Правила обработки исходящих документов

Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформ­ление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработка и отправка осуществляются централизованно экс­педицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами.

Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отмет­кой о категории отправления.

Служба делопроизводства проверяет правильность оформле­ния документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, да­ты подписания, регистрации и отправки.

Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные под­разделения.

На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводст­ва составляют опись рассылки, на которой в экспедиции про­ставляется фамилия сотрудника и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются к отправ­ке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегист­рированного в установленном порядке.

Документы, переданные на отправку, обрабатываются и от­правляются в тот же день или не позднее первой половины сле­дующего рабочего дня.

 

Контрольные вопросы

 

1.Что понимается под объемом документооборота, почему он увеличивается?

2. Что входит в понятие документооборота?

З. Что влияет на организацию движения документов?

4. Какие организационные документы определяют порядок движения документов в организации (фирме)?

5. Каковы основные правила организации документооборота?

6. Какие основные потоки документов можно выделить в орга­низации и в чем их особенность?

7. Какие требования предъявляются к организации приема и первичной обработки документов?

8. В чем значение предварительного просмотра и распределения поступивших документов и как они проводятся?

9. Назовите этапы работы исполнителя с документом. Какие тре­бования предъявляются к обработке исходящих документов?

10. Каковы правила обработки исходящих документов?

 

Регистрация документов

Значение и задачи регистрации документов

В организации работы с документами ведущее место занима­ет постановка регистрации документов. Именно сглаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда — обеспечение оперативного решения управленческих задач.

Регистрация документов — это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроиз­водства — в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно сде­лать, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т.е. документы должны быть зарегистрированы.

Регистрация определяется как «запись учетных данных о до­кументе по установленной форме, фиксирующей факт его соз­дания, отправления или получения»*. Как вытекает из опреде­ления, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Изд-во стандартов, 1998, п. 65.

 

Регистрация — один из начальных этапов работы с получен­ными документами, следующий сразу за их первичной обработ­кой, и предпоследний для отправляемых — после регистрации исходящие документы вкладываются в конверты или отправля­ются по другим каналам связи.

Так как количество документов, поступающих и создавае­мых в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства. Но именно хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет весь дальнейший про­цесс работы с документами. И поэтому рационализация дело­производства чаще всего начинается с пересмотра системы регистрации документов.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов, по документопотокам, по структурным подразделениям и т.п.

Сам процесс регистрации — это снятие (перенос) с доку­мента показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что по­зволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации закладывается информацион­но-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам.

⇐ Предыдущая9101112131415161718Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. I. ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТЬ ТЕРМИЧЕСКОЙ ОБРАБОТКИ ПИЩЕВЫХ ПРОДУКТОВ
2. II. Состав управленческих документов
3. III Часть. Аппаратное обеспечение обработки информации
4. III. Правила исполнения обязанности по уплате налогов и сборов
5. IV. Виды бланков документов, их изготовление и использование
6. VII. Прием, регистрация, учет и направление документов на исполнение
7. XI. СОВРЕМЕННАЯ КОММУНИКАЦИЯ И ПРАВИЛА РЕЧЕВОГО ОБЩЕНИЯ
8. Автороведческое исследование документов
9. Алгоритм обработки и анализа данных
10. Алгоритм обработки результатов ПФЭ
11. Аудит учредительных документов.
12. Б. Площадка специальной обработки