Глава 2. Как стать властелином времени

Пожиратели времени

Кто они, эти зловредные лангольеры, безжалостно съедающие драгоценные минуты, часы, дни, годы нашей жизни? Что поглощает наше время, мешает нам эффективно выполнять свою работу и также эффективно отдыхать?

Специалисты по тайм-менеджменту выяснили, что время отнимают как внутренние факторы (например, отсутствие у человека умения контролировать себя), так и внешние процессы (вмешательство других людей), с которыми, тем не менее, можно и нужно бороться. Исследования показали, что в среднем перерывы в работе составляют около 7 минут, а вот для того, чтобы восстановиться после перерыва и включиться в рабочий процесс, потребуется уже 13 минут.

Таким образом, два-три перерыва с периодами восстановления — и вы лишились целого часа рабочего времени.

Прочитав список самых распространенных факторов, позволяющих времени ускользать от нас, постарайтесь определить, какие из них относятся именно к вам.

1. Вмешательства со стороны. Много времени расходуется на неожиданные и ненужные телефонные звонки. Непрошеные посетители также отнимают у нас минуты и часы.

2. Неумение отказывать другим людям. Если человек не способен сказать ≪ нет≫, он часто выполняет работу, которая нужна другим, но не ему.

3. Неорганизованность. Беспорядок на письменном столе и нефункциональность (отсутствие четкой систематизации) приводят к тому, что человеку приходится постоянно тратить огромное количество времени на поиски нужных вещей. Кроме того, лишние вещи на столе отвлекают на себя внимание, а значит, отнимают время.

4. Приглашения. Много времени занимают всевозможные мероприятия: совещания, собрания, конференции, семинары, при этом большая их часть неприносит никакой пользы.

5. Нерешительность, слабые коммуникативные навыки. Затруднения в общении с окружающими, неспособность быстро принимать решения приводят к значительным потерям времени.

6. Недостаточность информации. Отсутствие всей нужной информации значительно замедляет рабочий процесс, поэтому о ее сборе следует позаботиться заблаговременно. Чем лучше вы подготовитесь к предстоящей работе, тем меньше будете отвлекаться.

7. Избыток информации. В прошлом не существовало такого изобилия информации, как сейчас. Легкость, с которой можно зайти, например, на один из миллионов (или уже миллиардов? ) существующих сайтов, угрожает перерывами в работе. Чтобы не отвлекаться от работы, не посещайте Интернет без надобности, не проверяйте электронную почту, если в этом нет необходимости.

8. Промежутки в работе. Даже при самом тщательном планировании в процессе работы могут возникнуть неожиданные промежутки. Например, вы назначили встречу, а она сорвалась. Или какая-то задача оказалась проще, чем вы думали, и дело завершилось быстрее. Такие промежутки можно потратить впустую, а можно заполнить чем-нибудь нужным, использовать для подготовки к новой работе, например, почитать специальную литературу, собрать информацию и т. д.

9. Откладывание работы. Чаще всего откладываются в долгий ящик дела, кажущиеся слишком сложными, требующие тщательного выполнения. Обычно это делается из-за боязни неудачи.

10. Привычка браться за несколько дел сразу. Понятно, что такой способ выполнения работы не принесет успеха, ни одно из дел не будет сделано так, как этого хотелось бы, зато время окажется растраченным.

11. Неумение делегировать решение задач другим людям. Незнание приемов, с помощью которых можно перепоручить дело другому, и психологические барьеры (чувство вины) заставляют человека взваливать всю работу на себя, а значит, терять огромное количество времени.

12. Отсутствие приоритетов, самодисциплины. Выяснив, что именно поглощает ваше время, можно выработать стратегию борьбы с мешающими факторами, научиться эффективно управлять своими временем и жизнью. Если вы не сделаете этого, ими станут управлять другие люди.

