Работа с документами в организации (делопроизводство, документооборот, ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 51141-98, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 8Следующая ⇒

Под документооборотом принято понимать упорядоченное перемещение документов в процессе работы с ними должностных лиц. Документооборот формируется из трех самостоятельных документационных потоков:

· внутренние документы;

· входящие документы;

· исходящие документы.

К внутренним документам принято относить все документы, которые разрабатываются должностными лицами организации, исходя из задач и потребностей самой организации (ее структурных подразделений), а также в соответствии с внутренними правилами разработки документов.

Входящие документы - это те документы, которые поступают в организацию извне по различным каналам связи (преимущественно по почте).

Исходящие документы - документы, разработанные внутри организации и отправленные за ее пределы для руководства нижестоящим органам управления (подчиненным должностным лицам, учреждениям и предприятиям) либо во исполнение письменных указаний (руководящих документов) вышестоящей инстанции (старших начальников).

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц и оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом.

При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой делопроизводства и совершенствования организации управленческого труда.

При движении документов следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.

Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям.

Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.

Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс, электронная почта) передаются конкретному должностному лицу организации.

Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование (в необходимых случаях), подписание (утверждение), регистрацию и отправку.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) - входящих документов.

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем порядкового номера (начиная с начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в организации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц.

При регистрации обязательны следующие реквизиты: автор документа (корреспондент), название документа, дата, регистрационный номер, краткое содержание, резолюция руководителя, дата фактического исполнения документа, отметка о направлении документа в дело, подпись исполнителя, подтверждающая указание о наличии приложений, указание о промежуточных сроках исполнения, о переносе сроков исполнения, отметка о прохождении документа, оценка исполнения, срок хранения документа.

Документы в организации регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания, отправляемые - в день их отправления.

Отдельно регистрируются: постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, служебная переписка, решения коллегий и др.

Контроль исполнения документов. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль исполнения документа возлагается на контрольную службу ДОУ.

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа или с даты поступления. Дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в месячный срок.

Изменение срока исполнения устанавливается руководителем. Изменения вносятся в регистрационную карточку. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, проработки вопросов, подготовки сообщений. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.

Контроль исполнения документа строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения, по исполнителям и по группам документов. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения срока исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: по заданиям последующих лет - не реже одного раза в год; по заданиям последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; по заданиям текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Справки о состоянии исполнительской дисциплины составляются не реже одного раза в месяц. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации по исполнению документа.

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.

При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно.

ГОСТ р 6.30-2003. Оформление документов.

Описываются правила оформления документов и реквизиты, которые должны туда входить.

Герб РФ, герб субъекта РФ, эмблема организации, код организации, гос регистрационный номер организации, ИНН налогоплательщика, код формы документа, наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата документа, место составления/издания документа, адресат, гриф утверждения, резолюция, заголовок, отметка о контроле, текст документа, отметка о наличии приложений, подпись, гриф согласования, оттиск печати, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении и направлении в дело, отметка о поступлении документа в организацию, ид электронной подписи документа

Гост р 7.0.8-2013

Содержит основные термины и определения по делопроизводству

Делопроизводство. Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Архив. Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

Документ. Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Электронный документ. Документ, информация которого представлена в электронной форме.

Подлинный документ. Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Дубликат документа. Повторный экземпляр подлинника документа.

Копия документа. Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Хранение документов. Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

Документирование. Запись информации на носителе по установленным правилам.

Электронная подпись. Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

Подписание (документа). Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

Документооборот. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Электронный документооборот. Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

Типовая инструкция по делопроизводству. Определяет общие требования к функционированию служб документационного обеспечения, документированию управ деятельности и организации работы с документами в органах исполнительной власти.

8. Система электронного документооборота (определение, назначение, экономический эффект, стандарты ISO серии 9000, ISO 15489, DoD 5015.2, примеры СЭД).

Система электронного документооборота (СЭД) — это система (компьютерная программа. программное обеспечение и т.п.), позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами (т.е. электронный документооборот) на протяжении всего их жизненного цикла. Основной функционал СЭД должен включать в себя возможность создания, изменения, хранения и маршрутизации документов, а также ряда сервисных возможностей, таких как поиск, классификация и пр.

