Контроль и регулирование проекта

⇐ ПредыдущаяСтр 71 из 79Следующая ⇒

В реализации инвестиционных проектов как правило участвует большое количество изыскательских, проектных, строительных организаций, поставщиков ресурсов и других субъектов хозяйствования, которые вследствие изменений во внешней или внутренней среде могут нарушить взятые на себя обязательства. Кроме того, в условиях политической и экономической нестабильности нельзя исключать, что инвесторы изменят отношение к проекту: одни сочтут рискованным дальнейшее участие в осуществлении проекта, другие потребуют пересмотра условий финансирования, третьи — сокращения сроков. Ни один самый современный, тщательно разработанный проект не гарантирован от внесения корректив. Поэтому строгое отслеживание и разрешение проблем, возникающих в работе отдельных исполнителей, поставщиков ресурсов, является одной из важнейших задач руководителей проекта.

В настоящее время теоретически и практики отработаны разнообразные методы и подходы к контролю и регулированию графика выполнения проекта. В основе их лежит предположение о том, что цели проекта и объемы работ в структурированном их виде могут быть представлены в тщательно составленной информационной модели или в информационной системе управления проектом (ИСУП).

В первом случае, т. е. в рамках информационной модели, руководитель проекта может использовать лишь сведения, получаемые из системы автоматизации деятельности предприятия и отдельной подсистемы, к примеру бухгалтерии или же отдела сбыта. И поскольку эта система в основном ориентирована на постоянных пользователей — функциональные подразделения, то информация, несмотря на определенную структурированность, оказывается избыточной и в ряде случаев бесполезной для руководителя проекта.

С другой стороны, попытки создать информационную систему управления проектом лишь на основе существующих функциональных систем наталкиваются на проблемы низкой оперативности информационного снабжения и узкой направленности (сосредоточении на конкретных задачах контроля за исполнением проекта).

Надо отметить, что информационная система управления создается, как правило, для каждого проекта, но, хотя и является временной, может быть структурирована по этапам проектного цикла или инвестиционной фазы, функциям и уровням.

Для построения эффективной системы контроля за реализацией проекта необходимо соблюсти следующие требования:

· планы должны быть содержательными, четко структурированными и фиксированными;

· любое изменение первоначального и следующего за ним плана должно сопровождаться фиксированием внесенных поправок;

· система отчета за выполненные работы или финансирование расчетов должна быть ясной и понятной исполнителям, отражающей состояние проекта относительно исходных планов;

· следует заранее определить периодичность представления всех отчетов;

· необходимо предусмотреть эффективную систему реагирования, позволяющую преодолевать отклонения от запланированного хода работ, в том числе путем пересмотра плана.

В результате использования указанной системы контроля и управления:

· отслеживается фактическое состояние проекта на каждой стадии и в каждый момент времени, за который производится анализ его реализации;

· выявляются отклонения от запланированного хода выполнения проекта;

· вырабатываются корректирующие воздействия, направленные на устранение отклонений.

Ход работ, подлежащих выполнению в соответствии с календарным планом, отслеживается на основе сбора и обработки информации. При этом ценным источником данных являются отчеты исполнителей о ходе выполнения работ. Сбор и обработка информации позволяет не только оценивать текущее состояние дел, но и прогнозировать дальнейший ход работ.

Для оценки выполнения календарного плана и отдельных работ находит применение целый ряд методов.

Метод простого контроля (метод «0-100»). Позволяет отслеживать только моменты завершения работ. Незавершенной работе, в какой бы стадии она ни находилась, присваивается оценка 0 %, а завершенный — 100 %, причем считается, что работа выполнена только если достигнут ее конечный результат.

Метод детального контроля предусматривает оценку промежуточных стадий выполнения задачи. Например, работе присваивается оценка 50 %, если цели достигнуты наполовину. Очевидно, что метод детального контроля сложнее метода «0-100», поскольку требует от менеджера оценки степени завершенности работ, находящихся в процессе выполнения. В большинстве случаев только использование этих двух методов дает приемлемые результаты.

Когда же не представляется возможным точно оценить состояние выполняемой работы, применяют модифицированные варианты метода детального контроля, например метод «50/50», предлагающий оценку степени завершенности работы в тот момент, когда на ее выполнение израсходовано 50 % выделенных средств. Другая модификация детального контроля — метод вех —используется, как правило, при анализе работ большой продолжительности. Работа разделяется на ряд технологических этапов, которые определяют степень ее завершенности.

Применяя указанные подходы, можно разработать интегрированную систему контроля, обеспечивающую учет степени завершенности как отдельных работ, так и проекта в целом, включая расчет за выполненные этапы.

Полученная таким образом информация используется для выработки управленческих решений с помощью программного обеспечения. При этом для укрупненного описания и анализа проекта на прединвестиционной стадии в большей степени подходит специализированное программное обеспечение анализа проектов, позволяющее дать оценку основным показателям проекта в целом и сформировать ТЭО.

