Автоматизация ввода кассовых операций
Для автоматизации ввода кассовых операций в конфигурации программы “1С: Бухгалтерия” предусмотрены документы “Приходный кассовый ордер” и “Расходный кассовый ордер”. Прежде чем перейти к использованию данных документов, определим наиболее часто встречающиеся понятия и термины.
Вид (тип) документа.
Все документы делятся на виды, каждый из которых предназначен для ввода и хранения специфической информации о хозяйственной операции определенного типа. Конфигурация предусматривает наличие заранее определенного набора форм документов. Расширить определенный набор видов документов можно лишь на этапе конфигурирования программы.
Документ можно использовать для разных целей:
- для ввода и сохранения информации первичного документа в компьютерной базе данных;
- для формирования бухгалтерских записей (проводок ) и их сохранения в базе учетных данных;
- для формирования печатного образа документа, который может быть просмотрен, сохранен в компьютере или распечатан.
Форма диалога для ввода документа.
Представляет собой экранную форму, содержащую поля для ввода реквизитов документа. Внешний вид формы документа, его свойства и состав полей определяются типом документа. Каждый документ имеет два обязательных реквизита - номер и дату. Документ может иметь две основные части: шапку и табличную часть. К шапке относятся реквизиты, которые являются общими для документа, т.е. имеют один экземпляр на документ.
Табличная часть документа представляет собой список однотипных данных, которые могут встречаться в количестве более одного на документ.
В общем случае табличная часть представляет собой совокупность строк одинаковой стркутуры. В некоторых документах табличная часть может использоваться как исходные данные для расчета общей суммы.
Документ. Обычно когда говорят о наличии или отсутствии документа в базе даанных, то имеют в виду конкретный экземпляр документа со своим номером, датой, набором реквизитов.
Журнал документов
Является формой, предназначенной для регистрации информации о введенных документах. Каждая строка журнала представляет собой запись, содержащую наиболее существенные реквизиты, идентифицирующие документ: его наименование, номер, дату и пр.
Как правило, за журналом закреплены определенные типы документов, которые могут быть в нем зарегистрированы. Например, для кассовых документов предусмотрен журнал с наименованием " Кассовая книга", этот журнал используется для регистрации документов двух типов - приходных и расходных кассовых ордеров.
Заметим, чтоодин и тот же документ может одновременно регистрироваться не в одном, а в нескольких журналах. В отличие от ручного учета ввод документа производится неоднократно, а компьютер самостоятельно осуществляет разноску записей о документе по разным журналам в соответствии с правилами, определенными при конфигурации системы.
Запись о любом ранее введенном документе можно найти в общем журнале, хотя, помимо него, информация о документе может быть помещена и в другие специализированные журналы.
Документ " Приходный кассовый ордер"
Рассмотрим порядок отражения кассовых операций с использованием документов типовой конфигурации на конкретном примере.
Задача 3
Согласно учредительному договору каждый участник АО должен внести на счет предприятия не менее 50% своей доли в уставном капитале в виде денежного взноса на расчетный счет предприятия в кассу, а оставшуюся часть оплатить в любой форме в течение первого года функционирования предприятия.
16 января 1999 года в кассу предприятия учредителями – физическими лицами в качестве взносов в уставный капитал были внесены суммы, приведенные в таблице.
| Учредитель
| Сумма (руб.)
| Дата
| Документ
|
| Доскин Е.Д.
| 15 000
| 16.01.98
| Приходный кассовый ордер № 1
|
| Чурбанов В.А.
| 12 500
| 16.01.98
| Приходный кассовый ордер № 2
|
| Шурупов Е.Л.
| 10 000
| 16.01.98
| Приходный кассовый ордер № 3
|
| ИТОГО
| 37 500
|
|
|
Ввод нового документа
Для решения поставленной задачи требуется отразить поступление денежных средств от учредителей в кассу. Для этого воспользуемся документом “Приходный кассовый ордер”.
Для ввода нового документа необходимо выбрать из меню “Документы” главного меню программы пункт “Кассовые- Приходный кассовый ордер”.
Рис. 14. Ввод документа " Приходный кассовый ордер"
В реквизите “Касса” установить тип кассы рублевая или валютная. Этот реквизит определяет дебетуемый счет (50.1 или 50.2).
В группе “Корреспондирующий счет, аналитика” выбором из Плана счетов), по кредиту которого будет корреспондировать счет 50. В нашем случае в качестве корреспондирующего счета необходимо выбрать счет 75.1 “Расчеты с учредителями по вкладам в уставный капитал”.
В зависимости от выбранного корреспондирующего счета ниже появятся поля для вода аналитических объектов, в разрезе которых ведется учет на выбранном счете.
