Проектирование базы даных по индивидуальной теме

Стр 1 из 4Следующая ⇒

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

К ЛАБОРАТОРНОЙ РАБОТЕ № 14

Проектирование базы даных по индивидуальной теме

по дисциплине

ИНФОРМАТИКА

Направление подготовки: 080100 Экономика

080200 Менеджмент

Профиль подготовки: Мировая экономика

Экономика и управление на предприятии

(в машиностроении)

Квалификация выпускника: бакалавр

Форма обучения заочная

Тула, 2013 г.

Лабораторная работа №14

Проектирование базы данных по индивидуальной теме

Цель работы

Приобретение навыков проектирования реляционных баз данных

Теоретические положения

Общие понятия

База данных (БД)- систематизированная совокупность сведений об объектах какой - либо предметной области.

В большинстве компьютерных баз данных информация представлена в виде таблиц.

Таблица базы данных состоит из строк (записей) и столбцов (полей) - частей записи (рис. 1)

Рис.1. Таблица базы данных(в режиме таблицы).

В последнее время наибольшее распространение получили реляционные базы данных (англ. Relation - отношение). В них все данные хранятся в виде прямоугольных таблиц. Через общие поля можно связать таблицы друг с другом и далее работать с ними, как с большой таблицей. Все операции над базой данных сводятся к манипуляции с таблицами.

СУБД (система управления базами данных) — комплекс программ, предназначенный для автоматизации процедур создания, ведения и извлечения электронных данных.

В настоящее время большинство экономических, информационно-справочных, банковских программных комплексов реализовано с использованием инструментальных средств СУБД.

Мicrosoft Ассess - высокопроизводительная реляционная СУБД, входящая в состав интегрированного пакета Мicrosoft Office 2000.

Мicrosoft Access 2000 (далее МS Асcеss) предназначена для разработки настольных баз данных и создания приложений баз данных архитектуры клиент-сервер, работающих под управлением операционных систем семейства Windows. Эта система доступна для пользователя любого уровня.

СУБД МS Ассеss работает с объектами, к которым относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Все связанные между собой объекты организованы в один файл, называемый базой данных.

Создание файла новой базы данных

Для запуска программы МS Access щелкните по ярлыку программы на Рабочем столе или нажмите кнопку Пуск и выберите в меню Программы – Microsoft Access.

В окне Microsoft Access « Создание базы данных» выберите параметр Новая база данных. Нажмите кнопку ОК.

В открывшемся окне « Файл новой базы данных » найдите и откройте папку вашей группы (спроси упреподавателя). В поле имя файла введите имя создаваемой базы данных (вашу фамилию и инициалы). Тип файла базы данных по умолчанию имеет расширение mdb. (рис.3)

Рис. 3. Создание файла базы данных

Нажмите кнопку Создать. На экране откроется окно базы данных со списком объектов(рис. 4).

Рис. 4. Главное окно базы данных

Создание таблиц базы данных

Выберите объект Таблицы в окне « База данных » Нажмите кнопку Создать.

В окне « Новая таблица » выберите режим Конструктор и нажмите кнопку ОК. Создадим структуру таблицы ЗАКАЗЧИК.

В каждой строке верхней половины окна Конструктора таблицы (рис. 5) введете данные, используя информацию о структуре таблицы базы данных, представленную в таблице 1 МУ:

· имя поля (в имени не допускается точка, восклицательный знак, квадратные скобки);

· тип хранимых в поле данных, указывайте с помощью Кнопки раскрытия списка в столбце Тип данных;

· графа Описание не является обязательной для заполнения;

· по умолчанию размер текстовых полей равен 50 символам.

Для перехода из столбца в столбец используйте клавишу Таb или Епtеr.

Перемещение курсора из верхней половины в нижнюю, и обратно производится с помощью клавиши F6 или «мышью».

Рис. 5. Конструктор таблиц

В нижней половине окна для каждого поля укажите его свойства, используя информацию из таблицы 1 МУ, предварительно щелкнув клавишей мыши по имени поля. Где возможно пользуйтесь кнопкой Раскрытия списка (наличие или отсутствие данной кнопки можно проверить, встав на правый край строки и щелкнув левой кнопкой мыши). Строки в окне «Свойства поля», для которых в таблице нет указаний на заполнение, не заполняйте.

В завершении выделите поля, которые должны стать ключевыми (эти поля отмечены в таблицах 1-4 в графе «Признак ключа» - ). Щелкните на сером поле в начале строки с именем ключевого поля - строка выделится. Выберите команду Правка / Ключевое поле. Для создания составного ключа (состоящего из двух или более полей) одновременно выделите две или более строк и щелкните по кнопке Ключевое поле на панели инструментов.