Поскольку входе выполнения проекта особое значение придается эффективному обмену информацией и оперативному взаимодействию участников проекта, в состав информационной системы управления вводятся функциональные элементы в виде отдельных типовых модулей, в том числе:

· модуль планирования и контроля календарных планов работ;

· модуль ведения бухгалтерии проекта;

· модуль финансового контроля и прогнозирования.

Модуль планирования и контроля календарных планов используется для поддержки формализованного контроля исполнения и координации взаимозависимых задач и функций проекта. Основу этого модуля обычно составляет пакет программ сетевого планирования. Выявленные в результате расчета критического пути взаимозависимые работы служат базой организации материально-технического обеспечения.

Модуль ведения бухгалтерии проекта ориентирован на контроль затрат формализованными методами отслеживания, фиксацию и проверку отчетности всей рабочей документации, необходимой для выполнения финансовых операций, включая формирование баланса проекта и итогового отчета по нему.

Модуль финансового контроля и прогнозирования необходим для поддержки аналитических функций сравнения фактических и плановых денежных потоков, а также прогнозирования будущих затрат по проекту. Структура данного модуля во многом зависит от полноты информации, получаемой от указанных выше модулей.

Представленный комплекс мероприятий, направленных на контроль и регулирование реализации проекта, обеспечивает достижение поставленных целей проекта.

Рекомендуемая литература

Модер Д., Филлипс С. Метод сетевого планирования и организации работ (PERT): Пер с англ. - Л.: Энергия, 1966.

Руководство проектами в условиях рынка /Совм.сов.-брит.предпр. «Сети». — М„ 1991. — (Сер. «Современные подходы и руководство проектами». Вып. 1).

Управление проектами /Под общ. ред. В. Д. Шапиро. — СПб.: Два-Три, 1996.

Глава 25. Контрактная стадия управления проектом

Функции участников торгов

Одним из основных методов размещения заказов на исполнение проекта являются подрядные торги, при которых выбор исполнителя (подрядчика, поставщика, управляющего проектом) производится на конкурсной основе. При этом в качестве предмета торгов могут выступать подряды на поставку и услуги, в том числе:

· реализацию проектов различного масштаба и сложности;

· выполнение отдельных этапов проектов (проектных, инженерно-изыскательских и исследовательских, конструкторских, строительных, монтажных, пусконаладочных и других работ, включая ТЭО);

· управление проектом;

· поставку комплектного технологического оборудования, в том числе на условиях сдачи «под ключ»;

· прочие поставки и услуги, в том числе услуги консультантов.

По способу проведения и отбора претендентов различают торги: подрядные с предварительной классификацией участников и без таковой, с участием иностранных оферентов и без участия таковых, гласные и негласные (открытые и закрытые).

В случае проведения открытых торгов объявление о них публикуется в официальных периодических изданиях за 2-6 месяцев до срока представления оферт — формальных предложений заключить сделку с указанием всех необходимых условий. Объявление обычно содержит следующую информацию:

· наименование заказчика и организатора торгов;

· краткую характеристику проекта;

· ориентировочные объемы и сроки выполнения работ;

· условия исполнения контракта и получения тендерной документации;

· срок представления оферт пакета документов.

При проведении закрытых торгов сообщение о предварительной квалификации содержится в приглашениях, направляемых по решению организатора торгов или тендерного комитета в адрес потенциальных претендентов. Чаще всего такие предложения передаются одному-двум подрядчикам.

Основными участниками торгов являются:

· заказчик — лицо, для которого выполняется проект (объект торгов);

· организатор торгов —лицо, которому заказчик поручил проведение торгов;

· тендерный комитет — организация, фирма, консорциум (отечественный или международный), от чьего имени подана заявка;

· оферент — претендент, который прислал тендерное предложение (оферту), подкрепленное банковской гарантией и содержащее согласие участвовать в торгах на условиях, изложенных в тендерной документации.

При проведении торгов в функции заказчика входит следующее:

· принятие решения о проведении подрядных торгов;

· определение лица, которое будет организатора торгов;

· контроль за работой организатора торгов и участие в работе тендерного комитета через своего представителя;

· установление окончательных условий договора и заключение его с победителем торгов.

Заказчик должен обладать потребными инвестиционными ресурсами или правом распоряжения ими в необходимый период времени, подтвержденным соответствующим финансовым документом.

Функции организатора торгов включают:

· подготовку документов для объявления торгов, публикацию объявления и рассылку приглашений;

· формирование тендерного комитета;

· руководство деятельностью тендерного комитета и привлекаемых инженерно-консультационных организаций в части подготовки тендерной или другой необходимой документации и контроль за этой деятельностью;

· утверждение результатов торгов;

· рассмотрение апелляций о пересмотре решений тендерного комитета;

· ликвидацию тендерного комитета;

· несение всех расходов по подготовке и проведению торгов.