Глава 2. Как стать властелином времени

Первое, что необходимо сделать для управления временем, это установить цель. А для этого нужно определиться с жизненными предпочтениями.

Выбор жизненных предпочтений

Каждый человек неповторим, а его жизненные предпочтения индивидуальны, и все же их можно унифицировать и распределить по категориям:

1. Профессиональные предпочтения. Сюда относятся карьерные стремления, повышение профессионального уровня, признание и успех. Предпочтения данной категории могут предполагать также влияние на других людей и самосовершенствование в профессиональной сфере.

2. Семейные предпочтения. В эту категорию входит желание улучшить отношения с супругом, родителями, детьми и другими родственниками и близкими людьми.

3. Финансовые предпочтения. Сюда включается все, что связано с финансовым и материальным благополучием человека и его близких: сохранение и увеличение сбережений, обеспечение образования детей, приобретение нового автомобиля, загородного дома и т. п.

4. Социальные предпочтения. Эта категория подразумевает участие человека в общественной жизни, а также его отношения с друзьями, знакомыми, коллегами, деловыми партнерами, соседями по дому и т. д. Предпочтения в данной категории показывают, насколько важны для вас окружающие люди.

5. Интеллектуальные предпочтения. Сюда относится все, что связано с личным развитием: формирование творческих способностей, концентрация внимания, улучшение памяти и т. п.

6. Духовные предпочтения. Эта категория включает интерес к гуманитарным областям знаний, религиозные предпочтения, а также личную философию.

7. Физические предпочтения. В эту категории входят развитие выносливости, подвижности, забота о здоровье, поддержание хорошей физической формы, а также приобретение навыков в тех или иных видах спорта. Возможно, у вас имеются предпочтения, которые не вошли в этот список. Есть вероятность, что не все названные жизненные ценности являются приоритетными для вас, но суть не в этом. Главное для вас — установить собственные предпочтения, а за тем согласовать с ними свои цели.

Выбор цели

Формулировка цели должна отвечать определенным требованиям:

1. Конкретность. Например, вместо расплывчатой фразы ≪ Я займусь своим здоровьем≫, следует использовать предельно конкретную формулировку: ≪ Два раза в неделю я буду ходить в фитнес-клуб и заниматься по 45 минут≫.

2. Измеримость. Ставя перед собой цель, не забудьте определить условия, при которых цель будет считаться достигнутой.

3. Реалистичность. Мечтам дозволено быть расплывчатыми и даже недостижимыми, цель — это то, чего вы должны обязательно достичь. Впрочем, это не значит, что все цели могут быть простыми и легко достижимыми, полезно ставить перед собой цели, которые требуют физического и душевного напряжения.

4. Цель должна быть выражена с помощью терминологии конечного результата, а не длящегося процесса. Например, совершенно неприемлема формулировка: ≪ Составить бизнес-план до 5 октября≫. В данном случае следует использовать фразу: ≪ Предоставить бизнес-план на согласование 5 октября≫.

5. Временные рамки. Цель не является таковой, если не имеет четких границ. В данном случае эта граница — ≪ 5 октября≫.

6. Использование позитивной терминологии. Формулируя цель, не употребляйте предлог ≪ не≫: ≪ Я не буду курить≫, ≪ Не стану опаздывать на работу≫ и т. п. Лучше воспользоваться фразами ≪ Я сохраню свои легкие чистыми и здоровыми≫, ≪ Я буду приходить на работу вовремя≫.

Убедитесь также, что ваша цель —это то, что вам хотелось бы сделать, но вовсе не то, что вам нужно делать. Процесс постановки цели состоит из трехэтапов:

1. Постановка долгосрочных стратегических целей.

2. Определение деятельности, с помощью которой можно достичь выбранных целей.

3. Выбор конкретных ежедневных задач, из которых должны состоять избранные вами виды деятельности.

Выбирать стратегические цели желательно во всех наиболее значимых сферах вашей жизни (см. ≪ Выбор жизненных предпочтений≫ ). Так, если вас интересуют цели в области карьеры и финансового благополучия, обратите внимание и на то количество времени, которое вам приходится тратить на устройство своих дел в семейной жизни, в отношениях с друзьями и т. д. Определите цели в каждой из этих областей. Чтобы иметь возможность время от времени вносить коррективы в цели, их, как и жизненные предпочтения, рекомендуется оформлять письменно. Такие записи будут служить вам постоянным напоминанием и руководством к действию.

Действенность этого способа достижения целей подтвердили исследования, проведенные в 1953 году в Йельском университете. Так, на вопрос о существовании планов на будущее, оформленных в виде записей целей и задач, только 3% респондентов из числа выпускников университета ответили положительно. У остальных 93% вчерашних студентов таких письменных планов не было. Через 20 лет оказалось, что именно эти 3% ощущали себя намного более успешными, чем их бывшие однокашники, причем как в личной, так и в профессиональной и финансовой сферах жизни.

Все лишнее — в корзину

Информация накапливается с огромной скоростью, и так же быстро устаревает. От ненужной и устаревшей информации, как и от ненужных вещей, следует вовремя избавляться.

Просмотрите все места, где может накапливаться ненужная и устаревшая информация. К таким местам относятся:

- База данных

- Папки

- Файлы

- Ящик письменного стола

≪ Не откладывай на завтра...≫

Есть две основные причины, по которым дела откладываются в долгий ящик, даже если время на их выполнение имеется. Первая заключается в том, что дело слишком сложное и объемное. Вероятно, вам близко такое состояние: нужно написать, к примеру, курсовую, сроки ≪ поджимают≫, а вы все равно никак не можете заставить себя взяться за работу. Почему? Объем большой, а исход неизвестен: вдруг ничего не получится? Вдруг все окончится неудачно? Боязнь неудачи и заставляет человека оттягивать момент начала.

Вторая причина, по которой человек никак не может взяться за определенную работу, заключается в том, что такое дело чаще всего неприятное или скучное. Как от этого избавится?

1. Принимайтесь за неприятные дела в первую очередь, с утра пораньше. Вы еще и проснуться толком не успели, а дело уже сделано. Ни в коем случае не ставьте подобную задачу последним пунктом в своем списке дел, иначе мысль о ней отравит вам весь день.

2. Нарисуйте в своем воображении те кары, что упадут на вашу голову, если вы немедленно не приметесь за дело (адская зубная боль, тишина в трубке, когда вам нужно решить по телефону вопрос жизни и смерти и т. д.). Вспомните также свои моральные мучения и угрызения совести из-за того, что вы отодвигаете и откладываете неприятное задание. Может, лучше все-таки начать действовать, чем продолжать и дальше мучаться?

2. Если это не помогает, скажите себе: ≪ Я не буду делать это отвратительное дело до конца. Я только начну его≫. Позвоните своему стоматологу, чтобы узнать его расписание. Возможно, он запишет вас на прием, и тогда вам не останется ничего другого, как отправиться к нему. Положите телефонные и прочие счета в сумку. Когда вы случайно окажетесь около от расчетного центра, вам останется только зайти в него.

3. Назначьте себе награду за выполнение неприятного дела. Пообещайте, что сходите с друзьями в кафе или купите вещь, о которой давно мечтали.

4. Хорошо действует и следующая уловка, помогающая браться за неприятные домашние дела. Вы никак не можете заставить себя взяться за стирку? Уложите грязное белье в свое любимое кресло или на другое видное место. Вам нужно сделать ремонт в квартире, но вы месяц за месяцем откладываете это неприятное занятие? Оторвите кусок обоев на самом видном месте. Может, ваши близкие замыслили перепланировку в квартире, но не знают, с какого конца приступить к ней? Возьмите кувалду и разрушьте стену, которая давно мозолит всем глаза. Будьте уверены: ваше семейство завершит ремонт в рекордно короткие сроки.

