Глава 2. Организация доступа к внешним данным из приложений MS Office

ISBN

Рассматриваются основные понятия, используемые при работе с базами данных, а также общий подход к проектированию реляционных баз данных. Описываются средства создания баз данных СУБД Microsoft Access: средства создания таблиц, форм, запросов и отчетов. Приведен пример создания базы данных и работы с ней. Рассматриваются технологии доступа к источникам данных и методы доступа к данным из приложений MS Office. Описываются особенности разработки приложений на основе средств MS Office, преимущества и недостатки использования раннего и позднего связывания в программах на VBA. Кратко описываются средства автоматизации приложений MS Office (команда слияния, макросы). В пособие включены лабораторные работы и задания для самостоятельного выполнения.

Предназначено для преподавателей и студентов, изучающих информационные технологии, в частности, средства разработки баз данных.

УДК 004.65
ББК

ISBN © Пермский филиал ГУ‑ ВШЭ, 2009
© Л.Н. Лядова, 2009

Глава 1. ОСНОВЫ СУБД ACCESS

Система управления базами данных (СУБД) Access является одной из наиболее мощных реляционных систем управления базами данных настольного типа.

Рассмотрим основные этапы разработки базы данных (БД) на примере БД, содержащей информацию о местах работы сотрудников, которые (кроме основного места работы) могут работать по совместительству в других местах.

Основные понятия

База данных (БД) – это именованная совокупность взаимосвязанных данных, отражающая состояние объектов рассматриваемой предметной области и их отношений. БД могут использоваться несколькими приложениями под управлением системы управления базой данных (СУБД).

При работе с информацией различают два уровня представления данных. Физические данные – это данные, хранящиеся в памяти ЭВМ, на ее запоминающих устройствах. Для долговременного хранения больших объемов данных используется вторичная память (внешние запоминающие устройства – ВЗУ). Логическое представление данных соответствует Пользовательскому представлению о данных. Логическое представление отражает существующие взаимосвязи между элементами данных.

В обычном смысле БД представляет собой файл или множество файлов, имеющих определенную организацию. Однако при работе с обычными системами файловой обработки возникает ряд проблем, связанных, в частности, с избыточностью и зависимостью хранящихся в них данных.

Для решения конкретных задач, связанных с организацией хранения и обработки информации, в каждом приложении (прикладной программе), соответствующем задаче, определяются формат, организация и содержимое файлов данных, используемых для хранения информации. В файлах каждой прикладной системы содержится только необходимая ей информация, но часть данных может быть общей для нескольких приложений и эти данные дублируются в нескольких файлах. Согласование между наборами данных различных приложений при реализации такого подхода к разработке систем обработки данных отсутствует. Таким образом, использование автономных систем файловой обработки вследствие дублирования данных в них часто приводит, во-первых, к значительной избыточности данных, а во-вторых – существует опасность возникновения несоответствия данных, находящихся в файлах, с которыми работают различные приложения, нарушения их целостности.

Решение данной проблемы требует выполнения ряда шагов:

– объединение файловых систем всех приложений в единую базу данных, в которой будет содержаться только одна копия каждого логического элемента данных, поэтому избыточность будет исключена;

– согласование работы различных приложений с базой данных через использование общей управляющей программы, которая организовывала бы доступ всех приложений к информации в БД;

– отделение логической структуры данных (организации данных с точки зрения пользователя) от физической (организации данных с точки зрения их представления на ВЗУ).

Необходимость решения этой задачи привела к возникновению нескольких уровней представления информации, для работы с которой было разработано специальное программное обеспечение.

При решении этих задач можно описать хранимую и обрабатываемую информацию с различных точек зрения и с разной степенью детализации. Выделяется три основных уровня представления:

1. Внешний уровень – уровень описания информационных потребностей конечного пользователя.

2. Концептуальный уровень – описание информации на уровне понятий всей информационной системы.

3. Внутренний уровень – описание способа хранения информации в памяти, на внешних запоминающих устройствах и методов доступа к ней.

Информационные потребности отдельного пользователя обычно затрагивают лишь часть данных, хранящихся в информационной системе, и описание этих потребностей может не совпадать со способом представления этих данных. Например: в базе данных информационной системы предприятия хранится информация обо всех его сотрудниках, но представление о том, какая именно информация необходима для работы, будет разным для разных групп пользователей, специалистов в различных областях – оно зависит от выполняемых ими обязанностей (специалист отдела кадров и сотрудники бухгалтерии, руководитель подразделения и т.д. нуждаются для выполнения своих функций в различных данных). Эти потребности и описываются на внешнем уровне представления данных (представления А, В, и С, рис. 1).

