Лабораторная работа 2. Создание макроса

Рассмотрим средства разработки и использования макроса на примере создания и выполнения макроса, автоматизирующего процесс слияния.

Откройте файл, содержащий основной документ, созданный в предыдущем задании (файл «Справка для слияния»). Сохраните этот документ в качестве шаблона под именем «Шаблон справки.dot».

Примечание. Не забывайте, что при создании документов Word предоставляет Вам возможность выбора шаблонов из определенных папок, поэтому настройте соответствующие параметры системы в диалоговом окне «Параметры» (вкладка «Расположение»), открываемом с помощью команды меню Сервис.

Задание. Запишите макрос, который выполняет команду слияния основного документа, созданного на базе шаблона «Шаблон справки.dot», с данными из источника данных, содержащегося в файле «Данные для справки», созданном при выполнении предыдущего задания; назначьте макрос кнопке панели инструментов «Стандартная».

Для решения поставленной задачи выполните следующие шаги:

1. Продумайте и выполните все подготовительные действия, которые должны предшествовать выполнению макроса. В данном случае подготовка к выполнению макроса состоит в

– создании шаблона (файл «Шаблон справки.dot») и

– подготовке источника данных (таблица, находящаяся в файле «Данные для справки», должна содержать всю необходимую для печати справок информацию).

2. Продумайте действия, которые должны быть записаны в макросе. В данном случае необходимо записать следующие команды:

– создание основного документа на базе шаблона «Шаблон справки.dot»;

– выполнение команды слияния с указанием основного документа, созданного предшествующей операцией, и заранее подготовленного источника данных – файла «Данные для справки».

3. Запишите макрос, выполнив следующие действия:

– Выполните команду Макрос4Начать запись….

– В открывшемся диалоговом окне (рис. 50) введите имя макроса «Справки».

– В качестве описания (комментария) введите текст «Макрос выполняет слияние основного документа, создаваемого на базе шаблона справки, с данными из источника».

Рис. 50. Окно настройки параметров макроса

– В группе «Назначить макрос» щелкните кнопку «панели».

– В открывшемся диалоговом окне настройки (вкладка «Команды») «схватите» команду-макрос (ее имя вы только что ввели) и переместите ее на панель с помощью мыши; выполните настройку кнопки (выделите ее и щелкните кнопку Изменить выделенный объект), оставив на ней только рисунок («Основной стиль») и изменив рисунок с помощью мыши, придав кнопке вид .

– Закройте окно.

– Курсор мыши изменил форму (к стрелке «прикрепилась» кассета), это означает, что идет запись макроса. Все действия, выполняемые вами до остановки записи, будут записаны в макрос. Таким образом, далее нужно выполнить те шаги, которые были продуманы для записи макроса. А именно:

– Выполните команду Создать… в меню Файл.

– В диалоговом окне найдите и выберите шаблон «Шаблон справки».

– Установите в группе «Создать» переключатель «документ».

– Щелкните кнопку ОК.

Будет создан основной документ, содержащий текст справки. Документ будет открыт в новом окне.

4. Выполните команду слияния, как это было показано выше (откройте источник и выполните слияние в документ).

Команда слияния будет выполнена. Теперь нужно завершить запись макроса.

5. Завершите запись макроса, щелкнув по кнопке (Остановить запись) панели «Остановка записи» или выполнив команду Макрос4Остановить запись в меню Сервис.

Примечание. Кнопка позволяет приостановить запись, если необходимо выполнить действия, которые не должны запоминаться в макросе.

Закройте основной документ и созданные экземпляры справок. Откройте документ-источник данных. Внесите изменения в таблицу, включив в нее еще несколько строк, содержащих новые имена. Сохраните изменения и закройте документ.

Проверьте работу записанного вами макроса. Для этого щелкните кнопку, вынесенную Вами на панель инструментов для его вызова. В результате выполнения макроса все действия, которые Вы в него включили, будут повторены автоматически, т.е. должен быть создан основной документ с текстом справки и выполнена команда слияния, создающая по экземпляру справки для каждой записи в таблице. Каким еще способом можно выполнить макрос?

Задания для самостоятельного выполнения

Создайте документ – «базу данных», содержащую в табличном виде информацию о сотрудниках фирмы:

№	Фамилия	Имя	Отчество	Пол	Год рождения	Домашний адрес
	Иванов	Иван	Иванович	м		Пермь, ул. Ленина, д. 15, кв. 106
	Петрова	Полина	Павловна	ж		Пермь, ул. КИМ, д. 12, кв. 48
....... ....................................... ...........

Сохраните документ в файле «Данные о сотрудниках».

Выполните, используя данную таблицу, приведенные ниже задания.

Задание 1

Выведите на печать с помощью команды слияния поздравления с Международным женским днем всем сотрудницам фирмы. Для выполнения задания следует использовать возможности отбора данных при выполнении слияния.

Задание 2

Выведите на печать с помощью команды слияния поздравления с днем пожилых людей всем сотрудникам фирмы старше 60 лет, используя команду отбора данных.

Задание 3

Создайте шаблон бланка печати поздравления с днем пожилых людей. Запишите макрос, позволяющий напечатать поздравления всем сотрудникам старше 60 лет на основе созданного шаблона.

Задание 4

Выведите на печать с помощью команды слияния поздравления с праздником всем сотрудникам фирмы. Бланк поздравления имеет следующий формат:

«Обращение» «Адресат»!

Поздравляем Вас с праздником…! От имени руководства…

 

С наилучшими пожеланиями,

директор фирмы И.Н. Голова

В этом поздравлении поле «Обращение» необходимо заменить на один из возможных вариантов, например: «Уважаемый», «Глубокоуважаемый», «Дорогой», «Господин» и т.п. Обращение индивидуально для каждого сотрудника. Поле «Адресат» зависит от возраста адресата (например, к молодым людям можно обращаться по имени, а к более старшим сотрудникам – по имени и отчеству.

Какой информацией нужно дополнить таблицу, чтобы выполнить это задание? При выполнении задания следует воспользоваться полем Word «IF…THEN…ELSE». Эти поля могут быть вложенными, т.е. в части кода поля «THEN» или «ELSE» вместо вывода строки можно вставить еще одно поле. Для вставки поля внутрь другого поля нужно раскрыть его код с помощью контекстного меню и установить курсор (точку вставки) в ту позицию, куда должно быть вставлено новое поле.

2.6. Доступ к данным в команде слияния
с помощью MS Query

Команда слияния позволяет получить доступ не только к данным из таблицы Word или Excel, но и из таблиц и представлений (запросов) базы данных.

При открытии источника данных (рис. 51) нужно выбрать файл БД и указать метод доступа к нему (рис. 52).

В зависимости от выбранного метода доступа пользователю предоставляются различные возможности работы с данными (рис. 53, 54).

Рис. 51. Выбор источника

 

Рис. 52. Выбор метода доступа

Рис. 53. Работа с БД OLE DB

 

Рис. 54. Работа с БД с помощью ODBC

При работе с источниками через ODBC можно настроить параметры доступа к источнику (рис. 55). В зависимости от настройки пользователю будет доступна либо только информация из таблиц БД, либо и результаты запросов, а также информация из системных таблиц (метаданные). Эта информация может быть полезна для реализации средств генерации запросов пользователем в приложении (имена таблиц, полей и пр. (рис. 56)).

Рис. 55. Настройка параметров

 

Рис. 56. Выбор таблиц (при настройке параметров отмечены системные таблицы и представления)

Выбрав таблицы, пользователь получает доступ к их полям и может вставить их в документ Word с помощью команды вставки полей слияния (рис. 57).

Рис. 57. Выбор полей слияния из БД

Средство MS Query позволяет сформировать запрос, не открывая базу данных. Для его запуска следует при открытии источника (в окне выбора источника данных) воспользоваться командой запуска, которая в окне открытия доступна через кнопку (список) «Сервис».

В окне Microsoft Query можно выбрать источник данных (открыть БД) и создать запрос к нему. Построитель запроса имеет интерфейс, сходный с интерфейсом Конструктора запросов MS Access (рис. 58).

Рис. 58. Окно Microsoft Query

Задание для самостоятельного выполнения

Используя MS Access и описанные выше средства доступа к данным и возможности разработки приложений на основе MS Office, создайте базу данных в выбранной предметной области и разработайте приложение баз данных с использованием возможностей MS Office, удовлетворяющее следующим требованиям:

1. Опишите процесс проектирования базы данных (нормализацию базы данных). База данных должна удовлетворять требованиям, как минимум, 3‑ й нормальной формы. Должен быть реализован принцип однократности ввода данных через использование справочников и классификаторов.

2. Создайте таблицы базы данных и формы для ввода и редактирования данных. Для удобства пользователя должны быть созданы реляционные (иерархические) формы с возможностью выбора данных из связанных таблиц.

3. Разработайте запросы к базам данных:

- на выборку данных, отвечающих критериям, устанавливаемым пользователями (создать параметризованные запросы);

- запросы, позволяющие автоматизировать выполнение операций над выбранными данными (запросы на вычисление).

Создайте формы для отображения результатов запросов в удобной для пользователей форме.

4. Разработайте отчеты на основе данных, выбираемых из базы данных (отчеты должны включать сгруппированные данные, а также вычислимые поля с итоговыми данными для групп и всех данных, включенных в отчет, например, общее число записей в каждой группе и в отчете, максимальные, минимальные, средние или суммарные данные по показателям, включенным в отчет).

5. Разработайте шаблон документа, содержание которого вычисляется на основе данных, получаемых из базы данных с помощью команды слияния. В документе должны быть использованы поля слияния и поля Word, позволяющие формировать документ в зависимости от выполнения условий для данных, выбираемых из базы (например, используйте поля IF…THEN…ELSE или SKIPIF и пр.). Рассмотрите различные варианты выбора источника данных и использование различных методов доступа.