СЭД, кроме того, предназначена для организации и автоматизации процессов взаимодействия между сотрудниками (передачи документов, выдачи заданий, отправки уведомлений и т.п.). Сотрудники могут оперативно получать любую необходимую информацию по клиентам компании. При этом документами могут быть как структурированные объекты информационной системы, обладающие определенным набором стандартных реквизитов, так и неструктурированные (файлы Word, Excel, .pdf, .jpg и пр.). СЭД может включать в себя электронный архив документов, что дает возможность коллективной обработки информации, и систему автоматизации деловых процессов.

Традиционно понятие автоматизации документооборота связывают с работой с корреспонденцией, документами распорядительного и организационного характера и т.д. Однако СЭД позволяют также связать каждый документ с действиями, которые следует с ним произвести. Благодаря такой системе, появляется возможность отслеживать выполнение сотрудниками определенных работ. Таким образом, СЭД обеспечивает не только эффективное управление потоками документов и информационную безопасность в компании, но и повышение контроля исполнения работ по документам и продуктивности работы сотрудников.

Системы электронного документооборота (СЭД) в настоящее время применяются в ИТ инфраструктуре практически любой компании — как частной, так и государственной. В большинстве компаний либо СЭД уже внедрена, либо планируется ее внедрение в ближайшем будущем. Системы электронного документооборота решают все более широкий спектр задач, интегрируются с учетными системами, позволяют управлять показателями жизнедеятельности предприятия (выстраивать системы KPI или ССП). С помощью СЭД предприятие становится прозрачным и управляемым: все простейшие хозяйственные операции (например, отгрузка товара со склада или передача материалов в производство) сопровождаются отражением их в учетной системе в виде электронных документов. Хозяйственные операции могут сопровождаться учетом и фиксацией показателей бизнес-процессов. Накопленная информация по показателям интегрируется в СЭД в показатели верхнего уровня, и, таким образом, мы получаем систему сбалансированных показателей, отражаемую на панели руководителя.

Системы электронного документооборота обладают рядом преимуществ, к числу которых можно отнести возможность однократной регистрации электронного документа, параллельное выполнение необходимых операций с отслеживанием ответственного за их исполнение, а также наличие эффективно организованной системы поиска документа и развитой системы отчетности.

Кроме того, СЭД, как правило, содержат средства групповой работы над документами и проектами, календарного планирования и загрузки сотрудников по работе с документами, ведения истории работы с документами и безопасной работы с удаленными офисами и подразделениями предприятия. На самой распространенной в России платформе " 1С: Предприятие 8" примером СЭД является " ПитерСофт: Управление процессами". С появлением платформы " 1С: Предприятие 8" распространение семейства программ 1С было переориентировано с мелкого на средний и корпоративный сегменты предприятий. Электронный документооборот является атрибутом полноценной информационной системы для таких предприятий, при этом системы класса workflow и более совершенная версия BPMS являются стандартным модулем корпоративной информационной системы предприятия, в котором количество офисных сотрудников достигает более 50 человек.

Система электронного документооборота не должна иметь отраслевой специфики. Основным и наиболее распространенным вариантом электронного документооборота являются коробочные продукты, и СЭД на платформе 1С не исключение.

В условиях современного развития бизнеса СЭД должна решать задачи, связанные с оптимизацией затрат, с возможностью экономии внутренних ресурсов предприятия. При этом наиболее оптимальным вариантом является такая ситуация для предприятия, когда внедренная информационная система электронного документооборота позволяет быстро (за 2—3 месяца) окупить затраты на внедрение. Необходимым условием для подобного внедрения является наличие на предприятии сотрудника, владеющего знаниями в области процессного управления, навыками в построении диаграмм нотаций описания бизнес-процессов и достаточно хорошо представляющего бизнес-процессы, протекающие на предприятии, внедряющем СЭД. Важным подспорьем могут быть формализованные схемы бизнес-процессов.

