Редактирование РЛ справочников

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 2

1. