Организационная система контроллинга на предприятии

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 3Следующая ⇒

Контроллинг – это управленческая концепция, которая охватывает все сферы деятельности предприятия: финансы и учет, менеджмент и маркетинг, интегрируя и координируя деятельность различных служб для достижения оперативных и стратегических целей.

Контроллинговая деятельность исходит из решения следующих задач:

· формирование информационной системы, обеспечивающей точный мониторинг управления, необходимый для анализа тактических и стратегических планов, результатов деятельности предприятий и отклонений от заданных параметров;

· формулирование целей и выработка рекомендаций для принятия решений, планов, программ с точки зрения их ресурсного обеспечения;

· установление и применение мер ответственности к линейному менеджменту за неисполнение принятых решений и нарушение условий развития субъекта хозяйствования.

В ООО «1С-ГЭНДАЛЬФ» этой работой занимается отдел контроллинга, который проводит методическую, организационную, координационную и консультационную поддержку процессов планирования, учета, контроля и анализа с целью обеспечения руководителей необходимой информацией для эффективного управления предприятием.

Отдел контроллинга, финансового анализа и развития подчиняется непосредственно заместителю финансового директора.

Отдел возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности приказом управляющего директора ООО «1С-ГЭНДАЛЬФ» или уполномоченного лица, по представлению финансового директора. Структура отдела представлена на рисунке 6.

Начальник отдела

Бюро контроллинга и финансового анализа

Бюро организационного развития

Рисунок 6 - Структура отдела контроллинга, финансового анализа и развития

В своей деятельности отдел контроллинга, финансового анализа и развития руководствуется: уставом предприятия; правилами внутреннего трудового распорядка для работников ООО «1С-ГЭНДАЛЬФ»; действующими стандартами; приказами, распоряжениями и другими локальными нормативными актами предприятия.

Основными задачами отдела контроллинга, финансового анализа и развития ООО «1С-ГЭНДАЛЬФ» являются:

1. Оперативный контроллинг: оперативный контроль и регулирование использования всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции; сравнение плановых (нормативных) и фактических показателей; анализ влияния отклонений на выполнение текущих планов.

2. Стратегическое планирование: разработка стратегических планов и оценка их реальности; определение узких и слабых мест стратегического планирования; контроль исполнения стратегических планов по срокам; сопоставление плановых и фактических показателей для выявления отклонений.

В функции отдела контроллинга, финансового анализа и развития входит: составление отчета об исполнении лимитов по центрам финансовой ответственности; проведение анализа дебиторской задолженности; проведение анализа исполнения нормативов оборотных средств; формирование плана закупок товарно-материальных ценностей на план производства; формирование инвестиционных проектов; мониторинг реализации инвестиционных проектов и т.д.

Отдел контроллинга, финансового анализа и развития состоит из 8 человек. Это начальник отдела, начальник бюро контроллинга и финансового анализа, 2 экономиста I категории и экономист II категории бюро контроллинга и финансового анализа, начальник бюро организационного развития, экономист I категории и экономист II категории бюро организационного развития.

Таким образом, контроль исполнения документов повышает ответственность работников за выполнение порученного задания, позволяет предвидеть кризисные ситуации и повысить качество выполнения заданий. Отдел управления качеством обеспечивает выполнение запланированных показателей качества, осуществляет контроль за исполнением всеми подразделениями работ, проводит внутренние проверки. В ООО «1С-ГЭНДАЛЬФ» контроллингом занимается отдел контроллинга, финансового анализа и развития, который составляет отчет об исполнении лимитов по центрам финансовой ответственности; формирует план закупок товарно-материальных ценностей на план производства; разрабатывает стратегические планы предприятия ООО «1С-ГЭНДАЛЬФ».

1.Одной из важных проблем является отсутствие информации.

Подразделения ООО «1С-ГЭНДАЛЬФ»при принятии тех или иных решений не обеспечиваются необходимой информацией. Несвоевременно полученная информация или ее отсутствие могут привести предприятие к серьезным проблемам. Так, например, нужна информация о наличии ресурсов. Используемый на предприятии ООО «1С-ГЭНДАЛЬФ» бухгалтерский учет такой информации дать не может по той простой причине, что он построен на системе ежемесячного формирования отчетных данных. Поэтому чтобы получить нужную информацию, приходится тратить немало времени. Это отрицательно влияет на сроки, качество принимаемого решения, и, в конечном итоге, на эффективность деятельности предприятия.

2. ООО «1С-ГЭНДАЛЬФ» не в полном объеме используются аспекты корпоративной культуры, такие как характер коммуникаций и степень координации.

На предприятии ООО «1С-ГЭНДАЛЬФ» рабочие и выполняемые ими задачи находятся в постоянной взаимозависимости и взаимосвязи. Для обеспечения синхронизации деятельности и взаимодействия различных частей организации используется координация. Координация обеспечивает целостность, устойчивость организации. Чем выше степень разделения труда и теснее взаимозависимость подразделений, тем больше необходимость в координации.

Проблемы обеспечения эффективной координации деятельности всех подразделений предприятия ООО «1С-ГЭНДАЛЬФ» имеют непосредственное отношение к уровню развития связи, необходимости поддержания постоянного информационного обмена.

Коммуникации служат необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации. Однако в нашем случае в отношении коммуникаций можно сказать следующее: документ рождается в одном подразделении ООО «1С-ГЭНДАЛЬФ», а другое подразделение ООО «1С-ГЭНДАЛЬФ», которое указано в этом документе и должно быть ознакомлено с ним, вовсе не знает о его существовании. Взаимосвязи между подразделениями порой остаются только на бумаге. Все это говорит о том, что необходим центр, который будет управлять централизованно всеми потоками информации.

