Экспертиза ценности документов по перечням.
Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и на предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т.п.
Перечни документов – это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов. Они являются как бы ключом к созданию конструкции Архивного фонда страны.
Сложившаяся к 1990-м гг. система перечней достаточно полно выполняла свою функцию для государственных организаций.
Но уже с начала 1990-х гг., когда в стране поменялись политические и экономические устои и в связи с этим возникли организации иных форм собственности (организации нового типа или негосударственные организации), в систему нормативно-методических пособий по отбору документов, естественно, были привнесены и новые моменты. В большей степени они коснулись именно перечней.
Современная система перечней документов.Внутреннее устройство современной системы перечней документов представлено в графическом варианте на рис.1.
В данной системе традиционно различают два типа перечней документов:
1) с указанием сроков хранения;
2) подлежащих постоянному хранению.
Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть нескольких видов. В типовых перечнях для всей системы государственных учреждений унифицируются сроки хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в госархивы.
Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех учреждениях, организациях и на предприятиях формируются дела с приказами руководства, с планами и отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документацией, материалами общественных организаций. Все эти и другие так называемые типовые документы выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.
Но типовые перечни не содержат сведений о документах, отражающих отраслевые и другие специфические направления деятельности.
Для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов обычно разрабатываются примерные перечни документов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.
В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие выделению к уничтожению как не представляющие научной, исторической, экономической ценности.
Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.
Таким образом, типовая документация с едиными общими и обязательными сроками хранения входят составной частью во все ведомственные перечни.
До 1990-х гг. перечни документов, подлежащих постоянному хранению, были одного вида – типовые. В них были указаны документы, подлежащие приему только в государственные архивы СССР, которые ориентировались на документы государственных учреждений. Последним таким перечнем является типовой перечень документов, выпущенный в 1989 г.
В 1990-е гг. с появлением организацией разных форм собственности возникла потребность в подготовке новых видов перечней документов, учитывающих происшедшие изменения.
Сегодня уже можно говорить о новом, третьем виде перечней, где даны группы документов как постоянного, так и временного хранения, но последние не только не дифференцированы по срокам, а напротив, обозначены лишь как «тяготеющие» к постоянному сроку хранения. Среди них нет документов, однозначно имеющих тот или иной временный срок хранения.
Из вышедших в последнее время (2000) типовых перечней наиболее современным является «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», который явился логическим продолжением Типового перечня документов, вышедшего в 1989 г.
| Государственных и негосударственных организаций
|
|
| Управленческие документы негосударственных организаций 1996 г.
2.3. Передача документов на архивное хранение.
Все документы, созданные в делопроизводстве за время работы государственных органов, учреждений, организаций, а также коммерческих компаний проходят единый делопроизводственный цикл. Заключительным этапом делопроизводства является передача документов на архивное хранение. Последним пунктом назначения может быть государственный (муниципальный) архив и ведомственный архив, документы которых составляют государственную часть Архивного фонда РФ. В связи с этим российское законодательство строго регламентирует процедуры подготовки документов к хранению и их непосредственной сдачи в архив.
Виды архивов для хранения документов
Как правило, государственные архивы федерального уровня принимают на хранение документы, имеющие общенациональную значимость (Государственный архив РФ, Российский государственный военный архив и т.д.). Государственные архивы субъектов РФ обслуживают архивные нужды конкретных регионов. Так, например, ликвидируемые организации Москвы и Санкт-Петербурга обязаны передать документы по личному составу в Центральный государственный архив трудовых отношений города Москвы и Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга соответственно. Аналогичные архивы, принимающие документы по личному составу, функционируют во многих других субъектах страны.
В рамках муниципального района, городского округа или муниципального учреждения ответственность за учет, комплектацию и хранение архивных документов возлагается на муниципальные архивы. На хранение в муниципальные архивы передают документы государственные учреждения и предприятия, кооперативные и общественные организации, а также частные лица.
Ведомственные архивы не являются частью системы государственной архивной службы, но их документы выступают в качестве источника пополнения госфондов. Это центральные архивы различных ведомств (свои архивные службы есть у Минздрава, Минкультуры, Минобразования и др.) и архивы отдельных организаций, областных учреждений и пр.
Важно отметить, что не все документы подлежат передаче на хранение в архивы государственной части Архивного фонда РФ. Наиболее строгие требования закон предъявляет к организациям, являющимися источниками комплектования. Такие организации обязаны сдавать в госархив документы постоянного срока хранения по утвержденному графику (например, каждые три года, каждые пять лет и т.д.). Документы по личному составу хранятся в любой организации безотносительно к форме собственности. Однако на хранение в государственный архив они передаются лишь в случае ликвидации организации.
Как происходит передача документов на архивное хранение
Передаче документов в архив обязательно предшествует комплекс подготовительных мероприятий, который называют научно-технической обработкой документов. В самом общем смысле это упорядочивание документов в соответствии с законодательными требованиями. Научно-техническая обработка документов начинается с организации и проведения работ по экспертизе ценности. Для этих целей в организации создается экспертная комиссия, в задачи которой входит определение сроков хранения документов, а также отбор и подготовка документов к архивному хранению.
По результатам экспертизы ценности дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу отправляются на научно-техническую обработку в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций». На этой стадии осуществляется формирование дел, нумерация листов, составление листа-заверителя на каждое дело, проводятся переплетные работы, оформление обложек, а также составляются внутренние описи дела (на установленные виды документов), описи дел и предисловия к каждой описи. В том случае если организация ликвидируется, на весь архивный фонд необходимо составить еще и историческую справку.
После проведения научно-технической обработки документов происходит непосредственная передача документов на архивное хранение на основании ранее составленных описей. Прием документов должен быть зафиксирован актом приема-передачи документов. Данный акт составляется в двух экземплярах: один остается в организации, другой – в архиве.
Как должны быть оформлены документы для передачи
При подготовке документов к передаче на архивное хранение особое внимание следует обратить на оформление сопутствующих документов и элементов оформления. Листы-заверители, описи, предисловия к описям, исторические справки составляются по утвержденным формам. Категорически запрещается объединять дела постоянного хранения и по личному составу в одну опись. Согласно гостребованиям, документы должны быть переплетены в твердую обложку. Оформление обложки включает проставление следующих реквизитов:
наименование организации и структурного подразделения;
заголовок дела;
крайние даты дела (или дата дела);
количество листов в деле;
срок хранения дела;
индекс дела по номенклатуре дел (при наличии);
номер тома;
архивный шифр дела (номер фонда, номер описи дел, номер дела).
При передаче документов на хранение в госархив оформлять корешки дел не требуется.
Санкции за нарушение требований к архивному хранению
Передача документов на архивное хранение необходима для обеспечения сохранности документов организации. Это требование архивного законодательства, которое наказывает нарушителей штрафом от 100 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП). Общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества в случае неисполнения порядка и сроков хранения документов могут поплатиться штрафом до 300 тысяч рублей (ст. 13.25 КоАП).
Помимо штрафов со стороны архивных служб, существуют санкции, которые вправе накладывать контролирующие органы в случае игнорирования их запросов о представлении тех или иных документов. И чем большую ценность представляют документы, тем больше придется заплатить за нарушение законных требований. Так, согласно статье 126 Налогового кодекса РФ, непредставление в налоговый орган документов влечет штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ. Потеря первичной документации за один и более налоговых периодов повлечет более серьезное наказание – до 30 тысяч рублей (ст. 120 НК РФ)
Заключение.
Подводя итоги проделанной работы можно сделать следующие выво Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.
Работа по комплектованию архива документами складывается:
- Из установления профиля архива;
- Определения источников комплектования;
- Определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;
- Организации комплектования.
Комплектование архива –систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.
Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение.
Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и на предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т.п.
В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.
Передача дел на хранение в ведомственный архив.После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.
Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по акту приема-передачи.
При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.
Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.
|
|
Список использованной литературы:
1.Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Под ред. В.П.Козлова. – М.: ПрофОбрИздат, 2002. – 272 с.
2.Афанасьева Л.П. Примерная программа дисциплины «Архивоведение». – М.: ПрофОбрИздат», 1999. – 125 с.
3.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98. – М., 2002.
4.Павлюк Л.В., Киселева Т.Н., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. М.-Спб.: СИЛ-Пресс, 2001. – 275 с.
5.Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций). – М.: «Приор-издат», 2004. – 160 с.
6. Алексеева Е.В. и др. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Под ред. В.П.Козлова. – М.: ПрофОбрИздат, 2002. – С.81-93.
Популярное:
