Use Clear and Concise Language

⇐ ПредыдущаяСтр 7 из 18Следующая ⇒

Be clear and precise with your language when writing a contract. Legal contracts do not require any “magic” words or phrases, but ambiguity and vagary will create unnecessary hurdles to enforcing the agreement if problems arise. The language of the contract does not need to be beautiful, it must be effective. And remember you are mostly making up a contract not for lawyers but for those who do not have legal knowledge.

Vocabulary Focus

Special attention has to be drawn to the fact that the seller and the buyer in the contracts are indicated by the words Seller, Sellers, Buyer, Buyers with or without an article. Words Seller (s) and Buyer (s) are written with a capital letter, and in the introductory part of the contract Seller (s) and Buyer (s) are put in quotes.

Nowadays the usage of some “archaic” words like hereto, hereafter, thereof etc. is sometimes criticized. According to Lord Harry Woolf (Former Lord Chief Justice of England and Wales, 2000-2005), these words are not key values for the document; having avoided such word forms, you do not even need to look for an equivalent to replace them. But anyway they characterize the contract style and make it so special and recognizable. Here are some of them:

here+	there+
hereafter - далее в документе	thereafter – впоследствии
hereby - этим, настоящим, сим	thereby – в силу того
herein – в этом документе	therein – в том (месте), в нем
hereof – в отношении этого	thereof – вследствие чего
hereto – к этому (в документе)	thereto – кроме того

Grammar

One of the specific features of a contract designed in English is the use of modal verbs, e.g. “shall”, which is rarely used in modern plain English, but is widely used in business correspondence and business documents. For example, such expression as “The result shall be considered” is equal to the meaning of the expression “The result is to be considered” or “will be considered”.

For contracts is also common the usage of the combination should+ infinitive to designate steps that can occur in the future. For example, “if a delay in the delivery should exceed 3 months”. In many cases, verbs “shall” and “should” have the same value and meaning. For example, “If the actual cost to us shall / should increase”.

Another feature that should be considered when drawing up a contract in English, is missing of “if” in the subordinate clause with the verb “should”. In such instances “should” is the first element in the sentence. For example, “Should the above circumstances continue to be in force...”, “Should the Buyers fail to open the letter of credit in time...”.

Moreover, please note that concepts indicated in clauses should be written with a capital letter.

Style of Writing

Get the balance right between 'legalese' and plain English. Abusing legal formulations makes the contract unclear and full of causes to be argued consequently in court. Do not apply synonymous chains like for example, “There can be no further amendment, variation, modification or adjustment to the terms of this contract.” In this sentence highlighted words designate the same concept. Use just one of them to avoid oversaturation. In general, some lawyers believe that a legal document must contain not more than 25 words. Do you agree?

EXERCISES

Exercise 1. Translate the words in bold from Text 1 into Russian and explain their meaning in English.

Exercise 2.

Read the following bilingual contract text. Pay attention to the special contractual terms and expressions, capital letters in the words “Contract”, “Letter of Credit”, “Payment” etc. Give the analysis of a lawyer’s work upon making up this contract, say if the contract meets the requirements mentioned in Texts 2 and 3.

CONTRACT No __
CONTRACT FOR EXPORTING OF GOODS

Moscow “____” _________20__

__________, Moscow, Russia, hereinafter referred to “ХХХ”, on the one part, and __________, Nigeria, hereinafter referred to “YYY”, on the other part, have signed the present contract as follows:

КОНТРАКТ № __
НА ЭКСПОРТ ТОВАРОВ

г.Москва «____» _________20__г.

__________, Москва, Россия, далее именуемое «ХХХ», с одной стороны, и __________, далее именуемая «YYY», с другой стороны, подписали настоящий контракт о нижеследующем.

1.1. XXX shall deliver the goods as under Annex 1 to the Contract being its integral part to the total amount indicated in clause 1.1 within _____ months of the date of signing this Contract.

Quantity: _______ metric tons.
Price per ton: ______
Total amount: ______

The delivery shall be effected on C.I.F. terms, Nigerian port.

