк




	Боковик	Графы (колонки)

Рис. 10. Порядок графического расположения элементов таблицы

Если таблица печатается более чем на одной странице, выделяют отдельную строку для нумерации граф. На следующих страницах над таблицей пишут слова «Продолжение таблицы…», «Окончание таблицы…» и дублируют только номера граф. При большом количестве граф таблицы допускается повторение заголовков граф.

Продолжение таблицы 00






Итого

Рис. 11.

Числовые значения показателей, приводимые в графах, проставляются на уровне последней строки наименования показателей, словесная характеристика – на уровне первой строки. При отсутствии данных в соответствующих графах проставляется прочерк. Повторяющиеся слова в заголовках строк могут быть заменены кавычками (но не комбинацией из знаков тире и кавычек: – « –), повторяющиеся цифры и обозначения в графах таблицы кавычками не заменяются.

Документы могут включать иллюстрации для наглядности и в дополнение к текстовой информации. Количество иллюстраций определяется содержанием документа и должно быть оптимальным для того, чтобы придать тексту конкретность и ясность, но не перегружать его лишней информацией и не затруднять прочтение документа.

Все иллюстрации (фотографии, схемы, чертежи, диаграммы и пр.) в тексте документа называют рисунками. Рисунки нумеруют последовательно арабскими цифрами и размещают, как и таблицы, сразу после ссылки на них в тексте документа либо на следующей странице. Если документ включает небольшое количество страниц текста и большое число рисунков, можно разместить их по порядку номеров в конце документа.

Язык документа

Для официальных документов средством делового языка является официально-деловой стиль, к особенностям которого относятся: нейтральный тон, ясность и точность изложения, лаконичность, краткость текста.

Официально-деловой стиль, характерный тексту документа, складывается из множества деталей. Эмоциональная окраска, личные, субъективные моменты исчезают при использовании, в основном, простых (как правило, повествовательных, распространенных, полных) предложений; из односоставных активно употребляются только безличные или определенно-личные предложения; вопросительные и восклицательные предложения практически не употребляются. Нейтральный тон достигается также отсутствием просторечных или диалектических слов и оборотов, образной фразеологии.

Кроме того, в деловом языке существуют нормы сочетаемости слов, стандартные обороты речи, которые постоянно воспроизводятся в документах и приобрели устойчивый характер. В текстах документов используются слова только в тех значениях, которые признаются нормами общелитературного словоупотребления, и в значениях, традиционных именно для документов, которые не нарушают их стилистического единообразия.

Ясности и точности изложения, «читаемости» текста способствуют и такие особенности, как: принятая для конкретного документа форма изложения информации; единообразное оформление дат и употребление терминов и сокращений; употребление общепринятых обозначений единиц счета и физических величин; правильно оформленные числительные и знаки препинания и др.

Лаконичность тексту придает тщательно отобранная информация, количество которой должно быть целесообразным для данного документа. Не стоит повторять общеизвестного, загромождать документ деталями, ничего не значащими для описания конкретного управленческого решения.

При составлении текста документа особое внимание следует обращать на стиль высказываний, на целесообразность употребления терминов и профессионализмов, иностранных и заимствованных слов, сокращений, на сочетаемость слов и уместное использование языковых формул, на построение предложений и многое другое.

Продуманно и осторожно следует включать в текст термины, неологизмы и заимствованные слова.

Термины, используемые в тексте, должны быть понятны и автору и адресату, и при необходимости следует раскрыть содержание термина (дать официальное определение термина, расшифровать его словами нейтральной лексики или заменить общепонятным словом или выражением). Употребление терминов, принятых в определенной сфере деятельности, в частности, в образовании, обеспечивает однозначность понимания текста. Однако не стоит путать термины с профессионализмами и, тем более, с профессиональным жаргоном, употребление которых в текстах документов крайне нежелательно.

Неологизмы (слова, обозначающие новые понятия и предметы) используют в документах в том случае, если они стали терминами (например, телефакс). Не следует употреблять неологизмы, если они относятся к словам профессионального жаргона или заменяют понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке.

Использование заимствованных слов целесообразно, когда для обозначения предмета или понятия не существует русского эквивалента. Если эквивалент существует, употреблять заимствованные слова недопустимо (пролонгировать – продлить, анонс – объявление).

В текстах документов не рекомендуется употреблять архаизмы и историзмы, заменяя их современными словами и оборотами (вместо означенный – названный, сего года – этого (текущего) года, настоящим сообщаем – сообщаем).

