Понятие документального процесса, инвентаризация и типизация документов.

Стр 1 из 5Следующая ⇒

Понятие документального процесса, инвентаризация и типизация документов.

Организация документооборота: понятие и этапы.

Графоаналитический метод, графики документооборота.

Основные этапы организации первичного учета.

Регистры бухгалтерского учета; их классификация и назначение.

6. Особенности формирования рабочего плана счетов.

Организация забалансового учета.

Формы бухгалтерского учета.

Понятие документального процесса.

Под документальным процессом понимают совокупность механических и методических приемов создания документа. Это процесс регистрации учетной информации в первичных и сводных документах.

Рациональнальная организация бухгалтерского учета требует исследования всех документальных процессов на предприятии.

Целью этого исследования является:

– изучение информационных процессов для определения объемов информации;

– рациональная организация документооборота.

Программа исследования включает следующие вопросы:

1. Назначение документа и подразделение в котором его составляют.

2. Количество экземпляров документа, которые выписывают одновременно.

3. Обязательные реквизиты и показатели, которые содержатся в документе.

4. Методика формирования показателей в документе (например, метод таксировки – это в накладной расчет стоимости товара: цена х количество).

5. Периодичность разработки показателей.

Объектом исследования является:

– документирование операций;

– формирование документов (последовательные записи в бланк доку-мента);

– маршрут движения документов при их обработке.

Маршрут движения документа определяется от места формирования до передачи на хранение.

В исследовании документов используют 2 основных методических приема:

– инвентаризация;

– типизация.

Инвентаризация документов – предусматривает сбор информации обо всех документах предприятия (применяется очень редко, т.к. связан с большой трудоемкостью).

Типизация документов – используется для исследований, систематизирования массивов документов и тех документов, которые регулярно повторяются. Например: изучение движения документов по оформлению выпуска продукции (наряды, маршрутные карты, карты раскрой материалов и т.д.).

Организация документооборота: понятия и этапы.

Под документооборотом понимают организованную систему создания, проверки и обработки первичных документов в бухгалтерском учете от момента их создания (получения) до момента их передачи в архив.

Разработка механизма управления документооборотом, является необходимой составляющей ОБУ, которая обеспечивает:

– стабильность работы бухгалтерии;

– четкость движения и оперативность обработки документов;

– своевременность принятия управленческих решений.

Неправильно организованный документооборот может привести к:

– несвоевременному поступлению учетной информации (документов);

– непрогнозированность маршрута движения отчетных и управ-ленческих документов;

– отсутствие ответственных из-за незакреплённости документов за соответствующими сотрудниками;

– невозможность принятия решений без получения дополнительной информации (которая не содержится в документах).

Каждая хозяйственная операция, которая осуществлена на предприятии, должна быть отражена в бухгалтерском учете. В связи с тем, что документы оформляют работники, которые осуществляют хозяйственные операции (далеко не всегда бухгалтер). На предприятии необходимо четко разделить ответственность за оформление и передачу первичных документов, до мест их обработки и хранения.

Для того, чтобы спроектировать систему документооборота, необходимо установить порядок создания и движения этих документов, а так же определить лица, ответственных за их заполнение или принятия решений по ним.

Этапы документооборота на предприятии (движение документов)

1. Создание и оформление документов

2. Движение документов по подразделениям и рабочим местам до бухгалтерии или учетного центра (машинно-учетной станции).

3. Прием документа в бухгалтерию, его обработка и использование для бухгалтерских записей.

4. Передача документов для хранение в архив.

В процессе исследования документооборота необходимо выполнять следующие процедуры:

1.Составить список подразделений предприятия, внешних организаций, где составляются или куда поступают документы

2.На основании должностных инструкций, составить список должностных лиц, которые несут ответственность за составление документа, его проверку и обработку.

3.Сгруппировать альбом документов, которые используются на предприятии.

4. Провести кодировку отдельных документов и показателей.

3. Графоаналитический метод, графики документооборота.