1.2. The date of Bill of Lading made out for this lot of goods shall be considered as the date of delivery of goods. The goods delivered under this Contract shall be considered accepted:

– in respect of quality – in accordance with the quality provided for in the Quality Certificate of the manufacturer;
– in respect of quantity – in accordance with the quantity of the pieces and the weight stated in the Bill of Lading.

*****************

1.1. ХХХ поставит товары, перечисленные в Приложении 1 к контракту, которое является его неотъемлемой частью, на сумму, указанную в пункте 1.1, в течение ____ месяцев с даты подписания настоящего контракта.

Количество: _____ метрических тонн.
Цена за тонну: _____
Общая сумма: _____

Поставки будут осуществляться на условиях СИФ, порт Нигерии.

1.2. Дата коносамента, выписанного на данную партию товара, считается датой поставки товара. Товар, поставленный по данному контракту, считается принятым:

– по качеству – в соответствии с качеством, указанным в сертификате качества, выписанном производителем;
– по количеству – в соответствии с количеством предметов и весом, указанными в коносаменте.

2.1. Payments for the goods delivered in accordance with the present Contract shall be effected by YYY in (currency of payment).

2.2. In order to effect payments, YYY shall open within 30 (thirty) days from the date of receipt from XXX of the cable notification of readiness of the goods for delivery an irrevocable confirmed letter of credit with a Bank for Foreign Economic Affairs, Moscow, through the State Bank of Nigeria in favour of XXX to the amounts stated in 1.1 and shall be valid for a period of ______ months from the date of opening of Letter of Credit.

2.3. Should YYY do not open the Letter of Credit within the period stipulated in clause 2.1 and in accordance with the terms and conditions of clause 2.6 of this Contract, XXX shall be entitled to correspondingly prolong the period of delivery of the goods either for a period of delay in opening the Letter of Credit or for a period to be required to make the Letter of Credit correspondent to the terms and conditions of the clause 2.6 of this Contract. Should the validity of the Letter of Credit be prolonged, the validity of the Contract shall be prolonged automatically.

2.4. The Letter of Credit should not contain any other terms and conditions except those stipulated by the present Contract.

2.5. The payments under the Letter of Credit shall be effected by the Bank for Foreign Economic Affairs for delivery of goods against the invoices of XXX to be forwarded in 3 copies for every lot of goods attaching the following documents:
1). Two originals of a clean on board Bill of Lading, issued in the Black Sea port in the address of YYY.
2). Shipping specification – 3 copies.
3). Quality certificate – 1 copy.
4). Insurance policy issued by the Ingosstrakh – 1 copy.

2.6. The Letter of Credit shall contain the following terms and conditions:
a) partial shipment is allowed;
b) the number of the Letter of Credit shall be written only on the invoices;
c) the sum of each invoice shall be calculated on the basis of the actual weight of the shipped goods and average weight price per each Net metric ton of the goods equal to _________, C.I.F., the port of Nigeria;
d) the total value inclusive of the sum of the last invoice shall not exceed the total Contract value;
e) the Letter of Credit shall contain the terms and conditions of this clause 2.4 of this Contract;
f) the Contract will be deemed to have been fulfilled when supply of goods is effected within 5% of the contracted volume. However, payment will be on the basis of actual quantities as per the Bill of Lading.

2.7. All the expenses connected with the opening Letter of Credit, notification of its opening and, in case of necessity, increase and prolongation of the Letter of Credit shall be borne by YYY.

*****************

2.1. Платежи за товар, поставленный по настоящему контракту, осуществляются YYY в (валюта платежа).

2.2. Для производства платежей YYY, в течение 30 дней с даты получения от ХХХ извещения о готовности товара к отгрузке, откроет во Внешэкономбанке, Москва, через Госбанк Нигерии безотзывный подтвержденный аккредитив в пользу ХХХ на сумму, указанную в пункте 1.1. Аккредитив будет действовать в течение _______ месяцев с даты его открытия.

2.3. Если YYY не откроет аккредитив в течение периода, обусловленного в пункте 2.1, и в соответствии с условиями пункта 2.6 настоящего контракта, ХХХ будет иметь право продлить соответственно срок поставки товара – либо на срок задержки открытия аккредитива, либо на срок, необходимый для приведения аккредитива к условиям пункта 2.6 настоящего контракта. Если срок действия аккредитива будет продлен, то срок действия настоящего контракта продлевается автоматически.

