Команды поиска, фильтрации и сортировки

⇐ ПредыдущаяСтр 7 из 10Следующая ⇒

MS Access предоставляет довольно широкий спектр возможностей по поиску и сортировке данных БД. К таким средства следует отнести использование команды Поиск, фильтрацию, сортировку, создание и использование запросов.

В форме существует возможность поиска и замены значений. При поиске некоторого значения MS Access находит и отображает соответствующую запись. Для поиска определенного значения в поле необходимо выбрать пункт меню Правка|Поиск…, или нажать кнопку на панели инструментов, поочередно перемещаясь по всем записям, в которых оно присутствует. Для замены найденного значения используется команда менюЗаменить|Правка.

MS Access позволяет легко отсортировать записи согласно содержимому поля. Сначала нужно выбрать поля для сортировки, а затем щелкнуть на панели инструментов по кнопке сортировки по возрастанию или сортировки по убыванию или с помощью команд меню Записи|Сортировка|Сортировка по возрастанию или Записи|Сортировка|Сортировка по убыванию. Для выбора поля сортировки достаточно поместить в него курсор на уровне любой записи. Если необходимо отсортировать данные по нескольким полям, нужно выделить несколько столбцов. Для этого сначала выделяется один столбец, а затем курсор перемещается на соседний столбец при нажатой клавише Shift. При этом записи таблицы отсортируются сначала по первому столбцу, затем по второму и т. д. Чтобы восстановить первоначальный порядок расположения записей, используется команда Записи|Удалить фильтр.

Фильтрация позволяет просмотреть в форме только определенные записи. При использовании фильтрации по выделенному полю записи сначала необходимо выбрать данные, по которым следует провести отбор и нажать на кнопку фильтра по выделенному на панели инструментов или применить команду меню Записи|Фильтр|Фильтр по выделенному.

Для вывода требуемых значений в одно или несколько полей формы необходимо нажать кнопку изменения фильтра или применить команду меню Записи|Фильтр|Изменить фильтр.

Чтобы задать более подробное условие для фильтрации или сортировки записей, необходимо выбрать команду меню Записи|Фильтр|Расширенный фильтр.

Для применения обычного или расширенного фильтра используется кнопка на панели инструментов или команда меню Записи|Применить фильтр.

Вывод данных

MS Access выводит информацию из БД в виде отчета (распечатки содержимого БД). Все отчеты подразделяются на 3 категории:

простая распечатка содержимого БД;

детальные отчеты – хорошо подготовленные отчеты в удобном для пользователя виде;

специальные отчеты – позволяют подготавливать почтовые наклейки и формы писем.

Отчеты позволяют надлежащим образом сгруппировать данные для более удобной работы с ними. При этом возможно использования как стандартных средств оформления, так и задаваемых пользователями.

Практическая часть

Задание 1

Запустить программу MS Access. Изучить все инструменты панели инструментов и команды меню СУБД MS Access.

Методические указания

10. Запустите СУБД MS Access (Пуск|Программы|Microsoft Access).

11. Изучите все пункты меню MS Access. Найдите на панели инструментов все инструменты, описанные в теоретической части. С помощью всплывающей подсказки повторите их назначение.

Задание 2

Сформировать структуру таблицы СТУДЕНТЫ для хранения в ней справочных сведений о студентах, обучающихся в ВУЗе.

Методические указания

13. Используя средства Windows, создайте в личной папке Мои документы\ГруппаXXX\ФамилияИО\ папку ЛР6 для файлов вашей БД.

14. В MS Access выполните команду меню Файл|Создать…|База данных.

15. В появившемся диалоговом окне Файл новой базы данных выберите вашу папку ЛР6 и укажите основные параметры БД: тип – Базы данных Microsoft Access, имя – Лабораторная работа 6. Щелкните по кнопке Создать.

16. Для определения полей таблицы в окне База данных выберите Таблицы| Создание таблицы в режиме конструктора.

17. Определите поля таблицы согласно приведенной ниже информации.

Поле	Тип поля	Размер поля	Описание
Номер	Текстовое		Введите номер зачетки студента
Фамилия	Текстовое		Введите фамилию студента
Имя	Текстовое		Введите имя студента
Отчество	Текстовое		Введите отчество студента
Пол	Текстовое		Введите пол студента
Дата рождения	Дата	Краткий формат даты	Введите дату рождения студента
Группа	Текстовое		Введите номер группы студента

После ввода всех данных экран должен иметь следующий вид:

18. охраните таблицу, выбрав в меню Файл|Сохранить.

19. В окне Сохранение введите название Студенты ХХХ группы, где ХХХ – номер группы.

20. На запрос о введении ключевого поля ответьте Нет.

21. Закройте базу данных, дважды выполнив Файл|Закрыть.

Задание 3

Открыть созданную в предыдущем задании таблицу и ввести в нее в режиме таблицы личные данные 10 студентов.

Методические указания

11. Откройте ранее созданную БД Студенты ХХХ группы, выполнив команду главного меню Файл|Открыть. Найдите папку ЛР6, где был сохранен ваш файл Лабораторная работа 6 и откройте его, щелкнув по нему указателем мыши.