5. Возьмите лист бумаги и разделите его вертикальной чертой на две части. Слева напишите причины, заставляющие вас медлить с выполнением дела, а справа — причины, по которым оно должно быть незамедлительно выполнено.

6. Случается, что никакие приемы, никакие угрызения совести, никакие силы не могут заставить человека приступить к выполнению неприятного или скучного задания. В таком случае следует подумать: а стоит ли его вообще выполнять? Может, оно относится к группе D (дела неважные и несрочные), а значит, можно пренебречь им, забыть о нем навсегда.

Искусство организованности

Организованность — это содержание в порядке не только имущества, но и собственного времени, да и всей своей жизни. Конечно, в одночасье измениться и стать организованным невозможно, но попробуйте действовать по изложенному ниже плану:

1. Определитесь с целью. Подумайте, на что вам не хватает времени и почему вы хотите стать более организованным.

2. Постарайтесь представить свою жизнь по новому. На что вы будете тратить появившееся у вас время, как изменится при этом ваша жизнь?

3. Изучите свою реальность. Как ваша жизнь организована в настоящий момент, есть ли в ней система? Если есть, то как она работает?

4. Заручитесь поддержкой. Подумайте, кто из окружающих может оказать вам помощь? Может, наступил момент, когда вы должны попросить шефа взять для вас помощника? Может, пришла пора нанять няню или домработницу?

5. Рационально используйте часы своей дневной активности, планируйте на это время реализацию самых важных дел. Чередуйте дела. Если вы устали, оставьте важное и сложное дело и потратьте 10-20 минут на другую задачу, не требующую таких интеллектуальных усилий.

6. Концентрируйте внимание на одной задаче. Приступайте к следующему делу лишь тогда, когда завершите предыдущее.

7. Получая задание, обязательно уточните, насколько оно срочное. Некоторые люди под словом ≪ срочно≫ часто подразумевают то, что работу нужно сделать быстро, но не немедленно.

8. Не расслабляйтесь. Начинайте свой день энергично, не тратьте много времени на раскачку.

9. Умейте отказывать.

10. Делегируйте некоторые дела другим людям.

11. Не поддавайтесь ≪ пожирателям≫ времени, поставьте информационные фильтры. Если вы знаете за собой такие ≪ грешки≫, как долгие телефонные разговоры или болтовня по ICQ, сократите время общения, поставив рядом песочные часы или заведенный таймер.

12. Возьмите себе за правило отдыхать примерно 5 минут каждый час. Посмотрите в окно, прогуляйтесь по коридору. Сменив занятие и переключив внимание, вы будете способны вновь активно включиться в работу.

13. Поддерживайте порядок, избавляйтесь от лишних вещей. Убирайте ненужные бумаги с письменного стола, очищайте ящик электронной почты, выбрасывайте прочитанные журналы и газеты.

Устранение внутренних помех

Если ваша медлительность в выполнении дел возникает из-за неуверенности и нерешительности, постарайтесь придерживаться следующих рекомендаций:

1. Чаще полагайтесь на свое природное чутье. Обычно самое первое решение и бывает самым верным, ведь его подсказывает интуиция. Не отмахивайтесь от своего внутреннего голоса, не раздумывайте подолгу, иначе этот голос умолкнет.

2. Ни на минуту не забывайте о своих стратегических целях, держите в уме общий план действий. Помните, что каждая задача, стоящая перед вами, всего лишь один пункт этого плана, и если вы примете неверное решение, одна неправильно выполненная задача не разрушит вашего плана, не остановит вас на пути к цели.

3. Принятие решений не должно превращаться в трудный, затяжной процесс. Постарайтесь быстро проанализировать информацию, подсчитать все плюсы и минусы, определить возможные способы решения и выбрать наиболее подходящий. Специалисты в области тайм-менеджмента утверждают: лучше последовательно осуществить не самое хорошее решение, чем бесконечно долго метаться в поисках идеального варианта.