На счете 75.1 аналитический учет ведется в разрезе контрагентов, поэтому программа автоматически включает в документ поле для ввода реквизита “Контрагент”. Это поле заполняется путем выбора значения из соответствующего справочника, обращение к которому осуществляется нажатием кнопки “…”.
В реквизите “Принято от” указываются реквизиты лица, от которого принимаются денежные средства. Если денежные средства вносит сотрудник организации, то с помощью кнопки выбора “…” в правой части поля ввода его можно выбрать из справочника “Сотрудники”.
В реквизите " Основание" указывается основание для внесения денежных средств в кассу.
В реквизите “Приложение ” перечисляются документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру. В нашем случае в поле “Приложение” перечисляются документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру: Выписка из учредительного договора АОЗТ “ЭПОС”.
В реквизите “Сумма” указывается сумма вносимых в кассу денежных средств.
В тех случаях, когда получение денежных средств связано с оплатой продукции, работ, услуг, облагаемых НДС, в форме ввода следует включить режим “ Указать в тексте НДС” и указать ставку налога (реквизит “Ставка НДС”).
В тех случаях, когда получение денежных средств связано с оплатой продукции, работ, услуг, облагаемых налогом с продаж, в форме ввода следует включить режим “Учитывать налог с продаж ” и указать ставку налога (реквизит “Ставка НП”).
С помощью флажка “Формировать проводки” можно задать режим проведения документа при записи. Если он установлен, то припроведении формируются проводки, а если не установлен, то документ проводится без формирования проводок.
При проведении документа автоматически формируется операция с проводкой по дебету субсчета 50.1 и кредиту счета, выбранного в экранной форме диалога.
Если корреспондирующем является счет 64.1 “Авансы полученные в рублях”, то в зависимости от указанного варианта реализации и значения параметра “Выделять НП с аванса” могут быть дополнительно сформированы проводки по начислению НДС и НП по дебету счета 64.1 в корреспонденции со счетами 68.2 “Расчеты с бюджетом по НДС” и 68.30 “Расчеты с бюджетом по НП.”
Если корсчет 62.1 “Расчеты с покупателями и заказчиками в рублях”, то для организаций с учетной политикой “по оплате”, в зависимости от указанного варианта реализации, могут быть дополнительно сформированы проводки по начислению НДС, НГСМ и НП по дебету счета 76.4 в корреспонденции со счетами 68.2, 67.2 “Расчеты по налогу на реализацию ГСМ” и 68.30.
Если корсчет 46 Реализация продукции (работ, услуг), то в зависимости от реализации дополнительно формируются проводки по начислению НП по дебету счета 46 в корреспонденции со счетом 68.30.
Завершить процесс ввода документа нажатием кнопки Ok диалоговой форме ввода документа.
Прежде чем завершить данный режим работы, программа выдаст два вопроса:
" Сохранить документ? " - положительный ответ приведет к сохранению документа в базе данных, кроме того, во все журналы, предусмотренные для документа данного типа, будут внесены записи о наличии документа.
" Провести документ" - положительный ответ приведет к проведению документа, т.е. будут сформированы проводки, предусмотренные данным документом, и помещены в базу учетных данных. При этом документ получит статус " Проведенный".
После завершения операции ввода нового документа увидим, что в окне журнала " Кассовая книга" появилась первая запись о введенном документе " Приходный кассовый ордер" № 1."
| Дата
| Документ
| Номер
| Приход
| Расход
| Корр.Счет
| От кого получено или кому выдано
|
| 16.01.99
| Прих.орд.
|
| 15 000.00
|
| 75.1
| От Доскина Ефима Давыдовича
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Проводки документа
Находясь в журнале документов (см.выше п. Автоматизация ввода кассовых операций, раздел " журнал документов" ), можно быстро перейти от документа к порожденным им операции и проводкам. Для этого, как показано на рис. 14.1, следует установить курсор на интересующем документе и посредством меню “Действия – Перейти в журнал операций”.В раскрывшемсяокнев качестве корреспондирующего счета необходимо выбрать счет 75.1 “Расчеты с учредителями по вкладам в уставный капитал”.
В зависимости от выбранного корреспондирующего счета ниже появятся поля для вода аналитических объектов, в разрезе которых ведется учет на выбранном счете.
На счете 75.1 аналитический учет ведется в разрезе контрагентов, поэтому программа автоматически включает в документ поле для ввода реквизита “Контрагент”. Это поле заполняется путем выбора значения из соответствующего справочника, обращение к которому осуществляется нажатием кнопки “…”в журнале операций (см. п. Форма ввода бухгалтерских операций) увидим, что данному документу соответствует операция, которая включает одну проводку.
Также возможна обратная последовательность действий.
Рис. 14.1. Обращение к журналу операций из журнала " Кассовая книга"
Популярное:
