Технология работы с базой данных

Таблицы - основа реляционной базы данных, в них хранятся данные.

При работе с реляционной СУБД необходимо соблюдать определенную последовательность действий.

Предварительно база данных должна быть спроектирована. Определяют количество таблиц базы данных и их структуру. При задании структуры таблиц определяют:

· имена полей,

· последовательность их размещения в таблице,

· тип данных для каждого поля,

· размер полей,

· ключевые поля и другие свойства полей.

Например, информация, которая будет храниться в базе данных, подразделяется на информацию о заказчиках, товарах, заказах. Так как в заказе может быть заказано несколько товаров, то информацию о заказе необходимо разделить на две части: о самом заказе и о товарах, которые перечислены в заказе. Следовательно, необходимо создать четыре таблицы: ЗАКАЗЧИК, ТОВАР, ЗАКАЗ, ЗАКАЗАНО. Описание структур таблиц СУБД представлено в таблицах 1 - 4 методических указаний (МУ) соответственно. Причем:

· каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя;

· наименование поля - название поля в шапке таблицы;

· признак ключа (ключевое поле) - поле, значение которого однозначно определяет запись в таблице;

· тип данных определяет вид информации, сохраняемой в поле (В МS Ассеss предусмотрены восемь основных типов данных: текстовый, числовой, дата/время, счетчик (используется для определения уникального системного ключа таблицы), логический, МЕМО (текст большого размера), поле объекта ОLE);

· размер поля задает максимальную длину строки или диапазон чисел, сохраняемых в поле.

Таблица 1.

Описание структуры записей таблицы ЗАКАЗЧИК

Поле	Признак	Формат поля
Имя поля	Описание	ключа	Тип данных	Размер поля
Код фирмы	ИНН фирмы		Числовой	Дл. целое
Фирма	Наименование фирмы		Текстовый
Адрес	Адрес		Текстовый
Телефон	Телефон		Текстовый
Контактная персона	Контактная персона		Текстовый

Таблица 2.

Описание структуры записей таблицы ТОВАР

Поле	Признак	Формат поля
Имя поля	Описание	ключа	Тип данных	Размер поля	Число десятичных знаков
Код товара	Код товара		Числовой	Дл. целое
Товар	Наименование товара		Текстовый
Характеристика	Характеристика товара		Текстовый
Ед_из.	Единица измерения		Текстовый
Цена	Цена, руб		Денежный

Таблица 3.

Описание структуры записей таблицы ЗАКАЗ

Поле	Признак	Формат поля
Имя поля	Описание	ключа	Тип данных	Размер поля
Код	Номер заказа		Счетчик	Дл. целое
Дата	Дата		Дата/время
Код фирмы	Код фирмы		Числовой	Дл. целое

Таблица 4.

Описание структуры записей таблицы ЗАКАЗАНО

Поле	Признак	Формат поля
Имя поля	Описание	ключа	Тип данных	Размер поля
Код	Номер заказа		Числовой	Дл. целое
Код товара	Код товара	Числовой	Дл. целое
Количество	Количество		Числовой	Дл. целое

На следующем этапе создается схема данных, описывающая взаимосвязь между таблицами. Затем создаются формы для ввода данных в таблицы. Причем с помощью одной формы можно вводить данные одновременно в несколько таблиц. Для обработки информации, хранящейся в базе данных, используют запросы. Результаты обработки информации выводят на печатающее устройство с помощью отчетов.

Рис. 2. Технология работы в СУБД

Создание файла новой базы данных

Для запуска программы МS Access щелкните по ярлыку программы на Рабочем столе или нажмите кнопку Пуск и выберите в меню Программы – Microsoft Access.

В окне Microsoft Access « Создание базы данных» выберите параметр Новая база данных. Нажмите кнопку ОК.

В открывшемся окне « Файл новой базы данных » найдите и откройте папку вашей группы (спроси упреподавателя). В поле имя файла введите имя создаваемой базы данных (вашу фамилию и инициалы). Тип файла базы данных по умолчанию имеет расширение mdb. (рис.3)

Рис. 3. Создание файла базы данных

Нажмите кнопку Создать. На экране откроется окно базы данных со списком объектов(рис. 4).

Рис. 4. Главное окно базы данных

Создание таблиц базы данных

Выберите объект Таблицы в окне « База данных » Нажмите кнопку Создать.

В окне « Новая таблица » выберите режим Конструктор и нажмите кнопку ОК. Создадим структуру таблицы ЗАКАЗЧИК.

В каждой строке верхней половины окна Конструктора таблицы (рис. 5) введете данные, используя информацию о структуре таблицы базы данных, представленную в таблице 1 МУ:

· имя поля (в имени не допускается точка, восклицательный знак, квадратные скобки);

· тип хранимых в поле данных, указывайте с помощью Кнопки раскрытия списка в столбце Тип данных;

· графа Описание не является обязательной для заполнения;

· по умолчанию размер текстовых полей равен 50 символам.

