Указание на ссылку. (The Reference Line)

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 3Следующая ⇒

Непосредственно под заголовком в верхней левой части письма обычно помещается указание на ссылку. В ней могут быть даны инициалы составителя письма или машинистки, цифровое или буквенное обозначение фирмы или отдела, номер и т.д.

Your reference ( или: Your ref.)

HDR/RP - Ваша ссылка HDR/RP

Our reference ( или: Your ref.)

LA/DK/187 - Ваша ссылка LA/DK/187

Дата. ( The Date)

В правой верхней части письма указывается дата. Существуют различные способы ее написания. Традиционным британским считается следующий вариант:

15 Feb. 19…

15 February, 19…

15^th February, 19…

Американский способ обозначения даты несколько иной:

February 15^th, 19…

February 15, 19…

Прочтение дат различается в разных странах:

США - 2(месяц) /6(день) /91(год)

Великобритания - 2(день)/ 5(месяц)/ 91(год)

Допускается сокращение названий некоторых месяцев:

January- Jan. July- July.

February- Feb August- Aug.

March- March. September- Sept.

April- Apr. October- Oct.

May- May. November- Nov.

June- June. December- Dec.

Адрес получателя письма (The Inside Address)

Адрес получателя письма (или внутренний адрес) помещается на левой стороне бланка письма и содержит указание на то, кому оно отправлено и по какому адресу. Письмо может быть направлено фирме, и тогда сначала указывается ее наименование, а затем адрес в следующей последовательности: номер дома или здании и названные улицы (на одной строке), название города ( на другой строке). Здесь же, если необходимо, помещается принятое обозначение почтового района. Если письмо направляется в США, то после названия города дается (часто сокращенно) название штата. При отправлении письма в Англию может при необходимости быть, указано графство. Последней указывается страна, которая, как правило, занимает отдельную строку. Необходимые для адреса слова Street, Place, Avenue пишутся с заглавной буквы. Обратите внимание на следующие примеры:

Continental Supply Company

312 Sixth Avenue

New York, N.Y. 11011

U.S.A

Inter – Franc – Action Ltd.

160 Knightsbridge,

London SWL 87C

England.

Иногда перед названием фирмы принято ставить слово Messrs (сокращение французского слова Messieurs). Это делается в том случае, когда в названии фирмы присутствуют фамилии каких-либо лиц, например: Messrs John Brown and Co., Ltd.

После этого в той же последовательности дается адрес организации. Если письмо адресовано должностному лицу в какой-либо компании и при этом неизвестна его фамилия, то адресат указывается следующим образом:

The Manager.

The Hong Kong Banking Corporation.

Если же известна фамилия должностного лица, то она указывается первой, после чего может быть обозначена и должность:

Mr. Edward W. Hertzfeld, President Hertzfeld

Home Appliances, Inc.

Указать должность без фамилии лица, ее занимающего, можно в том случае, если эта должность является единственной в организации. Если же Вы направляете письмо делового содержания отдельному сотруднику фирмы, то следует сначала указать фамилию этого сотрудника, затем название фирмы ( и, возможно, какого-либо ее отдела), после чего указать ее полный адрес, например:

Mr C.C.Pan

The Standard Oil Company

Адресуя письмо отдельному лицу-мужчине, следует поставить Mr ( сокращение от слова Mister ) перед его фамилией: Mr Alan White, Mr R.Hampton, Mr D.C.Robinson.

Если Вашим партнером по переписке является женщина, то рекомендуется употребить Mrs ( сокращение от слова Mistress ) перед фамилией замужней женщины и слово Miss – перед фамилией незамужней:

Mrs Rosemary Jones, Miss Margaret Green, Mrs C. Davies, Miss G. Palmer

Вместо Mrs и Miss иногда можно встретить сокращение Ms перед фамилией как замужней, так и незамужней женщины.

Если фирма или организация, которой Вы адресуете письмо, находится в Англии, то в адресе иногда требуется указать графство. А при адресовании письма в США необходимо указать название штата ( в адресе оно следует после названии города).

Указание на конкретное лицо. (The Attention Line)

Этот реквизит делового письма не является обязательным его компонентом. Он может быть опущен, если фамилия указана во внутреннем адресе. В том случае, когда письмо адресовано какой-либо организации и при этом отправитель заинтересован в том, чтобы письмо было прочитано определенным лицом в этой организации, возникает необходимость каким-то образом выделить фамилию этого лица. На английском языке это можно выразить следующим образом:

For the Attention of Mr. Jonathan J. Morgan

Attention of Mr. Jonathan J. Morgan

Attention: Mr. Jonathan J. Morgan

Иногда вместо фамилии конкретного лица( возможно, она неизвестна) указывается его должность или даже название отдела, в который отправитель адресует свое письмо, например:

Attention of the Sales Manager

Attention – Sales Department

Вступительное обращение. ( The Salutation)

Вступительное обращение представляет собой общепринятую стандартную формулу, являющуюся неотъемлемой частью этикета делового письма. Оно помещается на левой стороне бланка письма под внутренним адресом и пишется на отдельной строке. В деловой корреспонденции принято несколько форм обращений, различающихся своей «тональностью». В письмах к фирмам и организациям обычно употребляются следующие формулы:

Gentlemen:

Ladies:

Строго официально звучат выражения:

Sir: Sirs:

Madam: Mesdames:

Официальными являются и такие формулы:

Dear Sir: Dear Sirs:

Dear Madam: Dear Mesdames:

Менее официально воспринимаются следующие формы обращений:

Dear Mr Allen: Dear Messrs Allen and Cooper:

Dear Mrs Allen: Dear Mmes Allen and Cooper:

Dear Mrs Cooper:

Употребление двоеточия в формуле обращения свойственно американским фирмам, англичанам традиционно используют в этих случаях запятую:

Dear Sir, Dear Sirs, Dear Mr Smith

7. Указание на общее содержание письма. (The Subject Line)

Этот элемент ( так же, как и указание на конкретное лицо) не является неотъемлемой частью делового письма, он часто опускается. Указание на общее содержание письма обычно помещается непосредственно перед основным текстом письма на отдельной строке и всегда подчеркивается, например:

Dear Sirs,

Order No. 1234 Snow Racers

We have received your letter…

Основной текст письма. ( The Body of the Letter)

Это, безусловно, важнейшая часть письма, в которой отправитель реализует свои намерения. Обычно текст разбивается на абзацы, это облегчает процесс чтения и восприятия информации. В стандартизированных письмах таких абзацев, как правило, два, причем последний представляет собой стереотипную заключительную фразу вежливость, например:

We are looking forward to your reply.

Looking forward to hearing from you soon, we remain…

Awaiting your reply,

we remain…

Заключительная формула вежливости. ( The Complimentary Close)

В деловой переписке принята определенная форма завершения письма или телекса. Обычно заключительная формула помещается непосредственно под текстом письма с правой стороны. Наиболее распространенными являются следующие формулы вежливости:

Yours faithfully,

Yours truly, Строго официально

Yours very truly,

Very truly yours,

Yours very sincerely,

Yours sincerely, Официально

Sincerely yours,

Very cordially yours, Менее официально

Yours cordially,

Cordially yours,

Подпись. ( The Signature)

Подпись также имеет фиксированное место в композиционной схеме письма. Она обычно помещается под заключительной формулой вежливости и выглядит следующим образом. На отдельной строке указывается название фирмы или организации, от имени которой отправлено письмо, причем оно должно совпадать с ее названием, данным в заголовке. Затем следует подпись лица и его должность ( возможно также упоминание отдела), например: Dennis J. Stenberg, Manager

L.K. Thompson Manager

Export Department

11. Указание на приложение. ( The Enclosure)

Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они обычно перечисляются в левой части письма на отдельной строке после слова Enclosure. Как правило, пишется сокращенный вариант этого слова – Encl, (или Enc.)

Enclosure: Contract

End: Bill of Loading

Enclosures: 1- Contract

2- Cheque.

⇐ Предыдущая 123 Следующая ⇒