Сохраните структуру таблицы, выполнив команду из меню Файл / Сохранить, подтвердите сохранение изменения структуры таблицы и введите имя таблицы: ЗАКАЗЧИК. Закройте режим конструктора: Файл / Закрыть.

Самостоятельно, используя таблицы 2-4 МУ, опишите структуру таблиц базы данных ТОВАР, ЗАКАЗ и ЗАКАЗАНО.

При создании таблицы ЗАКАЗАНО у поля Код товара заполните вкладку «Подстановка» нижней части окна конструктора таблиц так, как показано на рисунке 6. Если надо удалить таблицу в окне базы данных щелкните по имени таблицы и нажмите клавишу DELETE.

Рис. 6. Подстановка значений поля

14.2.5. Создание связи между таблицами базы данных

Соединение таблиц базы данных - создание логической связи между таблицами на основе полей, которые имеют общие значения. Как правило, в каждом соединении участвует, по крайней мере, одно поле первичного ключа. Связанные поля могут иметь разные имена, но у них должны быть одинаковые типы данных и одинаковые значения свойств.

Для установления связи между таблицами 3АКАЗЧИК, ТОВАР, ЗАКАЗ, ЗАКАЗАНО:

1. В окне базы данных выберите в Строке меню Сервис/Схема данных(рис.7). По очереди выберите таблицы БД, между которыми будет установлена связь (ЗАКАЗЧИК, ЗАКАЗ, ТОВАР). Каждый раз нажимайте кнопку Добавить. 2. Закройте окно «Добавление таблицы» - щелкните по кнопке Закрыть.(рис. 8).	Рис. 7. Добавление таблиц в схему данных.
Рис. 8. Макет схемы данных

3. Перетащите поле Код фирмы, нажав левую клавишу мыши, из списка полей таблицы ЗАКАЗЧИК в список полей ЗАКАЗ на поле с тем же именем. Отпустите клавишу мыши. 4. В окне «Изменение связи» отображаются имена связываемых полей таблиц и полей (рис. 9). 5. Установите флажок Обеспечение целостности данных. Нажмите кнопку OK.

Рис. 9. Определение типа связи

Между таблицами появилась линия, соединяющая два совпадающих поля. Установилось отношение один-ко-многим.

Аналогично установите связь между таблицами ЗАКАЗАНО и ТОВАР. Перетащите поле Код товара из списка полей ТОВАР, нажав левую клавишу мыши, в список полей ЗАКАЗАНО на поле с тем же именем. Отпустите клавишу мыши. Установите связь между таблицами ЗАКАЗ и ЗАКАЗАНО по полю Код (рис. 10).

Рис. 10. Схема данных.

Тип создаваемой связи зависит от полей, которые были указаны при определении связи:

· отношение " один-ко-многим" - создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс;

· отношение " один-к-одному" - создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеет уникальные индексы;

· отношение " многие-ко-многим" - фактически представляем две связи с отношением " один-ко-многим" через третью таблицу, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, которые являются полями внешнего ключа в двух других таблицах.

При создании связи между полями, не являющимися ни ключевыми, ни уникальными индексами, MS ACCESS создает неопределенное отношение, при этом условия целостности данных не поддерживаются.

Создание формы

Форму создают для ввода данных в таблицу БД и отображения их на экране в упорядоченном и привлекательном виде. Ее используют для редактирования, просмотра и печати данных. Создадим форму для таблицы ЗАКАЗЧИК:

Выберите объект Формы окна базы данных. Нажмите кнопку Создать.

В окне «Новая форма»выберите Мастер форм.В нижней части окна щелкните по кнопке раскрытия списка. Выделите таблицу ЗАКАЗЧИК. Нажмите кнопку ОК. (рис. 11). В списке Доступные поля в окне «Создание форм» укажите поля, которые необходимы для построения формы. Нажмите кнопку

для копирования всех полей таблицы ЗАКАЗЧИК в список «Выбранные поля». Нажмите кнопку Далее.(рис. 12). Выберите один из видов формы (например, ленточный). Нажмите кнопку Далее.

Рис. 11. Создание новой формы

Рис.12. Мастер форм

Выберите стиль оформления формы. Нажмите кнопку Далее.

Укажите название формы: ЗАКАЗЧИК. Нажмите кнопку Готово.

Откройте форму ЗАКАЗЧИК и заполните таблицу ЗАКАЗЧИК базы данных, данными из таблицы 5.

Таблица 5.

Данные, хранящиеся в таблице ЗАКАЗЧИК

Код фирмы	Наименование фирмы	Адрес	Телефон	Контактная Персона
	Сервис	Кутузовский пр.	222-22-32	Сидоров В.В.
	Проект-М	ул. Ботаническая, 3	331-09-65	Бородин К.П.
	Факториал	ул. Тверская, 15	976-43-23	Власова И.А.
	Приват	ул. Ордынка, 33	123-34-56	Столетова С.М.
	Медик	ул. Грибоедова, 46	456-34-12	Кравченко А.И.

