Технологические этапы работы с документами

В Мировом суде г. Добрянки

Все документы на судебном участке № 59 Мирового суда, как внутренние и исходящие, так и входящие проходят процедуру регистрации. Регистрация – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения [59]. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие на судебный участок, принимаются, а также отправляются сотрудником канцелярии: старшим инспектором либо в его отсутствие – секретарем суда.

При поступлении документов на судебный участок, прежде всего, проверяется наличие всех документов и приложений к ним:

- старший инспектор вскрывает пакеты, проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем на первой странице обложки дела (письма) штамп, где указывается дата поступления документа и регистрационный номер по журналу учету;

- если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом немедленно докладывается мировому судье [28].

После вскрытия пакетов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов старший инспектор, составляет акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полеченным документам [28].

Поступившие дела, материалы и иные документы, в том числе присланные электронной почтой, факсом, а также телеграммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции в день получения, создаваемые - в день подписания [28].

Почта на имя мирового судьи с пометкой " лично" не вскрывается и передается по назначению.

На всех входящих документах проставляется отметка о поступлении документа в судебный участок, в виде штампа, где указывается дата поступления документа и регистрационный номер. Входящему документу присваивается самостоятельный регистрационный номер, который должен соответствовать номеру дела или номеру того разряда, в котором эта переписка должна храниться. Элементы регистрационного номера отделяются друг от друга через тире, например: 1/26-456 (1/26- номер дела, 456- номер по журналу регистрации входящей корреспонденции) [28].

На судебном участке № 59 Мирового суда не подлежат регистрации, а передаются секретарю судебного заседания с отметкой о времени получения их судебным участком для приобщения к делам следующие виды документов:

- судебные повестки, возвращенные суду;

- расписки в получении судебных повесток, копий обвинительных заключений (актов), исковых заявлений, извещений должника о поступлении заявления о выдаче судебного приказа;

- поздравительные письма и телеграммы;

- рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения);

- печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

После регистрации, но не позднее следующего рабочего дня, вся поступившая корреспонденция передается мировому судье для рассмотрения.

Что касается обработки исходящих документов на судебном участке Мирового суда, то основные этапы состоят из следующих операций:

1. Составление проекта документа исполнителем;

2. Согласование проекта документа;

3. Оформление или проверка правильности оформления документа;

4. Подписание и утверждение (если необходимо);

5. Регистрация документа;

6. Отправка документа адресату;

7. Подшивка второго экземпляра в дело.

Судебные дела и переписка, направляемые адресатам с рассыльными, записываются в разносную книгу для местной корреспонденции и сдаются получателям под расписку в этой книге с указанием даты, должности и фамилии получившего. Судебные повестки и копии процессуальных актов направляются судебным участком в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, в заказных письмах с заказными уведомлениями о вручении. Бланк уведомления прикрепляется к стороне письма, на которой не указывается адрес. На лицевой стороне письма делается отметка «судебное» [28].

Все дела, поступившие на судебный участок, регистрируются в соответствии с документами первичного статистического учета на учетно-статистических карточках (для уголовных дел – форма № 5, для гражданских дел – форма № 6, для административных дел – форма № 7) и в алфавитном указателе (для уголовных дел – форма № 5-а, для гражданских дел – форма № 6-а, для дел об административных правонарушениях – форма № 7-а) [27].

Алфавитные указатели ведутся на бумажном носителе при отсутствии автоматизированного производства в Мировом суде г. Добрянки.

По уголовному делу на несколько привлеченных лиц карточка формы № 5 заводится в соответствующем количестве экземпляров с указание порядкового номера на каждое лицо. В карточке с порядковым номером 1 заполняются сведения всех разделов, в остальных – только раздел Б «сведения о привлеченном лице».

По гражданскому делу заводится только один экземпляр карточки формы № 6, алфавитный указатель ведется на каждого ответчика. В автоматизированных программах, в которых ведется учет гражданских дел, должно быть обеспечено формирование запросов по требованиям истцов и ответчиков, заявителей в соответствии с алфавитными указателями [28].

По делу об административных правонарушениях заводится одна учетно-статистическая карточка формы № 7 на каждое привлеченное лицо.

Учетно-статистические карточки хранятся в картотеках отдельно по уголовным, гражданским, административным делам в порядке их номеров таким образом, чтобы последние номера помещались в передней части картотеки. В карточках, соответственно движению дела, должны быть заполнены все реквизиты, предусмотренные формами № 5, 6, 7 [87].

По истечении календарного года учетно-статистические карточки на дела, не рассмотренные к началу нового года, переносятся в картотеку нового года. В этом случае на каждой учетно-статистической карточке и в каждом деле указываются два порядковых номера - прошлого и нового года, например:

N 2-360/2002 г.

Дело ----------

N 2-1/2003 г.

В связи с этим нумерация дел, поступивших в новом году, начинается с того номера, который является очередным после перерегистрации остатка предыдущего года.

В картотеку прошлого года взамен изъятых карточек вкладываются карточки - заменители, на которых отмечается порядковый номер прошлого года и делается отметка о перенесении с указанием нового порядкового номера.

Для регистрации уголовных, гражданских, административных дел и других материалов устанавливается примерный перечень индексов:

«1» - уголовные дела;

«2» - гражданские дела;

«3» - производства о наложении денежных взысканий и штрафов, об обращении залога в доход государства;

«4» - материалы по рассмотрению представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров;

«5» - дела об административных правонарушениях;

«6» - материалы, по которым отказано в принятии заявлений;

«7» - материалы по заявлениям по делам частного обвинения.

Порядковый номер по учетно-статистической карточке или регистрационному журналу, который входит в состав номера соответствующего дела (материала), указывается на обложке дела (материала) и в алфавитном указателе. Тем же номером помечается и вся переписка по данному делу (материалу) [28].

На внутренней стороне обложки уголовного, гражданского дела, об административном правонарушении помещается справочный лист, в котором отмечаются все действия, произведенные по делу (направление повесток, копии искового заявления, заявления о выдаче судебного приказа, заочного решения, приговора, решения, истребование документов и др.).

Административные дела, другие дела и материалы хранятся в обложке, на которой указываются номер дела, фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого рассматривалось дело, наименование дела, дата поступления дела на судебный участок, дата его рассмотрения и сдачи в архив [28].

Дата поступления дела (материала), указываемая на обложке, и учетно-статистической карточке или регистрационном журнале, должна отражать время фактического поступления дела на судебный участок.

По делам и заявлениям, присланным по почте, дата их поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной канцелярией в день приема дела или заявления, а по делам и заявлениям, принятым на личном приеме, дата поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной судьей при их приеме [28].

Номер уголовного, гражданского, административного дела и других материалов включает соответствующий индекс и порядковый номер по учетно-статистической карточке или регистрационному журналу.

Например:

1 – 20/2003(уголовное дело);

2 – 15/2003 (гражданское дело) и т.д.

Работа с обращениями граждан на судебном участке осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона от 2 мая 2006г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» [15].

Все поступившие на судебный участок от граждан и организаций предложения, заявления и жалобы (обращения) регистрируются в журнале с указанием даты их поступления.

Зарегистрированные обращения в тот же день передаются мировому судье, который в соответствии с законодательством определяет исполнителя.

Отлаженный процесс регистрации документов предопределяет в дельнейшем быстрый поиск необходимой информации и отсюда – обеспечение оперативного решения управленческих задач. Одна из важнейших задач управления делами – в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку и найти сам документ [28].

В системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий [87].

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов на судебном участке № 59 Мирового суда, является инструкция по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Пермского края. Правильная постановка делопроизводства у мирового судьи является одним из важнейших условий надлежащей организации его работы, соблюдения процессуальных норм, своевременного рассмотрения судебных дел, исполнения приговоров, решений, определений и постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся на судебный участок граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.

Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование мирового судьи о состоянии исполнения документов. Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные в делопроизводстве документы, имеющие конкретные поручения и сроки исполнения [87].

Контроль исполнения обеспечивается Мировым судьей. Сведения о сроках исполнения документов вносятся в журнал регистрации входящей корреспонденции. Впоследствии в нем отмечается ход исполнения данного документа [28].

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях - с даты подписания (утверждения) документа.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после документированного подтверждения исполнения или признания руководством невозможности его исполнения по объективным причинам.

В справке об исполнении документа или поручения за подписью исполнителя должны быть изложены конкретные результаты работы по исполнению документа или поручения [28].

