Таблицы – это один из основных способов представления проектных данных.

В проектном файле все данные хранятся в виде двух таблиц, одна из которых содержит информацию о задачах, вторая – о ресурсах проекта, т.е. задействованных в выполнении задач людях и материальных ценностях.

Во время работы с проектом, как правило, требуется вполне определенные срезы информации. Поэтому в каждый момент времени требуется иметь перед глазами только необходимую информацию.

Схема организации данных.

Файл состоит из двух больших внутренних таблиц с множеством столбцов, из которых только некоторые отображаются в таблицах, включенных в представления. Работая в MS Project, мы имеем дело только с маленькими внешними таблицами. В MS Project заложен набор предопределенных таблиц, предназначенных для работы с небольшим объемом информации.

Предопределенные таблицы с информацией о задачах

Таблица	Содержание
Baseline (Исходный план)	Данные из базового плана проекта
Constraint Dates (Даты ограничений)	Ограничения задач (даты ограничений и типы)
Cost (Затраты)	Стоимость задач и проекта
Delay (Задержка)	Информация для управления загрузки ресурсов
Earned Value (Освоенный объем)	Общая таблица для сравнения запланированного и фактического объема работ, запланированной и фактической стоимости
Earned Value Schedule Indicators (Индикатор календарного плана освоенного объема)	Сравнение запланированного и фактического графика выполнения проекта
Earned Value Cost Indicators (Показатели затрат для освоенного объема)	Сравнение запланированного и фактического расходования проектного бюджета
Entry (Ввод)	Таблица для ввода общей информации о задаче.
Export (Экспорт)	Информация для экспорта данных о задачах во внешний файл, более 80 столбцов
Hyperlink (Гиперссылка)	Связанные с задачей ссылки, ведущие на внешние сайты и файлы в интранете
PA_Expected Case (Ожидаемый сценарий) PA_Optimistic Case (Оптимистический сценарий) PA_Pessimistic Case (Пессимистический сценарий)	Таблицы для анализа плана проекта с помощью методики PERT
PA_PERT Entry Sheet (Ввод для анализа PERT)	Таблица для ввода данных, используемых при проведении анализа плана по методике PERT/
Rollup Table (Сводные задачи)	Служит для оптимизации отображения сводных задач
Schedule (Календарный план)	Расписание начала и окончания выполнения задач, интервалы между задачами.
Summary (Суммарные)	Общая информация о задачах проекта
Tracking (Отслеживание)	Актуальная проектная информация
Usage (Использование)	Задачи проекта, объем работ, длительность, даты начала и окончания
Variance (Расхождение)	Данные об отклонении от плана при исполнении работ
Work (Трудозатраты)	Информация об объеме работы по проекту

Предопределенные таблицы с информацией о ресурсах

Таблица	Содержание
Cost (Затраты)	Стоимость ресурсов проекта
Earned Value (Приобретенная стоимость)	Сравнение запланированной и фактической стоимости ресурса в проекте
Entry (Ввод)	Таблица для ввода общей информации о ресурсе
Entry-Material Resources (Ввод материального ресурса)	Таблица для ввода общей информации о материальном ресурсе
Entry-Work Resources (Ввод нематериальных ресурсов)	Таблица для ввода общей информации о нематериальном ресурсе
Export (Экспорт)	Информация для экспорта данных о ресурсах во внешний файл
Hyperlink (Гиперссылка)	Связанные с ресурсом ссылки, ведущие на внешние сайты и файлы в интранете
Summary (Сводная)	Общая информация о ресурсах проекта
Usage (Использование)	Информация о работе, на которую выделены ресурсы
Work (Работа)	Информация об объеме работы, на которую выделены ресурсы

Просмотр данных с помощью таблиц.

Переключение между таблицами осуществляется с помощью команды меню View> Table (Вид> Таблица). В списке, появляющемся при выборе этой команды, перечислены наиболее часто используемые таблицы для текущего представления. Если же этот список не содержит нужной таблицы, то ее можно найти, щелкнув на расположенном внизу списка пункте More Table (Другие таблицы). После щелчка откроется диалоговое окно со списком всех таблиц, доступных для отображения в представлениях. Таблицы разделены на две группы: Task (Задачи) и Resource (Ресурсы), согласно типу отображаемой в них информации. Выбор группы таблиц осуществляется с помощью переключателей в верхней части диалогового окна.

