Организация трудового процесса

⇐ ПредыдущаяСтр 18 из 20Следующая ⇒

Важное значение для результативности управленческой деятельности имеет рациональная, с точки зрения расхода времени, организация рабочего дня менеджера в соответствии с жизненными планами. Рабочий день менеджера целесообразно условно разделить на три части: начало дня, основная часть дня, конец дня. Соответственно этому организационные принципы распорядка дня также можно разделить на три группы.

Правила начала дня

1. Начинать день следует с позитивным настроением, каждый день задавая себе вопросы:

— как этот день может приблизить меня к моим целям;

— что я должен сделать, чтобы получить от этого дня как можно больше радости.

Необходимо также продумать следующие моменты:

— с кем сегодня необходимо встретиться;

— какие трудности и проблемы может уготовить этот день, как их преодолеть.

2. Хорошо позавтракать и без спешки отправиться на работу.

3. Начинать работу по возможности в одно и то же время.

4. Пересмотреть свой план дня, составленный накануне вечером, оценивая степень важности и срочности задач, внести коррективы.

5. Вначале — ключевые задачи. Начинать работу следует с выполнения важнейших задач дня, до чтения газет и корреспонденции и по возможности до начала рабочего дня коллег и подчиненных. Вскоре будете настолько заняты текущими делами и разными проблемами, что вряд ли сможете уделить достаточно времени важнейшим вопросам.

6. Приступать к делам без раскачки. Отказаться от такого утреннего ритуала, как обсуждение последних новостей или вчерашней теле- программы.

7. Согласовывать план дня с секретарем, который является важнейшим партнером в создании оптимальных условий для вашей деятельности. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и цели дня. В результате этого он будет работать эффективнее и оградит вас от ненужных помех.

Правила основной части дня

1. Экономьте свое собственное рабочее время за счет хорошей подготовки к работе и оптимального планирования.

2. Старайтесь, обговаривая сроки, приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать» альтернативные варианты.

3. На каждом предприятии возникают непредвиденные ситуации, дополнительные неотложные проблемы. Однако отвлечение на них приводит к забвению на некоторое время запланированных важных задач и к излишним затратам времени и средств.

4. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Если вы во время работы вдруг захотели сделать что-то другое, например, позвонить кому-либо, подумайте, необходимо ли это отвлечение для вашей текущей работы, так как оно снижает производительность. Если же при выполнении задачи вы натолкнетесь на интересную идею или важную информацию, то сделайте краткую запись и обработайте ее позднее.

5. Делайте регулярно (после одного часа работы) короткие паузы (не более 10 минут), соблюдайте размеренный темп. Рассматривайте паузы как подзарядку энергией во время отдыха. Устраивайте их в период относительно высокой производительности, до того как полностью исчезнет способность к концентрации.

6. Небольшие однородные задачи целесообразно выполнять сериями. Расправляйтесь с рутинной работой и так называемыми мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки. В этом случае вы лишь один раз производите подготовку и затем в течение определенного времени занимаетесь однородной деятельностью. Благодаря концентрированности и непрерывности процесса экономится время.

7. Отвлечение от основной задачи отнимает немало времени, поскольку при возвращении к ней приходится вновь повторять уже про- деланное однажды. Поэтому старайтесь начатое доводить до конца.

8. Старайтесь рационально использовать незапланированные промежутки времени, образующиеся от ожиданий и холостых ходов. Используйте также последние минуты перед обеденным перерывом или перед концом рабочего дня для подготовительной или рутинной деятельности.

9. Выполняйте самые важные запланированные задачи в течение более спокойного дообеденного периода, т.е. до того, как наступит пик активности у других сотрудников и напряжение в работе достигнет апогея. Беспокойный период используйте для выполнения дел категории В.

10. Хорошо себя зарекомендовало ежедневное резервирование одного спокойного (или закрытого) часа, в течение которого вам никто не может помешать.

11. Установите время для себя (один час). Занесите это время в свой план дня. Используйте его для важных, но не срочных дел, носящих долговременный характер, например, для повышения своей квалификации. Отгородите себя на это время от внешнего мира с помощью секретаря.

12. Контролируйте время и планы. Наряду с отслеживанием своего времени многократно перепроверяйте также свои планы дня с точки зрения выполненных задач, установления новых приоритетов и т.п.

Правила завершения рабочего дня

1. Контроль за результатами и самоконтроль, т.е. сравнение намеченного в распорядке дня объема работы с реально выполненным с учетом поставленных целей и отклонений от них.

2. Составление плана на следующий день; его необходимо намечать накануне вечером, пользуясь дневником времени, с установлением целей, приоритетов, делегированием и т.п.

3. Домой — с хорошим настроением. Радуйтесь предстоящему заслуженному отдыху после трудового дня. Наслаждайтесь дорогой домой и настраивайтесь на вечернее времяпрепровождение.

4. Каждый день должен иметь свою кульминацию. В смысле позитивного образа жизни важно осознавать, какое качество и ценность имеет каждый день.

Эти правила должны послужить импульсом для составления распорядка дня, хотя они носят рекомендательный характер. Оцените отдельные принципы исходя из того, насколько вы готовы их использовать, найдите свой личный стиль.

Работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках естественного ритма. Среднестатистические колебания работоспособности в течение суток можно описать с помощью следующей кривой (рис. 14.1). Из нее видно, что:

— к фазам высшей активности примыкают соответственно двухчасовые паузы, во время которых организм работает в щадящем режиме и не должен чрезмерно перегружаться;

— пик работоспособности приходится на первую половину дня, и в силу этого задачи А следует выполнять в начале дня;

— после обеда, когда наступает известный спад продуктивности, нужно расслабиться и использовать этот период для социальных контактов и рутинной деятельности (задачи В).

Рис. 14.1. Среднестатистические колебания работоспособности.

Нужно не пытаться работать против естественного дневного ритма, а использовать его в своем распорядке дня. При этом следует иметь в виду, что отдельные значения этого графика, вероятно, не будут соответствовать колебаниям вашей индивидуальной работоспособности, так как у каждого наблюдаются некоторые отклонения от нормы. В связи с этим нужно определить свой индивидуальный дневной ритм и на основе систематических наблюдений построить свою кривую работоспособности.

Кроме того, проанализируйте распорядок своего рабочего дня. После этого наложите свой график продуктивности на распорядок дня. Обдумайте, нельзя ли лучше согласовать распорядок дня, в том числе время выполнения важных дел, с вашими внутренними потребностями, личной работоспособностью. Рекомендуется также в соответствии с колебаниями работоспособности чередовать напряженную, ответственную деятельность с менее важной и ненапряженной; ежедневно поддерживать свою работоспособность за счет зарядки, занятий спортом, так как вместе с работоспособностью изменяется качество выполняемой работы.

Важным фактором успехов в работе выступает личный рабочий стиль. Способы и методы труда определяются в первую очередь свойствами характера человека, его склонностями и привычками. Для того чтобы улучшить свой стиль работы, надо, во-первых, уяснить себе сильные и слабые стороны своего метода работы, во-вторых, иметь стимул к упрочению сильных сторон и, в-третьих, быть готовым работать над преодолением собственных недостатков. Исходя из специфики своей работы и личных качеств нужно подходить к совершенствованию своей техники труда как к непрерывному процессу и быть готовым к тому, чтобы постоянно воспринимать все новые побудительные импульсы и интегрировать их в свой персональный рабочий стиль.

Одной из важнейших предпосылок успешной работы является концентрация на важном и существенном. Можно значительно улучшить свой рабочий стиль и разгрузить себя, если все свои рабочие задачи подвергать вопросам, которые помогут удерживаться от ненужных дел в течение рабочего дня. Прежде всего, задавайтесь таким вопросом: зачем вообще это делать? Это поможет уяснить, что некоторые дела в действительности не нужны или могут быть выполнены лишь в общих чертах.

Почему именно я? Этот вопрос должен удержать от исполнения дел, которые не выдерживают критического рассмотрения с точки зрения того, нужно ли их делать самому. Больше доверяйте своим сотрудникам и полностью используйте возможности делегирования. Вновь обдумайте сложившееся к настоящему времени разграничение целей, обязанностей и компетенции между вами и сотрудниками.

Почему именно теперь? Данный вопрос убережет от того, чтобы из-за неверно выбранного срока исполнения потерять слишком много времени. Работая над сроками, старайтесь точно фиксировать их и конкретизировать. Не устанавливайте сроков типа «завтра», «после обеда», «в течение дня» и т.п. Далеко не все дела нужно обязательно делать, решать или обсуждать теперь или немедленно.

Почему в этой форме? Всегда подвергайте сомнению свои привычные отшлифованные методы работы и изыскивайте все новые, творческие и рациональные возможности ее исполнения.

Указанные вопросы могут натолкнуть на новые идеи относительно организации труда.

Необходимо с помощью разработанных в данной главе организационных принципов и методов составить образцовый (рамочный) рабочий день. Хотя такой идеальный день маловероятен, тем не менее рекомендуется использовать его как целеустановку или ориентир при составлении плана текущего дня и его организации. Для этого следует перенести свой рамочный план дня в дневник времени. Полезно также наметить недельный рамочный план, посредством этого приобретается навык в распределении дел по отдельным дням недели. Следует включить в свой идеальный день и идеальную неделю также личные дела и цели, касающиеся семьи, занятий спортом, отдыха, общения с друзьями и т.д.

Информация и коммуникации

Эта функция самоменеджмента является важным связующим звеном между другими функциями. Информация и коммуникации представляют собой ключевые моменты всякого процесса управления и общественных отношений.

Менеджерам приходится справляться с потоками информации, которые буквально обрушиваются на них. В результате этого они проводят около 80% времени за чтением, перепиской, телефонными переговорами, совещаниями и т.п. Причем они получают, перерабатывают и распространяют гораздо больше информации, чем это необходимо, и половина всей находящейся в предпринимательском обороте информации оказывается лишней. Поэтому обработка информации должна быть упорядочена и систематизирована, ориентирована на достижение профессиональных и жизненных целей. Это, в свою очередь, требует, чтобы менеджеры овладели рациональными приемами работы с нею. Это относится, в частности, к рациональному чтению. Поток материалов для чтения (в виде деловых писем, газет, циркуляров, служебных записок и т.п.) становится все более насыщенным, в результате чего менеджеры около 30% времени тратят на него. Поэтому огромное значение имеет рационализация чтения, которая экономит массу времени, позволяет лучше справляться с потоком информации.

Методы рационального чтения группируются в зависимости от того, используются они до, во время или после процесса чтения. Следующие вспомогательные вопросы могут способствовать тому, чтобы чтение воспринималось как рациональный процесс:

— что я должен прочитать;

— что я хочу прочитать;

— что я хочу в связи с этим предпринять;

— что можно прочитать позднее;

— что мне вообще не нужно читать.

Необходимо относиться оптимально к своему времени, действуя по схеме:

1) просеивать имеющийся материал для чтения, прежде чем обрабатывать его;

2) собирать небольшие тексты в рабочие блоки для серийной обработки и резервировать в недельном плане время для их прочтения.

Если вы приняли решение более подробно ознакомиться с определенным текстом, то можно руководствоваться следующими методами во время чтения:

— ориентирующее чтение — это первое восприятие содержания, определение того, что ожидает читателя, и надо ли обрабатывать данный текст;

— изучающее чтение — при этом методе следует найти самую существенную информацию в тексте;

— обобщающее чтение, т.е. обобщение содержания и критическая оценка прочитанного материала. Чтобы ускорить чтение, необходимо:

— избавление от вредных привычек и отвлекающих факторов; — совершенствование методики чтения.

Следует заметить, что имеется несколько факторов, мешающих быстрому чтению:

— чтение по буквам или по слогам;

— внутреннее проговаривание читаемого;

— возвращение к прочитанным в тексте местам;

— слежение пальцем или карандашом;

— движения головой (вместо слежения глазами);

— позы, неудобные для чтения;

— внешние факторы, такие, как слабое освещение, отвлекающие моменты, шум и т.п.

Тот, кто хочет повысить скорость чтения, должен прежде всего освободиться от указанных мешающих факторов. Кроме того, должен улучшить методику чтения. Для этого широко практикуют чтение по диагонали. Однако при этом методе зрительно воспринимается лишь часть текста, поэтому важная информация подчас может остаться вне поля зрения читателя. Более эффективна так называемая техника слалома. Пунктами фиксации внимания при этом служат группы слов (ключевые слова).

Методы после чтения состоят в том, чтобы важные тексты не только читать, но и обрабатывать после прочтения. Путем выделения нужных мест (пометок, выписок из текста) обеспечивается лучшее усвоение материала и облегчается повторное чтение. При этом пометки выделяют важные места, облегчают их нахождение и повторное прочтение; помогают дополнительно структурировать текст; способствуют обдумыванию, восприятию и запоминанию материала.

В качестве методов маркировки текста возможны подчеркивания, замечания и записи на полях, также хорошо зарекомендовали себя условные знаки, которые разрабатываются самостоятельно и часто употребляются еще в процессе чтения.

Важное место в деятельности менеджеров занимают совещания и конференции. Они поглощают наибольшее количество времени руководителей (до 80%), причем с отрывом от остальной работы. Причины, по которым на совещаниях впустую тратится много времени и средств, состоят в том, что многие из них неудовлетворительно готовятся, неумело проводятся и подытоживаются. В ряде случаев они длятся слишком долго, бывают совершенно ненужными.

Что касается подготовки совещания, то сбор людей имеет смысл, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений, анализе ситуаций, принятии решений. Работа в группе может быть в несколько раз эффективнее, чем в одиночку, однако затраты времени и средств будут значительно выше. По этой причине целесообразно предварительно проанализировать, какие могут быть альтернативы проведению совещания.

При принятии решения о проведении совещания необходимо уточнить его цели, повестку дня; очертить круг участников, пригласив лишь тех, без кого нельзя обойтись; выбрать дату и время его проведения (с учетом доступности для участников и возможности им подготовиться). Кроме того, выбрать подходящее для целей совещания помещение, в котором никто не будет мешать, и позаботиться о необходимых средствах наглядной информации. Приглашения следует рассылать, по крайней мере, за неделю до совещания. При этом необходимо проинформировать как можно конкретнее участников о времени, темах и целях совещания. Следует также подумать: нужно ли вам лично как руководителю принимать участие в совещании. Возможно, ограничить продолжительность своего участия в нем временем, которое требуется для вашего выступления.

Совещание следует начинать точно вовремя, а также согласовывать с участниками правила совместной работы, в том числе об ограничении времени выступлений, о порядке принятия решений и т.п. Во время заседания следует перепроверять, как достигаются поставленные цели: анализ проблемы, альтернативные решения, поиски итоговых решений, информация, координация. При этом не допускаются такие моменты в дискуссии, как разговоры на отвлеченные темы, поспешные выводы и неверные решения.

Нужно иметь в виду, что оптимальная длительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет 40—45 мин. У большинства людей физиологическая граница усталости при совместной работе равна одному часу. Поэтому спустя 40—70 мин у многих участников наступает утомление, ослабляется внимание, поэтому возникают шум, движения, посторонние разговоры.

В конце заседания следует повторить принятые решения и согласованные меры, чтобы исключить разногласия, подвести итоги и пояснить, что, кем и к какому времени должно быть сделано. Завершить совещание нужно на позитивной ноте, высказав несколько приветливых слов. Заканчивать заседания рекомендуется точно в назначенное время. Этим вы обеспечите себе репутацию умелого организатора. При проведении последующих заседаний участники будут уже сами стремиться к своевременному выполнению повестки дня, не будут затягивать выступления.

Если при планировании совещания правильно установите приоритеты, то убедитесь, что самые важные вопросы были обсуждены в начале совещания, а к концу остались лишь малозначительные. Кроме того, необходимо контролировать, выполняются ли принятые решения всеми, кого они касаются. Невыполненные задачи и нерешенные проблемы должны стать первым пунктом повестки дня следующего совещания.

О телефонных разговорах. Телефон — это наиболее часто используемое средство коммуникации. Из десяти менеджеров девять проводят у телефона более часа в день, а четверо — более двух часов. Телефон предоставляет следующие преимущества по сравнению с письменными средствами коммуникации:

— скорость передачи информации (выигрыш во времени);

— связь с абонентом устанавливается немедленно — при условии, что последний доступен для разговора;

— непосредственный обмен информацией (преимущество диалога);

— персональную связь (преимущество контакта);

— сокращение бумагооборота (меньшие затраты труда и ресурсов);

— экономию денег (снижение стоимостных издержек).

Телефон является одним из самых эффективных средств экономии времени, в то же время наиболее частым источником помех в работе, поглотителем времени (парадокс телефона). Обладает он для вас тем или иным свойством, зависит от того, насколько рационально вы его используете.

Каждый, кто нам звонит, убежден в важности своего намерения. Поэтому мы должны с ним общаться в соответствии с его стремлением. Однако телефонным разговорам мы можем уделить лишь ограниченное время. В этом смысле телефонный разговор является чем-то вроде непрошеного посетителя, который вторгается в сферу деятельности другого человека. В то время как многие не могут без предварительной договоренности проникнуть в учреждение, они могут это сделать в любое время с помощью телефона, поскольку защищены пространственной отдаленностью и опосредованностью контакта.

Поэтому лучше и эффективнее заранее отгородиться от ненужных звонков или отодвинуть их на удобное для вас время следующим образом:

— проинформируйте своих потенциальных абонентов, когда вам не следует звонить и когда лучше всего звонить;

— установите время для ежедневных активных (исходящих от вас) телефонных разговоров, что позволит их сгруппировать;

— избегайте в конце разговора таких фраз, как: «Позвоните мне как-нибудь! »;

— партнеру, который ждет от вас известие, звоните точно в назначенное время, не ждите, пока он позвонит вам;

-- пропускайте все входящие телефонные звонки через секретаря. или используйте время от времени автоответчик.

Имеется несколько конкретных советов по ведению телефонных разговоров:

1) необходимо быть кратким, сводить фазу контакта до минимума (следует учитывать, что начало разговора определяет его ход и завершение);

2) сначала сообщайте партнеру, о чем идет речь, и только затем объясняйте причины и подробности;

3) не прерывайте разговор по той причине, что по другому аппарату поступает важный звонок (в случае необходимости извинитесь и спросите, можно ли перезвонить через 10 минут);

4) избегайте параллельных разговоров с сотрудниками;

5) в конце длинного разговора кратко подведите итоги и перечислите меры, которые надо принять;

6) во время разговора записывайте важную информацию, с которой, возможно, следует ознакомить подчиненных и коллег;

7) следите, особенно при междугороднем разговоре, за продолжительностью беседы (так как если вы сами звоните, то звонок оплачивает ваше предприятие);

8) завершайте разговор, как только будет достигнута его цель (многие телефонные разговоры длятся долго из-за того, что оба партнера не знают, как их закончить);

9) вежливо завершайте беседу (дело в том, что некоторые руководители резко прерывают разговор, не заканчивая его вежливой фразой, прощанием);

10) составляйте краткую запись каждого важного телефонного разговора, ее можно сделать на документе, используемом при разговоре, на прилагаемом письме или на отдельном листе.

Повышению эффективности работы менеджера способствует активное использование компьютера, программных продуктов, электронной почты, системы Internet. Эти средства позволяют быстрее находить оптимальные решения, оперативно получать и передавать информацию.

Самоконтроль

Важной функцией самоменеджмента является контроль за результатами, который служит улучшению, а в идеальном случае — оптимизации трудового процесса. При этом выявляется, были ли достигнуты поставленные цели, и вносятся необходимые коррективы. На менее удачных результатах и ошибках можно учиться, набираться опыта. Контроль, кроме того, дает переживание успеха, что позитивно воздействует на настроение и мотивацию и способствует совершенствованию личного стиля работы.

