Заполните пробелы в следующих предложениях.

Если документ содержит и звуковую, и изобразительную информацию, то он называется………документом.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется ………..

Проследить процесс формирования окончательной редакции текста документа можно лишь увидев все …….. документы.

Помогая организовывать обмен информацией между различными объектами, документы выполняют ………функцию.

2. Семинарское (практическое) занятие

Тема 1.5.Бланки документов, требования к оформлению. Состав и оформление реквизитов организационно-распорядительных документов (2 ч.)

Вопросы:

1. Какие варианты расположения реквизитов бланка вы знаете?

2. Какие способы размещения реквизитов бланка вы знаете?

3. Какие виды бланков установлены стандартом?

4. Каким организациям разрешено иметь гербовые бланки?

5. На каких документах располагается Государственный герб Российской Федерации? Где он располагается на документе? Может ли изображение Государственного герба Российской Федерации располагаться одновременно с гербом (геральдическим знаком) субъекта Российской Федерации?

6. Для чего и как используется товарный знак? Как удостоверяется товарный знак?

7. Из каких документов берутся реквизиты: «Код организации» и «Код формы документа»?

8. Можно ли в документах писать наименование организации сокращенно?

9. Какая информация входит в состав реквизита «Справочные данные об организации»?

10. Почему при написании реквизита «Место составления или издания документа» необходимо учитывать административно-территориальное деление страны?

Упражнение 1. Определите ошибочные варианты при оформлении реквизита «наименование организации»:

1) ФГБОУВПО «Российская академия правосудия»;

2) Московский государственный университет;

3) Открытое акционерное общество «Каскад»; Закрытое акционерное общество «Плутоний»;

4) Фирма «Спутник»; Фирма «Виола».

Упражнение 2. Составить общий бланк организации, используя следующие данные:

- наименование организации: Общество с ограниченной ответственностью «Империя» (ООО «Империя»);

- место нахождения организации – Москва;

а) угловой; б) продольный

Упражнение 3.Составить бланк письма организации, используя следующие данные:

- наименование организации: Закрытое акционерное общество «Звезда» (ЗАО «Звезда»);

- адрес: Первомайская ул., д. 10, Москва, 135676;

- телефон (495) 621-0501; Факс (495) 621-0503;

- E-mail: zvezda@ mail.ru;

- ОКПО 32544206; ОГРН 1036600150574;

- ИНН/КПП 7709046240/771001001

а) угловой б) продольный

Нормативные правовые акты

Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 № 51-ФЗ // СЗ РФ. 1994. № 32. Ст. 3301

Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» // СЗ РФ. 2003. № 27. Ст. 2696

Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»

Постановление правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Российская газета, 24 июня 2009 г.

ГОСТ 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России.2003

Литература

Быкова Т.Д., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство. Учебник. Под общей редакцией Т.В. Кузнецовой. М.: МЦФЭР, 2006

Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие. СПб, 2004

Практическое домашнее задание

1. Составить общий бланк организации: угловой и продольный.

2. Составить бланк письма организации: угловой и продольный.

3. Семинарское (практическое) занятие

Тема 1.5.Состав и оформление реквизитов организационно-распорядительных документов (2.ч.)

Вопросы:

1. Какие технические требования предъявляются к изготовлению документов?

2. Что такое реквизит документа и формуляр документа»?

3. Каким документом регулируется оформление и расположение реквизитов?

4. Из скольких структурных частей состоит документ, и какие реквизиты относятся к каждой структурной части?

5. Что означает процедура придания документу юридической силы?

6. Как составляется заголовок к тексту документа?

7. Как связаны между собой заголовок к тексту документа и наименование вида документа?

8. Какая форма адресования служебных писем считается предпочтительной?

9. Каков смысл реквизита резолюция?

10. Какие части обычно включает текст документа?

11. Почему при отправке письма с приложенными к нему документами на письме проставляют отметку о наличии приложения? Можно ли обойтись без этой отметки?