Внешних описаний данных, хранящихся в БД, следовательно, может быть множество.

Правила описания данных определяются выбранной моделью данных (основными являются реляционная модель данных, сетевая и иерархическая модели; широко распространен объектно-ориентированный подход).

Описание данных для конкретной информационной системы называется схемой. Данные требуется описывать на различных уровнях абстрагирования, описание каждого уровня представляет собой соответствующую схему.

Схема – это средство, с помощью которого описывается модель данных приложения. Модель данных состоит из трех компонентов:

– структура данных, представляющая точку зрения пользователя на БД;

– допустимые операции, выполняемые на определенной структуре данных;

– ограничения для контроля целостности данных.

Таким образом, в схеме присутствует и некоторая семантическая (смысловая) информация, относящаяся к приложению.

С помощью схемы описываются свойства и взаимосвязи между отдельными элементами данных, вытекающие из существующих связей в «реальном мире» предметной области.

Схемы соответствуют уровням описания данных, т.е. рассматриваются внешние схемы, концептуальная и внутренняя схемы. Описания (схемы) используются в процессе проектирования БД информационных систем. Кроме описания БД как единого целого на уровне абстракции концептуальной схемы часто требуются ее описания с различных точек зрения. Каждое такое описание можно считать частичным или переопределенным описанием БД. Эти описания являются внешними схемами или подсхемами.

Система управления базой данных (СУБД) – это программная система, обеспечивающая определение логической и физической структуры базы данных, ввод информации и доступ к ней. При этом все СУБД обеспечивают независимость прикладной программы от организации физических данных: изменения физической организации и/или параметров запоминающих устройств воспринимаются и «перехватываются» СУБД, но не влияют на прикладную программу. С другой стороны, изменение пользовательского представления и/или добавление нового представления также поддерживаются СУБД и не требуют затрат на реорганизацию и изменение механизма доступа к физическим данным в файлах. Еще одна задача СУБД – поддержание целостности данных, хранящихся в БД.

База данных – это файл или совокупность файлов, для определения которых и обращения к ним используются средства СУБД. Это означает, что БД определяется посредством схемы, не зависящей от программ, которые к этой БД обращаются.

Другим свойством БД является реализация их в виде «запоминающего устройства» с прямым доступом. Использование СУБД обеспечивает лучшее управление данными, более совершенную организация файлов и более простое обращение к ним по сравнению с обычным способом хранения данных в файлах.

Целостность БД означает поддержание данных в ней в таком состоянии, когда все значения данных «правильны» (отражают состояние реального объекта в пределах заданных ограничений по точности и временнό й согласованности) и подчиняются правилам взаимной непротиворечивости. Поддержание целостности включает проверку целостности данных в БД и восстановление БД из любого неправильного состояния, которое может быть обнаружено в процессе проверки.

Все СУБД ориентированы на хранение и обработку информации, но существуют различные подходы к реализации этой задачи.

Реляционный подход к управлению БД основан на математической модели, использующей методы реляционной алгебры и реляционного исчисления. При использовании этого подхода основными свойствами СУБД являются следующие:

– вся информация в БД представлена в виде таблиц;

– поддерживается три реляционных оператора – выбора, проектирования и объединения, с помощью которых можно получить все необходимые данные.

Определение реляционной модели включает ряд фундаментальных правил.

Каждая таблица поименована, состоит из строк и столбцов. Каждая строка описывает объект или сущность. Каждый столбец описывает одну характеристику (атрибут) объекта, его свойство.

Атрибут – это информационное отображение отдельного свойства некоторого объекта. Атрибут характеризуется именем и значением. Имя используется в качестве условного обозначения при обработке данных. Значение атрибута – это величина, характеризующая некоторое свойство объекта при конкретных обстоятельствах. Каждое значение принадлежит определенному типу (число, текст и т.п.).

Отношение (relation), или таблица, определяется как множество упорядоченных строк (хотя упорядочение строк несущественно, оно может повлиять только на эффективность доступа). Реляционные таблицы выражают отношение и состоят из строк и столбцов, удовлетворяющих следующим условиям: имена столбцов уникальны, нет повторяющихся строк, нет повторяющихся групп данных.

Отношение называется нормализованным, если каждый компонент строки является простым (атомарным, не состоящим из группы значений) значением. Это не позволяет заменять значение атрибута другим отношением (это привело бы к сетевому или иерархическому представлению).

Для создания реляционной БД, в которой хранилась бы описанная выше информация, необходимо выполнить ее проектирование, целью которого является определение структуры БД в соответствии с требованиями, предъявляемыми к реляционным БД. Этот процесс очень важен, так как ошибки в проектировании могут привести не только к неэффективной обработке данных, хранящихся в БД, но и к искажению данных, к нарушению их целостности. Более подробно процесс проектирования описан ниже.

В отношении могут существовать несколько одиночных или составных атрибутов, которые однозначно идентифицируют каждую строку таблицы. Такие атрибуты называют ключами. Один из них выбирается в качестве первичного ключа.

Каждый элемент данных (значение атрибута объекта) определяется пересечением строки и столбца. Чтобы найти нужный элемент нужно указать имя содержащей его таблицы, значение первичного ключа строки (или ее уникального идентификатора) и столбец, содержащий этот атрибут.

Для упорядочения записей в таблице по значениям выбранного поля или нескольких полей используются индексы, добавляемые к таблицам. Каждой таблице может соответствовать несколько индексов, позволяющих выполнять быстрый поиск данных (используется специальный алгоритм быстрого поиска, например – двоичный поиск) в таблице по различным ключам. Фактически данные в таблице хранятся в неупорядоченном виде (в порядке записи), а упорядоченными являются только индексы.

Данные, хранящиеся в различных таблицах, взаимосвязаны. Поэтому при создании БД в ней размещаются не только сами таблицы, но и сохраняются существующие между ними связи (отношения). Создавать и запоминать связи в БД необязательно, но их использование гарантирует получение правильных результатов при выполнении сложных запросов.

Существуют различные типы отношений:

– Один-ко-многим (1: N): единственной записи в первой таблице может соответствовать несколько записей во второй таблице (например: если в первой таблице хранится информация об издательствах, а во второй – о выпущенных ими книгах, то, так как каждое издательство может выпустить множество книг, между этими данными существует отношение 1: N );

– Многие-ко-многим (N: N): записям в первой таблице может соответствовать несколько записей во второй и наоборот – каждой записи из второй таблицы может соответствовать множество записей в первой таблице (например: если в одной таблице хранится информация об авторах книг, а в другой – информация о книгах, то, так как каждый автор может написать несколько книг, а у каждой книги может быть несколько авторов, между этими таблицами существует связь N: N);

– Один-к-одному (1: 1): каждой записи в одной таблице соответствует одна запись во второй (эти данные могли бы размещаться в одной таблице, такие данные размещают в различных таблицах обычно только для того, чтобы ускорить доступ к ним, например: редко используемые при запросах данные можно вынести в отдельную таблицу, чтобы не обрабатывать их при выполнении каждого запроса).

Реализовать отношение «один-ко-многим» можно, добавив во вторую таблицу внешний ключ, идентифицирующий соответствующую строку в первой таблице. Это обеспечивает минимальную избыточность данных. Внешний ключ – это столбец или комбинация столбцов в таблице, значение которого(ых) совпадает со значением первичного ключа в другой таблице.

Для описания отношения «многие-ко-многим» в БД строится отдельная таблица, описывающая связи между первой и второй таблицами. Вместо объектов такая таблица описывает связи между ними. Она содержит в каждой записи внешние ключи, идентифицирующие взаимосвязанные записи в исходных таблицах.

Таким образом, в реляционных БД есть два типа таблиц: пользовательские (они содержат собственно информацию) и системные (содержат описание самой БД, служебную информацию). Системные таблицы обычно поддерживаются самой СУБД.

Данные объединяются в БД с целью адекватного отображения изменяющегося реального мира, поэтому кроме собственно данных в БД могут храниться специальные процедуры, описывающие алгоритмы функционирования соответствующих объектов. Использование таких процедур позволяет «активизировать» БД, заставить выполняться описанные в них действия автоматически при изменении состояния объектов, которым они приписаны, контролировать изменения информации.

Процесс, в ходе которого решается, какой будет структура создаваемой БД, называется проектированием. Эта работа включает определение набора таблиц, которые будут входить в БД; столбцов, принадлежащих каждой таблице; ключевых атрибутов индексов; взаимосвязей между таблицами и столбцами.