Переход к следующему полю осуществляется нажатием клавиши Таb или Enter.

Для выхода в окно базы данных используйте команду Файл /Закрыть

Создайте форму для таблицы ТОВАР, выбрав вид формы - в один столбец и внесите в нее данные из таблицы 6.

Таблица 6.

Данные, хранящиеся в таблице ТОВАР

Код товара	Товар	Характеристика	Единица измерения	Цена
	Дверь	Материал фирмы, сосна	кв.м
	Фундамент	Материал фирмы, бетон	куб.м
	Крыша	Материал фирмы, сосна	кв.м
	Пиломатериалы	Хвойные породы	куб.м

В таблицы ЗАКАЗ и ЗАКАЗАНО данные удобнее вводить одновременно, т.к. в них содержится информация, представленная в одном документе «Заказ». Поэтому создадим более сложную форму:

1. Вызвать мастер создания форм.

2. В окне «Создание форм» выбрать все поля из таблицы ЗАКАЗ.

3. Изменить таблицу на ЗАКАЗАНО и выбрать все поля, кроме Код (это поле уже выбрано из таблицы ЗАКАЗ).

4. Установить курсор на поле Код фирмы. Изменить таблицу на ЗАКАЗЧИК и добавить поле Фирма

5. Установить курсор на поле Код товара. Изменить таблицу на ТОВАР и добавить поля Товар, Ед_из, Цена (рис 13). Далее

Рис.13. Выбор полей для формы

6. Вид представления данных - ЗАКАЗ, Подчиненные формы. (рис. 14). Далее. Табличный внешний вид. Далее. Выберите стиль формы. Далее. Согласитесь с предложенными именами форм и Готово. Обратите внимание, что создаются две формы: основная и подчиненная. Созданная Вами форма будет иметь вид, представленный на рисунке 15.

7. Используя полученную форму, введите данные, представленные на рис. 16. Обратите внимание, что:

• В поле типа Счетчик данные не вводить! В это поле данные вводятся автоматически

• При вводе в поле Код фирмы числа, в поле Фирма появляется название фирмы.

• При щелчке мыши по полю Код товара появляется разворачивающийся список и Код товара можно выбрать из него. Это достигнуто тем, что Вы указали подстановку для поля Код товара (присоединенный столбец – первый столбец таблицы ТОВАР, показывать число столбцов – 2 из таблицы ТОВАР, т.е. Код товара и Товар, см. рис.6.)

• При выборе Кода товара автоматически появляется название товара, единица измерение и цена.

Рис. 14. Выбор представления формы

Рис. 15. Составная форма ЗАКАЗ.

Рис. 16. Данные о заказах

Создание отчета по таблице

Отчет создают для вывода оформленного документа на печать.

Выберите объект Отчеты окна базы данных. Нажмете кнопку Создать.

В окне «Новый отчет» выберите режим Мастер отчетов. В нижней части окна нажмите на кнопку раскрытия списка. Выделите таблицу (например, ЗАКАЗЧИК). Нажмите кнопку ОК.

В списке Доступные поля в окне «Создание отчетов» укажите поля, которые необходимы для вывода на печать: нажмите кнопку , т.е. все поля таблицы будут присутствовать в отчете. Нажмите кнопку Далее. Появилось окно «Создание отчетов». Уровни группировки добавлять не надо. Нажмите Далее.

Задайте порядок сортировки по полю «Фирма» -возрастающий . Нажмите кнопку Далее.

Выберите вид макета для отчета: табличный. Установите ориентацию листа бумаги при печати: альбомная. Выберите переключатель «Настроить ширину полей для размещения на одной странице». Нажмите кнопку Далее.

Выберите требуемый стиль: сжатый. Нажмите кнопку Далее.

Задайте имя отчета - ЗАКАЗЧИК. Нажмите кнопку Готово.

Самостоятельно создайте отчет на основе таблицы ТОВАР.

Создание запроса на выборку

Задание 1. (Запрос «Телефоны»). Получить список контактных персон и их телефонов, отсортированный по алфавиту.

1. Откройте объект Запросы в окне базы данных. Нажмите на кнопку Создать.

2. В окне «Новый запрос» выберите режим Конструктора. Нажмите кнопку ОК.

3. В окне «Добавление таблицы» выберите таблицу ЗАКАЗЧИК. Добавить. Закройте окно «Добавление таблицы». В верхней части окна «Конструктор запроса» содержится схема данных запроса, которая показывает поля таблиц, включенных в область действия запроса. Нижняя часть окна содержит бланк, в котором Вы определяете параметры запроса. Каждый столбец бланка соответствует одному из полей (рис. 17).