12. Как правильно оформляется расшифровка подписи руководителя в реквизите «подпись»?

13. Какую роль в документах играет отметка об исполнителе?

14. Какую информацию можно получить из отметки об исполнении документа и направлении его в дело?

15. Какими способами проставляется в письмах отметка о поступлении документа в организацию?

16. Какие реквизиты проставляются на входящем документе во время его движения в организации?

17. Какие реквизиты проставляются на исходящих и внутренних документах в процессе их оформления и движения в организации?

Упражнение 1. Найдите ошибки в оформлении следующих реквизитов:

1) 2.03.2012 г.

2) ЗАО «Электрон»

Директору Петрову В.Н.

3) Володину

Прошу подготовить ответ к 01.04.2012

4) Начальнику отдела маркетинга

ЗАО «Прогресс»

М.И. Фролову

5) Директор Серов (Серов Н.А.)

6) В дело

Зайцева 20.08.2012

Упражнение 2.Составить и оформить письмо из ООО «Экспо-Центр» в ЗАО «Сфера» о рассмотрении заявки на участие в выставке используя следующие данные реквизитов:

- «Экспо-Центр» находится по адресу: Донская ул., 118, Москва, 110002; тел. 459-56-98; факс: 467-9976; E-mail: [email protected]

ОКПО 00000000; ОГРН 0000000000000; ИНН/КПП 0000000000/000000000;

- Директором ООО «Экспо-Центр» является Семенов Виктор Петрович;

- ЗАО «Сфера» находится по адресу: Зеленая ул., 28, Москва, 115218;

- Директором ЗАО «Сфера» является Новиков Валентин Иванович;

- Письмо отправлено в ЗАО «Сфера» 21 января 2011 г. (его регистрационный № 63/10-07) в ответ на письмо из ЗАО «Сфера» от 12 января 2011 г. № 25/08-15;

- В письме сообщается, что заявка ЗАО «Сфера» на участие в весенней выставке Выставочного центра рассмотрена и отборочным советом принята к исполнению. Для подготовки выставочной экспозиции ЗАО «Сфера» необходимо командировать в ООО «Экспо-Центр» не позднее 01 марта 2011 г. и сроком на 3 дня ответственного исполнителя по вопросам участия в выставке;

- Письмо составила Василькова Татьяна Петровна, ее служебный телефон 215-1130;

- Письмо поступило в ЗАО «Сфера» 27 января 2011 г., ему присвоен регистрационный № 48/08-15;

- Директор ЗАО «Сфера» написал на письме резолюцию 28 января 2011 г., в которой поручил Колосову Андрею Николаевичу разработать план организационно-технических мероприятий по подготовке к выставке, включая командирование сотрудника в ООО «Экспо-Центр», в срок до 25 февраля 2011 г.;

- Данное письмо, как исполненное, направлено в дело № 08-15 сотрудницей ЗАО «Сфера» Сергеевой Ольгой Александровной 06 марта 2011 г.

Нормативные правовые акты

Литература

Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления. Учебник. М: МЦФЭР, 2007

Парова Л.М. Документирование управленческой деятельности. М. МГИУ. 2008

Стенюков М.В. Основы документоведения и делопроизводства. Учебное пособие. М. А-Приор.2007

Практическое домашнее задание

Составить и оформить письмо на основании следующих данных реквизитов:

- Из компании ООО «Партнер» в юридическую компанию ЗАО «Бизнес-аудит» поступило письмо об участии в совещании.

- Адрес ООО «Партнер»: Большая Черемушкинская ул., д. 13, Москва, 117009.

- Исходящий номер письма: 123/09-08; Дата отправки: 03 октября 2011 г.

- справочные данные ООО «Партнер»: тел. (495)123-6749, факс (495) 123-6749, адрес электронной почты: [email protected]; ОКПО 03487654; ОГРН 1087654568762; ИНН/КПП 7707654645/770786509

- Текст письма: приглашение принять участие в деловом совещании по теме: «Трудовое законодательство в условиях конкурентного рынка», данное совещание состоится 26 октября 2011 года в Бизнес-Центре на Моховой по адресу: Моховая ул., д. 9, Москва, конференц-зал: Восточный.