Для того чтобы нужная вам таблица отобразилась в представлении, достаточно выбрать ее из списка и нажать кнопку Apply (Применить). Чтобы вернуться в представление, не выбирая таблицу, нужно нажать кнопку Cancel (Отмена) или просто закрыть окно.

Для просмотра таблицы ресурсов выполните команду View | Resource Sheet (Вид | Таблица ресурсов). Таблица ресурсов построена аналогично таблице задач и содержит идентификаторы ресурсов, наименования, краткие обозначения, максимальное количество ресурсов, стоимость в течение рабочего дня и во внеурочное время, метод расчета стоимости и многие другие.

В данной таблице, как и в следующих, ресурсы, которых не хватает для выполнения задач, выделены красным цветом. Самый простой способ уменьшить нагрузку ресурсов — изменить максимальное количество ресурсов проекта. Вы можете это сделать прямо в этой таблице.

Добавление, удаление и форматирование колонок.

Добавить столбец в таблицу можно двумя путями: с помощью команды Insert> Column (Вставка> Столбец) основного меню или команды Insert Column (Вставить столбец) контекстного меню. Чтобы эта команда появилась в контекстном меню, необходимо предварительно выделить одну из колонок таблицы, щелкнув по ее заголовку. После этого откроется диалоговое окно определения свойств колонки.

Поле Field name (Имя поля) представляет собой раскрывающийся список полей, которые можно добавлять в таблицу. Название поля отображается в заголовке колонки, и если вы хотите, чтобы там было указано другое название, то его нужно ввести в поле Title (Текст заголовка).

В раскрывающихся списках Align title (Выравнивание заголовка) и Align data (Выравнивание данных) определяется ориентация текста в заголовках столбцов.

Флажок Header Text Wrapping (Перенос заголовка по словам) при установке приводит к тому, что неумещающиеся слова будут автоматически переносится на следующую строку.

Нажатие кнопки Best Fit (Автоширина) включит автоматический подбор ширины.

Для редактирования свойств добавленной в таблицу колонки нужно выполнить двойной щелчок на ее заголовке.

Чтобы убрать ненужную колонку, следует выделить ее, щелкнув на ее заголовке, а затем в контекстном меню колонки выбрать команду Hide Column (Скрыть столбец). После этого колонка будет убрана из таблицы.

Создание новой таблицы

Для осуществления операций по созданию и удалению таблиц необходимо открыть диалоговое окно со списком всех таблиц, доступных в открытом проекте: View> Table> More Table (Вид> Таблица> Другие таблицы).

Чтобы создать таблицу, нужно щелкнуть на кнопке New (Создать). При этом появится диалоговое окно определения свойств таблицы. Здесь задается название таблицы, состав ее полей и их формат, а также дополнительные параметры отображения таблицы в интерфейсе.

Тип создаваемой таблицы зависит от того, какого типа таблицы просматривались в списке таблиц в момент нажатия кнопки New (Создать).

Флажок Show in menu (Показать в меню) определяет, будет ли новая таблица отображаться в списке таблиц, открывающемся в подменю Вид> Таблица.

Флажок Lock first column (Зафиксировать первый столбец) влияет на отображение первой колонки: будет ли она выглядеть, как обычная колонка, или же будет защищена от ввода и выделена серым цветом.

Для добавления колонки в новую таблицу нужно щелкнуть мышью в ячейке столбца Field Name (Имя поля) и в появившемся раскрывающемся списке выбрать другие поля, определяющие свойства новой колонки.

Cut Row – вырезать строку, Copy Row – копировать строку, Paste Row – вставить строку, Insert Row – добавить строку, Delete Row – удалить строку. После ввода всех параметров новой таблицы для их сохранения нужно нажать кнопку OK.