Документирование хозяйственных операций

Бухгалтерским документом называется письменное свидетельство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции.

Все хозяйственные операции в обязательном порядке оформляются бухгалтерскими документами в хронологической последовательности их совершения. Такой подход обеспечивает сплошность, непрерывность, а, в некоторых случаях, и юридическое обоснование для отражения в учете хозяйственных операций.

Те документы, которые оправдывают совершение хозяйственных операций, получили наименование первичных учетных документов.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные элементы (реквизиты):

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) номер документа;

4) наименование организации, от имени которой составлен документ;

5) содержание хозяйственной операции;

6) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

7) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

8) личные подписи указанных лиц с расшифровкой.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на это лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Все финансовые документы в обязательном порядке подписываются руководителем и главным бухгалтером. При разногласии между руководителем и главным бухгалтером, руководитель должен издать приказ, в котором принимает ответственность на себя. В этом случае бухгалтер не несет административной или другой ответственности.

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю. Все распоряжения главного бухгалтера относительно организации бухгалтерского учета, учета имущества и обязательств, обязательны для всех работников предприятия.

Имущество организации является её собственностью и учитывается обособленно от личного имущества работников. Работники не несут ответственности по обязательствам организации так же, как и организация не несет ответственности по обязательствам работников.

Организация ведет бухгалтерский учет путем отражения хозяйственных операций по движению имущества и обязательств способом двойной записи на счетах бухгалтерского учета и простой записи на забалансовых счетах.

Счета бухгалтерского учета

Счет бухгалтерского учета – это способ группировки информации по учету экономически однородных видов имущества, видов обязательств и капиталов, финансовых результатов либо видов их движения [7].

Счета позволяют вести непрерывное текущее наблюдение, а также контроль за ведением хозяйственных операций.

Счет можно представить в виде схемы, показанной на рис. 1.1.

Дебет	Наименование счета	Кредит


…	…

Рис.1.1. Схема построения бухгалтерского счета

На рис.1.1. введены следующие обозначения:

– данные на начало отчетного периода по дебету счета (сальдо начальное).

– данные на начало отчетного периода по кредиту счета (сальдо начальное).

– данные наконец отчетного периода по дебету счета (сальдо конечное).

– данные на конец отчетного периода по кредиту счета (сальдо конечное).

… – хозяйственные операции (сумма, руб.) по дебету счета.

… – хозяйственные операции (сумма, руб.) по кредиту счета.

– оборот по дебету счета.

– оборот по кредиту счета.

Дебетовый оборот определяется как общая величина суммы всех хозяйственных операций по дебету счета.

Кредитовый оборот определяется как общая величина суммы всех хозяйственных операций по кредиту счета.

Для любого счета выполняется равенство: сальдо конечное на конец отчетного периода всегда равно сальдо начальному следующего отчетного периода.

Все счета распределяются на три группы:

1) активные счета, предназначенные для учета хозяйственных средств;

2) пассивные счета, предназначенные для учета источников образования хозяйственных средств;

3) активно-пассивные счета, учитывающие объекты, которые, в зависимости от хозяйственной ситуации и отраженных хозяйственных операций, могут быть или хозяйственными средствами или источниками образования хозяйственных средств.

Схема построения и расчета активного счета представлена на рис. 1.2. Цифровое обозначение в зоне «Наименование счета» обозначает его номер в плане счетов бухгалтерского учета (см. ниже), символ «А» – активный счет. В активном счете сальдо начальное отражается всегда по дебету счета.

Дебет	Наименование счета (А)	Кредит


Увеличение А+	Уменьшение А–
ОД	ОК

Рис. 1.2. Схема построения активного счета

В активном счете увеличение значения стоимости хозяйственных средств отражается всегда по дебету счета, а уменьшение значения отражается всегда по кредиту, причем ≥ 0, ≥ 0.

В активном счете сальдо конечное отражается всегда по дебету счета. Для расчета сальдо конечного для активного счета применяется формула:

Пример 1.1. Остаток денежных средств в кассе на начало отчетного периода составляет 10 000 руб.

Хозяйственные операции за отчетный период.

Операция 1. Выдана из кассы заработная плата 8 000 руб.

Операция 2. Получены с расчетного счета денежные средства в кассу 3 000 руб.

Операция 3. Выдана из кассы премия сотруднику организации 4 000 руб.

Решение примера 1.1 представлено в виде рис.1.3.

Дебет	50(А)	Кредит
	10 000
2)	3 000	8 000	1)
		4 000	3)
	3 000	12 000
	1 000

= 3 000; = 8 000 + 4 000=12 000; = 10 000 + 3 000 – 12 000 = 1 000

Рис. 1.3. Порядок расчета активного счета по условию примера 1.1

Схема построения и расчета пассивного счета представлена на рис. 1.4. Цифровое обозначение в зоне «Наименование счета» обозначает его номер в плане счетов бухгалтерского учета (см. ниже), символ «П» – пассивный счет.

Дебет	Наименование счета (П)	Кредит


Уменьшение П–	Увеличение П+
ОД	ОК

Рис. 1.4. Схема построения пассивного счета

В пассивном счете сальдо начальное отражается всегда по кредиту счета.

Для пассивного счета увеличение значения стоимости источников отражается всегда по кредиту, а уменьшение значения стоимости источников отражается всегда по дебету, причем ≥ 0, ≥ 0.

В пассивном счете сальдо конечное отражается всегда по кредиту счета.

Для расчета сальдо конечного для активного счета применяется формула

Пример 1.2. Задолженность организации по оплате труда на начало отчетного периода составляет 8 000 руб.

Хозяйственные операции за отчетный период.

Операция 1. Выдана из кассы заработная плата 5 000 руб.

Операция 2. Начислена заработная плата работникам основного производства

10 000 руб.

Операция 3. Выдана премия по результатам работы 12 000 руб.

Решение примера 1.2 представлено в виде рис. 1.5.

Дебет	70 (П)	Кредит
		8 000
1)	5 000	10 000	2)
3)	12 000
ОД	17 000	10 000	ОК
		1 000

ОД = 5 000 + 12 000 = 17 000; ОК = 10 000;

= 8 000 + 10 000 – 17 000 = 1 000

Рис. 1.5. Порядок расчета пассивного счета по условию примера 1.2

Схема построения и расчета активно-пассивного счета представлена на рис. 1.6. Цифровое обозначение в зоне «Наименование счета» обозначает его номер в плане счетов бухгалтерского учета (см. ниже), символ «АП» – активно-пассивный счет.

В активно-пассивном счете сальдо начальное может быть как дебетовым , так и кредитовым .

Для активно-пассивного счета увеличение значения стоимости хозяйственных средств отражается по дебету счета, уменьшение – по кредиту счета. Увеличение стоимости источников отражается по кредиту счета, а уменьшение значения стоимости источников отражается по дебету счета. Сальдо конечное может быть развернутым, т.е. иметь и дебетовую и кредитовую составляющие.

Дебет	Наименование счета (АП)	Кредит


Увеличение А+ Уменьшение П–	Уменьшение А- Увеличение П+
ОД	ОК

Рис. 1.6. Схема построения пассивного счета

Пример 1.3. Задолженность организации перед подотчетным лицом в связи с признанным перерасходом денежных средств подотчетным лицом на начало отчетного периода составляет 8 000 руб.

Хозяйственные операции за отчетный период.

Операция 1. Выдано из кассы под отчет 5 000 руб.

Операция 2. Признаны расходы подотчетного лица 4 000 руб.

Операция 3. Возмещен перерасход по предыдущему авансовому отчету 8 000 руб.

Операция 4. возвращены в кассу неиспользованные подотчетные суммы 1 000 руб.

Решение примера 1.3 представлено в виде рис. 1.7.

	Дебет	71 (АП)	Кредит
		8 000
1)	5 000	4 000	2)
3)	8 000	1 000	4)
ОД	13 000	5 000	ОК

Рис. 1.7. Порядок расчета пассивного счета по условию примера 1.3

На начало отчетного периода имеется задолженность организации и на счете 71 (АП) отражена величина стоимости источников хозяйственных средств. После выдачи под отчет 5 000 руб. возникает задолженность подотчетного лица перед организацией по второму авансовому отчету, которая представляет хозяйственное средство. Таким образом, на этот момент на счете 71 (АП) отражены одновременно и источники и средства. После признания 4 000 руб. задолженность подотчетного лица уменьшилась до 1 000 руб. Но при этом, по-прежнему, организация должна ему 8 000 руб. перерасхода. После возмещения перерасхода в 8 000 руб. остается задолженность работника в 1 000 руб. После возврата в кассу неиспользованной суммы счет 71 (АП) сальдо конечного не имеет.

12 3 4 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