3. При составлении стратегического плана и работы над инвестиционными проектами задействованы коммуникации. Но в любой организации существуют помехи, нарушающие качество коммуникаций. Так происходит и в ООО «1С-ГЭНДАЛЬФ».

Процессы коммуникации, в которых участвуют работники аппарата управления ООО «1С-ГЭНДАЛЬФ», являются жизненно важными связующими звеньями между руководителем и его подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой. Процессы коммуникаций позволяют руководителям ООО «1С-ГЭНДАЛЬФ» эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей.

Однако в процессе коммуникации на предприятии могут возникать различные помехи, которые нарушают качество передаваемой информации. Это может быть неправильная интерпретация со стороны получателя или источника информации, получатель информации слышит только то, что хочет услышать. Бывают случаи, когда при передаче обнаруживаются так называемые шумы. Барьером эффективности коммуникаций может, например, послужить плохая память человека, который передает информацию, да еще плюс к этому длинная цепочка людей, через которых эта информация проходит. Так и происходит: один работник не дослушал до конца информацию, не совсем запомнил то, что ему сказали, потом передал эту информацию по цепочке другому, тот - третьему, и пока информация дошла до нужного человека, она получилась сильно искажена. Поэтому можно сделать вывод, что чем меньше в цепочке людей, тем эффективнее коммуникации.

4.Отсутствие компьютерных программ, позволяющих намного быстрее
осуществлять некоторые виды работ.

Так, например, в отделе контроллинга, финансового анализа и развития ООО «1С-ГЭНДАЛЬФ» работники вручную через Excel вводят карточки по должникам. Этот процесс занимает много времени, которого итак иногда не хватает. Если бы на предприятии был внедрен управленческий учет, то можно было всю работу делать в программе 1С, однако действующая программа 1 С «Управление производственным предприятием» на ООО «1С-ГЭНДАЛЬФ» внедрена не во все структурные подразделения. Установка и сопровождение данной программы в отделе контроллинга, финансового анализа и развития ООО «1С-ГЭНДАЛЬФ» была намечена на ноябрь 2013г., однако в условиях финансового кризиса установка была отложена.

5.Смена существующих кадровых ресурсов на менее компетентные.

На предприятии действует кадровая политика, направленная на омоложение квалифицированного персонала. Работа с кадрами является неотъемлемой частью общей стратегии развития комбината. Главная цель кадровой политики – обеспечение предприятия квалифицированными кадрами в соответствии с развитием потребностей производства.

6.План поставок продукции и закупок необходимых материальных ценностей формируется на основании прошлогодних цен. Вследствие допущенных искажений по ценам возникает существенная разница в стоимости материальных ценностей, которая оказывает влияние на финансовое обеспечение плана продаж продукции и закупок. Чтобы не допускать расхождения в ценах, не обходимо осуществлять контроль цен при формировании планов.

7.Делегирование полномочий. На предприятии ООО «1С-ГЭНДАЛЬФ» возникают случаи, когда руководитель не желает делегировать полномочия подчиненным. Он считает, что может сделать эту работу лучше подчиненного. В результате руководитель тратит время на задание, которое мог бы выполнить подчиненный, а другие обязанности руководитель уже не сможет выполнять также хорошо.

8.Отсутствие потенциального функционального замещения.

Если один из работников ООО «1С-ГЭНДАЛЬФ», осуществляющий контрольные функции отсутствует на работе, то никто вместо него не станет выполнять его обязанности, включая контроль. Временное выбытие отдельных субъектов внутреннего контроля не должно прерывать контрольные процедуры. Для этого каждый работник должен уметь выполнять контрольную работу вышестоящего, нижестоящего и одного - двух работников своего уровня во избежание потери адекватной связи с объектом контроля за время их выбытия.

9.Отсутствие документального подтверждения выполнения контрольной работы.

Не всегда работники ООО «1С-ГЭНДАЛЬФ» добросовестно выполняют свои функциональные обязанности, связанные с контролем. Чтобы подтвердить исполнение этих функций, каждое должностное лицо предприятия должно регулярно отчитываться в письменной форме и ставить свою подпись. Такие отчеты должны поступать в определенный координационный центр ответственности. Лицо, проверяющее данные отчеты, также должно ставить свою подпись, свидетельствующую о том, что они проверены. Выполнение этого правила позволит координировать и контролировать работу звеньев системы контроля.

Таким образом, несмотря на высокоорганизованный контроль исполнения в ООО «1С-ГЭНДАЛЬФ» возникают некоторые проблемы, основными из которых являются: отсутствие информации при принятии решений; не в полном объеме используются аспекты корпоративной культуры, такие как характер коммуникаций и степень координации; возникновение в процессе коммуникации помех, влияющих на составление стратегического плана и работу над инвестиционными проектами; отсутствие компьютерных программ в некоторых подразделениях ООО «1С-ГЭНДАЛЬФ», позволяющих намного быстрее осуществлять некоторые виды работ; смена существующих кадровых ресурсов на менее компетентные; формирование плана поставок и закупок на основании прошлогодних цен; нежелание руководителя делегировать полномочия подчиненным; делегирование обязанностей подчиненному, не компетентному в данном вопросе; отсутствие потенциального функционального замещения; отсутствие документального подтверждения выполнения контрольной работы.

⇐ Предыдущая 123 Следующая ⇒