Наибольшее распространение при анализе потоков учетной инфор-мации получил графоаналитический метод, который заключается в состав-лении оперограмм.

Оперограмма – это графическое изображение документального процесса с целью выявления нерациональных документопотоков и их упорядочения. Основным элементом оперограммы является документ.

Процедура документа в оперограмме.

Оперограмма составляется в двухмерной системе координат: ось Х или название колонок – «ответственные исполнители», ось У или название строк – «хозяйственной операции».

Каждая операция в оперограмме отражена по ее номеру, стрелка показывает направление движения документа.

Построение оперограмм при анализе документальных вопросов позволяет:

1. Разбить документальный процесс на отдельные хозяйственные операции.

2. Установить перечень первичных документов по каждой хозяйственной операции.

3. Установить перечень подразделений предприятия и конкретных лиц, ответственных за формирование и обработку документов.

4. Выявить нерациональные документопотоки с целью их упорядочения.

График документооборота конкретного документа

Наименование документа
1. Создание документа	Количество экземпляров
Лицо, ответственное за оформление	Главный бухгалтер
Лицо, ответственное за выписку
Лицо, ответственное за выполнение
Срок выполнения	Ежедневно (до … ч.)
2.Проверка документа	Лицо, ответственное за проверку
Лицо, которое представляет документ
Порядок представления
Срок выполнения
3. Обработ-ка докумен-та в бухгал-терии	Лицо, ответственное за обработку
Срок выполнения
4. Передача документа в архив предприятия	Лицо, ответственное за формирование дел	Главный бухгалтер
Лицо, ответственное за передачу в архив	Главный бухгалтер
Срок выполнения

Формы бухгалтерского учета

Форма бухгалтерского учета – это система взаимосвязанных учетных регистров и способов отражения в них фактов хозяйственной деятельности.

Форма бухгалтерского учета характеризуется такими основными признаками:

1. Наличие определенной совокупности конкретных синтетических и аналитических регистров

2. Способами записи в отдельные регистры учетной информации (хронологический, систематический, двойной, простой, шахматной).

3. Взаимосвязью отдельных регистров хронологической и систематической записи синтетического и аналитического учета

4. Последовательность заполнения регистров

5. Техническими средствами записи хозяйственных операций и формирования учетной информации.

К современным формам ведения бухгалтерского учета относятся:

– бумажные формы ведения учета (мемориально-ордерная; журнально–ордерная; упрощенная (используется субъектами малого предпринимательства) – хозяйственные операции аккумулируются на бумажных носителях с помощью ручной обработки и графических символов;

– компьютерная (автоматизированная) форма ведения учета – хозяйственные операции аккумулируются на машинных носителях с помощью электронных сигналов, обработка осуществляется автоматизировано и может выводиться на каком-либо носителе.

Мемориально-ордерная форма учета возникла в России в 1926 г. Впервые ее описал А. Юшматов, проводки составлялись в мемориальных ордерах после обработки первичных документов.

Основные принципы:

1. Оформление бухгалтерских проводок мемориальными ордерами – спец. бланками, в которых отражается корреспонденция счетов, содержание хозяйственной операции, сумма.

2. Обязательное ведение Главной книги. На основе мемориальных ордеров осуществляются записи в Главной книге. Каждый лист Главной книги представляет собой отдельный синтетический счет.

3. Аналитический учет ведется отдельно: составляется аналитические регистры: ведомости оплаты труда, движения материалов, кассовая книга, карточки и т.д. По итоговым данным ведомостей составляются мемориальные ордера. По данным синтетического и аналитического учета, составляются оборотные ведомости и сверяются между собой.

Преимущества:

1. Простота.

2. Возможность использования на предприятиях различных отраслей и форм организации.

3. Усиление контроля через сверку данных синтетического и аналитического учета, итогов Главной книги.

4. Возможность распределения работы между учетными работниками.

5. Возможность автоматизации синтетического учета.

Понятие документального процесса, инвентаризация и типизация документов.

12 3 4 5 Следующая ⇒