Рис.17. Окно конструктора запросов

4. Заполнить бланк запроса. В строку Поле включить имена полей, используемых в запросе: Контактная персона и Телефон. Для этого установите курсор на имя поля в верхней части окна конструктора запроса, нажмите левую кнопку мыши, и, не отпуская ее, перетащите имя поля из верхней части конструктора запроса в нижнюю, поставив в строку Поле (рис.17)

5. В строке Сортировка по полю Контактная персонавыберите порядок сортировки записей результата: по возрастанию. 6. Закройте окно конструктора сохранив изменения. Присвойте Запросу 1 имя Телефоны. 7. Откройте запрос и просмотрите результаты работы запроса (рис. 18)

Рис.18. Результат работы запроса «Телефоны»

Создание итогового запроса

Итоговые запросы позволяют группировать записи по одному или нескольким признакам и вычислять для группы записей сумму полей, среднее арифметическое, минимальное и максимальное значение, количество записей в группе.

Задание 5. (Запрос «Итоги»). Вычислить итоговую сумму за все товары по заказу с номером, вводимым с клавиатуры. Результат должен содержать номер и дату заказа, название фирмы, итоговую сумму по заказу.

В данном случае необходимо отобрать все записи, относящиеся к определенному заказу, сгруппировать записи по полю Код (номер заказа) и найти сумму значений вычисляемого поля Сумма для отобранных записей.

1. Создать новый запрос с помощью конструктора. В схему данных добавить запрос « Заказ любой » и таблицы ЗАКАЗ и ЗАКАЗЧИК. Если связи между ними автоматически не установились, то установить связь между таблицей ЗАКАЗЧИК и ЗАКАЗ по полю Код фирмы, а между ЗАКАЗ и «Заказ любой» - по Код.

2. Заполнить бланк запроса. В строку Поле включить имена полей, используемых в запросе:

· из запроса «Заказ любой» – Код;

· из таблицы ЗАКАЗ – Дата;

· из таблицы ЗАКАЗЧИК – Фирма;

· из запроса «Заказ любой» – Сумма.

3. Нажать на панели инструментов кнопку Группировка . Установить курсор мыши на строку Группировка в столбце Сумма и в разворачивающемся списке выбрать слово Sum. (рис.26). Закрыть окно конструктора запроса, сохранив запрос с именем « Итоги ». Просмотреть результаты работы запроса (рис.27).

Рис. 26. Итоговый запрос

Рис. 27. Результат выполнения запроса «Итоги» при введенном параметре 4.

Аналогично создайте запрос, определяющий количество наименований товаров в заказе. Только вместо оператора Sum используйте оператор Count.

Оборудование

ПЭВМ IBM PC, операционная система Windows, MS Access 2000.

Программа работы

1. Изучить основные понятия баз данных, изложенные в теоретических положениях работы.

2. Выполнить все пункты, указанные в теоретических положениях работы.

3. Загрузить справку по MS Access, перейти на вкладку «Содержание» и изучить раздел «Работа с запросами».

4. Самостоятельно сформулировать задание по обработке записей таблицы, согласовать его с преподавателем и создать соответствующий запрос.

5. Ответить на контрольные вопросы и оформить отчет.

Содержание отчета

Отчет должен содержать название лабораторной работы, описание основных приемов работы с базой данных, индивидуальное задание по обработке записей таблицы, соответствующий запрос в режиме таблицы и конструктора запросов.

14.6. Контрольные вопросы

1. Для чего предназначены таблицы?

2. Какой тип данных необходимо применить для хранения данных о количестве студентов в группе?

3. Какой тип связи будет установлен, если связываются между собой два ключевых поля?

4. С помощью какого элемента MS Access можно удобно вводить данные?

5. Какой элемент MS Access позволяет обрабатывать записи базы данных?

6. Что вычисляет функция Count?

7. Сколько раз в отчете появляется содержимое верхнего колонтитула?

8. Что означает фраза Between … And … в строке Условие бланка запроса?

9. Что такое нормализация отношений?

10. Для каких таблиц может осуществляться преобразование ко второй нормальной форме?

11. Что такой ключ?

12. Может ли таблица иметь более одного ключа?

13. Как называется ключ, состоящий из нескольких полей?

14. Какие типы связей могут устанавливаться между таблицами?

15. Какие типы полей существуют?

Задание на работу

1. Изучить теоретические положения по предлагаемой литературе

2. Разработать информационно-технологическую схему обработки информации предметной области

3. Разработать формы входных и выходных документов

4. Провести анализ функциональных зависимостей реквизитов входных документов.

5. Разработать информационно-логическую схему (схему данных)

6. Определить порядок загрузки таблиц

7. Определить типы и размеры полей таблиц

8. Оформить отчет по лабораторной работе

Приложение 1

Пример оформления порядка загрузки таблиц