Также в документах следует избегать тавтологий – повтора однокоренных слов в пределах одного словосочетания: адресовать в адрес, явление проявляется и др.;

и плеоназмов – использования в словосочетаниях избыточных, не нужных с точки зрения смысла слов:

главная суть («суть» - это и есть главное),

20 тыс. р. денег (в рублях исчисляются только деньги),

своя автобиография (первая часть слова «автобиография» имеет греческое происхождение: autos – сам),

тонкий нюанс (существительное «нюанс» образовано от французского nuance – оттенок, тонкое отличие),

март месяц («март» - название месяца) и др.

Однако существуют устоявшиеся, принятые в языке тавтологии и плеоназмы: учащиеся обучаются, реальная действительность и др.

Деловая речь, а тем более, письменная, отличается ограниченной сочетаемостью слов (то есть ограничением возможностей слова вступать в смысловые связи с другими словами). В документах желательно употреблять, например:

передать в управление вместо передать для управления,

осуществлять контроль вместо вести контроль,

вносить предложения вместо давать предложения,

обладать правом вместо владеть правом, и др.

Характерно для деловой речи использование языковых формул, то есть устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде:

Контроль за выполнением приказа возложить на…

Оплату гарантируем. Наш расчетный счет…

В текстах документов употребляются такие словосочетания, которые в устной речи обычно заменяют глаголом:

оказать содействие вместо посодействовать,

произвести уборку вместо убрать,

провести учет вместо учесть,

оказать поддержку вместо поддержать,

произвести ремонт вместо отремонтировать и др.

В документах ограничено употребление глаголов в личной форме. Изложение информации от первого лица единственного или множественного числа возможно в текстах:

распорядительных документов (приказ, указание, распоряжение) и документов, адресованных руководству (заявление, докладная записка, объяснительная записка): приказываю, предлагаю, прошу, довожу до сведения;

писем – от первого лица множественного числа: просим предоставить, считаем целесообразным; от первого лица единственного числа: прошу направить, считаю необходимым.

Во всех остальных случаях текст излагают от третьего лица.

В распорядительных документах коллегиальных органов используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа: постановляет, решил.

В протоколах текст излагают от третьего лица множественного числа: слушали, выступили, решили; содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа: высказал, оценил, поддержал.

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц (положение, устав, инструкция, правила), или содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности учреждения (акт, заключение, справка, отчет), текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа: фирма реализует, ООО «Кратон» осуществляет, главный менеджер имеет право, комиссия установила, в состав попечительского совета входят.

В письмах также возможно изложение текста от третьего лица единственного числа: фирма не возражает, возьмет на себя.

В текстах документов допускаются общепринятые сокращения, а также сокращения, оговоренные в нормативных документах.

Различают два вида сокращений:

графические – применяемые в письменной речи сокращенные обозначения слов: экз., шт., т.д., др.;

лексические (аббревиатуры) – сложносокращенные слова: ЗАО, ООО и т.п.

К графическим сокращениям относятся названия единиц измерения (при цифрах):

грамм – г,

килограмм – кг,

метр – м,

секунда – с, и др.

Существуют и другие общепринятые графические сокращения:

год – г. (при цифрах);

годы – гг. (при цифрах);

город – г. (при названии; перед указанием столиц и городов, в названии которых имеется слово «город» (Волгоград, Новгород) сокращение г. не ставится),

господин – г-н (при фамилии);

дом – д. (при цифрах);

доцент – доц. (при фамилии);

другой (другие) – др.;

и так далее – и т.д.;

и тому подобное – и т.п.;

копейка – к., коп. (при цифрах);

миллиард – млрд (при цифрах);

миллион – млн (при цифрах);

миллион рублей – млн. р. (при цифрах);

область – обл. (при названии);

подпункт – подп. (при цифрах);

пункт – п. (при цифрах);

пункты – пп. (при цифрах);

раздел – разд. (при цифрах);

район – р-н (при названии);

рисунок – рис. (при цифрах);

рубль – р., руб. (при цифрах);

смотри – см.;

таблица – табл. (при цифрах);

тысяча – тыс. (при цифрах);

тысяча рублей – тыс. р. (при цифрах).

Не допускаются сокращения: ед. изм. – единица измерения; напр. – например, п/упр. – под управлением, т.н. – так называемый, т.о. – таким образом.

При употреблении графических сокращений следует помнить, что они не должны оканчиваться на гласную.

Аббревиатуры, в отличие от графических сокращений, функционируют как самостоятельные слова и правила их написания зависят от типа (способа образования) аббревиатуры.

Сокращения, образованные из начальных букв слов, обозначающих понятие, пишутся заглавными буквами, если они являются обозначением имени собственного или нарицательного: РЭУ, ГОСТ, МЧС, РАО; и строчными, если принадлежат к родовым наименованиям: роно, вуз.

