IV. Виды бланков документов, их изготовление и использование

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 4Следующая ⇒

4. 1. Документы школы оформляются на бланках установленной формы и имеют обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 _* 297 мм).

Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором отражена постоянная информация и отведено место для переменной.

Бланк – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги одинакового с бланком формата, цвета и качества.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь размеры полей (в мм):

30 - левое;

10 - правое;

20 - верхнее;

20 - нижнее.

Размер шрифта - 14.

Расстояние межстрочных интервалов - одинарное.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

4. 2. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге как типографским способом, так и при помощи средств вычислительной техники.

4. 3. Реквизиты на бланках могут быть расположены угловым или продольным способом.

V. Порядок оформления документов

В деятельности школы создаются следующие виды документов: письма, справки, протоколы, докладные записки, объяснительные записки, телефонограммы, акты.

5. 1. Приказ – распорядительный документ, издаваемый директором школы, руководителями структурных подразделений, специалистами в целях разрешения основных и оперативных задач.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений.

5.1.1. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем (автором текста), руководителем структурного подразделения, а также руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

5.1.2. Образец бланка приказа утверждается приказом директора школы. Образец бланка приказа представлен в приложении 3 к Инструкции.

5.1.3. Датой приказа является дата его подписания. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания в журнале регистрации приказов.

5.1.4. Приказ имеет следующие реквизиты:

- Герб города;

- наименование вида документа (приказ);

- дата и номер приказа;

- заголовок к тексту;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения (при необходимости);

- подпись;

- визы согласования документа.

5.1.5. Заголовок приказа должен точно и кратко отражать содержание текста приказа и отвечать на вопрос «о чем? ». Точка в конце заголовка не ставится. Преамбула в проектах приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается вразрядку.

Проект приказа должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. В некоторых случаях текст приказа может содержать и одну распорядительную часть без констатирующей.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

5.1.6. Приказ может содержать приложения. Тогда оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения». Отметку располагают после текста, отступив от него 2 пробела (интервала). На приложении к приказу в правом верхнем углу первого листа проставляется отметка, состоящая из слова «Приложение» (его печатают без кавычек), наименования вида документа, даты, номера документа. Если приложений к одному приказу несколько, на них проставляется порядковый номер: «Приложение №1», «Приложение №2» и т.д.

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». В тех случаях, когда с содержанием приказа необходимо ознакомить всех сотрудников (или структурные подразделения), в каждое структурное подразделение передают заверенную копию приказа и лист ознакомления с фамилиями и инициалами сотрудников, которые ставят напротив своей фамилии личную подпись и дату. Оптимально, если подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Приказы подписывает руководитель структурного подразделения, а в его отсутствие - лицо, его замещающее. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

5.1.7. Оформление текста приказа. Текст приказа отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами. Используется шрифт Times New Roman размером 14 пт. при одинарном межстрочном интервале.

5.2. Справка – документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий. Справки делятся на две группы: справки информационного характера, описывающие и устанавливающие факты, события и содержащие сведения служебного характера, и справки, удостоверяющие юридический факт и выдаваемые заинтересованным гражданам или организациям. Обе группы справок оформляются на бланке школы в соответствии с установленными стандартами.

5.3. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, съездах, деловых встречах. Протоколы могут быть краткими и полными.

Вид протокола определяется в зависимости от формы мероприятия.

Протокол печатается на бланке школы или на обычных листах бумаги формата A4 и имеет обязательные реквизиты.

5.3.1. Реквизиты протокола: наименование совещательного (комиссия, совет, рабочая группа) органа, наименование вида протокола, дата заседания (совещания), номер протокола, место заседания (совещания), текст, подписи.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: - Председатель (фамилия и инициалы, должность);

- Секретарь (фамилия и инициалы, должность);

- Присутствовали (фамилия и инициалы, должность) – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших. При количестве участников до пяти человек в протоколе перечисляются участники заседания (совещания) с указанием их фамилий в алфавитном порядке и инициалов, а также должностей. Эти слова пишутся с большой буквы от начала левого поля.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня.

Выражение «Повестка дня» пишется от начала левого поля.

В разделе «ПОВЕСТКА ДНЯ» перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на заседании (совещании). Вопросы повестки дня располагаются в порядке их важности или сложности и установленного времени рассмотрения, нумеруются арабскими цифрами. Формулируются вопросы повестки дня с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос о чем?, например: «Об итогах...», «О деятельности...».

5.3.2. Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации вопросов повестки дня заседания (совещания). Разделы строятся по единой схеме:

СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... РЕШИЛИ... (ПОСТАНОВИЛИ...) и т.д.

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии, инициалы и должности докладчиков. В полной форме протокола приводятся фамилия, инициалы и должность докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, то допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: «Текст доклада (сообщения, информации) прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии, инициалы и должности лиц, выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня, без текста докладов и выступлений. В полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику.

В разделе «РЕШИЛИ» (ПОСТАНОВИЛИ) излагается текст принятых на заседании (совещании) решений с указанием сроков исполнения и ответственных за исполнение поручения.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании). Датой протокола является дата заседания.

После подписания протоколы регистрируются. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

5.3.3. Протокол регистрируется составителем. Срок оформления протокола - до 3 дней.

5.3.4. Подлинник протокола подлежит хранению согласно номенклатуре дел. Учет протоколов осуществляется поэкземплярно.

5.3.5. Протокольные решения доводятся до исполнителей в виде выписок из соответствующих протоколов, которые оформляются на бланке «Выписка из протокола», либо с помощью рассылочного листа. Выписки из протоколов заверяются подписью лица, составившего протокол, и учитываются поэкземплярно.

5.3.6. Оперативная работа по контролю исполнения поручений осуществляется специалистами, на которых при работе с протоколами совещаний, заседаний возлагается выполнение следующих обязанностей:

- оформление протоколов заседаний, совещаний;

- ознакомление и рассылка документов для выполнения поручения;

- контроль за выполнением поручений.

Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях с момента подписания и должен быть указан в тексте документа. Форма протокола представлена в приложении 5 к Инструкции.

5.4. Акт:

Акт – это документ, составленный несколькими лицами (комиссией) и подтверждающий установленные факты, события или действия.

Акты составляются как постоянно действующими комиссиями, так и по указанию руководителя.

Поводы для составления акта могут быть различными (акты ликвидации, списания, инвентаризации, несчастных случаев и др.). Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Член комиссии, не согласный с содержанием акта, должен подписать его с пометкой «Замечания прилагаются». Ряд разновидностей актов требует утверждения. Гриф утверждения заверяется печатью, после чего акт приобретает юридическую силу.

Форма акта представлена в приложении 6 к Инструкции.

5.5. Служебная записка – документ, адресованный руководителю, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Цель служебной записки – побудить руководителя принять определенное решение, поэтому текст, как правило, делится на две части. Первая – изложение фактов, послуживших причиной ее составления. Во второй части излагаются выводы, мнения, просьбы и предложения.

5.6. Служебная записка, оформляется на листе формата А 4, подписывается должностным лицом. Форма служебной записки представлена в приложении 7 к Инструкции.

5.7. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы:

- документы, как правило, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание отдельных положений основного документа;

- объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.

Объяснительные записки, относящиеся к первой группе, оформляются на фирменном бланке школы. Объяснительные записки второй группы имеют следующую специфику: текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Оформляются они на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем. Форма объяснительной записки представлена в приложении 8 к Инструкции.

5.7. Таблица – форма представления текста документа, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Таблицы применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских и организационно-распорядительных документах.

Таблицы в зависимости от характера заполнения ее граф разделяют на:

- цифровые (содержат только числовые данные и отдельные математические знаки);

- текстовые (содержат только текст);

- смешанные (одна часть колонок содержит текст, а другая - числа) и др.

Структура таблицы:

ГОЛОВКА (ШАПКА) ТАБЛИЦЫ
Заголовок граф	Заголовок граф	Заголовок строк
Подзаголовок графы	Подзаголовок графы	Подзаголовок графы	Подзаголовок графы

Строка	Строка	Строка	Строка	Подзаголовки строк

Таблица состоит из головки (шапки), боковика и прографки.

Головка (шапка) таблицы – это обобщенные и сгруппированные по смыслу наименования признаков.

Боковик таблицы – это крайняя левая часть таблицы, содержащая наименования объектов (заголовки и подзаголовки строк таблицы).

Прографка (графы) – это словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой - составная часть и столбца, и строки.

При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства чтения и экономичности.

Логичность построения таблицы означает следующее:

- расположение логического сказуемого таблицы в прографке (не в головке или боковике);

- правильная, логическая соподчиненность элементов таблицы: данных графы - ее заголовку, данных строки - показателю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки - объединяющему их заголовку верхнего яруса.

Головка (шапка) таблицы может быть одноярусной и многоярусной.

Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице.

В исключительных случаях, например, при составлении номенклатуры дел школы, головка (шапка) таблицы повторяется на каждом листе документа.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки – со строчных, если они грамматически подчинены заголовку. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф и строк не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения (тыс. руб., кв. м, кг и т.д.).

Справа над таблицей размещают слово «Таблица», после чего приводят номер таблицы (если таблица не одна). Точку после номера таблицы не ставят.

VI. Порядок оформления документов

⇐ Предыдущая 123 4 Следующая ⇒