ТЕМА 5. ДОКУМЕНТАЦИЯ И ИНВЕТАРИЗАЦИЯ

1. Документация

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документ (от лат. documentum – поучительный пример, свидетельство, доказательство) – письменное свидетельство об осуществлении хозяйственной операции, дающее юридическую силу данным бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Кроме общих обязательных реквизитов по отражению отдельных хозяйственных операций в соответствующих документах предусматриваются специальные реквизиты, которые также являются обязательными. Например, в чеке на получение денег в банке обязательны подписи директора, главного бухгалтера, причем данный документ изготавливается на специальной бумаге, имеет стандартные размеры и т. д.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Первичное наблюдение – это начальное звено в цепочке функционирования хозяйственного учета. По результатам первичного наблюдения составляется документ, который является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами, они служат первичными учетными документами на основании, которых ведутся бухгалтерские записи.

Бухгалтерские документы независимо от их носителей классифицируются по целому ряду признаков: по назначению, по характеру документируемых операций, по объему, по способу использования, по месту составления, по количеству отражаемых объектов, по степени механизации составления.

По назначению бухгалтерские документы подразделяются на: распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы – это документы, в которых содержится распоряжение (приказ) на проведение (выполнение) той или иной хозяйственной операции. К ним относятся приказ об увольнении с работы, платежное поручение банку о перечислении денег с расчетного счета одного предприятия другому и т.д..

Исполнительные документы удостоверяют факт осуществления хозяйственной операции. Так, приходный ордер подтверждает факт оприходования материалов на склад.

Документы бухгалтерского оформления составляются на основании исполнительных и распорядительных документов. К таким документам относятся правки, группировочные ведомости, карточки и т. п. Применение этих документов позволяет так оформить данные первичных исполнительных и распорядительных документов, чтобы было легче далее отразить их в бухгалтерском учете.

Документы, в которых сочетаются функции перечисленных выше видов документов, называются комбинированными. Примером комбинированного документа является расходный кассовый ордер, в котором имеется распоряжение (подпись) распорядителя кредитов (директора) о выдаче денег и подтверждение об их выдаче и получении, подписи кассира и получателя.

По характеру документируемых операций различают документы денежные, материальные и расчетные.

Денежными документами оформляются операции, связанные с движением денежными средствами. К ним относятся: платежное поручение, расходный кассовый ордер, банковские чеки и т. п.

Материальными документами оформляется движение материальных ценностей (приходный ордер, лимитная карта, требования и др.).

Расчетными документами оформляются расчеты между организацией и юридическими и физическими лицами (платежное поручение, платежное требование).

По объему различают единичные и сводные документы.

Единичные документы составляются для отражения одной хозяйственной операции (расходный кассовый ордер), сводные – путем обобщения данных единичных документов.

В сводных документах отражается целый ряд операций, которые первоначально фиксируются в единичных документах. Так, авансовый отчет составляется на основании приложенных к нему железнодорожных билетов, квитанций за гостиницу и т. д.

По способу использования различают разовые и накопительные документы.

Разовые документы составляются на каждую хозяйственную операцию (расходный кассовый ордер).

В накопительных документах отражается ряд однородных хозяйственных операций по мере их совершения, например, в лимитно-заборной карте – отражается отпуск материалов со склада в течение месяца.

По месту составления документы подразделяются на: внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются на том предприятии, где произошла хозяйственная операция (приходный кассовый ордер).

Внешние документы поступают от других предприятий (платежное требование).

В зависимости от количества отражаемых объектов документы делятся на: однопозиционные и многопозиционные.

Однопозиционные документы отражают один объект учета (например, в расходном кассовом ордере – выдача денег одному лицу).

Многопозиционные несколько объектов учета (например, в требовании (накладной) внутрихозяйственного назначения показываются отпуск нескольких видов материалов).

В условиях широкого применения вычислительной техники для составления бухгалтерских документов представляет интерес их классификация по степени использования технических средств.

Документы, составленные вручную – это традиционные бумажные документы, написанные чернилами или при помощи пишущей машины.

Автоматизированное составление документов требует специального подтверждения полученных данных. Следует иметь в виду, что существуют документы, которые заполняются только от руки (денежные чеки).

На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов. Движение документов с момента их возникновения до сдачи в архив называется документооборотом. Документооборот состоит из следующих операций: составление документа, использование его в оперативном учете и для контроля, поступления в бухгалтерию, приемка и проверка документа бухгалтерией, подготовка к обработке, обработка, использование содержания, сдача в архив.

Главный бухгалтер осуществляет организацию документооборота. В его функции входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации. Учетная информация накапливается в различного вида, применяемых на предприятии документах. Использование этих документов называется документацией.

Документация – это оформление экономического события (хозяйственной операции) документом. В широком понимании бухгалтерская документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учетные регистры и бухгалтерскую отчетность. Документация играет роль импульса, дающего начало движению учетной информации. Она обеспечивает общее и непрерывное отражение хозяйственной деятельности предприятия в бухгалтерском учете. К учету принимаются только правильно оформленные первичные документы. В первичных документах, фиксируются факты осуществления хозяйственной операции и распоряжения (разрешения) на их проведение. Записи информации в регистрах бухгалтерского учета осуществляются только на основании первичных документов.