- Письмо было адресовано Директору ЗАО «Бизнес аудит» Данилину Сергею Алексеевичу.

- К данному письму прилагается программа совещания на двух листах в одном экземпляре и список участников на пяти страницах в одном экземпляре.

- Письмо подписано Генеральным директором Сидоровым Т.Д.

- Текст письма составил руководитель проекта Соколов Иван Петрович (его служебный телефон (495) 123-9565.

- письмо было получено в ЗАО «Бизнес-аудит» 10 октября 2011 г.;

- входящий номер письма: 199/02-05

- прочитав письмо, Директор ЗАО «Бизнес-аудит» 11 октября 2010 г. дал распоряжение начальнику юридического отдела компании Ивлеву К.Л. подготовить в срок до 17 октября 2011 г. приказ об участии в совещании юрисконсульта компании Воликова О.М.

- данное письмо, как исполненное, направлено в дело № 05-10 Назаровой Галиной Сергеевной 19 октября 2011 г.

4. Семинарское (практическое) занятие (2 ч.)

Тема 1.6.Организационные документы. Состав документации

и правила оформления

Вопросы:

1. Назовите организационные документы, входящие в УСОРД.

2. Где закреплены требования к оформлению и структуре текста положения, должностной инструкции?

3. Какими документами регламентируется деятельность структурных подразделений?

4. Кто разрабатывает, подписывает и утверждает положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников?

5. Почему для согласования документов используются два разных реквизита: гриф согласования и виза согласования?

6. Необходимо ли организационные документы доводить до работников под расписку?

7. Каким образом вносятся изменения в организационные документы?

8. Как должна быть оформлена дата в реквизите «Гриф утверждения» при личном утверждении руководителя организации?

Упражнение 1. Найдите ошибки в формуляре (схеме) положения о канцелярии ОАО «Медсервис».

ОАО «Медсервис» УТВЕРЖДАЮ ПОЛОЖЕНИЕ Директор ОАО 00.00.000 № 00 личная подпись И.О.Фамилия о канцелярии Структура текста 1. Общие положения 2. Основные задачи 3. Функции 4. Права и обязанности 5. Ответственность Зав. канцелярией личная подпись И.О. Фамилия Юрисконсульт Личная И.О. Фамилия подпись Дата С положением ознакомлены: Делопроизводитель личная И.О. Фамилия подпись Курьер личная И.О. Фамилия

Упражнение 2. Найдите ошибки в формуляре (схеме) должностной инструкции работника ОАО «Медсервис»

УТВЕРЖДАЮ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Директор ОАО «Медсервис» 00.00.000 № 00 личная подпись И.О.Фамилия дата Москва Структура текста 1. Общие положения 2. Функции 3. Должностные обязанности 4. Права 5. Ответственность Зав. канцелярией личная подпись И.О. Фамилия Юрисконсульт Личная И.О. Фамилия подпись Дата С инструкцией ознакомлена: личная И.О. Фамилия подпись

Упражнение 3. Составьте Положение об отделе документационного обеспечения управления, используя следующие данные:

- наименование организации: ЗАО «Техпроект»;

- дата 23 марта 2012 года;

- регистрационный номер: № 1/1;

- место издания: Москва;

- Положение утверждено директором ЗАО «Техпроект» Семеновым В. И.

22 марта 2012 года;

- Текст Положения содержит следующие разделы: 1. Общие положения;

2. Цели и задачи отдела ДОУ; 3. Функции отдела ДОУ; 4. Права и обязанности отдела ДОУ; 5. Взаимоотношения отдела ДОУ с другими структурными подразделениями;

- Положение подписано заведующим общим отделом Ивановым Г.П.;

- Положение согласовано: 1) с начальником отдела кадров П.С. Григорьевым 16 марта 2012 г.; 2) с начальником юридического отдела О.В. Даниловой

19 марта 2012 г.;

- С Положением ознакомлены: 1) начальник отдела ДОУ Петрова А.В. 24.03.2012; 2) гл. специалист отдела ДОУ Архипова Н.М. 24.03.2012;

3) специалист отдела ДОУ Краснова И.В. 24.03.2012;

- Положение направлено в дело № 01-08 Тереховой М.А. 26 марта 2012 г..

