Протокол в современном делопроизводстве

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 2

Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой – протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов.

Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.

Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.). Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола (рис. 1).

Форма протокола

Полный протокол

Стенографический протокол

Краткий протокол

Рис. 1 – Формы протокола

Краткий протокол – фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения (см. Приложение 1). Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания (см. Приложение 2).

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), место для проставления даты, индекса документа, место составления протокола, место для заголовка к тексту. Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например: 21 – 24.01.2011.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок к тексту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа. Например: Протокол – заседания коллегии; – собрания трудового коллектива; – совещания начальников структурных подразделений.

Текст протокола включает вводную и основную части.

В вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания (в краткой форме протокола эти сведения опускают). С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу.

В вводную часть протокола включается повестка дня. В ней перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих (докладчиков) и закреплена последовательность их обсуждения. Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании.

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», которые печатаются с абзаца, для того чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания.

С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа.

Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают председатель и секретарь.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Таким образом, самая крупная административная реформа Петра I была связана с заменой многочисленных и громоздких приказов коллегиями. Создание коллегий сначала не было сопряжено с разработкой каких-либо новых правил по организации делопроизводства в центральных учреждениях страны.

Издание 28 февраля 1720 г. Генерального регламента в законодательном порядке определило структуру, штат, права и обязанности должностных лиц, порядок работы коллегий и других новых центральных учреждений.. Однако Генеральной регламент, определяя общую структуру и принципы деятельности, коллегий, не учреждал новые виды (разновидности) делопроизводственных, законодательных документов, а лишь содержал общие рекомендации по их составлению. Скорее, это была генеральная модернизация документной формы. А.А. Лукашевич, анализируя текст Генерального регламента и его первоначальной редакции, установил, что его составители так и не определили окончательно номенклатуру исходящих из коллегий документов и ограничились лишь общими пожеланиями.

Переход к " управлению дел" в новых центральных учреждениях " по новому манеру" не мог произойти одномоментно, несмотря на правительственные угрозы жестоких наказаний. Упраздненные приказы за многие десятилетия своей работы накопили огромный опыт в составлении разного рода служебных документов, поэтому введение законодательным путем новых видов документов не привело к быстрому и окончательному вытеснению прежних. Да и в самом Генеральном регламенте не было жесткого закрепления за документом одного названия. Отсюда полисемия делопроизводственных терминов, которая видна на всех стадиях его разработки. Даже в опубликованном тексте Регламента допускалось двойственное употребление терминов: " журнал" – " повседневная записка", " указ" – " грамота", " концепты" – " сочинения черные", " сочинения всяких указов и доношений", " патенты" – " жалованная грамота на чин", " мемориалы" – " доношения" и т.д.

Таким образом. Генеральный регламент законодательно закрепил функционирование равнозначных слов-синонимов, что, конечно, не способствовало улучшению делопроизводства не только в коллегиях, но и в других учреждениях страны. Текст Регламента настолько перенасыщен иностранными словами, что оказался необходим словарь (" Толкование иностранных речей" ), составленный как приложение к нему.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя итоги, можно отметить, что во второй половине XVII в. существование многих традиционных видов и разновидностей письменных источников оказалось невозможным, так как их социальные функции были в основном исчерпаны. Можно уверенно предположить, что угасание одних и появление других источников происходило бы постепенно и в дальнейшем, если бы эволюционно-поступательное развитие страны не было нарушено с конца XVII в. резким поворотом почти во всех сферах жизни в сторону Запада.

Всеохватывающая регламентация монархом жизни своих подданных в " регулярном государстве" столкнулась с многовековыми традициями, которые ему так и не удалось до конца преодолеть. Поэтому самой примечательной чертой во всех сферах жизни русского общества в конце XVII – первой четверти XVIII в. было противостояние традиционного и нового, светского и церковного, исконно русского и иноземного. В условиях петровских реформ, на фоне расширяющихся международных связей в России появляются новые для нее, правда, уже известные на Западе виды и разновидности источников. Увеличение общего корпуса письменных источников потребовало и новых слов-терминов для их названия, которые довольно часто заимствовались из других языков. Иноязычная терминология внедрялась прежде всего в делопроизводство центрального аппарата власти, а нижестоящие учреждения в основном сохраняли прежние виды (разновидности) документальных источников и их названия. Новые повествовательные источники при своем появлении усваивали форму и названия документальных. В отличие от делопроизводственных документов, они не были " скованы" нормативными образцами, поэтому среди них заметна большая вариативность названий и самоназваний.

В целом же конец XVII - первая четверть XVIII в. был периодом параллельного существования " старых" и " новых" видов (разновидностей) источников и постепенного становления форм и названий, соответствовавших их целевому назначению. Это была эпоха перехода от " старой" номенклатуры письменных источников к " новой", вобравшей в себя всю сложность и своеобразие эпохи петровских реформ.

Процессы, происходившие с документами центрального аппарата, не могли не повлиять на форму и названия документов нижестоящих органов управления, но здесь изменений было значительно меньше. Так, например, по наблюдениям Г.Д. Капустиной, в течение первой четверти XVIII в. среди актов, собранных в Московской крепостной конторе, не возникает новых разновидностей. Однако другие исследователи отмечают появление новых актов (договоров, контрактов), не имеющих еще устойчивой формы.

Вместе с тем историки единодушно отмечают не только исчезновение некоторых видов актов (таких, как служилые кабалы, поступные, меновные. ссудные записи на крестьян и т.д.), но и то новое, что появилось в актах XVIII в. Бурные петровские преобразования во всех сферах жизни страны уже трудно было отразить в старых формах. Подьячие (писцы), не имея новых нормативных образцов, «не всегда могли отнести тот или иной документ к какому-то одному виду известных им актов и присваивали им произвольные названия». Поэтому в тот период " в одной и той же разновидности актов воплощались разные формы личных отношений, различные формы производства". И одновременно разными актами (такими, например, как жилыми, наемными, подрядными записями) нередко оформлялся наем работников, находившихся в равных условиях. Правительство все же пыталось законодательным путем внести некоторые изменения в устоявшийся в течение многих десятилетий формуляр актов, например, отменяются отжившие словосочетания типа " се яз". В целом они становятся менее архаичными.

Список использованной литературы

1. Анодина Н.Н. Деловое письмо: методика составления и правила оформления: практ. пособие. — 8-е изд., испр. — М.: Омега-Л, 2014. — 100 с.

⇐ Предыдущая 12