Внедрение СЭД всегда должно решать вопрос оптимизации бизнес-процессов и экономии трудозатрат как руководящего звена, так и рядовых сотрудников предприятия. При этом максимальный эффект от внедрения достигается, когда электронный документооборот функционирует в едином информационном пространстве с системой управления и учета. Такая объединенная система позволяет решить значительно большее количество задач.

ISO 9000

Основные положения систем менеджмента качества:

· Требования к системам менеджмента качества и требования к продукции

· Подход к разработке внедрению системы менеджмента качества

· Процессорный подход

· Роль высшего руководства

· Значение документации

· Аудиты

· Постоянные улучшения

· Термины и определения

Суть в том, что организации основываясь на исследованиях потребителей и их мнении должны составлять планы улучшений и более эффективной работы. Сотрудники должны быть заинтересованный и мотивированы.

ISO 15489

· Управление документами

· Преимущества управления документами

· Регулирующая среда

· Политика

· Ответственность

· Требования к управлению документами

· Проектирование и внедрение документе ой системы

· Процессы управления документами и контроль

· Аудиты

DoD 5015

DoD 5015.2-STD (Department of Defense 5015.2 STANDARD) - стандарт министерства обороны США 5015.2. Стандарт устанавливал базовые функциональные требования к СЭД, а также минимальные требования по делопроизводству и документообороту, основанные на рекомендациях Национальной архивной службы США. Все требования были разделены на две группы – обязательные и необязательные (желательные). С момента публикации документа все подразделения Министерства обороны должны были закупать только те программные продукты, которые прошли соответствующую сертификацию. Более того, все уже имеющиеся системы электронного документооборота должны были быть модернизированы в течение двух лет с тем, чтобы к 1999 году соответствовать требованиям стандарта.

В результате отсутствия других сравнимых стандартов, стандарт DoD 5015.2 стал стандартом «дефакто» для электронных архивов в Северной Америке.

Примеры СЭД

Directum, 1С, Globus, Paydox, Docsvision.

Традиционные бумажные и электронные документы (аутентификация и корректность восприятия информации в бумажных и электронных документах, угрозы безопасности субъектам ЭД).

Традиционный документ на бумажном носителе имеет две составляющие – материальный бумажный носитель и зафиксированную на нем информацию. Бумажная основа связывает смысловую часть документа (собственно информацию) с дополнительными фрагментами текста, называемыми «реквизитами» и служащими для идентификации как документа, так и физического лица, которым данный документ создан или подписан. Именно так определяется понятие «документ» в законе: «Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»2.

Документирование информации проводится по строго определенным правилам. Основные из них изложены в ГОСТе 6.38-90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТе 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники». Эти ГОСТы предусматривают в сумме 31 реквизит, но не все они признаются обязательными. Главным является собственно текст документа. Поэтому любые сведения, изложенные на бумаге в виде связного текста, без каких-либо дополнительных реквизитов уже могут рассматриваться как документ. Но для придания документу юридической силы одного текста недостаточно. Необходимы также такие важные реквизиты, как дата и подпись.

Традиционный документ на бумажном носителе будет иметь юридическую силу только при наличии:

· текста документа;

· даты его создания или подписания;

· подписи конкретного физического лица.

Свое отношение к полученному традиционному документу на бумажном носителе человек формирует на основе двух составляющих:

· аутентификации документа, то есть принятия решения о доверии к документу на основании целостности носителя и не вызывающих сомнений реквизитов, включающих дату исполнения и подпись исполнителя.

· корректности содержания, то есть сопоставления смысла документа и условий и/или обстоятельств его создания.

Аутентичность документа и корректность его восприятия составляют основу однозначного толкования его передающей и получающей сторонами, а также, что не менее важно, третьей независимой стороной, уполномоченной на разбирательство конфликтов, которые могут быть вызваны этими документами.