Нормативные правовые акты

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М.: ВНИИДАД, 1993

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. М.: Минтруда России, 2001

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: Госстандарт России. 2003

Литература

Галахов В.В., Корнеев И.К. и др. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. 3-е издание, переработанное и дополненное. М.: Проспект, 2008

Сологуб О.П. Делопроизводство: Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. М: Омега-Л, 2008

Практическое домашнее задание

Составьте Должностную инструкцию секретаря организации, используя следующие данные:

- наименование организации: ООО «Континент»;

- дата 31 мая 2012 г.;

- регистрационный номер: № 3-01;

- место издания: Москва;

- Инструкция утверждена генеральным директором ООО «Континент» Скворцовым Н.М. 30 мая 2012;

- Текст Инструкции содержит следующие разделы: 1. Общие положения;

2. Функции; 3. Должностные обязанности; 4. Права; 5. Ответственность; 6. Взаимоотношения по должности; 7. Организация и оценка работы;

- Инструкция подписана заведующей канцелярией Н.И. Богдановой;

- Инструкция согласована: 1) с начальником отдела кадров Бричевой О.И. 24.05.2012; 2) с юрисконсультом Матвеевым И.А. 25.05.2012;

- С Инструкцией ознакомлена: секретарь Наниева Д.И. 01.06.2012;

- Инструкция направлена в дело № 01-15 Гончаровой Т.М. 02.06.2012.

5. Семинарское (практическое) занятие (2 ч.)

Тема 1.7.Распорядительные документы. Состав документации

и правила оформления

Вопросы:

1. Какую роль в управленческой деятельности играют распорядительные документы?

2. Какие виды распорядительных документов Вы знаете?

3. По каким вопросам составляются приказы, отнесенные к группе приказов по основной деятельности?

4. Из каких частей состоит текст приказа по основной деятельности?

5. Какая информация содержится в констатирующей части текста приказа?

6. Какая информация содержится в распорядительной части текста приказа?

7. В чем заключаются особенности применения распоряжения?

Упражнение 1. Найдите ошибки в оформлении приказа по основной деятельности:

ЗАО «Сталь» ПРИКАЗ 03.04.2012 № 15 о внедрении новой автоматической линии ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Текст каждого пункта приказа. 2. 3. Директор ЗАО «Сталь» Филиппов И.О. Фамилия Зам.директора Морозов М.А. Морозов С приказом ознакомлен: Начальник общего отдела личная В.Д.. Акимов подпись 04.04.2012 В дело № 04-03 05.04.2012

Упражнение 2.

I. Составьте приказ о введении в действие Инструкции по делопроизводству в организации используя следующие данные:

- наименование организации: Открытое акционерное общество «Авангард»;

- дата 12.01.2011; - регистрационный номер № 1; - место издания приказа Москва;

- в констатирующей части укажите, что приказ издается в целях совершенствования работы с документами в ОАО «Авангард» и обеспечения сохранности документов;

- распорядительная часть приказа содержит следующие предписания:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате ОАО «Авангард». 2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.02.2011. Ответственный – секретарь-референт Петрова Анна Семеновна. 3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам с 01.02.2011 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. Ответственные – начальники структурных подразделений. 4. Секретарю-референту Петровой Анне Семеновне совместно с заведующим копировальным бюро Иванченко Сергеем Александровичем обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передачу в структурные подразделения до 01.02.2011. 5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Каримова Тимура Андреевича.

