Глава 1. Деловая документация.

Введение

Деловое общение является неотъемлемой частью современной жизни. В связи широким развитием международных отношений в различных сферах деятельности становится актуальной проблемой деловой переписки. В настоящее время деловая корреспонденция во многом определяет лицо той или иной компании, организации или ведомства. Правильно оформленное и составленное деловое письмо является необходимым элементом в проведении подготовительных к подписанию договора переговоров, с его помощью устанавливаются дружественные отношения, создается особая атмосфера доверия и сотрудничества между партнерами, позволяющая решать различные проблемы. Написание делового письма требует особого мастерства от его составителя, которое основывается прежде всего на глубоком знании композиционных и лингво - стилистических особенностей официально-делового стиля.

Безусловно, при изучении того или иного функционального стиля необходимо обратить пристальное внимание на закономерности построения текста, особенности структурного и содержательного плана. Каждый текст характеризуется языковыми средствами, которыми располагает функциональный стиль данного текста.

Таким образом, объектом данной курсовой работы является изучение делового письма и ее лингво - стилистические особенности.

Целью данной курсовой работы является исследование делового письма и для осуществления поставленной цели было необходимо решить следующие задачи:

Ø рассмотреть общие характеристики и требования к оформлению официально-деловых текстов;

Ø определить типы делового письменного английского языка;

Ø выявить и описать лингво – стилистические особенности делового языка.

В качестве источника материала была использована литература по деловому английскому языку, различные справочники, а также различные сайты в Интернет.

Глава 1. Деловая документация.

1.1. Общие требования и особенности деловых писем.

Деловая переписка (корреспонденция) занимает значительное место в практике внешнеэкономической деятельности. Она является одним из средств обмена информацией. Функциональное предназначение деловой корреспонденции заключается в достижении договоренности между двумя и более сторонами ( организациями, учреждениями, отдельными лицами и т.д.).

Одним из наиболее приоритетных жанров деловой корреспонденции является деловое письмо.

Деловое письмо с давних пор помогало человеку осуществлять коммерческую деятельность. С годами менялась его форма, на смену одним привычным фразам приходили другие, обогащался его словарный состав в связи с более широкими возможностями его применения. Постепенно деловое письмо приобрело статус документа, что повлекло за собой выработку определенных требований к его написанию.

В настоящее время письма во многом определяют лицо компании, фирмы или организации. С помощью правильно составленных писем устанавливаются дружественные отношения, создается особая атмосфера между партнерами, позволяющая решать самые разнообразные, порой сложные и противоречивые стороны. Таким образом, написание делового письма требует особенно мастерства от его составителя, которое основывается прежде всего на глубоком познании композиционных и стилистических особенностей письма, на которых следует остановиться подробно.

Структура делового письма

Деловые письма пишутся на специальных бланках по установленной форме.

1. Заголовок (The Letterhead)

Заголовок печатается типографическим способом, он содержит весьма важную информацию об отправителе: наименование фирмы или организации, почтовый или телеграфный адрес, номера телефона, телекса и телефакса. Под названием фирмы может быть указан род ее деятельности. В названиях торговых и промышленных предприятий, банков и т.д. может присутствовать слово Limited (сокращенно Ltd) например: Mitchell Diesel, Limited.

В слове Limited в сокращенном виде заложено выражение limited liability company, т.е. компания с ограниченной ответственностью.

Иногда в названиях фирм встречается и другое сокращение – Inc., что соответствует выражению Incorporated, т.е. зарегистрированный как корпорация, например: International Office Equipment, Inc.

Указание на ссылку. (The Reference Line)

Непосредственно под заголовком в верхней левой части письма обычно помещается указание на ссылку. В ней могут быть даны инициалы составителя письма или машинистки, цифровое или буквенное обозначение фирмы или отдела, номер и т.д.

Your reference ( или: Your ref.)

HDR/RP - Ваша ссылка HDR/RP

Our reference ( или: Your ref.)

LA/DK/187 - Ваша ссылка LA/DK/187

Дата. ( The Date)

В правой верхней части письма указывается дата. Существуют различные способы ее написания. Традиционным британским считается следующий вариант:

15 Feb. 19…

15 February, 19…

15^th February, 19…

Американский способ обозначения даты несколько иной:

February 15^th, 19…

February 15, 19…

Прочтение дат различается в разных странах:

США - 2(месяц) /6(день) /91(год)

Великобритания - 2(день)/ 5(месяц)/ 91(год)

Допускается сокращение названий некоторых месяцев:

January- Jan. July- July.

February- Feb August- Aug.

March- March. September- Sept.

April- Apr. October- Oct.

May- May. November- Nov.

June- June. December- Dec.

Указание на конкретное лицо. (The Attention Line)

Этот реквизит делового письма не является обязательным его компонентом. Он может быть опущен, если фамилия указана во внутреннем адресе. В том случае, когда письмо адресовано какой-либо организации и при этом отправитель заинтересован в том, чтобы письмо было прочитано определенным лицом в этой организации, возникает необходимость каким-то образом выделить фамилию этого лица. На английском языке это можно выразить следующим образом:

For the Attention of Mr. Jonathan J. Morgan

Attention of Mr. Jonathan J. Morgan

Attention: Mr. Jonathan J. Morgan

Иногда вместо фамилии конкретного лица( возможно, она неизвестна) указывается его должность или даже название отдела, в который отправитель адресует свое письмо, например:

Attention of the Sales Manager

Attention – Sales Department

Вступительное обращение. ( The Salutation)

Вступительное обращение представляет собой общепринятую стандартную формулу, являющуюся неотъемлемой частью этикета делового письма. Оно помещается на левой стороне бланка письма под внутренним адресом и пишется на отдельной строке. В деловой корреспонденции принято несколько форм обращений, различающихся своей «тональностью». В письмах к фирмам и организациям обычно употребляются следующие формулы:

Gentlemen:

Ladies:

Строго официально звучат выражения:

Sir: Sirs:

Madam: Mesdames:

Официальными являются и такие формулы:

Dear Sir: Dear Sirs:

Dear Madam: Dear Mesdames:

Менее официально воспринимаются следующие формы обращений:

Dear Mr Allen: Dear Messrs Allen and Cooper:

Dear Mrs Allen: Dear Mmes Allen and Cooper:

Dear Mrs Cooper:

Употребление двоеточия в формуле обращения свойственно американским фирмам, англичанам традиционно используют в этих случаях запятую:

Dear Sir, Dear Sirs, Dear Mr Smith

7. Указание на общее содержание письма. (The Subject Line)

Этот элемент ( так же, как и указание на конкретное лицо) не является неотъемлемой частью делового письма, он часто опускается. Указание на общее содержание письма обычно помещается непосредственно перед основным текстом письма на отдельной строке и всегда подчеркивается, например:

Dear Sirs,

Order No. 1234 Snow Racers

We have received your letter…

Подпись. ( The Signature)

Подпись также имеет фиксированное место в композиционной схеме письма. Она обычно помещается под заключительной формулой вежливости и выглядит следующим образом. На отдельной строке указывается название фирмы или организации, от имени которой отправлено письмо, причем оно должно совпадать с ее названием, данным в заголовке. Затем следует подпись лица и его должность ( возможно также упоминание отдела), например: Dennis J. Stenberg, Manager

L.K. Thompson Manager

Export Department

11. Указание на приложение. ( The Enclosure)

Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они обычно перечисляются в левой части письма на отдельной строке после слова Enclosure. Как правило, пишется сокращенный вариант этого слова – Encl, (или Enc.)

Enclosure: Contract

End: Bill of Loading

Enclosures: 1- Contract

2- Cheque.

Конверт

Адрес на конверте должен полностью совпадать с внутренним адресом, указанным в письме. Обычно фирмы и организации направляют свою корреспонденцию в конвертах, на которых типографическим способом обозначен их адрес. Он помещается, как правило, в верхней левой части конверта, а на противоположной его части, внизу пишется адрес получателя. Последовательность изложения адресных данных на конверте та же, что и во внутреннем адресе в письме: название организации, номер дома, улица, город, штат ( или графство), номер почтового района, страна. На конверте может отдельно быть указана фамилия лица, которому адресовано письмо.

Резервирование номера

Please reserve (details of accommodation required) for (names of guests) for (number of nights and dates) and confirm.

Would you be kind enough to reserve (details of accommodation required) for (names of guests) for (number of nights and dates).

Please confirm at the earliest.

Оказание гостеприимства

Письмо-поздравление

Gentlemen:

We have learned from the press that you opened a new branch office in…

We wish you success and good luck.

We also want to express the hope that our business relationship will continue to develop in the same pleasant and trusting manner.

Sincerely yours,

Письма-соболезнования

I was grieved to hear of the death of (name), and wish to express my heartfelt sympathy to you and to the other members of your firm.

My colleagues join with me in expressing deep regret at his/her passing.

Параллелизм

Параллельные синтаксические конструкции являются наиболее яркой характеристикой делового письма. Более того, использование параллельных синтаксических конструкций является необходимым при написании хорошего делового письма. Однако нужно быть аккуратным при использовании синтаксических конструкций. Например, если предложение начинается с союза that, далее также необходимо использовать этот союз; а если с инфинитива или причастия, то использовать далее инфинитив или причастие. Артикль, предлог, вспомогательный глагол или определение, стоящее в начале, будет относиться ко всем частям параллельной конструкции, если оно не повторяется отдельно для каждого элемента. Например, если в ряду однородных членов предложения, выраженных существительным, первое определяется прилагательным, читатель будет ожидать, что оно определяет также и остальные существительные. Поэтому правильнее будет сказать: The building has new lighting, plumbing, and carpeting, а не: The building has new lighting, plumbing, and different carpeting. То же самое с артиклями: He brought the rod, reel, and bait. Если необходимо чтобы определение относилось только к одному существительному, артикль должен повторяться перед каждым существительным. He brought the light rod, the reel, and the bait.

Страдательный залог

Использование страдательного залога в определенных случаях предпочтительнее, чем использование действительного залога. Однако подобные фразы, как: The material will be delivered; The start date is to be decided; The figures must be approved; непонятны, так как неизвестно, кто отправляет, решает и одобряет что-либо. Какая сторона должна это делать? Следствием такой неясности могут быть судебные процессы. Использование страдательного залога в контрактах может стать причиной расстройства торговых переговоров. На наш взгляд, в этом случае лучше сказать: You will deliver.

Многословие

В письменной речи использование многословия тем более не целесообразно, т.к. в деловом письменном тексте задача передачи информации должна осуществляться доступно и сжато. Использование большого числа слов, т.е. многословие «отвлекает» адресанта от самой сути. Кажется легко рекомендовать избегать многословия, но очень трудно объяснить, как это сделать. Есть три основные причины многословия: слабые формы глагола, тяжеловесные существительные и большое количество предложных оборотов. Все они взаимосвязаны.

Заключение

В связи с стремительным развитием международных отношений в различных сферах бизнеса и жизни, а также перестройкой вопроса о языке делового общения стал весьма актуальным и, следовательно, явился темой нашего исследования.

Так чтобы писать точно и кратко, нужно использовать сильные формы глаголов и страдательный залог. Целью работы было исследование делового письма.

В первой главе данной работы даются примеры деловых писем, классифицированные по различным темам.

Во второй главе данной работы описана лингво – стилистические особенности делового письменного языка.

Письменной деловой речи свойственно широкой использование стандартных клише, стереотипных выражений и фраз. Стандартизированность деловой переписки вызвана, во-первых, необходимостью облегчить процедуру обработки информации, а во-вторых, требованиями экономии речи. В качестве важнейшей характеристики письменной речи следует назвать и ее точность. Текст должен быть четко составлен, освещение вопроса – точное, не допускающее различных толкований.

В данной курсовой работе была предпринята попытка проанализировать деловую корреспонденцию и выявить присущие деловому английскому языку лингвостилистические особенности.

Литература

1. Апресян Ю.Д. Лексическая семантика. Синонимические средства языка.

2. Арнольд И.В. Стилистика современного английского языка.

3. Винокур Т.Г. Закономерности стилистического использования языковых единиц.

4. Ковшикова Е.В. Категория коммуникативной точности( на материале текстов деловых писем)

5. Назарова Т.В. Английский язык делового общения учебный курс для студентов-филологов.

6. Шахнарович А.М. Семантические аспекты коммуникативной функции.

Источники материала

1. Азарова О. Деловые и личные письма на английском языке. Курс-деловое письмо.- www.college.ru/English/letter/letter.html.

2. Деловое письмо. Правила составления. – www. cinfo.ru /OB/OB-41-17/Business Training/L.

3. Как составить деловое письмо, рекомендации. – www. bereg.ru / sprav_info/bisnes/d/-news//delov…

4. Сборник образцов деловых писем на английском языке(деловая переписка) – letterworld.narod.ru/sample.htm.