Для перехода из столбца в столбец используйте клавишу Таb или Епtеr.

Перемещение курсора из верхней половины в нижнюю, и обратно производится с помощью клавиши F6 или «мышью».

Рис. 5. Конструктор таблиц

В нижней половине окна для каждого поля укажите его свойства, используя информацию из таблицы 1 МУ, предварительно щелкнув клавишей мыши по имени поля. Где возможно пользуйтесь кнопкой Раскрытия списка (наличие или отсутствие данной кнопки можно проверить, встав на правый край строки и щелкнув левой кнопкой мыши). Строки в окне «Свойства поля», для которых в таблице нет указаний на заполнение, не заполняйте.

В завершении выделите поля, которые должны стать ключевыми (эти поля отмечены в таблицах 1-4 в графе «Признак ключа» - ). Щелкните на сером поле в начале строки с именем ключевого поля - строка выделится. Выберите команду Правка / Ключевое поле. Для создания составного ключа (состоящего из двух или более полей) одновременно выделите две или более строк и щелкните по кнопке Ключевое поле на панели инструментов.

Сохраните структуру таблицы, выполнив команду из меню Файл / Сохранить, подтвердите сохранение изменения структуры таблицы и введите имя таблицы: ЗАКАЗЧИК. Закройте режим конструктора: Файл / Закрыть.

Самостоятельно, используя таблицы 2-4 МУ, опишите структуру таблиц базы данных ТОВАР, ЗАКАЗ и ЗАКАЗАНО.

При создании таблицы ЗАКАЗАНО у поля Код товара заполните вкладку «Подстановка» нижней части окна конструктора таблиц так, как показано на рисунке 6. Если надо удалить таблицу в окне базы данных щелкните по имени таблицы и нажмите клавишу DELETE.

Рис. 6. Подстановка значений поля

14.2.5. Создание связи между таблицами базы данных

Соединение таблиц базы данных - создание логической связи между таблицами на основе полей, которые имеют общие значения. Как правило, в каждом соединении участвует, по крайней мере, одно поле первичного ключа. Связанные поля могут иметь разные имена, но у них должны быть одинаковые типы данных и одинаковые значения свойств.

Для установления связи между таблицами 3АКАЗЧИК, ТОВАР, ЗАКАЗ, ЗАКАЗАНО:

1. В окне базы данных выберите в Строке меню Сервис/Схема данных(рис.7). По очереди выберите таблицы БД, между которыми будет установлена связь (ЗАКАЗЧИК, ЗАКАЗ, ТОВАР). Каждый раз нажимайте кнопку Добавить. 2. Закройте окно «Добавление таблицы» - щелкните по кнопке Закрыть.(рис. 8).	Рис. 7. Добавление таблиц в схему данных.
Рис. 8. Макет схемы данных

3. Перетащите поле Код фирмы, нажав левую клавишу мыши, из списка полей таблицы ЗАКАЗЧИК в список полей ЗАКАЗ на поле с тем же именем. Отпустите клавишу мыши. 4. В окне «Изменение связи» отображаются имена связываемых полей таблиц и полей (рис. 9). 5. Установите флажок Обеспечение целостности данных. Нажмите кнопку OK.

Рис. 9. Определение типа связи

Между таблицами появилась линия, соединяющая два совпадающих поля. Установилось отношение один-ко-многим.

Аналогично установите связь между таблицами ЗАКАЗАНО и ТОВАР. Перетащите поле Код товара из списка полей ТОВАР, нажав левую клавишу мыши, в список полей ЗАКАЗАНО на поле с тем же именем. Отпустите клавишу мыши. Установите связь между таблицами ЗАКАЗ и ЗАКАЗАНО по полю Код (рис. 10).

Рис. 10. Схема данных.

Тип создаваемой связи зависит от полей, которые были указаны при определении связи:

· отношение " один-ко-многим" - создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс;

· отношение " один-к-одному" - создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеет уникальные индексы;

· отношение " многие-ко-многим" - фактически представляем две связи с отношением " один-ко-многим" через третью таблицу, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, которые являются полями внешнего ключа в двух других таблицах.

При создании связи между полями, не являющимися ни ключевыми, ни уникальными индексами, MS ACCESS создает неопределенное отношение, при этом условия целостности данных не поддерживаются.

Создание формы

Форму создают для ввода данных в таблицу БД и отображения их на экране в упорядоченном и привлекательном виде. Ее используют для редактирования, просмотра и печати данных. Создадим форму для таблицы ЗАКАЗЧИК:

Выберите объект Формы окна базы данных. Нажмите кнопку Создать.

В окне «Новая форма»выберите Мастер форм.В нижней части окна щелкните по кнопке раскрытия списка. Выделите таблицу ЗАКАЗЧИК. Нажмите кнопку ОК. (рис. 11). В списке Доступные поля в окне «Создание форм» укажите поля, которые необходимы для построения формы. Нажмите кнопку

для копирования всех полей таблицы ЗАКАЗЧИК в список «Выбранные поля». Нажмите кнопку Далее.(рис. 12). Выберите один из видов формы (например, ленточный). Нажмите кнопку Далее.