Одновременно вносится предложение о снятии с контроля исполненных документов или поручений. Если на документ требуется письменный ответ, то он считается исполненным после отправки ответа по назначению.

Информация, представленная с нарушением срока, должна содержать объяснение о причинах задержки [28].

В случае если по представленным материалам даны новые поручения, дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.

Снятие документов с контроля производится на основании представленной исполнителем информации об их выполнении. Секретарь регулярно представляет мировому судье информацию о находящихся на контроле документах [87].

Документ на судебном участке считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нём вопросы и соблюдены сроки исполнения:

· Если в документе поставлен срок;

· Если в документе имеется отметка «исполнено»;

· Поручения без указания конкретной даты исполнения – в месячный срок.

Результаты исполнения документа на судебном участке отмечаются в письменном виде на исходящий документ или на самом документе (отметка об исполнении) и в РКК [28].

Система контроля исполнения документов в Мировом суде позволяет обеспечить своевременное и качественное исполнение дел (материалов) содержащихся в документах [60, 87].

Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера – сохранены. Систематизация и система хранения должны обеспечить в случае необходимости быстрый и точный доступ к необходимым документам. Для правильной и оперативной работы с документами необходим такой многоцелевой документ, как номенклатура дел [62].

Номенклатура дел, нарядов – систематизированный перечень заголовков (наименований) нарядов и дел, заводимых в делопроизводстве мирового судьи, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке [62].

Номенклатура нарядов и дел предназначена для группировки исполненных документов в наряды и дела, систематизации и учета нарядов и дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения [62].

Номенклатура нарядов и дел составляется секретарем суда. В номенклатуру нарядов и дел включаются заголовки нарядов и дел, отражающие все документируемые участки аппарата мирового судьи. В номенклатуру включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП» [28].

Номенклатура нарядов и дел мирового судьи отражает полный комплекс нарядов и дел, образующихся в делопроизводстве судебного участка.

В номенклатуру дел не включаются печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки и др. подобные материалы [62].

Названиями разделов номенклатуры нарядов и дел являются названия направлений деятельности и категории дел, рассматриваемых мировым судьей.

Если в течение года на судебном участке мирового судьи возникли новые не предусмотренные номенклатурой наряды или дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых нарядов и дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера [62].

По окончании года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных нарядов и дел (томов).

Формирование нарядов – группировка исполненных документов в наряды в соответствии с номенклатурой нарядов и дел и систематизация документов внутри наряда.

Наряды в аппарате мирового судьи формируются централизовано, а именно - секретарем суда. Контроль за соблюдением порядка формирования нарядов осуществляется руководителем аппарата мирового судьи [28].

При формировании нарядов соблюдены следующие основные требования:

- Помещаются в наряд только исполненные документы, в соответствии с заголовками нарядов по номенклатуре;

- Помещаются вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- Помещаются приложения вместе с основными документами;

- Группируются в наряд документы одного календарного года, за исключением переходящих нарядов;

- Раздельно группируются в наряды документы постоянного и временного сроков хранения;

- В наряд не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- По объему наряд не должен превышать 250 листов [28].

Документы внутри наряда располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.

Дополнения в номенклатуру вносятся с разрешением мирового судьи. Внесенные в номенклатуру дополнения заверяются подписью секретаря суда.

Номенклатура нарядов, карточек, книг и журналов составляются секретарем суда, а после годовой проверки наличия документов подшивается в наряд [28].

Все исполненные служебные документы подшиваются в наряды, которые заводятся по предметному (тематическому) принципу с учетом установленных сроков хранения документов. Подшивка в мировом суде производится систематически. Не допускается накапливание и длительное хранение неподшитых служебных документов.

На всех подшитых в наряд документах в правом верхнем углу проставляется порядковый номер. Чистые листы в нарядах на судебном участке № 59 не нумеруются [28].

С момента заведения и до передачи в архив наряды и дела хранятся по месту их формирования - у секретаря суда, который обязан обеспечивать сохранность документов, нарядов и дел [87].

Наряды и дела находятся в рабочих комнатах в запирающихся шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих их от пыли и солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов наряды и дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой нарядов и дел. Номенклатура или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек нарядов и дел указываются индексы по номенклатуре.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления описи дел постоянного хранения за этот же период. Работники аппарата мирового судьи имеют право уничтожить дела, включенные в акты в соответствии с установленными сроками. Акт о выделении документов к уничтожению в делопроизводстве мирового судьи составляется секретарем суда [28].

