Структурирование таблиц в MS Excel

Цель работы: научиться структурировать таблицы ручным

способом и способом автоструктурирования

Содержание работы:

1 Ручной способ структурирования

2 Автоструктурирование

3 Структурирование с подведением итогов

Структурирование таблиц

структурирование таблицы - это группирование строк и столбцов в таблице. Оно необходимо при работе с большими таблицами, когда часто приходится временно закрывать или открывать вложенные друг в друга части таблицы на разных иерархических уровнях.

Символы структуры – это символы, используемые для изменения вида структурированного листа. Ими являются знаки «плюс» и «минус» или цифры 1, 2, 3, 4, показывающие уровень структуры (рис. 10.1).

Структурированный по строкам документ приведён на рисунке 10.1. Значки " +" означают, что строки 3-5 и 15-18 в таблице свёрнуты. При щелчке по ним они разворачиваются, т.е. полностью появляются на экране и появляется вертикальная линия уровня, а значок " +" заменяется на " -". В развёрнутом виде представлена структура строк 7-9 (отмечены точками и линией уровня со значком " -" ). При щелчке по значку " -" группа строк сворачивается в значок " +".

Рисунок 10.1 - Структурированная по строкам таблица

Перед структурированием таблицы необходимо:

1. Убедиться, что в первой строке каждого столбца имеется заголовок, что каждый столбец содержит данные одного типа и что в диапазоне данных отсутствуют пустые строки или столбцы.

2. Произвести сортировку записей для выделения необходимых групп по порядку (например, по номерам групп).

3. Желательно предусмотреть так называемые итоговые строки – строки для вычисления промежуточных итогов, например, среднего балла по группе.

В эти строки можно ввести формулы для вычисления вручную или автоматически – с помощью команды Структура \ Промежуточные итоги. В этом случае итоговые строки вставлять не надо, они формируются автоматически над или под блоком структурируемых ячеек – задаётся галочкой в окне Настройка (рисунок 10.2), появляющемся при нажатии стрелки в углу раздела Структура.

Рисунок 10.2 Раздел Структура со стрелкой справа и Окно Настройка

Структурирование выполняется с помощью команды Группировать извкладки Данные \ Структура \, удаление структуры – командой Разгруппировать.

Ручной способ структурирования

При ручном способе структурирования выделяется блок смежных строк или столбцов и выполняется команда Данные\ Группировать. Появляется окно Группирование, в котором указывается вариант группировки — по строкам или столбцам.

В результате создается структура таблицы (рис. 10.1). Кнопки 1 и 2 - номера уровней структуры – служат для открытия или скрытия соответствующего уровня.

вложенный структурный элемент нижнего иерархического уровня будет создан, если внутри структурной части выделить группу и выполнить команду Данные\ Группировать. При выделении группы, охватывающей другие структурные части таблицы, и при выполнении команды Данные\Группировать создается структурный элемент верхнего иерархического уровня. Максимальное число уровней - восемь.

Для отмены одного структурного компонента производится выделение области и выполняется команда Данные\ Разгруппировать.

Для отмены всех структурных компонентов таблицы нужно выполнить команда Данные\Разгруппировать\Удалить структуру.

Автоструктурирование

Автоструктурирование выполняется для таблиц, содержащих формулы, которые ссылаются на ячейки, расположенные выше и (или) левее результирующих ячеек, образуя с ними сплошную смежную область – без пустых промежуточных столбцов или строк. Автоструктурирование возможно только для такого порядка следования ячеек с данными и ячеек с формулами - слева направо и сверху вниз.

Пример такой таблицы приведен на рис. 10.3. В ней, по сравнению с таблицей рис. 10.1. введены столбец, в котором рассчитывается максимальная оценка студента с помощью функции МАКС (может быть любая формула Excel) и строка Итог, в которойрассчитывается с помощью функции СРЗНАЧ средний балл в группе. Порядок следования исходных данных и результатов (итогов) - слева направо и сверху вниз, что позволяет применить к таблице автоструктурирование.

После ввода в таблицу исходных данных и формул курсор устанавливается в произвольную ячейку списка и выполняется команда Данные\Группировать\Создание структуры. Все структурные части таблицы создаются автоматически, как по строкам, так и по столбцам (рис. 10.4 – строки группы КТ-32 свёрнуты, можно также свернуть столбцы A-D и всю таблицу).

Рисунок 10.3Таблица, пригодная для автоструктурирования

Рисунок 10.4 Вид таблицы после автоструктурирования

Структурированную таблицу можно выводить на печать в открытомили закрытом виде.

⇐ Предыдущая 8 9 10 11 12 131415 16 17 Следующая ⇒