2.4. Аккредитив не должен содержать никаких других условий, кроме оговоренных настоящим контрактом.

2.5. Платежи с аккредитива должны осуществляться Внешэкономбанком за поставку товара против счетов ХХХ, выставляемых в 3 экземплярах на каждую партию товара с приложением следующих документов:

1). Два оригинала чистого бортового коносамента, выписанного в порту Черного моря на имя YYY.
2. Отгрузочная спецификация – 3 экземпляра.
3). Сертификат качества – 1 экземпляр.
4). Страховой полис, выписанный Ингосстрахом, – 1 экземпляр.

2.6. Аккредитив должен содержать следующие условия:
а) частичные отгрузки разрешены;
b) номер аккредитива должен быть написан только на счетах;
c) сумма каждого счета рассчитывается на основе фактического веса отгруженных товаров и средневесовой цены за каждую метрическую нетто-тонну товара, равной ______, СИФ, порт Нигерии;
d) общая стоимость, включая сумму последнего счета, не может превышать общую цену контракта
e) аккредитив должен содержать условия настоящего пункта 2.6 настоящего контракта;
f) контракт считается выполненным, если поставка товара осуществлена в пределах 5% общего объема по контракту. Однако платежи будут произведены на основе фактического количества в соответствии с коносаментом.

2.7. Все расходы, связанные с открытием аккредитива, сообщением об его открытии и, в случае необходимости, увеличением и продлением аккредитива, будет нести YYY.

3.1. When delivering the goods, the following documentation shall be forwarded to YYY:
a) Bill of Lading – three originals and four copies including one original to be sent by airmail to YYY’s agent at the port; two originals with the invoice, one copy to YYY by airmail; one copy by airmail to the YYY’s agent; two copies with the captain’s mail;
b) shipping specification in six copies including one copy to be sent by airmail to YYY at the port; three copies with the invoice; one copy with the captain’s mail and one copy by airmail to YYY’s agent at the port;
c) Quality Certificate in two copies including one copy with the captain’s mail and the other with the invoice;
d) Packing List in four copies including two copies along with the cargo inside Case No.1; two copies with each package (one copy inside the package and the second one inside the special pocket on the outer side of the case);
e) Insurance Policy with the invoice – 1 copy.

3.2. The packing of the goods to be delivered under the present Contract shall ensure its safety during both railway and marine transportation as well as during transshipment when the usual handling of the cargo is applied.

3.3. The goods to be delivered shall have the following marking:
– “Made in Russia”;
– The port of loading;
– Order Number;
– Case Number;
– Net and Gross Weight;
– Consignee;
– Contract No.;
– Port of destination.

3.4. The package number is shown with the fraction; the numerator being the serial number of the package and the denominator being the total number of the packages containing a complete unit of the goods.

3.5. The package that cannot have the above mode of marking shall have a metal tablet fastened and bearing the required marking.

3.6. YYY shall ensure the unloading of the goods from the Vessels at the port of unloading at his own expense.

******************

3.1. При отгрузках товара YYY должны отправляться следующие документы:
a) коносамент – три оригинала и четыре копии, включая один оригинал, который должен отправляться авиапочтой агенту YYY в порту, два оригинала со счетом, одна копия авиапочтой YYY, одна копия авиапочтой агенту YYY, две копии капитанской почтой;
b) отгрузочная спецификация в шести экземплярах, включая один экземпляр, отсылаемый авиапочтой для YYY в порт, три экземпляра со счетом, один экземпляр капитанской почтой, один экз. авиапочтой агенту YYY в порту;
c) сертификат качества в двух экземплярах, включая один экземпляр капитанской почтой, а другой со счетом;
d) упаковочный лист в четырех экземплярах, включая два экземпляра с грузом вместе с грузом в ящике №1, два экземпляра в каждом грузовом месте ( один экземпляр внутри упаковки и один экземпляр в специальном кармане, укрепленном снаружи ящика);
e) страховой полис со счетом – 1 экземпляр.

3.2. Упаковка товара, поставляемого по данному контракту, должна обеспечить его сохранность как при железнодорожной, так и при морской перевозках, а также при перевалках при обычном обращении с грузом.