Аббревиатуры, образованные из слогов или частей слов, пишутся с заглавной буквы, если обозначают индивидуальные названия организаций, учреждений, предприятий: Мострансагентство и др.

Общепринятые графические сокращения, а также лексические сокращения, принятые в среде авторов, пользователей и получателей документов, не расшифровывают. При адресовании писем следует приводить название учреждения, предприятия в том виде, в котором оно дано в его документах. Можно использовать сокращения, принятые в конкретном документе. При первом упоминании слово или словосочетание пишется полностью, а в скобках указывается сокращение, принятое в документе. Не допускается сокращать одно и то же слово в пределах документа по-разному или писать в одном месте полностью, а в другом сокращенно.

Основной принцип сокращения слов состоит в том, что они не должны осложнять понимание текста или вести к двойному толкованию.

Основное требование к выбору способа оформления даты – все даты в тексте документа должны быть оформлены одним способом.

В текстах документов применяют уже описанные выше способы оформления дат: цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой способ является более экономичным, так как сокращает длину написания даты. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами без пробелов, без переносов в последовательности: число, месяц, год, например: 01.10.2001. После цифрового обозначения даты сокращение «г.» не употребляется.

Словесно-цифровой способ используют обычно при оформлении документов, содержащих сведения финансового характера: 01 октября 2001 года или 01 октября 2001 г.

Обозначение периода времени, начинающегося в одном году и заканчивающегося в следующем, оформляется таким образом: 1999/2000 учебный год. Длительный период времени обозначается так: 2000–2004 гг.

Если при обозначении времени в тексте необходимо указать только год, то слово «год» пишется полностью: в 2000 году; если кроме года указывают число, месяц, то слово «год» пишется сокращенно: март 2001 г.

При написании многозначных чисел цифры группируются по три справа налево и разделяются пробелом: 45 267 319. В десятичных дробях цифры до запятой группируются справа налево, после запятой – слева направо: 2, 694 035. Простые дроби пишутся через косую черту: 2/5.

Номера телефонов также разбиваются на группы цифр: семизначные – 355 26 78; шестизначные – 68 34 70; пятизначные – 4 92 73 и т.д.

Числа в обозначении марок технических устройств, машин не разделяются на группы и пишутся слитно, если цифры стоят перед буквами, и через дефис – если буквы стоят перед цифрами.

Двойные номера домов при написании адресов пишутся слитно через косую черту: ул. Садовая, д. 42/17; литерные обозначения пишутся слитно: д.36а.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращениями через дефис (например: 2-е путевки). Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишут без наращения: IV квартал, I полугодие.

Если арабская цифра входит в словесно-цифровое сочетание, ее пишут через дефис с соответствующим словом (30-летие, 5-этажный).

Все меры длины, площади и т.п. обязательно обозначаются цифрами, единицы счета и физических величин приводятся сокращенно. При этом в конце сокращенного обозначения единиц измерения точка как знак сокращения не ставится: 10 т; 15 м; 30 см.

Между последней цифрой численного значения величины и обозначением единицы измерения оставляется пробел: 90 %; 800 кг.

В случае, когда числа пишутся словами, обозначения единиц измерения не сокращают и также пишут словом: двадцать процентов, сорок метров и т.п.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишут первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Первое мая, Новый год, День учителя (но: День Победы). Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово, порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта, 1 Мая.

Знаки препинания (точка, запятая, точка с запятой, двоеточие, вопросительный и восклицательный знаки) пишутся и печатаются без пробела после слов и цифр, за которыми они поставлены. Следующие за ними слова отделяются одним пробелом.

Слова и символы, заключенные в кавычки или скобки печатаются следующим образом: «открывающий» знак отделяется от предыдущего слова пробелом, первое слово от знака кавычки или скобки пробелом не отделяется; также не отделяется пробелом слово от «закрывающего» знака. Текст после «закрывающего» знака отделяется пробелом; если после кавычек или скобок стоит знак препинания, то он печатается без пробела:

Тире отделяется пробелами с двух сторон (например: режим питания – два раза в день). Дефис пробелами не выделяется. Знак переноса не отделяется пробелом от последней буквы переносимого слова.

Приведенные правила, нормы и рекомендации, представленные в ограниченном объеме, помогут составить грамотный и изящный документ и превратить обычный текст в текст официального документа с присущими ему лаконичностью, ясностью, нейтральностью тона и однозначностью.

⇐ Предыдущая 3 4 5 6 789 10 11 12 Следующая ⇒