Рис. 11. Создание новой формы

Рис.12. Мастер форм

Выберите стиль оформления формы. Нажмите кнопку Далее.

Укажите название формы: ЗАКАЗЧИК. Нажмите кнопку Готово.

Откройте форму ЗАКАЗЧИК и заполните таблицу ЗАКАЗЧИК базы данных, данными из таблицы 5.

Таблица 5.

Данные, хранящиеся в таблице ЗАКАЗЧИК

Код фирмы	Наименование фирмы	Адрес	Телефон	Контактная Персона
	Сервис	Кутузовский пр.	222-22-32	Сидоров В.В.
	Проект-М	ул. Ботаническая, 3	331-09-65	Бородин К.П.
	Факториал	ул. Тверская, 15	976-43-23	Власова И.А.
	Приват	ул. Ордынка, 33	123-34-56	Столетова С.М.
	Медик	ул. Грибоедова, 46	456-34-12	Кравченко А.И.

Переход к следующему полю осуществляется нажатием клавиши Таb или Enter.

Для выхода в окно базы данных используйте команду Файл /Закрыть

Создайте форму для таблицы ТОВАР, выбрав вид формы - в один столбец и внесите в нее данные из таблицы 6.

Таблица 6.

Данные, хранящиеся в таблице ТОВАР

Код товара	Товар	Характеристика	Единица измерения	Цена
	Дверь	Материал фирмы, сосна	кв.м
	Фундамент	Материал фирмы, бетон	куб.м
	Крыша	Материал фирмы, сосна	кв.м
	Пиломатериалы	Хвойные породы	куб.м

В таблицы ЗАКАЗ и ЗАКАЗАНО данные удобнее вводить одновременно, т.к. в них содержится информация, представленная в одном документе «Заказ». Поэтому создадим более сложную форму:

1. Вызвать мастер создания форм.

2. В окне «Создание форм» выбрать все поля из таблицы ЗАКАЗ.

3. Изменить таблицу на ЗАКАЗАНО и выбрать все поля, кроме Код (это поле уже выбрано из таблицы ЗАКАЗ).

4. Установить курсор на поле Код фирмы. Изменить таблицу на ЗАКАЗЧИК и добавить поле Фирма

5. Установить курсор на поле Код товара. Изменить таблицу на ТОВАР и добавить поля Товар, Ед_из, Цена (рис 13). Далее

Рис.13. Выбор полей для формы

6. Вид представления данных - ЗАКАЗ, Подчиненные формы. (рис. 14). Далее. Табличный внешний вид. Далее. Выберите стиль формы. Далее. Согласитесь с предложенными именами форм и Готово. Обратите внимание, что создаются две формы: основная и подчиненная. Созданная Вами форма будет иметь вид, представленный на рисунке 15.

7. Используя полученную форму, введите данные, представленные на рис. 16. Обратите внимание, что:

• В поле типа Счетчик данные не вводить! В это поле данные вводятся автоматически

• При вводе в поле Код фирмы числа, в поле Фирма появляется название фирмы.

• При щелчке мыши по полю Код товара появляется разворачивающийся список и Код товара можно выбрать из него. Это достигнуто тем, что Вы указали подстановку для поля Код товара (присоединенный столбец – первый столбец таблицы ТОВАР, показывать число столбцов – 2 из таблицы ТОВАР, т.е. Код товара и Товар, см. рис.6.)

• При выборе Кода товара автоматически появляется название товара, единица измерение и цена.

Рис. 14. Выбор представления формы

Рис. 15. Составная форма ЗАКАЗ.

Рис. 16. Данные о заказах

Создание отчета по таблице

Отчет создают для вывода оформленного документа на печать.

Выберите объект Отчеты окна базы данных. Нажмете кнопку Создать.

В окне «Новый отчет» выберите режим Мастер отчетов. В нижней части окна нажмите на кнопку раскрытия списка. Выделите таблицу (например, ЗАКАЗЧИК). Нажмите кнопку ОК.

В списке Доступные поля в окне «Создание отчетов» укажите поля, которые необходимы для вывода на печать: нажмите кнопку , т.е. все поля таблицы будут присутствовать в отчете. Нажмите кнопку Далее. Появилось окно «Создание отчетов». Уровни группировки добавлять не надо. Нажмите Далее.

Задайте порядок сортировки по полю «Фирма» -возрастающий . Нажмите кнопку Далее.

Выберите вид макета для отчета: табличный. Установите ориентацию листа бумаги при печати: альбомная. Выберите переключатель «Настроить ширину полей для размещения на одной странице». Нажмите кнопку Далее.

Выберите требуемый стиль: сжатый. Нажмите кнопку Далее.

Задайте имя отчета - ЗАКАЗЧИК. Нажмите кнопку Готово.

Самостоятельно создайте отчет на основе таблицы ТОВАР.

⇐ Предыдущая 123 4 Следующая ⇒