Организационная структура отеля

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 7Следующая ⇒

Организационная структура средства размещения в ее каноническом понимании состоит комплекса отделов (служб, департаментов), которые условно можно разделить на две группы. Функция служб первой состоит в непосредственном контактировании с гостями и оперативном их обслуживании. В английском варианте эту группу удачно называют «front-office». Если мысленно проследовать за прибывающим гостем, можно составить представление о структуре этой части организационной структуры отеля. Первой точкой контакта является сотрудник регистрирующий гостя, идентифицируя бронь гостя (если таковая имеется), заполняя карточку гостя, получая и оплачивая номер. Чистоту и спокойствие тем временем поддерживает служба горничных и дежурные на этажах. Цепочка невелика, но поскольку первые впечатления самые важные, и исправить их шанса не представится, координация здесь чрезвычайно важна. О приезде гостя необходимо знать заранее, иметь свободный и полностью подготовленный и функционирующий жилой номер. Процедура идентификации и регистрации должна проходить быстро и без ошибок. Именно в упрощении и ускорении этого процесса и состоит основная функция АСУ отеля.

Несколько иная ситуация имеет место в группе отделов, работа которых посвящена функционированию внутренних механизмов предприятия, а именно: отделе маркетинга, бухгалтерии (финансовый отдел), администрации. Именно сюда стекается большая часть информации, где она систематизируется, анализируется и экстраполируется. Это так называемый back-office средства размещения.

Теперь изобразим графически все подразделы отелей. На рис. 4 представлена схема организационной структуры отеля «RA».

Рис. 4. Организационная структура отеля «RA»

К высшему уровню управления в данной организационной структуре относятся: генеральный директор и исполнительный директор.

К среднему уровню управления относятся: службы номерного фонда, управления персоналом, отдел маркетинга, бухгалтерия.

К низшему уровню управления относятся: горничные, техники, служба производства.

Таким образом, мы видим, что организационная структура отеля вполне позволяет разрабатывать и внедрять автоматизированную систему без кардинальных изменений внутренней структуры предприятия, так как все уровни управления приблизительно равноправны и соизмеримы по количеству сотрудников. Наиболее удачной считается такая организационная структура, в которой средний уровень управления превышает по численности высший и низший уровни.

Функциональная структура отеля «RA»

Каждое из вышеописанных подразделений имеет свою функцию и свое множество процессов, которые оно выполняет.

Эти функции и процессы можно представить в виде «черных ящиков», будут известны только входные и выходные потоки, а также ограничения (условия) и ресурсы, необходимые для их выполнения. Такое представление функциональной структуры объекта автоматизации (предприятия) в виде

связанных между собой «черных ящиков», отражающих процессы в ОА, и входящий и исходящий дуг называется функциональной моделью ОА. Общий вид функциональной модели отеля «RA» изображен на рис. 5.

Рис. 5. Общий вид функциональной модели отеля «RA»

Архитектура АСУ отелем «RA»

Автоматизация процесса управления имеет место в такой системе, где в процессе управления совместно участвуют люди и технические средства.

Автоматизированная система управления (АСУ) – это человеко-машинная система, обеспечивающая автоматизированный сбор и обработку информации, необходимой для оптимизации управления в различных сферах человеческой деятельности.

Одна из важных задач при создании АСУ - правильное распределение функций между человеком и ЭВМ (окончательное решение остается всегда за человеком). Совместное участие в АСУ человека и ЭВМ приводит к тому, что ее нельзя разрабатывать ни как чисто техническую систему, ни как административную, состоящую только из людей.

Разработка и введение в действие АСУ имеет свои специфические особенности. В технических системах основную роль играют характеристики оборудования, а в АСУ - человек. Разумеется, при неподходящем оборудовании невозможно получить эффективную АСУ, как и в технических системах, неудачный исполнитель сводит на нет высокие характеристики оборудования. Поэтому при разработке АСУ необходимо учитывать поведение человека в системе, так называемые «человеческие» факторы: моральные и материальные воздействия, групповую психологию, субъективные влияния и т. п. Большое значение приобретают алгоритмы и процедуры, выполняемые людьми.

АСУ всегда создается для конкретной организации и носит на себе отпечаток ее индивидуальности. Разработанную для одной отрасли народного хозяйства АСУ невозможно без изменений использовать для другой отрасли.

С самого начала разработки АСУ важно предусмотреть поэтапный ввод ее в эксплуатацию. Это позволяет при ограниченных ресурсах быстрее получить реальный эффект, обеспечивает более плавный переход сотрудников к работе в новых условиях, улучшает отработку и опробование отдельных частей системы, повышает уверенность в ее будущей успешной работе.

Разработка АСУ представляет собой комплекс научно-исследовательских, проектных, инженерно-технических и организационных работ, направленных на совершенствование существующей системы управления, на базе современных методов управления и использования вычислительной техники. Совершенствование системы управления означает переход к качественно новой ступени ее развития, сопровождающийся изменением организационной структуры управления и принципов функционирования системы.

Для подавляющего большинства систем установлены следующие стадии их создания: предпроектная, разработка технического и рабочего проектов и ввод в эксплуатацию. В отдельных особых случаях, при разработке сложных, уникальных систем, может быть выделена стадия разработки эскизного проекта, предшествующая техническому проекту; при разработке типовых решений для экспериментальных систем может быть установлена стадия «Анализ функционирования системы». Автоматизация отеля будет проходить поэтапно.

Функции АСУ отеля

АСУ можно представить состоящей из двух компонент: базовой и функциональной. В основу базовой компоненты входят информационное, техническое и математическое обеспечение. К функциональной компоненте относят набор взаимосвязанных программ, автоматизирующих конкретные функции управления (планирование, финансово-бухгалтерскую деятельность и другие).

Информационное обеспечение АСУ – это совокупность реализованных решений по объектам, размещению и формам организации информации, циркулирующей в АСУ в процессе ее функционирования.

Основа АСУ – это интегрированная обработка производственно-экономической информации, охватывающая решение задач прогнозирования, планирования и управления производством с использованием современных средств.

АСУ отеля «RA» решает следующие задачи:

· оперативное планирование и управление отелем;

· технико-экономическое планирование и учет материально-технического снабжения;

· учёт движения товарно-материальных ценностей внутри отеля, расчётов с поставщиками, кассовых операций отеля «RA».

В конечном итоге автоматизация отеля позволит:

· сократить время обработки информации за счет упрощения ведения электронных документов по сравнению с бумажными;

· увеличить скорость и качество обслуживания отдыхающих;

· повысить эффективность управления;

· расширить спектр предоставляемых отдыхающим услуг;

· усовершенствовать возможности долговременного планирования

и прогнозирования.

Выводы

Проектируемая информационная система предназначена для работы в сети отелей «RA».

Необходимо заниматься автоматизацией регистрации посетителей отеля. Для более эффективной работы отеля, необходимо создание автоматизированной информационной системы.

Известна структура справочно-информационной системы отеля.

⇐ Предыдущая 123 4 5 6 7 Следующая ⇒