Контроль охватывает три задачи:

1) осмысление физического состояния (что достигнуто к моменту осуществления контроля);

2) сравнение запланированного с достигнутым (в какой степени достигнута поставленная цель);

3) корректировка по установленным отклонениям. Время, продолжительность и регулярность контроля зависят от исполняемых задач и поставленной цели.

В этой связи различают:

— контроль процесса и осуществляемой деятельности;

— контроль результатов (целевой контроль).

Для осуществления контроля процесса рекомендуется регулярно проверять свои планы и организацию труда, постоянно задавать себе следующие вопросы:

— выполняю ли я действительно необходимые задачи;

— подхожу ли к предстоящей деятельности в соответствии с ее приоритетностью;

— справляюсь ли с запланированными задачами в установленное время;

— делегирую ли в достаточном объеме свои дела другим сотрудникам;

— собираю ли в единый блок небольшие дела;

— веду ли борьбу с помехами и поглотителями времени.

Каждый вид деятельности анализируется с точки зрения возможностей оптимизации трудового процесса в целях экономии времени. В данном случае необходимо продумать следующие вопросы:

— что произойдет, если отказаться от данной деятельности;

— если эту деятельность полностью или частично делегировать;

— если ее осуществлять в течение более короткого промежутка времени.

Если ничего не произойдет или последствия будут незначительными, то эту деятельность можно исключить, делегировать или осуществлять в более короткие сроки. Существенное значение имеют также следующие вопросы:

— насколько велика фактическая временная нагрузка;

— сколько времени может быть сэкономлено;

— какие меры по экономии времени необходимо предпринять;

— как можно использовать сэкономленное время.

Основу и исходный пункт самоорганизации деятельности менеджера составляет намерение достичь поставленных целей. Контроль результатов труда с точки зрения достижения цели должен производиться после выполнения задачи (конечный контроль), а при реализации крупных проектов — на промежуточных стадиях (промежуточный контроль).

Следует осуществлять регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов, отвечая на вопросы:

— какие результаты были достигнуты;

— что осталось несделанным и почему;

— где было потеряно время;

— какие можно сделать выводы для планирования следующего периода.

В конце рабочего дня необходимо проконтролировать выполнение текущих задач. Завершая день, нужно подумать, что прошло благополучно и что могло быть сделано лучше, в том числе учитывая такие факторы, как:

— мыслительный процесс (какие знания, опыт я сегодня получил);

— близость цели (что я сегодня сделал и чего достиг);

— состояние духа (каким было сегодня настроение);

— услуга, помощь (чем я сегодня помог другим);

— бодрость, физическая форма (каким было мое физическое состояние; что я сделал сегодня для своего здоровья).

Можно каждый день оценивать по пятибалльной системе и заносить отметку в свой дневник времени. Этим подчеркивается качество дня, его значение для личной жизни. Подведение итогов в конце дня способствует вашей концентрации на позитивных результатах. Таким образом, рационализация личной работы менеджера позволяет повысить эффективность его деятельности, создает предпосылки для успешного руководства коллективом.

Контрольные вопросы

1. Что означает понятие «самоменеджмент»?

2. Почему он необходим?

3. Каковы основные этапы развития самоменеджмента?

4. Каковы главные направления рационализации использования рабочего времени руководителя?

5. Что мешает делегированию полномочий?

6. Как составлять планы работы?

7. Какова цель планирования рабочего времени?

8. Назовите правила начала дня.

9. Каковы правила основной части дня?

10. В чем состоят правила завершения дня?

11. За счет чего можно ускорять чтение?

12. В чем состоят причины неудачных совещаний?

13. Как упорядочить телефонные разговоры?

14. В чем состоит цель самоконтроля?

15. Как оценить эффективность самоменеджмента?

Стр210

ГЛАВА 15

⇐ Предыдущая 11 12 13 14 15 16 171819 20 Следующая ⇒