При работе с БД в данных может возникнуть несогласованность по ряду причин: вследствие сбоя, ошибки в программе, некорректного проектирования и т.п. В этом случае говорят о нарушении целостности данных. Данные должны быть защищены от такого рода разрушений. Целостность в первую очередь обеспечивается при проектировании БД. Хорошая структура БД максимально упрощает взаимодействие с ней, гарантирует согласованность данных.

При проектировании БД могут быть приняты различные решения, но существуют базовые требования, которые должны учитываться в процессе работы:

– множество отношений должно обеспечивать минимальную избыточность представления информации;

– манипулирование данными, корректировка отношений не должна приводить к нарушению целостности данных, двусмысленности и потере информации;

– перестройка набора отношений при добавлении в БД новых атрибутов должна быть минимальной.

Описание реальных объектов и взаимосвязей между ними во многом носит субъективный характер, но есть определенные общие правила, в частности, правила нормализации.

В ходе нормализации обеспечивается защита целостности данных путем устранения дублирования данных. В результате представление данных об одном объекте может быть разбито на несколько более мелких связанных таблиц (декомпозиция без потерь).

Ограничения, которые должны соблюдаться при проектировании реляционной БД, достаточно многочисленны. Соблюдение ограничений при определении конкретных отношений в БД связано с реализацией так называемых нормальных форм. Нормальные формы нумеруются последовательно, начиная от первой. Чем больше номер нормальной формы, тем больше ограничений на хранимые в БД данные должно соблюдаться. Можно к типичным для реляционных СУБД ограничениям ввести дополнительный набор ограничений, что приведет к увеличению числа нормальных форм.

Нормальная форма представляет собой определенный стандарт. Обычно рассматривают до пяти нормальных форм. Так как каждая следующая нормальная форма предусматривает дополнительные ограничения, нормализация выполняется в порядке возрастания этих требований – от первой нормальной формы и до пятой.

Проектирование базы данных

Рассмотрим процесс нормализации базы данных, в которой должна быть размещена следующая информация (вторая строка приведенной ниже таблицы) о каждом сотруднике (данные группируются по назначению, группы выделены и подписаны в первой строке):

Личные данные	Организация	Занимаемая должность и условия работы
Должность
Фамилия	Имя	Отчество	…	Название	…	Название должности	…	Штатный / совместитель
Таблица «Сотрудники»	Таблица «Организации»	Таблица «Должности»

Рассмотрим и проанализируем эту структуру таблицы с точки зрения избыточности представленной в ней информации:

- Один и тот же сотрудник может работать в нескольких организациях по совместительству, следовательно, данные о нем буду представлены в нескольких строках, причем личные данные сотрудника (кроме фамилии имени и отчества это могут быть еще и пол, дата рождения, домашний адрес, сведения об образовании и пр., но в данном задании мы абстрагируемся от другой информации, так как даже при использовании этих упрощенных данных, показанных в таблице, все основные приемы создания БД можно продемонстрировать) будут повторяться в каждой такой записи, поэтому для минимизации избыточности, ведущей к повышению трудоемкости и увеличению возможности появления ошибок, несогласованности данных, эти сведения (личные данные) следует вынести в отдельную таблицу – «Сотрудники».

- В одной организации работает множество сотрудников, поэтому для каждого из них сведения об организации будут повторяться, следовательно, чтобы не повторять ввод данных многократно, нужно выделить их в отдельную таблицу «Организации», включив в нее все сведения об организации (коды ОКПО, ОКВЭД, ИНН, юридический и фактический адрес и пр.).

- С каждой должностью кроме ее названия может быть связана дополнительная информация – категория (административно-управленческий персонал, профессорско-преподавательский персонал и пр.), наличие льгот, связанных с работой в этой должностью, и пр. Повторение этих данных в записи для каждого сотрудника – источник ошибок при многократном вводе для всех сотрудников, занимающих эту должность, и несогласованности, которая может возникать из-за того, что при изменении каких-либо характеристик должности эти изменения необходимо внести во все записи о сотрудниках, занимающих эту должность, что невозможно сделать одновременно, таким образом, в некоторые моменты времени часть записей может оказаться обновленной, а другая – устаревшей. Еще одна проблема – трудоемкость многократного ввода дублируемых данных. Таким образом, эти данные также стоит вынести в отдельную таблицу.