В архив мирового судьи передаются дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив мирового судьи не позднее чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве [28].

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в архив не подлежат, они хранятся в рабочих шкафах и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив мирового судьи только в исключительных случаях по решению мирового судьи. Передача их осуществляется по описям.

В судебных делах, подлежащих сдаче в архив судебного участка, подшиваются и пронумеровываются все документы, приобщенные к делу. Опись находящихся в деле документов и их количество листов в деле заверяется подписью секретаря. Для сдачи дел и материалов в архив судебного участка составляется опись этих дел и материалов в соответствии с правилами работы архивов учреждений, организаций и предприятий. В случае, если в помещении располагается один судебный участок, учет дел, передаваемых в архив, может осуществляться в журнале [31, 75].

На обложках дел и материалов, сдаваемых в архив, а также на учетно-статистических карточках, в регистрационных журналах проставляется архивный номер, за которым дело или материал сданы по описи в архив, и номер самой описи, а также указывается срок хранения в соответствии с Перечнем документов Министерства юстиции, органов, учреждений юстиции и судов, с указанием сроков хранения документов, год и месяц отбора для уничтожения. Судебные дела хранятся в архиве по годам в порядке делопроизводственных номеров [87].

Законченные судебные дела, исполнительные производства, наряды, журналы и картотеки поступают на хранение в архив судебного участка [28].

Разрешение на передачу судебного дела в архив дает мировой судья. При этом судья проверяет все производство по делу, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу приговора, решения, постановления, определения. Разрешив сдачу дела в архив, судья в левом верхнем углу наружной стороны обложки после проставления штампа «Архив» ставит дату и свою подпись, а также определяет год, по который включительно дело должно храниться в архиве, или делает надпись «постоянно», если дело подлежит постоянному хранению [28, 31].

Рассмотрев организацию и технологию работы с документами в Мировом суде г. Добрянки и проанализировав документопоток и документооборот, можно сделать вывод, что в Мировом суде г. Добрянки документооборот представлен тремя документопотоками: входящие, исходящие, внутренние документы. При анализе каждого из них, мы сделали вывод, о том что, в процессе своей деятельности Мировой суд создает и использует документы различного вида и назначения. При анализе документопоток был подсчитан за период с 2008 по 2010 гг. и отображен в виде схем и диаграмм.

Что касается технологических этапов работы с документами в Мировом суде г. Добрянки, отметим, что организация работы с документами на судебном участке Мирового суда построена в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Пермского края. Каждый этап подробно рассмотрен и проанализирован.

Заключение

Каждый государственный орган, предприятие, учреждение, другая организации, каждый государственный служащий в процессе своей деятельности, каких бы участков она ни касалась, в той или иной степени связаны с документами и делопроизводством.

Рациональная постановка делопроизводства охватывает большой круг общественных отношений как внутри государственного органа, так и всего государственного аппарата. Участниками этих отношений являются не только работники так называемого «делопроизводственного» персонала, но и специалисты, руководители предприятий, учреждений и организаций.

Делопроизводство обслуживает и обеспечивает основные функции государственных органов, следовательно, его состояние оказывает непосредственное влияние на качество их работы и стиль деятельности. Именно поэтому правильная постановка работы с документами, соблюдение норм и правил, настойчивое совершенствование имеет особое значение не только в пределах государственного органа, но и в масштабах всей страны.

В качестве основного объекта управления делопроизводством Мирового суда выступает документированная информация – документы и их упорядоченная совокупность, то есть документация Мирового суда. В работе с документами работками суда руководствуются «Инструкцией по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Пермского края», которая устанавливает общие требования к функционированию службы ДОУ, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами Мирового суда.

Правовое обеспечение деятельности Мирового суда реализуется посредством организационно-правовых документов – должностные инструкции сотрудников, инструкция по ведению судебной статистики, инструкции по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Пермского края. Эти документы определяют порядок создания, реорганизации и ликвидации, а также структуру и деятельность всего учреждения в целом.

Имея в виду специфику судебной деятельности и особенности организационно-правовой формы учреждения, правом создавать распорядительные документы наделены только вышестоящие инстанции, поэтому распорядительная документация в Мировом суде г. Добрянки не создается.