- приказ подписан директором Степановым Алексеем Юрьевичем;

- приказ согласован с заместителем директора Каримовым Тимуром Андреевичем 12.01.2011 и начальником юридического отдела Одинцовым Евгением Павловичем 12.01.2011; - с приказом ознакомлены: секретарь-референт Петрова А.С. 13.01.2011 и заведующий копировальным бюро Иванченко С.А. 13.01.2011;

- текст приказа составила Карпова Наталья Дмитриевна, ее служебный телефон (495) 621-1215; - приказ направлен в дело № 08-01 секретарем-референтом Петровой А.С. 14.01.2011.

II. Сделать выписку п. 4 из данного приказа.

Выписку заверила 14.01.2011 секретарь-референт Петрова А.С.

Упражнение 3. Составить Приказ ОАО «Красноярский завод машиностроения» об утверждении инструкции по делопроизводству на заводе. В констатирующей части укажите, что в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти и ГОСТ Р 6.30-2003 Канцелярией завода разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядительную документацию. В распорядительной части «утвердите» инструкцию и «поручите» заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции. Другие данные в Приказе и реквизиты укажите самостоятельно.

Упражнение 4. Состарьте приказ директора ООО «Трибуна» о премировании работников технического отдела за разработку проекта реконструкции цеха №1. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 80% ежемесячного должностного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.

Упражнение 5. Составьте Приказ об увольнении работника. Проставьте в Приказе визы согласования, отметку об ознакомлении, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Нормативные правовые акты

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: Госстандарт России. 2003

Литература

Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.: ИНФА-М, 2008

Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления. Учебник. М: МЦФЭР, 2007

Практическое домашнее задание

I. Составьте приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии общества:

- наименование организации: ЗАО «Ренессанс»;

- дата 12.07.2012; - регистрационный номер № 21; - место издания приказа Москва;

- в констатирующей части укажите, что приказ издается в целях улучшения сохранности документов, образующихся в деятельности общества;

- распорядительная часть приказа содержит следующие предписания: 1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе: Председатель комиссии – заместитель генерального директора Матвеев А.С.; члены комиссии: управляющий делами Ветров К.Н., заведующая канцелярией Петрова М.П., заведующая архивом Иванникова П.О., начальник секретариата Дементьева У.И.. 2. Председателю комиссии в срок с 20.08 2012 представить на утверждение доработанный проект Положения о постоянно действующей экспертной комиссии ЗАО «Ренессанс». 3. Комиссии в срок до 25.08.2012 разработать и представить на согласование заместителя генерального директора Москвитину Г.П. план первоочередных мероприятий по проведению экспертизы ценности документации общества. 4. Контроль за исполнение приказа возложить на заместителя директора Москвина Г.П.

- приказ подписан генеральным директором Красильниковым Алексеем Алексеевичем;

- приказ согласован юрисконсультом Альтовым Михаилом Викторовичем 10.07.2012;

- с приказом ознакомлен: заместитель генерального директора Матвеев А.С. 13.07.2012;

- текст приказа составила Калугина Наталья Андреевна, ее служебный телефон (495) 432-8612;

- приказ направлен в дело № 05-04 Скворцовой И.Е. 14.07.2012.

II. Сделать выписку п. 1 из данного приказа.

Выписку заверила 15.07.2012 секретарь Виноградова Т.Б.

6. Семинарское (практическое) занятие (2 ч.)

Тема 1.8. Документирование коллегиальной деятельности.

Состав документации и правила оформления

Вопросы:

1. Какой вид управленческой деятельности документируется протоколами?

2. Что понимается под кворумом на заседании коллегиального органа?

3. Как влияет на юридическую силу протоколов вводная часть текста?

4. По какой схеме строится основная часть текста протокола?

5. Чем отличается оформление краткого протокола от полного?

6. Какие реквизиты протокола остаются при подготовке выписки из протокола?

Упражнение 1.

