Часть I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О MICROSOFT EXCEL

Главное окно программы Excel

Повсеместное использование программ обработки электронных таблиц во многом объясняется их универсальностью.

Наряду с простыми задачами, такими как подготовка различных бланков, создание деловой графики и др., Excel позволяет решать очень сложные проблемы, в частности, в области естественных и технических наук.

Запуск программы Excel осуществляется с помощью команды Microsoft Ехсel (путь к которой проходит через Пуск\Программы ) или кно­п­ки с таким же именем, расположенной на панели ин­струментов Microsoft Office 97.

После запуска Excel открывается окно, изображенное на рис. 1.1.

 

 

Рис. 1.1. Главное окно программы Excel

Основные операции с данными в Excel выполняются на рабочем листе. Рабочий лист разделен на строки и столбцы, которые, пересекаясь, образуют ячейки. В ячейки вводится содержимое таблицы.

Для различных форм представления данных отведены листы разных ти­пов. Например, диаграммы сохраняются и обрабатываются на листах диа­грамм, а макрокоманды – на листах макросов.

Если ярлычки всех листов не размещаются в отведенной для них обла­сти, пользователь может увеличить ее путем уменьшения горизонтальной по­ло­сы прокрутки (потянув ее за левый край).

Слева от ярлычков расположены четыре кнопки прокрутки ярлычков.

Файлы электронных таблиц называются рабочими книгами. Каждая кни­га может состоять из 256 листов. Книга, открываемая при загрузке про­грам­мы, имеет временное имя Книга1. Если создается новая книга, ей при­св­а­и­вается имя Книга2 и т.д. Пользователь может дать файлу другое имя.

По умолчанию каждая книга состоит из трех рабочих листов, которым присваиваются имена Лист1, Лист2, Лист3. При необходимости можно уве­личивать/уменьшать число листов в книге и изменять имя, назначаемое по умол­чанию, удалять существующие листы или вставлять новые.

Строка формул находится под панелями инструментов и предназна­че­на для обработки содержимого ячеек. Она разделена на три части. Правая часть служит для отображения содержимого текущей ячейки, которое можно редактировать с помощью кнопок, расположенных в центре строки.

В левой части строки формул расположено поле имени, в котором ука­зы­вается адрес активной ячейки или размер выделенного диапазона. Напри­мер, запись 2Rx3C говорит о том, что выделенный диапазон состоит из 2 строк и 3 столбцов. Если для некоторых диапазонов ячеек заданы имена, они отображаются в раскрывающемся списке под полем имени и могут исполь­зо­ваться для быстрого перехода к необходимому диапазону.

 

Листы можно удалять и переименовывать, вставлять новые листы.Для уда­ле­ния листа нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на его ярлычке и выбрать команду Удалить в появившемся контекстном меню.

Для вставки нового листа нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлычке листа и выбрать команду Вставка в появившемся контекстном меню. В возникшем диалоговом окне Вставка указать тип вставляемого листа и щелкнуть на кнопке OK. Ярлычок нового листа появляется слева от того, на котором был сделан щелчок.

Для переименования листа нужно дважды щелкнуть на его ярлычке (или сделать правый щелчок и выбрать команду Переименовать ), ввести имя и на­жать клавишу OK.

Чтобы сохранить рабочую книгу, необходимо выбрать Файл / Сохранить (или на­жать кнопку Сохранить на стандартной панели инструментов). В поле " Имя файла " появившегося диалогового окна " Сохранение документа " следует вве­сти имя файла и щелкнуть на кнопке Сохранить.

Чтобы сохранить файл под новым именем, нужно в меню Файл вы­брать команду Сохранить как. В появившемся диалоговом окне " Сохране­ние документа " следует выбрать папку, в которой будет сохранен файл, вве­сти имя и тип файла в поля " Имя файла " и " Тип файла " и щелкнуть на кноп­ке Сохранить.

Чтобы открыть файл, следует на стандартной панели инструментов щелк­нуть на кнопке Открыть. В появившемся диалоговом окне Открытие документа надо выбрать нужную папку и имя файла, а затем щелкнуть на кнопке Открыть диалогового окна.

 

Выделение диапазонов

Выделение выполняется для обозначения диапазона, к которому должна относиться следующая команда или функция.

Выделенный на рабочем листе диапазон всегда имеет прямоугольную форму. Наименьшей структурной единицей выделенного диапазона является ячейка. Активная ячейка считается выделенной. Адрес активной ячейки (адрес выделенного диапазона) отображается в поле имени. Все выполняемые команды относятся только к активной ячейке или к выделенному диапазону.

Диапазон (группа ячеек, блок) может быть смежным и несмежным. Если на рабочем листе выделен один прямоугольный диапазон, то он называется смежным. В противном случае это несмежный диапазон. В выделенном диапазоне одна ячейка является текущей.

Чтобы выделить ячейку (сделать ее текущей), щелкните на ней мышью. Далее приведены способы перемещения текущей ячейки нажатием клавиш.

 

Клавиша	Перемещение
[Home]	В начало текущей строки
[Ctrl + Home]	В ячейку А1
[Ctrl + End]	В последнюю заполненную ячейку таблицы
[­]	На одну ячейку вверх
[¯ ]	На одну ячейку вниз
[®]	На одну ячейку вправо
[]	На одну ячейку влево
[Ctrl + ­]	Вверх до первой заполненной ячейки
[Ctrl + ¯ ]	Вниз до первой заполненной ячейки
[Ctrl + ®]	Вправо до первой заполненной ячейки
[Ctrl + ]	Влево до первой заполненной ячейки
[Page Up]	Вверх на один экран
[Page Down]	Вниз на один экран
[Alt + Page Up]	Влево на один экран
[Alt + Page Down]	Вправо на один экран
[Ctrl + Page Up]	К следующему листу рабочей книги
[Ctrl + Page Down]	К предыдущему листу рабочей книги

Чтобы выделить смежныйдиапазон, щелкнете на ячейке в одном углу диапазона, затем нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкнете на ячейке в противоположном углу (вместо второго щелчка можно нажимать клавиши перемещения курсора [], [®], [­], [¯ ], расширяя диапазон выделения).

Можно выделить диапазон, нажав левую кнопку мыши на первой ячейке и, не отпуская кнопку, передвинуть указатель мыши к последней ячейке.

Еще один способ связан с работой в режиме выделения.
На­жмите клавишу F8. В строке состояния появляется индикатор режима выделения ВДЛ (повторное нажатие F8 отключает режим). Расширение диапазона выделения производится клавишами перемещения курсора или мышью.

Ctrl+Shift+End выделяет всю таблицу, а Ctrl+Shift+Home – часть таблицы от текущей ячейки до начала.

Выделение несмежных диапазонов выполняется в том случае, если действие команды должно распространяться на ячейки, расположенные в разных частях таблицы. Действие не всех команд распространяется на выделенные несмежные диапазоны. Например, выделенные несмежные диапазоны нельзя пере­мещать или копировать. Однако можно удалять и форматировать их, а также вводить в них данные. Для выделения несмежногодиапазонанужно выделять его составные (смежные) части при нажатой клавише Ctrl. Если выделить первый диапазон и нажать Shift+F8 , в строке состояния появится индикатор режима несмежных выделений ДОБ. В этом режиме мышью можно выделять несмежные диапазоны.

Для отмены выделения нужно выполнить щелчок мышью или нажать одну из клавиш перемещения курсора.

Перемещать текущую ячейку по выделенному диапазону можно клавишами Enter и Tab соответственно сверху вниз и слева направо. Сочетания Shift+Enter и Shift+Tab изменяют направление пе­ремещения на противоположное. Щелчок левой кнопкой мыши или нажатие клавиши перемещения курсора приводит к сбросу выделения.

Рис. 2.1. Диалоговое окно Выделение группы ячеек

Excel предоставляет возможность выделения ячеек, отвечающих задан­ному критерию. При использовании этой функции следует выделить диапазон, в котором должен происходить поиск нужных ячеек. Затем нужно нажать клавишу F5, чтобы открыть диалоговое окно Пе­реход, и щелкнуть в этом окне на кнопке Выделить. В результате по­явится диалоговое окно Выделение группы ячеек для указания критерия выделения ячеек (рис. 2.1).

Разобраться в особенностях критериев, имеющихся в распоряжении пользователя, поможет кнопка [? ] диалогового окна.

Выделение строк и столбцов выполняется щелчком на их заголовке.

Чтобы выделить несколько смежных столбцов, следует активизи­ровать заголовок первого столбца выделяемого диапазона. Затем нужно переместить указатель мыши при нажатой левой кнопке к заголовку последнего столбца или щелкнуть на последнем заголовке при нажатой клавише Shift.

Для выделения несмежных столбцов нужно щелкать на их заголовках при нажатой клавише Ctrl.

Строки выделяются аналогичным образом.

Для выделения всего рабочего листа можно вос­пользоваться кнопкой, которая расположена на пересечении заголовков строк и столбцов.

Несколько смежных рабочих листов можно выделить, щелкнув на ярлычках первого и последнего рабочих листов из нужного интервала при нажатой клавише Shift.

Несколько несмежных рабочих листов можно выделить, щелкнув на ярлычках этих рабочих листов при нажатой клавише Ctrl.

Отмена выделения – повторение действий по выделению.

Ввод данных на одном из выделенных листов приводит к такому же вводу на остальных.

Ввод данных

Ячейки электронной таблицы могут содержать самую разнообразную информацию: текст, числовые значения и формулы. При вводе данных Excel автоматически распознает их тип. Для ввода данных предназначена активная ячейка. Ввод данных выполняется в активной ячейке или в строке формул.

Как только в ячейку будет введен хотя бы один символ, ее содержимое отобразится в строке формул. Кроме того, в этой строке появятся три кнопки для обработки содержимого ячейки.

Ввод данных завершается нажатием клавиши Enter, клавиши управления курсором или кнопки с изображением галочки в строке формул. Удобнее для завершения ввода использовать клавишу управления курсором. В этом случае после ввода можно сместиться в нужном направлении. Отменить ввод данных позволяют клавиша Esc и кнопка с крестиком в строке формул.

Введенные числовые значения автоматически выравниваются по правому краю, а текстовые данные — по левому краю.

Если длина введенного в ячейку текста превышает ширину этой ячейки, то после завершения ввода текст либо полностью отображается в таблице, закрывая расположенные справа пустые ячейки, либо урезается по правому краю ячейки, если соседняя ячейка содержит какую-либо информацию. Урезанный текст полностью отображается только в строке формул.

Если числовые значения, полученные в результате вычисления формул, не помещаются в ячейку, вместо них на экране отображается соответствую­щее число символов диез (#).

Excel автоматически распознает формулы, форматы дат, значений вре­ме­­ни и процентов и соответствующим образом выводит данные на экран. При вводе значений, выраженных в процентах, содержимое ячейки автоматически форматируется. Например, при вводе символа % в ячейку с числом 34 содержимое ячейки изменится и станет равным 0, 34. Действительное содержимое ячейки может отли­чаться от отображаемого на листе. Фа­кти­че­с­кое содержимое ячеек отображается в строке формул.

Если в ячейку вводится формула, то сразу по завершении ввода выпол­няются вычисления, и в ячейке отображается результат вычислений. Фор­мула в Excel должна начинаться со знака равенства. Так, после ввода формулы =1+6в ячейке появится число 7.

Ввод данных становится легче при использовании выделенных диапазо­нов, поскольку направление перемещения текущей ячейки определяется очередностью выделения ячеек.

Если вы вводите данные в выделенный диапазон, то переход к следующей ячейке нужно делать, нажимая клавиши Tab, Enter, Shift+Tab, Shift+Enter. В иных случаях выделение пропадает.

К ячейке можно добавитьпримечание. Для этого нужно выделить ячейку, выбрать в контекстном меню Вставить примечание, в появившейся рамке набрать нужный текст и щелкнуть за пределами рамки. В правом верхнем углу ячейки появляется метка. Если в последующей работе подвести указатель к ячейке, то появляется текст примечания. Щелчок правой кнопкой на ячейке с примечанием позволяет выбрать из контекстного меню пункты Изменить примечание и Удалить примечание.

Выделенный диапазон можно заполнить одинаковыми данными. Для этого в активную ячейку нужно ввести данные и нажать комбинацию клавиш Ctrl + Enter.

Ввод арифметической прогрессии можно осуществить так.

Выделив в строке или в столбце две смежные ячейки, нужно ввести в них два первых члена прогрессии, а затем перетащить мышью маркер автозаполнения (в правом нижнем углу текущей ячейки) для ввода остальных элементов – членов арифметической прогрессии.

Иногда удобнее использовать вариант автозаполнения элементами прогрессии. Для этого нужно ввести в ячейку первый член про­грессии и открыть диалоговое окно Прогрессия ( Главная\Редактирование ). В нем следует указать, как будет размещена прогрессия (в строке или в столбце), отметить вид прогрессии (арифметическая или геометрическая), ввести шаг и предельное значение. Если диапазон был предварительно выделен, то нужно будет ввести только вид прогрессии и шаг.

 

123Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О СОРЕВНОВАНИЯХ
2. I. Основные теоретические сведения
3. I. СВЕДЕНИЯ О ПРОВОДИМОМ АУКЦИОНЕ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ
4. III. Краткие теоретические сведения
5. Microsoft FoxРrо и Visual FoxРrо
6. O.felineus (взрослая особь, часть)
7. VI. Краткие теоретические сведения.
8. VIII. Краткие теоретические сведения.
9. Абонемент на космические путешествия и другие религиозные убеждения, которые заставляют вас препятствовать собственному успеху и счастью
10. Аппаратная и программная часть задачи
11. Архитектурно-строительная часть
12. Библиографическое описание является основной частью библиографическое записи.