Подавляющее большинство документов, отправляемых из Мирового суда и направляемых ему, отражающих деятельность его коллегиальных органов и внутренние вопросы, представлено информационно-справочными документами - служебной (докладной) запиской, объяснительной запиской, служебные письма. Информационно-справочная документация является формой передачи информации с одного уровня управления на другой, а также основанием для принятия управленческого решения.

Было осуществлено выявление и анализ специфической документации Мирового суда г. Добрянки, можно сделать вывод, что она является основной в деятельности Мирового суда. Раскрыта сущность специфических документов Мирового суда г. Добрянки, таких как: судебный приказ, судебные повестки, решения, определения, приговора, протокол судебного заседания, аппеляционная жалоба и исковое заявление.

Проведенное исследование Мировой юстиции в г. Добрянке Пермского края, его структуры и функционального назначения, законодательной базы, состава и порядка оформления документации, показало, что Суд является сложной по структуре организацией, осуществляющей свою деятельность на основания законодательных актов РФ и Пермского края, регулирующих организацию и функционирование органов исполнительной власти РФ и субъекта Федерации. Видовой состав документов включает все системы документации, порядок создания и оформления которых приведен в соответствии с нормативными требованиями.

В ходе анализа основных нормативно-методических документов было выявлено, что деятельность управления организована в соответствии с Конституцией РФ, ГК РФ, ГПК РФ, УК РФ, УПК РФ, КоАП РФ, ФЗ «О судебной системе РФ», З РФ «О статусе судей РФ», ФЗ РФ «О мировых судьях в РФ», Указом Президента, Постановлением Совета судей РФ и Постановлением Пермского края.

Также произошло знакомство с Инструкцией по делопроизводству на судебном участке Мирового судьи Пермского края, которая подготовлена в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также Инструкции по делопроизводству.

Необходимо помнить, что принятие управленческих решений требует выполнения ряда операций по сбору информации, ее представлению в виде документов. Осуществление каждой из этих целей предполагает целенаправленное движение документов в учреждении, то есть от качества их выполнения зависит состояние управления в целом. Это является одной из причин необходимости постоянного совершенствования документооборота.

Документооборот судебного участка № 59 Мирового суда охватывает входящие, исходящие и внутренние документы. В ходе исследования, нами были проанализированы все документопотоки. Была выявлена информация об объемах каждого из документопотоков за последние 3 года, что нашло свое отражение в таблицах, графиках и диаграммах. Судебная статистика показала, что число документов растет с каждым годом, это свидетельствует о том, что Мировой суд рассматривает множество заявлений от граждан.

Изучен и проведен анализ каждого технологического этапа работы с документами – что позволил судебный участок № 59 Мирового суда г. Добрянки. Можно сделать вывод, что организация работы с документами на судебном участке Мирового суда построена в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Пермского края.

На основании данных, полученных при проведении исследования, можно сформулировать ряд рекомендаций по оформлению документации:

1. В целях повышения качества и оперативности управления Мирового суда, путём совершенствования делопроизводства, сокращения затрат на поддержание бумажного документооборота, экономии рабочего времени - необходимо проведение работ по автоматизации документооборота на базе комплексной системы электронного документооборота, такой как ГАС «Правосудие»;

2. Необходимо разработать инструкцию по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Пермского края, так как действующая инструкция устарела, которая отвечала бы основным требованиям ГОСТов и Правил по составлению и оформлению документов, а также технологии работы с документами.

3. Необходимо правильно организовать работу архива Мирового суда и разработать Положение «Об архиве мирового судьи Мирового суда г. Добрянки», т.к. оно отсутствует.

Институт мировых судей, закрепленный в законодательстве Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, вполне отвечает реалиям современной российской действительности и целям его создания, каковыми являются обеспечение быстроты и доступности правосудия, приближение его к населению, что, в свою очередь, предполагает создание реальных возможностей для беспрепятственного обращения любого гражданина в суд. То есть мировой суд оправдывает надежды на суд он не только «правый и справедливый», но и «скорый». В связи с этим упрощение производства в мировом суде является не только необходимым, но и закономерным явлением. С учетом подсудности мирового судьи эта тенденция вполне согласуется с мировым опытом и подтверждается общепризнанными международными нормами.

Предыдущая 1 2 3 4 5 6 789 Следующая