3.3. Поставляемые товары должны иметь следующую маркировку:
– «Сделано в России»;
– порт погрузки;
– номер заказа;
– номер ящика;
– вес нетто и брутто;
– получатель;
– контракт №;
– порт назначения.

3.4. Номер грузового места указывается в виде дроби: числитель – номер грузового места, знаменатель – общее количество мест, содержащих комплектную партию товара.

3.5. Грузовые места, которые не могут быть промаркированы вышеуказанным способом, должны иметь прикрепленную металлическую табличку, на которой нанесена требуемая маркировка.

3.6. YYY обеспечит разгрузку товара с судов в порту выгрузки за свой счет.

4.1. XXX guarantees the quality of the delivered goods within 6 months from the date of delivery at the port of destination.

4.2. Should any quantity of delivered goods prove to be defective during the guarantee period XXX at its own expense shall replace the defective goods for the corresponding goods of proper quality. The guarantees shall not cover the goods damaged en route or due to nonobservance of instructions on storage or due to carelessness or improper handling while transshipment or usage.

4.3. Any claims in respect of defects of the goods which detected within the guarantee period shall be submitted to XXX not later than 30 (thirty) days after guarantee period expires.

4.4. Any defects detected in the delivered goods during the guarantee period shall be covered by a Fault Detection Report to be issued within a reasonable period of time, but not later than 30 (thirty) days after the defect is found, furthermore, the participation of the XXX’s representative or a person authorized by the Supplier for issuing the Fault Detection Report shall be obligatory. Should the XXX’s representative do not arrive for participation in drawing up the Fault Detection Report within 30 days from the date of receiving the written notification from YYY, the latter shall issue the Fault Detection Report in unilateral order and this Fault Detection Report shall be the ground to present a Claim. A list with the detailed description of the detected defects is to be enclosed with the YYY’s notification.

4.5. The Fault Detection Report shall be considered the document substantiating the Claim.

4.6. The Fault Detection Report shall contain the description and quantity of the goods under claims, order number, description and origin of the defect, the date of the goods delivery at the port of unloading, the condition of packing and storage as well as the concrete claim of YYY. A photo of the defective goods is to be attached thereto if possible. The claim shall be sent by the registered mail with the enclosure of all the required documents. The date of the postal stamp of the country of dispatch shall be deemed the date of presenting the claim.

4.7. Claims in respect of quantity of the goods (shortage while packing being intact) shall be presented within 9 months from the date of delivery of the corresponding lot of goods in accordance with the procedure specified in sub-clauses 4.4, 4.5, and 4.6 of this article 4 on condition that the goods were delivered to the place of destination with packing intact and was not damaged through the transport agencies fault.

4.8. XXX undertakes to settle such claims within 3 (three) months from the date of receipt of the claim.

*********************

4.1. ХХХ гарантирует качество отгруженного товара в течение 6 месяцев с даты доставки в порт назначения.

4.2. Если какое-либо количество товара окажется дефектным в течение гарантийного срока, то ХХХ заменит дефектный товар на соответствующий товар надлежащего качества за свой счет. Гарантии не распространяются на товары, поврежденные в пути, поврежденные из-за несоблюдения инструкций по складированию, или из-за неосторожного или неправильного обращения с товаром во время перевалок и при его использовании.

4.3. Любые претензии в отношении дефектов товара, выявленных в течение гарантийного срока, должны быть представлены ХХХ не позднее 30 (тридцати) дней после истечения гарантийного срока.

4.4. Любые дефекты, обнаруженные в поставленном товаре в течение гарантийного срока, оформляются Актом дефектации, который составляется в разумный срок, но не позднее 30 дней после обнаружения дефекта. Кроме того, участие представителя ХХХ или назначенного Поставщиком лица при составлении Акта обязательно. Если представитель ХХХ не прибудет для составления Акта в течение 30 дней с даты получения письменного уведомления от YYY, то она составляет Акт в одностороннем порядке, и этот Акт будет основой для представления Рекламации. К уведомлению YYY о дефекте должно быть приложено подробное описание обнаруженных дефектов.

4.5. Акт дефектации считается документом, подтверждающим Рекламацию.

4.6. Акт дефектации должен содержать описание и количество товара, по которому предъявляется претензия, номер заказа, описание и причину дефекта, дату поставки товара в порт разгрузки, условия упаковки и складирования, а также конкретную претензию YYY. По возможности прилагается фото дефектного товара. Претензия отправляется заказным письмом с приложением всех необходимых документов. Дата почтового штемпеля страны отправления считается датой выставления претензии.

4.7. Претензии в отношении количества товара (внутритарная недостача) представляются в течение 9 месяцев с даты поставки соответствующей партии товара, в соответствии с процедурой, описанной в подпунктах 4.4., 4.5 и 4.6 настоящей статьи 4 с условием, что товар прибыл к месту назначения в неповрежденной упаковке и не был поврежден по вине транспортных агентов.

4.8. ХХХ обязуется урегулировать такие претензии в течение 3 месяцев с даты их получения.

5.1. XXX shall insure the goods to be delivered on C.I.F. terms, port of Nigeria, against usual marine risks with Ingosstrakh in accordance with the “Transport Insurance Rules”. The insurance shall cover the full amount for the goods on terms and conditions “against all risks”.

5.2. All the claims that may arise in connection with the loss and damage of the goods during transportation shall be presented by YYY to Ingosstrakh directly.

5.3. Any risk of an accidental loss, breakage or damage to the goods passes from XXX to YYY from the moment of loading the goods on board the ship at the port of loading.

*******************

5.1. ХХХ застрахует товары, поставляемые на условиях СИФ, порт Нигерии, против обычных морских рисков в Ингосстрахе, в соответствии с «Правилами транспортного страхования». Страхование производится на всю стоимость товара на условиях «от всех рисков».

5.2. Все претензии, которые могут возникнуть в связи с утратой и повреждением товара во время транспортировки, должны предъявляться YYY непосредственно в Ингосстрах.

5.3. Любой риск утраты, поломки или повреждения товара переходит от ХХХ к YYY с момента погрузки товара на борт судна в порту погрузки.

6.1. In case of any disagreement between the parties on any matter arising from or connected with the implementation of this Contract, XXX and YYY shall immediately consult each other and endeavor to reach a peaceful settlement of such disagreement.

6.2. Any dispute or difference which may arise out of or in connection with this Contract to be referred, with exclusion of the ordinary courts of law, for the decision of arbitration as follow.
a) If the defendant in such dispute or difference is XXX the arbitration shall be held in Moscow by the arbitration court at the Chamber of Commerce in accordance with the Rules of Procedure of the said Court.
b) If the defendant in such dispute or difference is YYY, the arbitration shall be held by the Nigerian Arbitration Court in accordance with the procedure of the said Court.

Any award of the corresponding arbitration shall be final and binding for both parties hereto.

*******************

6.1. В случае какого-либо разногласия между сторонами по вопросу, возникающему из или связанному с выполнением настоящего контракта, XXX и YYY должны немедленно проконсультироваться друг с другом и попытаться достичь мирного урегулирования такого разногласия.

6.2. Любой спор или разногласие, которые могут возникнуть из настоящего контракта или в связи с ним, за исключением подсудности общим судам, передаются на рассмотрение в арбитраж, как изложено ниже.
a) Если ответчиком в таком споре или разногласии является ХХХ, то дело рассматривается в Москве, в арбитражном суде Торгово-промышленной палаты в соответствии с процессуальными нормами этого суда.
b) Если ответчиком в таком споре или разногласии является YYY, то дело рассматривается в Нигерийском арбитражном суде в соответствии с процессуальными нормами этого суда.

Решение арбитражного суда является окончательным и обязательным для обеих сторон по настоящему контракту.

7.1. Should the fulfillment of this Contract be infringed due to hostilities, embargo, blockades or any other contingence beyond either party’s control, the parties shall not be responsible for the fulfilment of this Contract and the representatives of both parties shall immediately consult each other and agree upon the actions to be taken.

7.2. Under the circumstances the time of fulfilment of all the obligations of both parties under this Contract shall be postponed for the period during which the force-majeure or any consequences of the same will exist.

7.3. Strikes shall not be deemed as force majeure.

7.4. The existence of such circumstances on Russia’s territory shall be confirmed by a certificate of the Chamber of Industry and Commerce of Russia while the existence of such circumstances on the territory of Nigeria shall be confirmed by a certificate issued by a competent Nigerian organization.

********************

7.1. Если выполнение этого контракта нарушится из-за военных действий, эмбарго, блокад или какими-либо другими непредвиденными событиями, которые находятся вне контроля сторон контракта, то стороны не будут нести ответственности за невыполнение контракта, и представители сторон должны немедленно проконсультироваться и согласовать необходимые действия.

7.2. При таких обстоятельствах срок выполнения всех обязанностей обеих сторон по данному контракту откладывается на время действия форс-мажора или любых его последствий.

7.3. Забастовки не считаются форс-мажорными обстоятельствами.

7.4. Наличие таких обстоятельств на территории России подтверждается сертификатом Торгово-промышленной палаты России, а наличие таких обстоятельств на территории Нигерии подтверждается сертификатом компетентной организации Нигерии.

8.1. Neither of the parties is entitled to transfer their rights and obligations under the present Contract to a third party without the other party’s consent thereto in writing. The parties shall inform each other in each particular case of transfer of the rights to the lawful successors as soon as it takes place.

8.2. All duties and taxes including customs, post and stamp duties, bank commissions and other expenditures under the present Contract on the territory of the Russian Federation shall be borne by XXX and those on the territory of the Nigeria shall be borne by YYY.

8.3. All port and other dues payable in accordance with the regulations in force at the port of unloading as well as other expenses connected with unloading (including stevedoring, lighterage, wharfage, overtime and night work charges) shall be borne by YYY.

8.4. XXX and YYY shall be correspondingly liable for timely obtaining Export and Import Licenses and other permits.

8.5. After the present Contract is signed all the previous negotiations and correspondence between the parties in respect to this Contract shall be considered null and void.

8.6. All amendments to the present Contract shall be considered valid should the same be in writing and signed by persons duly authorized by both parties.

8.7. All correspondence connected with the execution of the present Contract shall be in English. The present Contract is signed in duplicate in English, one signed copy is to be held by XXX and the other by YYY.

8.8. The present Contract is subject to the approval by the Government of Nigeria and shall become effective from the date of its approval. YYY shall inform XXX about the date of the Contract approval within three (3) days after its approval.>

*******************

8.1. Ни одна из сторон не имеет права передать свои права и обязанности по настоящему контракту третьей стороне без письменного согласия на то другой стороны. Стороны проинформируют друг друга в каждом отдельном случае передачи прав их законному правопреемнику, как только такой случай наступит.

8.2. Все налоги и пошлины, включая таможенную пошлину, почтовые и гербовые сборы, банковские комиссии и другие расходы по настоящему контракту на территории Российской Федерации несет ХХХ, а на территории Нигерии – YYY.

8.3. Все портовые и другие пошлины, оплачиваемые в соответствии с действующими правилами в порту разгрузки, а также другие расходы, связанные с разгрузкой (включая расходы по погрузке и выгрузке, лихтеровку, причальные сборы, сверхурочную работу и работу в ночное время), будет нести YYY.

8.4. XXX и YYY будут соответственно нести ответственность за своевременное получение экспортных и импортных лицензий, и других разрешений.

8.5. После подписания настоящего контракта все предыдущие переговоры и переписка, связанные с контрактом, должны считаться недействительными.

8.6. Все изменения и дополнения к настоящему контракту будут считаться действительными при условии, что они оформлены в письменном виде и подписаны уполномоченными на это представителями обеих сторон.

8.7. Вся переписка, связанная с исполнением настоящего контракта, должна вестись на английском языке. Настоящий контракт подписан в двух экземплярах на английском языке – один подписанный экземпляр должен находиться у ХХХ, а другой – у YYY.

8.8. Настоящий контракт подлежит утверждению Правительством Нигерии, и вступит в силу с даты этого утверждения. YYY должна проинформировать ХХХ о дате утверждения контракта в течение трех (3) дней после утверждения.

Legal addresses of the Parties:

Юридические адреса сторон:

Signatures:

Подписи:

Exercise 3.

⇐ Предыдущая 2 3 4 5 678 9 10 11 Следующая ⇒