Инструкция по делопроизводству, ее назначение, порядок разработки и утверждения.

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 6Следующая ⇒

Инструкция по делопроизводству — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации.

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Инструкция оформляется на общем бланке.

Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем.

На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу.

При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.

Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.

Инструкция утверждается нормативным правовым актом (приказом, распоряжением и др.), издаваемым руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу титульного листа Инструкции и состоит из слова УТВЕРЖДЕНА, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНА

Приказом Федеральной

архивной службы России

от 27.11.2000 № 68

К числу обязательных разделов Инструкции можно отнести следующие:

· Общие положения;

· Подготовка и оформление документов;

· Организация документооборота и исполнения документов;

· Контроль исполнения документов;

· Формирование дел и хранение документов.

34. Понятия «документооборот», «объем документооборота». Основные требования к организации документооборота в органах государственного и муниципального управления

документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период

Процессы документооборота в государственных и муниципальных организациях имеют особенности. Делопроизводство функционирует строго в соответствии с государственными требованиями и регламентами, на основе которых четко описаны правила и порядок рассмотрения, обработки, маршрутизации документов, жизненный цикл документа, уровень исполнения, должностные обязанности и т.д. Действует регламентированное описание всех процессов, которое осуществляется строго в соответствии с документационным обеспечением. Система документационного обеспечения должна быть адекватно вписана в действующую СЭД.

В большинстве российских государственных организаций уже автоматизированы процессы управления. При этом документационные базы данных представлены в сетевом или локальном вариантах, и могут быть едиными или независимыми. Однако, в отдельных случаях, до сих пор может полностью отсутствовать какая-либо электронная автоматизация делопроизводства, сотрудники могут пользоваться в своей работе исключительно старыми кустарными методами, или отдельными текстовыми программами.

Еще одной характерной особенностью структур органов государственной власти является наличие специализированных подразделений и специалистов, в функциональные обязанности которых включены вопросы делопроизводства. Одним из дополнительных требований часто может являться необходимость длительного хранения информации предыдущего периода обработки в базе данных.

Прием и регистрация документов. Формы регистрации.

регистрация документа: Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения

регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации

Существуют три формы регистрации документов:

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой. В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.

Автоматизированная форма. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.

Организация информационно-поисковой системы по документам организации.

Одна из главных целей регистрации — создание банка данных о документах учреждения. На его основе служба делопроизводства обязана в несколько минут ответить на вопросы двух типов:

• у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;

• в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Для ответа на такие вопросы информационно-поисковая система должна охватывать весь массив документов учреждения.

Информационно-справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.

Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.

Общий срок хранения карточек — три года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми.

В целом, до внедрения компьютерных технологий в сферу управления, информационно-справочная работа по документам организации была слабым участком работы делопроизводственных служб.

Возможности информационно-справочного обслуживания значительно расширены с введением автоматизированной системы регистрации.

Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы данных по документам учреждения. Эта форма работы с электронными копиями документов в последнее время получает все большее распространение. В этом случае к регистрационной карточке на документ автоматически прикрепляется файл с текстом самого документа (входящий — полученный по электронной почте, факсу либо введенный путем сканирования и последующего распознавания бумажного документа, исходящий или внутренний — подготовленный с помощью текстового редактора, электронной таблицы и т.п.).

Такие полнотекстовые системы позволяют осуществлять поиск не только по реквизитам, внесенным в карточку на документ, но и по содержанию документа, т.е. искать документы, в тексте которых имеются те или иные слова или словосочетания.

Компьютерные технологии позволили во много раз уменьшить время поиска необходимой информации по документам и самих документов, что заметно повлияло на качество принимаемых управленческих решений и текст создаваемых документов.

Предварительное рассмотрение документов. Направление на исполнение.

После этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

При этом предварительно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:

примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;
перечня должностных лиц и их обязанностей;
технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

При рассмотрении поступившего документа учитываются:

важность его содержания;
сложность и новизна поставленных вопросов;
авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
реальная срочность исполнения документа;
вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др.

Задача службы ДОУ на данном этапе – освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов. К руководителю должны поступить только документы, касающиеся основных вопросов деятельности учреждения, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы сразу передаются в подразделения или непосредственным исполнителям.

Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.

Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

⇐ Предыдущая 1 2 345 6 Следующая ⇒