К сожалению, в России нет нормативных актов законодательного уровня, определяющих понятие «электронный документ». Более того, в современной юридической практике существуют несколько совершенно разных подходов к его определению. Наиболее четким представляется определение, сформулированное в 2000–2001 годах при формировании блока так называемых электронных законопроектов: « Электронный документ (документ в электронной форме отображения) – информация, представленная в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники, иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, способная быть преобразованной в форме, пригодной для однозначного восприятия человеком и имеющей атрибуты (реквизиты) идентификации (и возможно аутентификации) документа».

Если проводить параллели между технологиями восприятия традиционного документа на бумажном носителе и электронного документа, то на первом месте по-прежнему проблема его аутентификации или проверки подлинности и корректности его содержания.

К основным угрозам электронного документообмена при взаимодействии отправителя и получателя электронного документа относятся:

· нарушение целостности электронного документа;

· нарушение неотказуемости электронного документа;

· нарушение адекватности отображения электронного документа.

Реализация этих угроз может привести к ряду конфликтов между участниками электронного документооборота:

· отказ от факта приема (получения) или передачи (отправки) электронного документа;

· опротестование содержания и/или времени приема или передачи электронного документа;

· отказ от авторства электронного документа.

Следовательно, для организации электронного документооборота необходимо применять дополнительные меры обеспечения аутентичности, контроля доступа, целостности и идентификации информации. В качестве таких средств используются криптографические методы защиты информации, а именно технология ЭЦП.

Хэш-функция

Реализация электронной цифровой подписи на основе использования криптографической технологии связана с вычислением так называемой хэш-функции защищаемого электронного документа, которая представляет собой уникальное число, получаемое из исходного документа путем его преобразования с помощью сложного, но известного алгоритма (хэш-функции).

Хэш-функция чувствительна к всевозможным искажениям исходного электронного документа, то есть изменение (искажение) хотя бы одного знака в исходном документе приводит в среднем к искажению половины знаков хэш-значения. Кроме того, она устроена таким образом, что, во-первых, по хэш-значению документа нельзя восстановить исходный электронный документ, а во-вторых, практически невозможно отыскать два различных электронных документа, которые обладали бы одним и тем же хэш-значением.

Схема формирования электронной цифровой подписи под электронным документом его создателем (отправителем) предусматривает вычисление хэш-функции этого документа и шифрование этого значения посредством секретного ключа отправителя.

Результатом шифрования и является значение ЭЦП как реквизит электронного документа, которое пересылается получателю вместе с этим документом.

Таким образом, электронная цифровая подпись жестко увязывает содержание документа и секретный ключ для формирования ЭЦП и делает невозможным изменение документа без нарушения подлинности данной подписи.

Функции ЭЦП

Поскольку электронная цифровая подпись – средство защиты информации, предоставляющее возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронного документа, то ЭЦП должна обеспечивать выполнение следующих основных функций:

· подтверждать, что подписывающее лицо сознательно подписало электронный документ;

· подтверждать, что документ подписало именно подписывающее лицо и только оно;

· ЭЦП должна существенно зависеть от подписываемого документа, в том числе от имеющихся в нем отметок времени;

· подписывающее лицо не должно иметь возможности отказаться впоследствии от факта подписи электронного документа.

Федеральный Закон «Об электронной цифровой подписи» определяет ЭЦП как «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе».

Скрепление электронного документа цифровой подписью и проверка ее корректности требуют от пользователей системы защищенного электронного документооборота ряда сознательных действий:

· по применению собственного закрытого ключа и запуска той функции пользовательского программного обеспечения, которая ответственна за создание цифровой подписи;

· или сознательного извлечения из хранилища сертификата ключа отправителя, сопоставления его со списком отозванных сертификатов и сознательного запуска функции пользовательского программного обеспечения, ответственной за подтверждение подлинности ЭЦП под электронным документом.

Такие действия физического лица могут служить основанием для возникновения правовых отношений, например, при даче распоряжений или совершении сделки, что в принципе позволяет (с учетом высокой гарантии того, что цифровая подпись принадлежит подписывавшей стороне) организовать юридически значимый электронный документооборот в любой сфере жизнедеятельности общества и материального производства.

⇐ Предыдущая 1 2 345 6 7 8 Следующая ⇒