I.Составить протокол заседания совета института, используя следующие данные:

- наименование организации: ФГУН «Научно-исследовательский институт кристаллографии»;

- место издания Москва;

- дата 11.04.2011; регистрационный № 15;

- председатель заседания – Краснов А.М., секретарь – Дымченко О.М.;

- присутствовали – 20 человек (список прилагается);

- повестка дня включает следующие вопросы: 1. Об организации экспериментальной лаборатории и утверждение Положения о ней (выступление зам. Директора института Попова А.К.); 2. О назначении директора экспериментальной лаборатории (выступление Краснова А.М.);

- по первому вопросу слушали Попова А.К., который обосновал целесообразность создания экспериментальной лаборатории и изложил проект положения о лаборатории;

- по второму вопросу слушали Краснова А.М., который предложил руководство лабораторией поручить профессору В.В. Максимову;

- на заседании постановили: по первому вопросу – создать в структуре института экспериментальную лабораторию и утвердить Положение о ней; по второму вопросу - назначить директором экспериментальной лаборатории Максимова В.В.;

- к протоколу прилагается Положение об экспериментальной лаборатории на 8 листах в одном экземпляре;

- протокол подписан председателем заседания и секретарем заседания;

- протокол направлен в дело № 01-07 сотрудницей канцелярии института Тимошиной 12.04.2011.

II.Сделать выписку пункта 2 из данного протокола. Выписку заверила секретарь Дымченко О.М. 14 апреля 2011 года.

Упражнение 2. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела ЗАО «Зенит», на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке финансового плана на 2012 год. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать финансовый план на 10 дней раньше установленного срока. Остальные данные и реквизиты укажите самостоятельно.

Упражнение 3.Найдите ошибки в тексте протокола, охарактеризуйте и исправьте их.

ПРОТОКОЛ УЧРЕДИТЕЛЬНОГО СОБРАНИЯ ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ ПРИМЭКС Присутствовали:

Зотов Н.С.
Егоров В.А.
Остальные

Утвердили повестку дня собрания: Об учреждении ООО «Примэкс» По вопросам повестки дня: Выступил Зотов Николай Сергеевич, который предложил учредить Общество с Ограниченной Ответственностью «Примэкс». РЕШИЛИ: 1) Учредить Общество с Ограниченной Ответственностью «Примэкс»; 2) Что нужно срочно заняться разработкой должностных инструкций; 3) Эту ношу на себя должен взять не кто иной, как А.А. Иванов.

Нормативные правовые акты

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: Госстандарт России. 2003

Литература

Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение. Учебно-практическое пособие. М: КНОРУС, 2006

Практическое домашнее задание

Составьте протокол производственного совещания у директора ОАО «Электроприбор», расположенного в г. Люберцы Московской области. На совещании председательствовал директор А.И. Петров, протокол вела секретарь В.О. Егорова, присутствовали: начальник производственного отдела Н.Б. Сидоров, начальник отдела сбыта В.М. Максимов, главный бухгалтер С.П. Краснова, главный инженер А.Ю. Калашников. На совещание был приглашен председатель профкома К.А. Орлов.

Обсуждался вопрос о выполнении плана I квартала 2012 г. С основным сообщением выступил начальник производственного отдела, в прениях – главный бухгалтер, главный инженер и председатель профкома. По итогам обсуждения было принято решение внести корректировки в производственный план II квартала 2012 г. в срок до 10.04.2012. Ответственным за проведение этой работы был назначен зам. директора Ю.В. Никитин. Голосование было единогласным.

Совещание состоялось 02.04.2012. (протокол № 10). С протоколом был ознакомлен заместитель директора Ю.В. Никитин (виза ознакомления проставлена 03.04.2012).

04.04.2012 секретарь В.О. Егорова подшила протокол в дело № 01-09.

7. Семинарское (практическое) занятие (2 ч.)

Тема 1.9. Информационно-справочные документы.

Состав документации и правила оформления

Вопросы:

1. Каковы назначение и состав информационно-справочных документов?

2. Чем документ «акт» похож на документ «протокол»?

3. Для решения каких управленческих задач составляется акт и каковы требования к оформлению этого документа?

4. Какие реквизиты акта отличают его от других документов?