Получаем структуру БД, включающую 4 таблицы:

Таблица «Сотрудники»

Код

Фамилия

Имя

Отчество

…

Таблица «Организации»

Код

Название

…

Таблица «Должности»

Код

Название

…

Таблица «Должности сотрудников»

Код сотрудника

Код организации

Код должности

Штатный

…

Для организации связей между таблицами используем уникальные коды, сопоставляемые с каждой записью в каждой таблице и используемые для ссылок на эту запись из других записей, расположенных в связанных таблицах БД. В реальной БД в качестве таких кодов для организаций, например, могут использоваться коды ОКПО или ИНН, для сотрудников – серия и номер паспорта сотрудника, его ИНН или номер свидетельства пенсионного страхования и т.п.

Стрелками показаны связи, существующие между таблицами. Связи могут быть различных типов, но в данном примере тип всех связей – «один-ко-многим. В таблице «Должности сотрудников» заштрихованы поля, содержащие внешние ключи, включенные в эту таблицу для создания связей с другими таблицами.

Процесс проектирования БД, определения ее структуры – это процесс нормализации, который выполняется по четко определенным правилам, последовательно. Самое общее правило в упрощенной форме можно сформулировать так: один объект – одна таблица.

СУБД предоставляет возможности для создания таблиц и поддержания и связей между ними и организации работы пользователя с данными, размещенными в них.

Создание БД в Access

БД Access содержит рабочие таблицы, формы, запросы и отчеты. В таблицах размещаются данные. Запросы предназначены для получения нужных данных из БД. Формы и отчеты обеспечивают визуализацию данных на экране, облегчают редактирование, графическое представление и печать данных.

Перед созданием всех перечисленных объектов необходимо разработать базу данных (БД).

Создание файла БД

При запуске Access на экране появляется окно, в котором можно открыть существующую БД или перейти к созданию новой БД (рис. 2). Ту же операцию можно выполнить через команду «Создать» меню «Файл».

После вызова команды создания этого на экране появляется диалоговое окно «Файл новой базы данных», в котором можно указать каталог для размещения в нем новой БД, ее тип (БД Access имеют расширение MDB) и имя. После ввода информации о БД следует щелкнуть кнопку «Создать».

Примечание. В ранних версиях MS Access все объекты, имеющиеся в БД, представлены на отдельных вкладках окна БД.

Рис. 2. Окно создания новой БД

Рис. 3. Окно БД

Появившееся в результате выполнения команды создания БД диалоговое окно (рис. 3) содержит в левой части несколько кнопок, соответствующих типам объектов, размещаемых в БД (если БД создана на основе шаблона, то в окне будут отображены имеющиеся в БД объекты выбранного типа).

Все последующие операции при работе с БД выполняются над объектами в этом окне.

Задание 1. Запустите MS Access с помощью команды меню (если в меню Windows нет этой команды, найдите программу (программный файл MSACCESS.EXE) на диске, где установлены приложения MS Office (обычно в каталоге Program Files) с помощью команды поиска). Создайте новую БД с именем «Сведения о местах работы сотрудников - ФИО.mdb», как это было описано выше (символы «ФИО» замените на свою фамилию и инициалы) на жестком диске в выделенной Вам для работы в папке.

Следующий шаг – создание таблиц в БД – выполняется после перехода на вкладку «Таблицы» щелчком по соответствующей кнопке.

Создание таблиц БД

Операция создания таблицы запускается щелчком по кнопке Создать в открытом окне БД на вкладке «Таблицы». В появившемся диалоговом окне (рис. 4) можно выбрать режим создания таблицы.

Рис. 4. Диалоговое окно выбора режима создания таблицы

В режиме таблицы на экране появится таблица, похожая на те, что используются в программах работы с электронными таблицами. Мастер таблиц создает таблицу на основе ответов пользователя на заданные им вопросы. При импорте таблицы или выборе связи с таблицами запускается Мастер, позволяющий использовать таблицу, хранящуюся в другом месте, как основу для новой таблицы. Выбор пункта Конструктор позволяет полностью управлять процессом создания новой таблицы. Наиболее простой способ – создание таблицы с помощью Мастера (таблица создается на основе имеющихся шаблонов). Режим Конструктора позволяет «сконструировать» БД «с нуля». Щелчок по кнопке OK открывает на экране новое диалоговое окно, позволяющее создать новую таблицу в выбранном режиме. Наиболее часто используемые режимы можно выбрать непосредственно в окне БД на вкладке «Таблицы».