Организатор торгов обязан иметь статус юридического лица и лицензию на право проведения торгов. Пределы его прав и обязанностей устанавливаются в договоре на организацию и проведение торгов.

В условиях недостаточного развития рыночных отношений торги проводят, как правило, государственные и муниципальные органы управления.

Тендерный комитет исполняет следующие функции:

· собирает заявки на участие в торгах и на предварительную квалификацию;

· проводит предварительную квалификацию претендентов;

· организует разработку и распространение тендерной документации и решает вопросы изменения этой документации;

· знакомит претендентов с тендерной документацией и дает необходимые разъяснения;

· обеспечивает сбор, регистрацию, хранение и оценку представленных оферт;

· осуществляет процедуру торгов и ее оформление;

· рассматривает возможные споры, претензии участников торгов;

· определяет победителя или принимает иное решение по результатам торгов и представляет их на утверждение;

· публикует в средствах массовой информации отчет о результатах торгов.

Тендерный комитет самостоятельно разрабатывает и утверждает регламент своей работы.

Претендент имеет право:

· получать от тендерного комитета исчерпывающую информацию об условиях и порядке проведения подрядных торгов;

· обращаться в тендерный комитет с просьбой об отсрочке представления оферты в письменном виде.

Лицо приобретает статус претендента с момента обращения в тендерный комитет для участия в торгах.

Статус претендента утрачивается лицом в следующих случаях:

· по желанию претендента — на любой подготовительной стадии;

· вследствие непрохождения предварительной квалификации от внесения первого задатка к моменту представления оферты;

· вследствие нарушения претендентом утвержденного положения или известных ему условий торгов.

С момента регистрации оферты претендент приобретает статус оферента, который может прислать встречное предложение (альтернативный вариант), повышающий эффективность.

Различают твердую и свободную оферту.

Твердая оферта адресуется только одному покупателю и содержит указание срока действия предложения, в течение которого продавец не может изменять условия и делать предложения другим лицом. Неполучение ответа от покупателя в течение установленного срока равносильно его отказу и освобождает продавца от сделанного предложения.

Свободные, или инициативные, оферты делаются продавцом без всяких обязательств и могут быть направлены сразу в несколько адресов. Они не содержат указаний о сроке действия и никоим образом не связывают оферента. К ним могут прилагаться рекламно-информационные материалы (проспекты, каталоги и др.). Согласие покупателя с условиями оферты не означает заключения контракта.

В сделках с традиционными партнерами используются, как правило, твердые оферты.

Оферта, как правило, состоит из трех разделов: «Сведения об организации», «Коммерческая часть», «Техническая часть».

Раздел «Сведения об организации» включает: полное наименование организации, ее реквизиты (адрес, номер телефона, телефакса, счета в банке и др.); профилирующее направление деятельности; заверенные копии регистрационных и уставных документов, лицензии на определенные виды деятельности; данные о структуре организации (фирмы), наличии филиалов и дочерних организаций; информацию о составе и квалификации работников; характеристику финансового положения и сведений о платежеспособности; отзывы заказчиков, подтверждающие опыт претендента и его способность выполнить представленные на торгах работы.

«Коммерческую часть» оферты составляют: цены, предлагаемые оферентом за предметы торгов; условия их пересмотра; порядок, виды и способы внесения платежей; предполагаемая форма оплаты; условия финансирования и кредитования.

«Техническая часть» оферты содержит: схемы и графики производства работ; условия поставки строительной техники и технологического оборудования; календарные планы выполнения работ; состав привлекаемых материальных и трудовых ресурсов; режим рабочего времени, обеспечение кадрами и др.

Решение о назначении и времени проведения подрядных торгов обнародуется заказчиком путем издания официального распорядительного документа: приказа, постановления, распоряжения и т. д. В этом документе заказчик определяет подразделение своей организации, которому поручается выполнение функций организатора торгов, и назначает лицо, ответственное за эту работу.

В качестве организатора торгов также может выступать любая специализированная фирма, имеющая лицензию на данный вид деятельности. В подобном случае заказчик заключает с ней договор, в котором определяются права и обязанности договаривающихся сторон и условия выполнения ими предмета договора.

В целях подготовки и проведения торгов заказчик (или организатор торгов) формирует тендерный комитет, привлекая собственных специалистов, представителей научно-исследовательских, проектных, инженерно-консультационных и других организаций, отдельных консультантов и экспертов на основании заключенных с ними договоров в соответствии с действующим законодательством.

Тендерный комитет самостоятельно разрабатывает регламент своей работы, руководствуясь нормативно-правовыми документами РФ, подготавливает и публикует объявления о торгах.

⇐ Предыдущая 66 67 68 69 707172 73 74 75 Следующая ⇒