6. Разработайте макрос для автоматизации выполнения операции слияния.

7. Разработайте приложение с использованием Visual Basic for Application на основе MS Excel, в котором средствами OLE Automation осуществляется получение данных из базы данных MS Access с использованием методов DAO или ODBC Direct. Полученные данные размещаются в таблице на рабочем листе и обрабатываются средствами электронных таблиц (строятся диаграммы, сводные таблицы и пр.).

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Биллинг В.А. VBA в Office 2000. Офисное программирование. М.: Издательско-торговый дом «Русская редакция», 1999. 480 с.

2. Вемпен Ф. Microsoft Office 97 Professional. 6 книг в одной / Пер. с англ. М.: БИНОМ, 1997. 720 с.

3. Замятина Е.Б., Лядова Л.Н. Офисные технологии и основы Visual Basic for Applications. Пермь: Перм. ун‑ т, 2001. 232 с.

4. Лядова Л.Н. и др. Microsoft Office: от начинающего пользователя до профессионала: Учебно-методическое пособие в 2 частях: Часть 1. Microsoft Office для пользователя. Пермь: Пермский университет, 2007. 412 с.

5. Лядова Л.Н., Ланин В.В. Microsoft Office: от начинающего пользователя до профессионала: Учебно-методическое пособие в 2 частях: Часть 2. Основы офисного программирования. Пермь: Пермский университет, 2007. 388 с.

 

СОДЕРЖАНИЕ

Глава 1. ОСНОВЫ СУБД ACCESS. 2

1.1. Основные понятия. 3

1.2. Проектирование базы данных.. 11

1.3. Создание БД в Access. 13

1.3.1. Создание файла БД.. 13

1.3.2. Создание таблиц БД.. 15

1.3.3. Создание связей между таблицами БД.. 22

1.3.4. Ввод данных в таблицы БД.. 25

1.3.5. Создание форм.. 27

1.3.6. Работа с запросами к БД.. 36

1.3.7. Работа с отчетами. 44

Глава 2. Организация доступа к внешним данным из приложений MS Office 50

2.1. Технологии доступа к данным.. 50

2.1.1. ODBC.. 50

2.1.2. DAO.. 51

2.1.3. RDO.. 51

2.1.4. OLE DB.. 52

2.1.5. ADO.. 52

2.1.6. ADO.NET. 53

2.2. Доступ к данным из приложений MS Office. 53

2.2.1. Интерфейс ODBC.. 54

2.2.2. Использование DAO для доступа к данным.. 58

2.2.3. Интеграция данных и работа в сети. 66

2.2.4. Доступ к данным Excel из СУБД Access. 66

2.2.5. Выбор метода доступа к данным.. 67

2.3. Особенности раннего и позднего связывания. 69

2.3.1. Задача связывания. 69

2.3.2. Раннее связывание. 69

2.3.3. Позднее связывание. 72

2.4. Доступ к данным и автоматизация трудоемких операций в Word 73

2.4.1. Использование полей. 74

2.4.2. Слияние документов. 74

2.5. Разработка и использование макросов. 77

Лабораторная работа 1. Команда слияния. 78

Лабораторная работа 2. Создание макроса.. 84

Задания для самостоятельного выполнения. 88

2.6. Доступ к данным в команде слияния с помощью MS Query 89

Задание для самостоятельного выполнения. 95

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ... 97

 

Учебное издание

Лядова Людмила Николаевна

Основы СУБД Access

Учебно-методическое пособие

 

 

⇐ Предыдущая12345

Поделиться:

Популярное:

1. I WORK UNDER MANY DIFFICULTIES (я работаю в трудных условиях: «под многими сложностями»)
2. А. В. Петровский разработал следующую схему развития групп. Он утверждает, что существует пять уровней развития групп: диффузная группа, ассоциация, кооперация, корпорация и коллектив.
3. Бакалаврская выпускная работа
4. Банковская система и предложение денег. Центральный банк, его функции. Коммерческие банки. Создание денег банковской системой. Банковский мультипликатор. Денежная база.
5. Безопасность объектов почтовой связи и работающего персонала.
6. БИЛЕТ 13. Работа по перемещению контура с током в магнитном поле. Энергия магнитного поля
7. БЛОК 3. Создание работоспособности.
8. БУДЕТ ЛИ ЭТО РАБОТАТЬ У ВАС?
9. В помещении насосного блока находится электрооборудование, работающее под высоким напряжением, и подача жидкости пенообразователя может вызвать замыкание.
10. Ваня: В ТОС меня привело желание подзаработать денег на свою мечту. Я хочу приобрести себе новый телефон. Про Трудовой отряд я узнал от своего друга Леши. И вот мы решили пойти работать .
11. Взаимосвязь экономического и психологического подхода в работах Даниэля Канемана и Вернона Смита.
12. Вопрос 22. Параллельная работа источников электроэнергии постоянного и переменного токов в авиационных системах электроснабжения.