Задание 2. С помощью кнопки Создать на вкладке «Таблицы» окна БД откройте диалоговое окно «Новая таблица», выберите режим «Конструктор» (он обеспечивает максимальную гибкость при создании таблиц) и начните создание новой таблицы щелчком по кнопке ОК.

Окно конструктора (рис. 5) содержит три столбца: «Имя поля», «Тип данных» и «Описание». В каждой строке вводится информация, описывающая одно поле (столбец) создаваемой таблицы.

Рис. 5. Конструктор таблицы

Имя поля может содержать не больше 64 символов и состоять из букв, цифр, пробелов и знаков пунктуации. Для ввода имени поля таблицы нужно установить курсор в столбец «Имя поля» соответствующей строки.

Каждый атрибут представляется в строке таблицы БД значением определенного типа. По умолчанию в Access полю присваивается тип «Текстовый». Но пользователь имеет возможность задать свой тип для определяемого поля: при перемещении курсора в столбец типа данных в соответствующей ячейке появляется кнопка раскрытия списка, которая позволяет раскрыть список всех используемых в Access типов данных; в этом списке можно выбрать нужный тип, соответствующий назначению атрибута:

- Текстовый тип используется для хранения любой последовательности символов. Текстовые поля могут содержать до 255 символов (по умолчанию длина равна 50 символам).

- Тип «Числовой» используется для представления числовых значений (кроме денежных сумм).

- Тип «Дата/время» предназначен для хранения даты и/или времени.

- Тип «Счетчик» используется для автоматической нумерации добавляемой записи. В первой записи таблицы этому полю автоматически присваивается значение 1, значение этого атрибута в каждой следующей записи увеличивается на 1. Можно также задать случайный выбор значений.

- Денежный тип используется для хранения числовых значений денежных сумм. Использование этого типа позволяет избежать ошибок округления.

- Логический тип применяется для хранения логических величин, принимающих только два значения типа – «Да» (некоторое условие выполнено) и «Нет» (соответствующее условие не выполнено).

- Поле MEMO используется для хранения текста различного размера большого объема (до 32 тыс. символов).

Кроме перечисленных типов используются поля объекта OLE, содержащие объект OLE (такой объект может содержать документ другого приложения Windows: текстовый документ или таблицу, аудио- или видеозапись, рисунок и т.п.), поля типа «Гиперссылка», содержащие буквенно-цифровой идентификатор – адрес гиперссылки, указывающий путь к другому объекту, документу или Web-вкладке. Мастер подстановок используется для задания набора значений, которые может принимать это поле (например, если значения поля представляют коды, заданные в некотором словаре (например, районов города), то можно указать, что поле должно содержать только коды, перечисленные в этой таблице-словаре).

В нижней части окна после определения типа поля на специальных вкладках (раздел «Свойства поля») можно задать параметры, устанавливаемые для значения каждого типа, например: для текстовых данных определяются их размер, формат и маска ввода, а также значение, устанавливаемое по умолчанию, и признак, обязательно ли вводить значение в это поле и допустима ли в качестве значения пустая строка и т.д. Свойство поля может быть введено с клавиатуры в соответствующем поле ввода как символьная строка, выбрано из списка (тогда при выборе этого свойства справа от поля ввода появляется кнопка раскрытия списка) или сформировано в специальном диалоговом окне, раскрываемом кнопкой, содержащей... , появляющейся после выбора этого поля справа от строки ввода.

Для многих типов можно указать специальные условия, которым должно удовлетворять данное поле (условие определяется в окне построителя выражений, открываемом щелчком по кнопке, расположенной справа от поля ввода этого параметра), сообщение об ошибке, которое может быть выведено на экран при неправильном вводе данных пользователем, не удовлетворяющем заданным условиям.

Таблицу можно проиндексировать по значениям, расположенным в некоторых столбцах (обычно – по ключевым значениям), что ускоряет поиск и сортировку данных в ней.

Форматы полей и условия, налагаемые на значения, – это наиболее мощные средства. Формат определяет вид данных в поле таблицы. При описании формата используются специальные символы (как и в Excel), назначение этих символов при определении форматов можно узнать в справочной системе Access (на вкладке «Предметный указатель» окна справочной системы можно найти информацию по форматам положительных и отрицательных чисел, текстовых полей и т.д.).