5. Из каких частей состоит текст акта?

6. Какая информация содержится во вводной части текста акта?

7. Какая информация содержится в констатирующей части текста акта?

8. В скольких экземплярах составляется акт?

9. Сколько подписей проставляется под текстом акта?

10. В чем заключаются отличия в оформлении внешней и внутренней справок?

11. В каких случаях на справке проставляется реквизит «оттиск печати»?

Упражнение 1.Составьте акт проверки расходования валютных средств, используя следующие данные:

1) наименования организации: ЗАО «Орбита»;

2) акт составлен 20.10.2011, регистрационный № 5;

3) место составления Москва;

4) акт утвержден генеральным директором ЗАО «Орбита» Васильевым Л.В. 20.10.2011;

5) во вводной части акта указано:

- проверка проведена на основании приказа генерального директора от 13.10.2011 № 10 «О проведении финансового контроля за расходованием средств при командировках работников ЗАО «Орбита» за границу;

- акт составлен комиссией в составе: председатель – заместитель главного бухгалтера Киселев И.К.; члены: начальник отдела кадров Шумов Н.П., юрисконсульт Лопухов М.Ю., бухгалтер Караченков Л.И.;

- присутствовали: зам. Генерального директора по персоналу Смирнов Г.Н., референт генерального директора Приставкин С.И.;

5) в констатирующей части акта указано:

- в период с 17 по 20 октября 2011 года комиссия проверила систему оформления документов по направлению работников ЗАО «Орбита» в загранкомандировки, получения, расходования и отчетов в командировочных расходах;

- в ходе проверки комиссия установила: 1. Приказы о командировках не имеют документов-оснований и не всегда визируются юрисконсультом, главным бухгалтером;

2. Отдел кадров передает копию приказа о командировке в бухгалтерию за 1-2 дня до даты выезда в командировку; 3. Начисление авансовых сумм для возмещения расходов ведется с нарушением действующих нормативов;

- Комиссия предлагает подготовить и утвердить Инструкцию о порядке получения и расходования подотчетных командировочных средств;

6) акт составлен в трех экземплярах: 1-й направлен в дело № 26-05, 2-й - гл. бухгалтеру,

3-й – в отдел кадров;

7) акт подписан председателем и членами комиссии;

8) с актом ознакомлены 20.10.2011 зам. Генерального директора по персоналу Смирнов Г.Н., референт генерального директора Приставкин С.И.;

9) акт направлен в дело № 26-05 Григорьевой Т.П. 21.10.2011.

Упражнение 2.Отредактируйте предложенную справку

СПРАВКА Отдел планирования Генеральному директору ООО «Отлантик-Тур» Господину В.В. Петрову О продлении контакта с греческой фирмой «Арго» К концу апреля 2012 года нашей фирмой было продано 49 путевок в Таиланд, что на 25 % больше, чем в прошлом месяце. Для решения вопроса размещения столь массового клиента в местных отелях был продлен контракт с ОАО «Арго». Ст. менеджер ЗАО «Спутник» О.Н. Дорисов подпись 02.05.2012 № 25 Г. Москва

Упражнение 3.Составьте и оформите справку сотруднику ООО «Пламя» Петрову Андрею Александровичу о том, что он работает электриком в ООО «Пламя» с 01 февраля 2008 г. по настоящее время, его заработная плата составляет 25000 (Двадцать пять тысяч) рублей в месяц.

Справка предназначена для представления в ГОУ ВПО «Российский государственный гуманитарный университет».

Место составления справки – Москва. Справка выдана 22 ноября 2011 г., зарегистрирована в журнале выдачи справок под № 199/04-01.

Справка подписана директором Савиным Юрием Петровичем и главным бухгалтером Коробовой Викторией Петровной.

Подписи должностных лиц заверены печатью организации.

