VII. Прием, регистрация, учет и направление документов на исполнение

7.1. Поступающие в администрацию МО «Котлас» документы принимаются, учитываются и регистрируются:

1) специалистом по ОКР в случае, если они поступили в адрес Главы МО «Котлас», Аппарата Главы МО «Котлас»;

2) специалистом органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», ответственным за делопроизводство, в случае, если они адресованы руководителю или работнику органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас».

7.2. Не подлежат регистрации:

1) телеграммы и письма оразрешении командировок и путевок;

2) сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;

3) наряды, счета на оплату;

4) рекламные извещения, плакаты, программы совещаний;

5) прейскуранты цен;

6) поздравительные письма и пригласительные билеты;

7) бухгалтерские документы;

8) периодические издания;

9) анонимные письма.

7.3. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. В нижнем правом углу входящего документа проставляется регистрационный штамп установленной формы.

7.4. Неправильно адресованные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

7.5. При обнаружении неполного комплекта документов (отдельных их листов) или приложений к ним, указанных в документе, специалистом по ОКР составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается у него, другой приобщается к поступившему документу, а третий посылается отправителю.

7.6. В случае, если поступившие документы повреждены, на оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается надпись «Документ получен в поврежденном виде».

7.7. После регистрации документа конверт уничтожается, за исключением случая, когда только по конверту можно установить адрес отправителя либо дату отправления (получения) документа.

7.8. На пакетах с пометкой «лично» проставляются дата поступления и учетный номер, пакеты передаются адресатам без вскрытия и учитываются в обычном порядке по реквизитам, указанным на конвертах.

7.9. Документ, поступивший до 15 часов, регистрируется в день поступления, поступивший после 15 часов может быть зарегистрирован датой следующего дня.

7.10. Информация о зарегистрированных документах хранится в течение трех лет.

7.11. Поступившие на имя Главы МО «Котлас» документы докладываются ему специалистом по ОКР и, согласно резолюциям Главы МО «Котлас», передаются работникам на исполнение. Поступившие в адрес органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас» докладываются руководителю и также передаются указанному в резолюции работнику на исполнение.

7.12. После рассмотрения поступивших документов соответствующим должностным лицом, резолюция о характере и порядке исполнения документа заносится в соответствующую графу журнала или регистрационной карточки и направляется исполнителю.

7.13. При необходимости документ, поступивший исполнителю на исполнение, может передаваться в другой орган или структурное подразделение администрации МО «Котлас» (должностному лицу) для разъяснения отдельных положений либо решения вопросов, находящихся в компетенции данного органа, структурного подразделения (должностного лица). В данном случае переадресация в журнале входящей корреспонденции не производится, и при поступлении в другой орган, структурное подразделение (другому должностному лицу) документ может не регистрироваться. Данный документ вместе с ответом передается органу, в структурное подразделение (должностному лицу), направившему документ для дачи разъяснений. Аналогичным образом передаются и запросы, касающиеся вопросов внутренней работы администрации, сопроводительные письма о рассмотрении либо согласовании документов от одного органа, структурного подразделения администрации МО «Котлас» в другой.

7.14. Если в резолюции указано два и более исполнителей, то ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Он имеет право созыва исполнителей, которые в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов, их исполнение. Ответственный исполнитель в случае необходимости получает от соисполнителей информацию в определенный им срок для дальнейшего ее обобщения.

7.15. Корреспонденция доставляется исполнителям в течение рабочего дня и передается без расписки в получении, но с отметкой в журнале или регистрационной карточке, кому и когда передан документ. Корреспонденция доставляется немедленно, если в резолюции указано «Срочно исполнить».

7.16. На документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, специалистом по ОКР на первой странице делается отметка, когда и как решен вопрос, заверяется подписью и сообщается об этом заинтересованной организации или лицу.

VIII. Исполнение документов

8.1. Сотрудник, которому, согласно резолюции должностного лица, его заместителя или руководителя органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас» (далее – должностного лица), дано поручение об исполнении поступившего документа, подготовке нового документа, является исполнителем документа.

8.2. Исполнитель документа должен выполнить поручение в соответствии с резолюцией должностного лица в сроки, указанные в резолюции. Если срок исполнения в резолюции не указан, применяется срок, установленный для исполнения такого рода документов.

8.3. Установленный должностным лицом в поручении или резолюции срок может быть продлен только им самим.

8.4. При необходимости продления срока исполнения документа исполнитель не позднее, чем за три дня до истечения установленного срока, представляет на имя соответствующего должностного лица мотивированную просьбу о продлении срока исполнения документа. Если исполнитель не обратился с просьбой о продлении срока исполнения документа или должностное лицо не продлило срок исполнения, документ считается не исполненным в срок.

8.5. В случае, если срок исполнения документа нарушен, работник несет дисциплинарную ответственность за нарушение исполнительской дисциплины, если причины нарушения срока не будут признаны должностным лицом уважительными.

8.6. Исполнитель к документу прилагает лист рассылки, в котором указываются адресаты, которым необходимо направить документ.

8.7. Документ, представляемый на подпись Главе МО «Котлас», оформляется на бланке Главы МО «Котлас». Подготовленный исполнителем проект документа за подписью Главы МО «Котлас» (за исключением проектов постановлений и распоряжений Главы МО «Котлас») в одном экземпляре представляется исполнителем непосредственно или через специалиста, ответственного за делопроизводство, в канцелярию, которая проводит проверку документа на предмет его грамотного составления и на предмет правильности его оформления в соответствии с Инструкцией и производит соответствующую корректировку.

Срок проведения проверки документа – в течение одного рабочего дня, а в экстренном случае – немедленно.

После проверки документ возвращается исполнителю или специалисту ответственному за делопроизводство, сообщением по телефону или помещается в соответствующую ячейку в приемной Главы МО «Котлас» (каб.206).

Документ проверяется специалистом канцелярии повторно после внесения изменений с целью удостоверения правильности их внесения. Если документ оформлен без замечаний, он возвращается исполнителю или специалисту, ответственному за делопроизводство, в указанном выше порядке, для доукомплектования.

Документ, представляемый на подпись руководителю органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», оформляется на бланке отдела или управления администрации МО «Котлас» и представляется на подпись руководителю органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас» через специалиста органа или структурного подразделения, ответственного за делопроизводство.

8.10. В случае оформления документа, указанного в п. 8.7. настоящей Инструкции, за подписью Главы с нарушением Инструкции… специалист канцелярии возвращает его исполнителю с замечаниями, после чего документ снова проверяется специалистом канцелярии.

Правильно оформленный документ специалист канцелярии (специалист органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», ответственный за делопроизводство) передает главному специалисту по ОКР Аппарата Главы МО «Котлас», руководителю Аппарата Главы МО «Котлас», руководителю органа администрации МО «Котлас» на подпись.

8.11. После подписания документа Главой МО «Котлас», руководителем Аппарата Главы МО «Котлас» главный специалист по ОКР передает его в канцелярию Аппарата Главы МО «Котлас» для присвоения регистрационного номера.

8.12. После присвоения документу регистрационного номера документ передается главному специалисту по ОКР, который на двух экземплярах (на финансовых документах – на трех экземплярах) документа ставит печать с изображением логотипа МО «Котлас», на остальных экземплярах, являющихся копиями документа, ставится факсимиле Главы МО «Котлас», печать Аппарата Главы МО «Котлас».

8.13. Оформленный документ передается главным специалистом по ОКР в канцелярию Аппарата Главы МО «Котлас» для отправки согласно листу рассылки (приложение № 12) тем адресатам, которые находятся в администрации МО «Котлас». Рассылку копий документов за пределы администрации МО «Котлас» (в предприятия, учреждения и организации) осуществляет исполнитель документа.

8.14. В случае, если документ подписан руководителем органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», его регистрацию и рассылку осуществляет специалист, ответственный за делопроизводство, того органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», где документ был исполнен.

⇐ Предыдущая 1 234 Следующая ⇒