Если поле ввода содержит символьные константы (т.е. в одних и тех же позициях вводимой строки должны постоянно появляться одни и те же символы) и позиции для заполнения, то можно задать свойство «Маска ввода». Маска ввода обеспечивает соответствие данных определенному формату, а также заданному типу значений, вводимых в каждую позицию. При вводе данных символы шаблона, выбранные в маске и размещенные в нужных позициях, заменяются вводимыми символами.

Если для поля определены как формат отображения, так и маска ввода, то при добавлении и редактировании данных используется маска ввода, а параметр «Формат поля» определяет отображение данных при сохранении записи. Если используются оба свойства, результаты их действий не должны противоречить друг другу.

Выражения, определяющие условия, могут включать символы математических операций, операций сравнения, вызовы функций, скобки; в качестве операндов могут использоваться константы и имена полей, заключенные в квадратные скобки. Для ввода выражения можно использовать имеющиеся в окне кнопки, элементы списков (значки списков похожи на значки папок, их можно раскрыть двойным щелчком по значку). Более подробная информация находится в справочной системе.

В рассматриваемом учебном примере поля кодов (номеров), являющиеся первичными ключами таблиц, могут иметь тип счетчиков, они же используются при индексации таблиц. Все остальные поля (кроме стоимости и дат) могут быть текстовыми.

Ввод описания поля (комментария) является необязательным.

Для определения и изменения структуры разрабатываемой таблицы достаточно щелкнуть кнопкой мыши внутри соответствующего поля и внести необходимые изменения.

Для вставки нового поля следует поместить указатель в то место, куда должно быть вставлено в таблице новое поле и выполнить команду вставки строки (меню «Вставка»). Для удаления поля его нужно выделить щелчком мыши на кнопке слева от имени поля и выполнить команду «Удалить строки» в меню «Правка». Те же операции можно выполнить с помощью кнопок панели инструментов.

Для определения ключевых полей следует выделить их (если ключ является составным, выбирается сначала первое поле щелчком на кнопке, расположенной слева от названия поля, а затем при нажатой клавише Ctrl выделяются остальные поля) и выполнить команду «Ключевое поле» меню «Правка» или щелкнуть соответствующую кнопку панели инструментов. Рядом с выбранными полями появится пиктограмма ключа. Выбор поля в качестве ключевого можно отменить теми же средствами.

Если ключевые поля не заданы, то при сохранении таблицы Access предложит их создать автоматически. Ключевые поля размещаются в таблице первыми.

Для сохранения созданной таблицы можно закрыть окно любым имеющимся в распоряжении пользователя способом: или с помощью кнопки на его заголовке, или двойным щелчком на пиктограмме таблицы в левом верхнем углу окна, или одним щелчком на этой пиктограмме, после чего открывается меню в котором можно выбрать команду «Закрыть», или выполнить команду «Закрыть» в меню «Файл». При закрытии окна появится запрос о том, нужно ли сохранять внесенные в таблицу изменения. В открывшемся диалоговом окне нужно ввести имя таблицы. Если при сохранении таблицы Access обнаружит ошибки, на экране появится соответствующее сообщение и операция не будет выполнена. После исправления обнаруженных ошибок операцию можно повторить.

Значок созданной таблицы появляется в окне создаваемой БД.

Примечание: на вкладке «Подстановка» можно определить дополнительные сведения о каждом поле, в частности, можно указать источник данных (таблицу) для поля, в котором хранится код записи из связанной таблицы-справочника. Тогда при генерации форм Мастер будет использовать эту информацию для выбора и размещения на форме подходящего элемента управления, его настройки.

Задание 3. Определите структуру таблицы «Сотрудники» в окне конструктора:

1. Установите курсор в столбец «Имя поля» первой строки окна Конструктора таблиц. Введите имя столбца создаваемой таблицы «КодСотрудника».

2. Переведите курсор в поле «Тип данных» той же строки. Из списка возможных типов выберите тип «Счетчик» (все значения счетчика будут автоматически определяться Access и будут уникальными для таблицы).

3. Щелкните по кнопке «Ключевое поле» панели инструментов Access, указывая, что данное поле будет первичным ключом таблицы (слева от имени поля появится значок ключа). По ключевому полю автоматически будет выполняться индексация.

Повторите шаги 1 и 2 для следующих строк, указав имена полей «Имя», «Отчество» и «Фамилия» и выбрав для них текстовый тип.

12 3 4 5 Следующая ⇒