Унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации

Унифицированная система внешнеторговой документации

При создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации. Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.

Унификация текста документа. Принципы унификации текстов.

Унификация текстов управленческих документов позволяет ускорить принятие управленческих решений и упростить процесс подготовки и оформления документов.

Текст унифицированных документов оформляют в виде: связного (типового) текста; трафарета; анкеты; таблицы; соединения форм (композиции в виде связного текста, анкет, таблиц).

Преимущества унификации и стандартизации служебных документов очевидны: по данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в 10 раз интенсивнее, чем неунифицированный, что позволяет ускорить работу над принятием конкретного управленческого решения; кроме того, работая над составлением документа, его автор получает возможность сосредоточить свое основное внимание на важнейших, свойственных только этому документу, аспектах.

При унификации текстов документов должны соблюдаться следующие принципы:

· объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;

· строгое соответствие между составом информации и видом документа;

· использование текстовых формул - устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единиц измерения и т.д.

Унификация текстов служебных документов осуществляется на основании государственных стандартов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа - его объему, внутренней структуре и т.д.; образцы общей формы документов - состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.п.; требования к языку документов.

Из задач унификации и стандартизации вытекает и необходимость в создании шаблонов документов - единых по форме для каждой конкретной организации. Шаблоны документов предусматривают состав реквизитов, необходимый для обеспечения юридической состоятельности будущего документа (для каждого вида документов - свой состав реквизитов), а также соответствие потребностям документирования, сложившимся в организации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

- федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

- предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

Настоящий стандарт устанавливает:

- состав реквизитов;

- требования к оформлению реквизитов;

- требования к бланкам и оформлению документов;

- требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т. е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.

17. Понятия " реквизит документа", " формуляр документа". Формуляр-образец. Типовой формуляр.

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ — (лат. requisitum — необходимое) — совокупность обязательных сведений данных, предусмотренная действующими правилами или законом для документов, без которых они не могут служить основанием для совершения операций, отсутствие которых лишает документ юридической силы.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр – образец документа – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конституционной сетки и основные реквизиты.

Типовой формуляр - характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

18. Оформление реквизитов «адресат», " заголовок к тексту".

Реквизит " Адресат" оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения.¹

В качестве адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.²

При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже.³

Например:

Федеральное архивное агентство

При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации.

Например:

ЗАО " Термика" Управление производства и внедрения информационных систем

В реквизите " Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.⁴

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.⁵

Например:

Администрации районов Московской области

При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией.⁶ Между инициалами и фамилией должен быть пробел.

Например:

Генеральному директору ЗАО " Термика" А.Г. Цицину

или

ЗАО " Термика" Генеральному директору А.Г. Цицину

Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.¹

Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.²

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?,

например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?,

например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.³

Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, т.к. не читая всего текста можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение.⁴

Заголовок расмещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.⁵

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, к любому документу формата А4, кроме извещений, телефонограмм, телеграмм.⁶

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.⁷

Бланк документа при необходимости может включать ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизита " Заголовок к тексту".⁸

⇐ Предыдущая 123 4 5 6 Следующая ⇒