Страх перед объемом предстоящего дела Если задача очень большая и сложная, некоторым людям бывает психологически трудно начать ее. Даже если вы знаете, с какого конца к ней подобраться, окончание дела может быть настолько отдаленным во времени, что заставить себя приняться за работу невероятно трудно. Например, вам нужно разобрать и систематизировать документы, копившиеся в течение нескольких лет, или написать книгу, или полностью отремонтировать дом, но объемы работы настолько пугают, что вы изо дня в день откладываете дело.

Самое первое, что нужно сделать, — это разбить объемную задачу на несколько мелких заданий, а составить план для выполнения небольшого дела не составит труда. Разбейте большую задачу на части так, чтобы выполнение каждой из них укладывалось в короткий промежуток времени (например, 1 час ежедневно или 1 день в неделю).

Глава 6. Время и стресс

Основные признаки стресса

Состояние стресса можно определить по следующим симптомам:

— периодические головные боли;

— звон и шум в ушах;

— напряжение и боль в области челюстей от постоянного стискивания зубов;

— учащенное сердцебиение, боль в груди, повышенное артериальное давление;

— короткое поверхностное дыхание;

— приступы изжоги, тяжесть в желудке, газообразование, диарея;

— снижение иммунитета, частые инфекционные заболевания;

— неспособность концентрировать внимание;

— забывчивость;

— медлительность;

— постоянное чувство утомленности;

— бессонница;

— подавленность, ощущение бессмысленности жизни;

— раздражительность, гневливость, неспособность к проявлению других эмоций;

— придирчивость;

— уменьшение или потеря интереса к проблемам близких людей;

— потеря интереса к сексу;

— повышенная тревожность;

— стремление к уединению;

— недоверчивость к окружающим

Научитесь расслабляться

Как уже говорилось, стрессовое состояние не является опасным, если оно завершается фазой расслабления. Главная ваша задача — правильно организовать этот процесс.

Для преодоления стресса очень полезно отвлечься от причины, которая его породила. Оторвитесь от работы, сделайте перерыв. Если у вас выходной день, не садитесь с утра пораньше за компьютер, забудьте хотя бы на время об электронной почте. Если у вас отпуск и вы собираете вещи, чтобы куда-нибудь съездить, оставьте ноутбук дома. Отключите мобильный телефон. Только так вы можете расслабиться и избавиться от последствий стресса. Уезжая — уезжайте, не устраивайте в но-мере отеля рабочий кабинет.

Средняя продолжительность отпуска в странах ЕС около 4 недель. Меньше отпуск длится в США и Японии — 2-недели. В нашей стране оплачиваемый отпуск тоже довольно продолжительный — 28 дней. Медики выяснили, что лучше разбивать отпуск на две части, используя каждую один раз в полгода. Чтобы полностью отрешиться от проблем, нужно, чтобы отпуск длился две недели. Если отдыхать больше, выход на работу через месяц может стать дополнительным стрессом. Если отдыхать меньше двух недель, как это делают, например, в Мексике, где оплачиваемый отпуск продолжается всего 6 дней, расслабиться полностью вряд ли удастся. Считается, что первые несколько дней люди, привыкшие работать на износ, делают попытки отрешиться от трудовых будней. Где бы они ни находились (на даче, на Лазурном берегу или в тропических лесах Амазонии), их мысли то и дело возвращаются в офис.

Если вы переживаете волнение, тревогу, связанную со стрессом, просто выпейте воды, это поможет вам прийти в себя, почувствовать себя уверен нее. Всегда держите на рабочем месте бутылку с минеральной водой.

Пожиратели времени

Таким образом, два-три перерыва с периодами восстановления — и вы лишились целого часа рабочего времени.

Глава 2. Как стать властелином времени

12 3	Поделиться: