К ВЫСОКОЙ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ

Существует семь дополнительных возможностей увеличить производительность, результаты и повысить уровень исполнения:

1. Работайте упорнее. Если работаете, то работайте, не отвлекаясь
ни на что. Не теряйте время попусту. Не относитесь к своей работе как к месту, где вы можете пообщаться с коллегами, вместо
этого работайте, не поднимая головы весь день. Так вы сможете
удвоить свою производительность.

2. Работайте быстрее. Возьмите себе за правило не раскачиваться
долго. Не теряйте времени, постоянно поддерживайте высокий
темп работы. Намеренно быстро переходите от одного задания к
другому. Вы удивитесь тому, как много сможете сделать, просто
сохраняя интенсивность.

3. Делайте самые важные дела. Помните, что не так важно то, сколько вы работаете, как важность выполняемых вами заданий, количество и качество достигаемых результатов. Чем больше времени вы затрачиваете на важные дела, тем более весомые результаты получите с каждого вложенного часа.

4. Делайте то, что у вас получается лучше всего. Когда вы занимаетесь тем, в чем хорошо разбираетесь и что великолепно умеете делать, за меньший период времени вы успеете гораздо больше,

Удвойте спою производительность_______________________________ 27

чем неопытный сотрудник. Но, несмотря на это, постоянно совершенствуйтесь в самых важных для вас вещах. Ничто не увеличит качество и количество результатов быстрее, чем совершенное исполнение наиболее важных заданий.

5. Выполняйте похожие задания одновременно. За один раз выполняйтевсе одинаковые дела. Написав за раз все письма или отчеты по расходам, или составив все планы, с каждым делом вы справитесь лучше и быстрее. Вы скорее продвинетесь по кривой, обучения. Каждое последующее задание будет отнимать у вас все меньше времени. Количество времени, затрачиваемого на выполнение определенного задания, уменьшится на 80% - и все
благодаря выполнению похожих дел одного за другим.

6. Упрощайте работу. Объединяйте несколько частей работы в
единое задание, сокращая тем самым количество шагов. Не занимайтесь ненужными вещами.

7. Работайте больше. Несмотря на мои замечания касательно oт-
дыха и свободного времени, правда заключается в том, что, если
вы начнете чуть-чуть раньше и закончите чуть-чуть позже других, ваша производительность повысится. Начиная рабочийдень раньше обычных людейи заканчивая его чуть-чуть позже, вы выигрываете на 100%, поскольку увеличиваете свой продукт тивный рабочий день на два-три часа без особого ущерба дляличной жизни. Эти несколько дополнительных часов - все, что вам нужно, чтобы стать одним из самых продуктивных и высокооплачиваемых специалистов в своей области.

БЕГ ЖИЗНИ

Состязайтесь сами с собой, чтобы выяснить, сколько важных и полезных дел вы сможете успеть за день. Пусть это будет игрой. Составьте график, установите сроки и наращивайте темп. Проверьте, сможетели вы выполнять все больший объем работы за все меньшее количество времени.

Составьте ясное представление о себе как о высокопродуктивном работнике. Вспоминайте моменты, в которые вы проявляли особую продуктивность, эффективность и действенность. Мысленно возвращайтесь к ситуациям, когда вы делали то, что надо, и так, как надо, когда за короткое время успевали переделать множество дел и гордились своей работой, когда вы пребывали в волшебном состоянии полета и были полны воодушевления.

Перенеситесь на пять лет вперед и представьте, что вы один из самых высокопродуктивных специалистов. Как вы будете выглядеть? Как и над чем вы будете работать? Какими принципами в работе будете руководствоваться? Как окружающие будут характеризовать вас в качестве работника? Пусть ваше представление о будущем направляет сегодняшнюю деятельность.

Составив четкое представление о собственном идеальном будущем, определите, какой образ самого себя нравится вам больше всего.

Брайан Трсйси. «Точка фокуса»

Постоянно рисуйте мысленные картины, в которых вы уже именно тот человек, каким стремитесь стать. Помните: тот, кого вы видите, - это тот, кем вы станете. Сохраните данный образ в мыслях до тех пор, пока он не воплотится в реальность.

11мея четкое представление о будущем, поставьте перед собой конкретные цели в профессиональной сфере. Представьте, что вы обладаете способностью выполнять любую работу в любом объеме. Какая она будет? Каковы ваши особые цели в профессиональной и личной областях?

Мотивация включает побуждение, мотив. Вы должны максимально отчетливо осознавать, зачем вы делаете то, что делаете. Почему работаете именно с таким уровнем интенсивности? К чему вы действительно стремитесь? Каков наиболее быстрый путь туда, куда вы хотите попасть?

Какие дополнительные знания и умения вам потребуются, чтобы удвоить продуктивность и работать с полной отдачей? Станьте специалистом в области организации времени. Читайте книги, слушайте аудио программы и практикуйтесь до тех пор, пока не станете одним из самых продуктивных работников в своей области.

Какие привычки окажутся для вас наиболее полезными с точки зрения увеличения производительности? Сосредоточьтесь на формировании таких привычек, как ориентирование на результат, фокусирование, концентрация, дисциплинированность и упорство. Со временем вы должны стать внутренними факторами мотивации и движущей силой, ведущей к высокой продуктивности.

Мой любимый организующий принцип высокой производительности - сосредоточенная работа, то есть полная концентрация на одной, самой значимой, вещи на протяжении целого дня. Запрограммировав в себе эту привычку, вы удивитесь, как много вам удается сделать. А ежедневное планирование, расстановка приоритетов и умение начинать с самых важных заданий принесут гораздо больше пользы, чем любые другие приемы организации времени. Эти привычки вы сможете формировать лишь путем непрестанной практики - до тех пор, пока они не станут автоматическими.

Какие действия вы обязаны ежедневно предпринимать, чтобы убедиться, что вы работаете с полной отдачей? Составьте список принципов организации времени и регулярно с ним сверяйтесь. Постоянно контролируйте себя, проверяя, максимально ли эффективно вы используете свое время.

Наконец, на каком одном действии вы собираетесь сосредоточиться в результате того, что вы узнали? Какое особенное действие вы собираетесь предпринять для увеличения продуктивности, уровня исполнения и объема выполняемой работы? Сделайте это прямо сейчас!

ФИЛОСОФИЯ ВРЕМЕНИ

Организация времени - это на самом деле организация жизни, личностная организация. Люди, которые высоко себя ценят, бережно относятся к своему времени. Они тщательно распределяют его и уделяют этому много времени. Если вы любите жизнь, вы любите каждую ее се-

Удвойте спою производительность______________________________________ 29

кунду. Вы боитесь потерять впустую любую из отведенных вам драгоценных минут.

Эффективные люди делят время на жесткие десять-пятнадцать минутные отрезки. Они планируют свой день заранее, продумывая все до мельчайших деталей. Для них важна каждая минута. В результатеони и добиваются гораздо большего, чем обычные люди, и чувствуют себя гораздо лучше.

Начиная тщательнее руководить своим временем и своей жизнью, вы начинаете ценить каждую минуту. Вы начинаете больше ценить себя и свою жизнь. А чем больше вы любите себя, тем эффективнее вы распределяете время. Одно подкрепляет другое.

Закон возрастающей отдачи сослужит вам хорошую службу. Чем чаще вы применяете принципы организации времени, тем быстрее и эффективнее они для вас работают. Ваши результаты повысятся и количественно, и качественно. Буквально за несколько дней или недель вы убедитесь, насколько выше стала ваша производительность.

ГЛАВА ТРЕТЬЯ

УПРОЩАЙТЕ СВОЮ ЖИЗНЬ

Довольно просто усложнять вещи, но весьма сложно их упрощать,

Закон Мейера

Нам повезло, что мы живем в такое время. Невероятная скорость, с которой происходят перемены, создает огромное количество благоприятных возможностей и удобных случаев - больше, чем когда бы то ни было. В любой сфере появилось больше альтернатив, и выбор расширяется каждый день и каждый месяц.

С другой стороны, мы обременены большим количеством заданий и обязанностей, чем раньше. Вас буквально «засасывают» дела, которые необходимо выполнить, книги и журналы, которые требуется прочитать, люди, которым надо перезвонить, проекты, ожидающие начала или завершения работы, и пели, которых вы стремитесь достигнуть. Дела появляются одно за другим, идут непрерывным потоком - слишком быстро для того, чтобы вы со всеми справлялись на «отлично».

Перед вами встает дилемма. Вы стремитесь к реализации своего потенциала и достижению поставленных целей. Вам хочется заработать как можно больше денег за меньшее время. Добиться успеха в работе. Однако вы не желаете жертвовать семейной жизнью, отношениями с близкими, здоровьем или личными делами, имеющимидля вас огромное значение.

Вы хотите все и сразу. Успеха - с одной стороны, стабильности и простоты - с другой.

Спешу вас обрадовать: тысячи состоявшихся счастливых люден открыли методы, техники и стратегии, делающие все это вполне возможным. А то, что смогли другие, сможете и вы.

Как-то в моей программе принимала участие мать-одиночка, зарабатывавшая в год чуть более 30 тысяч долларов. Она работала по 70-80 часов в неделю, и ее мучила острая необходимость преуспеть в работе, проводя при этом, достаточно времени с дочерью. Тогда она начала применять изложенные в данной книге принципы к работе и личнойжизни.

Упрощайте свою жизнь_______________________________________________ 31

Через пять лет женщина смогла увеличить ежегодный доход до 300 тысяч долларов и сократить рабочую неделю до 38 часов. Формула ее была проста. Она полностью посвятила себя совершенствованию в двух-трех вещах, которые приносили наибольшую пользу ее работе. Все остальное она либо передавала другим, либо откладывала. Сегодня она исполняет меньшее количество заданий, но их эффективность и значимость в десять раз выше, чем общая результативность ее работы несколько лет назад.

Отправная точка упрощения - уменьшение количества вещей, которые вы делаете на работе и в личной жизни. Вы в состоянии контролировать время лишь при условии, что отказываетесь заниматься делами, не имеющими никакой реальной пользы. Вы должны прекратить делать те вещи, которые постоянно делали на протяжении многих лет. Возможно, вам даже придется отказаться от вещей, которые вы делаете хорошо и, которые приносят вам удовольствие.

В результате долгих лет теории и практики я сформулировал закон, который назвал «законом сложности». Применяя его в организации времени и в упрощении, вы мгновенно сделаете вашу жизнь проще, повысите продуктивность и начнете получать больше удовольствия от всего, чем занимаетесь.

Закон сложности гласит: уровень сложности любого задания равен квадрату числа шагов, составляющих его. Сложность можно определить как возможное увеличение затрат, времени и ошибок.

К примеру, простое задание - это задание, которое вы способны выполнить самостоятельно. Если вы решаете сделать телефонный звонок, то вам предстоит сделать лишь один шаг. Коэффициент сложности в данном случае равен единице, поскольку единица в квадрате равна единице. Следовательно, уровень сложности простого задания равен единице. Вы снимаете трубку, звоните, разговаривайте, а затем кладете трубку.

Однако если вы попросите кого-либо сделать этот телефонный звонок за вас, то добавляете к процессу еще один шаг. Уровень сложности увеличился до двух в квадрате, то есть до четырех.

Это значит, что возможное увеличение затрат, времени и ошибок с одного (один шаг) увеличилось до четырех (два шага).

Далее, представьте, что вы попросили кого-то поручить третьему человеку сделать для вас телефонный звонок. Теперь процесс включает уже три шага. Уровень сложности повышается до трех в квадрате, то есть до девяти.

Теперь вероятность ошибок или недопонимания, возросших расходов и увеличения затрачиваемого времени подпрыгнула с единицы (если вы сами звоните) до девяти (если в процессе заняты еще два лица).

Деятельность, состоящая из четырех шагов, имеет уровень сложности, равный шестнадцати (то есть четырем в квадрате). Что, в свою очередь, значительно повышает вероятность и ошибок, и всевозможных затрат. Задание, включающее пять шагов, имеет, соответственно, уровень сложности, равный двадцати пяти. Задание из десяти шагов - уровень сложности, равный ста.

Все вышеизложенное означает, что уровень сложности увеличивается экспоненциально, в то время как количество шагов - арифметически. Уровень сложности также экспоненциально уменьшается, если вы исключаете шаги из процесса (см. рисунок 3.1).

Знакомство с данным законом позволяет нам сделать следующий вывод: мы можем значительно упростить жизнь, постоянно выискивая возможности уменьшить число шагов, необходимых для выполнения задания.

Рисунок 3.1 Закон сложности

У одной из крупных страховых компаний возникли проблемы. От получения заявки на страхование жизни до подписания контракта проходило шесть недель. К тому времени потенциальный клиент уже терял интерес или начинал работу с другой страховой компанией.

Компания пригласила консультанта, применившего о теорию сложности к процессу рассмотрения заявок на страхование. Он выяснил, что заявка проходит через двадцать две пары рук, и каждый сотрудник проверяет и одобряет какую-то отдельную ее часть, прежде чем форма ляжет на стол того, кто вынесет окончательное решение. Весь процесс как раз и занимал шесть недель. Однако реальное время, затраченное на полис, сводилось к одному часу.

Вооружившись данной информацией, компания разительно упростила работу с полисами. Первый двадцать один шаг теперь поручался одному-единственному человеку. Второй сотрудник просто перепроверял проделанную работу. В результате они смогли сократить время на одобрение заявки с шест недель до двадцати четырех часов. И вот результат: их бизнес увеличился более чем на миллиард долларов.

Упрощайте свою жизнь 33

Отдел кредитов под залог недвижимости «Citibank» в Нью-Йорке пошел практически тем же путем. Первоначально от момента получения заявки на кредит из-за необходимости проходить многочисленные инстанции до решения о выделении ссуды уходило пять-шесть недель. К тому времени потенциальный покупатель недвижимости уже работал с другим банком.

Уменьшив число шагов, «Citibank» уменьшил время работы с заявками с шести недель до двадцати четырех часов. Благодаря такой головокружительной скорости «Citibank» вскоре стал самым популярным ипотечным заимодателем среди всех финансовых учреждений и увеличил свой «кредитный портфель» до сотен миллионов долларов, не снижая при этом качества работы.

СЕМЬ ПРИЕМОВ ПРОЦЕССА УПРОЩЕНИЯ

Используйте один или несколько предложенных приемов для упрощения и рационализации любого аспекта жизнедеятельности.

□ Пересмотр. Если вы вдруг обнаруживаете, что на вас повисло
слишком много дел, а времени практически не остается, остановитесь и подумайте о работе. Спросите, а есть ли другой путь, лучший.

Это особенно актуально в тех случаях, когда вы встречаете сопротивление или различного рода трудности. Не суетитесь, не напрягайтесь. Вместо этого поставьте себя на место стороннего наблюдателя. Представьте, что вас пригласили оценить собственную ситуацию и предложили объективный совет по ее урегулированию. Будьте открыты и восприимчивы. Не исключайте возможность того, что ваш подход может оказаться неверным.

G Переоценка. Получив новую информацию, остановите часы и возьмите тайм-аут. Переоцените всю ситуацию с учетом поступившей информации. Джек Уэлш, президент корпорации «General Electric», называет это «принципом реализма».

Принцип реализма требует абсолютной честности по отношению к самому себе и умения оценивать ситуацию такой, какая она есть на самом деле, прямо сейчас, а не такой, какой вам хотелось бы ее видеть или какой она могла бы быть в прошлом

Каждое совещание или обсуждение возникшей проблемы Джек Уэлш начинает с вопроса: «Что мы имеем в настоящий момент? » И вы должны делать то же самое. В книге «Дневник дьявола» Амброз Бирс писал: «Фанатизм есть удвоение усилий тогда, когда цель уже забыта». Не позволяйте этому случиться с вами.

□ Реорганизация. Цель реорганизации жизни и работы состоит в
получении большего количества прибыли от вложенных средств
того же количества и качества. В условиях постоянных стремительных перемен вы обязаны постоянно проводить реорганизацию.
Как сказал один специалист по высоким технологиям, «в этом
бизнесе вы спокойно можете выбрасывать в мусорную корзину
свои предположения каждые три недели».

Будьте готовы к реорганизации рабочего места, к изменению графика в течение дня, а также порядка и приоритетности дел. Никогда не исключайте возможность существования лучшего способа выполнения работы, чем тот, который вы используете в настоящий момент. Всегда пребывайте в состоянии его поиска.

□ Реструктурирование. При реструктурировании всю энергию, время, деньги и ресурсы вы направляете на 20% деятельности, которые приносят наибольшую выгоду и наибольший доход. Компании производят реструктурирование, сосредоточивая большую часть своих ресурсов на продуктах, услугах или деятельности, которые выше всего ценят клиенты. Одновременно они отказываются от деятельности, которая не заботит клиентов и не приносит никакой прибыли.

Реструктуризируя свою деятельность, вы постоянно фокусируете внимание и энергию на нескольких вещах, обеспечивающих большую часть результатов, концентрируетесь на самых важных заданиях.

□ Переустройство. Это один из самых важных приемов упрощения жизни и работы, при котором все ваше внимание направлено на усовершенствование процесса. Вы постоянно ищете новые, лучшие, более дешевые и простые способы исполнения заданий и достижения желаемых результатов.

Переустройство жизни начинается с составления перечня шагов того или иного рабочего процесса - с самого начала до конца. Далее вы ставите в качестве цели уменьшение числа шагов на 30%. Вас поразит то, как легко выполнить это задание.

⇐ Предыдущая 1 2 3 456 7 8 9 10 Следующая ⇒