12. В появившемся окне Лабораторная работа 6: база данных выберите Таблицы|Студенты ХХХ группы|Открыть.

13. Введите в таблицу данные по 10 студентам вашей группы, включая свои личные данные. При этом на экране должна отобразиться следующая информация:

14. Используя справочную помощь (Справка|Справка по Microsoft Access), изучите основные приемы редактирования данных в стандартной табличной форме.

15. Отредактируйте данные в таблице: попробуйте изменить значения полей, удалите старые записи, а затем добавьте новые записи.

16. Попробуйте изменить длины полей Фамилия и Отчество, воспользовавшись конструктором таблиц (Таблицы|Конструктор). Измените формат отображения даты и посмотрите, как это отразится на таблице.

17. Закройте БД, дважды выбрав Файл|Закрыть.

Задание 4

Создайте однотабличную пользовательскую форму для ввода и редактирования данных таблицы Студенты ХХХ группы.

Методические указания

8. Откройте ранее созданную БД Студенты ХХХ группы.

9. В появившемся окне Лабораторная работа 6: база данных выберите Формы|Создание формы с помощью мастера|Открыть.

10. В поле Таблицы и запросы выберите Студенты ХХХ группы.

11. Выберите все поля таблицы доступными для формы с помощью кнопки , затем нажмите .

12. Выполняйте указания мастера форм. Выберите внешний вид и стиль формы по своему вкусу, используя готовые шаблоны. Задайте имя формы Студенты ХХХ группы.

13. Откройте созданную форму и введите в БД данные по оставшимся студентам группы. Перемещения по записям осуществлять с помощью кнопок перехода к первой записи , перехода к следующей записи , перехода к предыдущей записи , перехода к последней записи , перехода к вводу новой записи . При необходимости используйте справочную информацию.

14. Сохраните вашу БД командой Файл|Сохранить.

18. Закройте БД, дважды выбрав Файл|Закрыть.

Задание 5

С помощью мастера создать детальный отчет для вывода данных таблицы Студенты ХХХ группы следующего вида:

Студенты ХХХ группы

Фамилия	Имя	Отчество	Группа

Методические указания

1. Откройте ранее созданную БД Студенты ХХХ группы.

2. В появившемся окне Лабораторная работа 6: база данных выберите Формы|Создание отчета с помощью мастера|Просмотр.

3. В поле Таблицы и запросы выберите Студенты ХХХ группы.

4. Выберите необходимые для отчета поля таблицы доступными с помощью кнопки , затем нажмите .

5. Выполняйте указания мастера отчетов. Выберите уровни группировки, порядок сортировки, вид макета и стиль отчета по своему вкусу, используя готовые шаблоны.

6. Задайте имя отчета Студенты ХХХ группы. Попробуйте изменить внешний вид и форму отчета. При необходимости воспользуйтесь справкой.

7. Сохраните вашу БД командой Файл|Сохранить.

8. Закройте БД, дважды выбрав Файл|Закрыть.

Задание 6

Осуществить поиск, сортировку и фильтрацию данных БД.

Методические указания

1. Откройте ранее созданную БД Студенты ХХХ группы.

2. В появившемся окне Лабораторная работа 6: база данных откройте ранее созданную форму Студенты ХХХ группы.

3. Щелкните по содержимому поля Фамилия. Щелкните по кнопке поиска . В появившемся окне Поиск и замена введите свою фамилию. Задайте критерии поиска и щелкните по кнопке Найти далее. Попробуйте осуществить поиск по разным полям и с разными критериями поиска. При необходимости воспользуйтесь справочной информацией.

4. Закройте окно формы и откройте БД в режиме таблицы с помощью команды Таблицы| Студенты ХХХ группы.

5. Определите поле, по которому будут отсортированы данные. Нажмите кнопки сортировки по возрастанию и убыванию , обратите внимание на изменения в таблице. Повторите сортировку по каждому полю. При необходимости воспользуйтесь справочной информацией.

6. Отмените сортировку с помощью команды Записи|Удалить фильтр.

7. Задайте фильтр вывода данных кнопкой . В появившемся окне задайте формат фильтра, указав в нужных полях условия вывода данных. Например отсортируйте студентов мужского пола, задав в поле Пол значение “М”. Затем нажмите кнопку применения фильтра , обратите внимание на изменения в таблице.

8. Попробуйте осуществить фильтрацию данных по всем полям с заданием различных условий фильтрации. При необходимости воспользуйтесь справочной информацией.

Контрольные вопросы

11. Основные составляющие БД.

12. Типы полей данных в MS Access.

13. Режимы отображения структуры данных в MS Access.

14. Как добавить новую таблицу в СУБД MS Access?

15. Как создать форму в СУБД MS Access?

16. Как менять структуру созданной таблицы MS Access?

17. Кнопки перемещения по записям в режиме формы MS Access.

18. Фильтрация данных в MS Access.

19. Поиск данных в MS Access.

20. Сортировка данных в MS Access.

Лабораторная работа № 7

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 5 678 9 10 Следующая ⇒