Нормативные правовые акты

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: Госстандарт России. 2003

Литература

Парова Л.М. Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие М.: МГИУ, 2008

Практическое домашнее задание

Составьте акт проверки состояния работы с документами в техническом отделе ОАО «Капиталстрой», расположенного в Москве. Проверку проводила комиссия в составе: председатель – зав. канцелярией Ефимова Н.И., члены комиссии: секретарь Краснова А.Б., менеджер Панкратов С.Т., ведущий инженер Хорошилова Е.К., зав. техническим архивом Петрова Т.Я.

При проверке присутствовала делопроизводитель технического отдела Назарова В.И.

Проверкой были выявлены недостатки в работе с документами в отделе: неправильное формирование дел, нарушение сроков хранения, отсутствие актов о выделении документов к уничтожению. К акту была приложена объяснительная записка делопроизводителя технического отдела на 2-х листах в 1-ом экземпляре.

Проверка проводилась 18.05.2012 (акт № 5) в соответствии с приказом генерального директора ОАО «Капиталстрой» Раевского М.И. от 11.05.2012 № 79 «О совершенствовании работы с управленческой документацией».

Акт был оформлен в день проведения проверки в 3-х экземплярах (в дело № 01-08, зав. техническим отделом, зав. техническим архивом, и в тот же день утвержден генеральным директором.

С актом 18.05.2012 была ознакомлена делопроизводитель технического отдела Назарова В.И., а 21.05.2012 – зав. техническим отделов Воронов И.Д. Секретарь канцелярии Краснова А.Б. подшила акт 22.05.2012 в дело № 01-08.

8. Семинарское (практическое) занятие (2 ч.)

Тема 1.10. Служебная переписка. Разновидности и правила оформления. Подготовка и выдача выписок из документов и копий документов (1 ч.)

Вопросы:

1. Какие разновидности служебных писем вы знаете?

2. Из каких основных частей состоит текс письма?

3. Что понимается под термином «деловой стиль» письма?

4. В чем особенность визирования исходящих писем в отличие от визирования внутренних документов?

5. Почему служебное письмо образно называют «визитной карточкой» организации?

6. Имеют ли строго установленную форму докладные и объяснительные записки?

7. В чем заключаются отличия в оформлении внешней и внутренней докладных записок?

8. Какой реквизит используется при оформлении выписок из документов и заверении копий документов?

Упражнение 1.Составьте письмо от имени директора ЗАО «Темп» Полякова С.Г. в адрес ОАО «Счетмаш» с просьбой о высылке каталога продукции этого предприятия. При составлении письма используйте следующие данные:

1. ЗАО «Темп» зарегистрировано по адресу: 286015, г. Москва, ул. Забайкальская, 5 (ОКПО 28314251, ОГРН 1027700380896, ИНН/КПП 7743021543/732501001).

2. В секретариат ЗАО «Темп» можно позвонить по тел. (495) 122-1516, факс (495) 122-1517, E-mail: [email protected].

3. Письмо-запрос было подготовлено Антоновым Григорием Александровичем, менеджером ЗАО «Темп» (служебный тел (495) 122-1526, и зарегистрировано 17.02.2012, № 76/05-08.

4. ОАО «Счетмаш» расположено в г. Ульяновске (ул. Филатова, 32, почтовый индекс 432067.

5. Письмо-запрос было адресовано Генеральному директору ОАО «Счетмаш» Яковлеву Олегу Николаевичу.

6. Письмо поступило в ОАО «Счетмаш» 24.02.2012. и зарегистрировано в журнале регистрации входящей корреспонденции под № 31/04-03.

7. Прочитав письмо, Яковлев О.Н. дал поручение начальнику отдела маркетинга Попову С.А. выслать в ЗАО «Темп» каталог продукции в срок до 01.03.2012.

Упражнение 2.Составьте и оформите докладную записку заместителя начальника отдела кадров ЗАО «Электрон» Свиридова Алексея Петровича на имя генерального директора организации Назарова Григория Николаевича, в которой он доводит до сведения генерального директора, что отдел кадров подготовил дела длительных сроков хранения к сдаче в архив и

⇐ Предыдущая 1 2 34