Документы поступают в бухгалтерию из различных структурных подразделений предприятия. У принятых документов необходимо проверить их форму, т. е. установить полноту, четкость и правильность всех реквизитов, соответствие документа форме установленного образца, срок предоставления документа, достоверность подписей лиц, участвующих в составлении документа. Затем необходимо проверить арифметические подсчеты, выяснить, действительно ли отраженная в документе операция имела место, не противоречит ли она финансовой дисциплине и законодательству.

Проверенные документы необходимо обработать, т. е. выполнить расценку, таксировку, группировку и контировку.

Расценка состоит в проставлении цен на товарно-материальные ценности.

Таксировка – это перемножение цен и натуральных показателей с целью получения сумм.

Группировка заключается в подборе документов по определенным однородным группировочным признакам с целью последующих бухгалтерских записей .

Контировка означает указание на документах корреспонденции счетов.

Сроки и порядок хранения документов определяются Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций предприятий, с указанием сроков хранения (утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г., в редакции государственной налоговой службы Российской Федерации и Федеральной архивной службы России от 27 июня 1996 г.), а также ст. 17 Закона Российской Федерации «О бухгалтерском учете». В соответствии с этим организации должны обеспечить хранение первичных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течении сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Инвентаризация

Документация хозяйственных операций не может обеспечить отражения всего действительного оборота средств организации и их источников в процессе хозяйственной деятельности. Существуют хозяйственные процессы, которые не поддаются повседневной регистрации и документированию в момент их совершения. К ним относятся, например, потери материальных ценностей в результате естественной убыли, ошибок при оформлении и проведении складских операций, злоупотреблений, хищений, бесхозяйственности. Данные о таких и аналогичных фактах могут быть выявлены при помощи инвентаризации.

Инвентаризация – это метод выявления и учета тех средств и источников их образования, которые не нашли отражения в текущем учете и не отражены в первичных документах.

Для проведения инвентаризации создаются комиссии на основании приказа руководителя организации. В состав инвентаризационной комиссии входит главный бухгалтер организации (или другой представитель бухгалтерии) на правах заместителя председателя инвентаризационной комиссии.

В зависимости от полноты охвата материальных и денежных средств инвентаризация бывает полной и частичной (выборочной).

Полной называется инвентаризация, охватывающая все средства производства, денежные средства, сырье, материалы и т. д.

Частичная (выборочная) инвентаризация охватывает один из видов средств (материальных ценностей, основных средств, хозяйственного инвентаря, кассы, незавершенного производства и т. д.). Частичная инвентаризация проводятся для обеспечения точности отчетных данных, усиления борьбы с перерасходованиями средств и укрепления финансовой дисциплины.

В зависимости от сроков проведения инвентаризация бывает плановая, неплановая (внезапная) и обязательная.

Плановая инвентаризация проводится в соответствии с графиком, разработанным в организации, материально-ответственные лица с ним ознакомлены.

Неплановая (внезапная) инвентаризация проводится в соответствии с графиком, разработанным в организации, а материально-ответственные лица с ним не ознакомлены, либо без наличия графика (внезапно).

Обязательная инвентаризация проводится в соответствии с действующим законодательством.В соответствии с Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» и методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приложение к приказу МФ РФ от 13 июня 1995 г. № 49) обязательным проведение инвентаризации является:

- при передаче имущества государственного предприятия, учреждения в аренду, при приватизации имущества государственного предприятия, преобразуемого в акционерные общества, а также в других случаях, предусмотренных законодательством в РФ;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, ценностей, средств и обязательств, инвентаризация которых проводилась не раньше 1 октября отчетного года. Инвентаризация зданий, сооружений и других недвижимых объектов основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных – один раз в пять лет;

- при замещении (увольнении) материально-ответственных лиц (на день приема – передачи дел);

- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, порчи ценностей (на день установления фактов);

- по предписанию судебно-следственных органов;

- в случае техногенных аварий, пожаров, стихийного бедствия (на день после окончания бедствия);

- при передаче предприятий и их структурных подразделений в аренду (на день передачи);

- при ликвидации предприятия.

В некоторых организациях создаются постоянно действующая инвентаризационная комиссия, которая ежедневно (или по специальному графику) контролирует места и условия хранения материальных ценностей и проводит инвентаризацию лишь отдельных их видов.

Инвентаризация такого типа называется перманентной.

Организация перманентной инвентаризации не требует прекращения операций по поступлению и использованию ценностей и обеспечивает постоянный контроль за работой материально-ответственных лиц.

Основными задачами инвентаризации является:

- выявление фактического наличия основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, ценных бумаг и других денежных документов, а также фактического состояния расчетов и объемов незавершенного производства в натуральном и стоимостном выражении;

- установление излишков или недостач ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

- выявление товарно-материальных ценностей, которые частично утратили свое качество, устаревших фасонов и моделей, а также материальных ценностей и нематериальных активов, которые не используются;

- проверка условий и порядка хранения, материальных и денежных ценностей, а также правил содержания и эксплуатации основных средств;

- проверка реальности стоимости зачисленных на баланс основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей. ценных бумаг и финансовых вложений, а так же фактического наличия денежных сумм в кассе, на расчетных, валютных и других счетах в учреждениях банков, денежных средств в пути, дебиторской и кредиторской задолженности, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и платежей.

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 567 8 9 10 Следующая ⇒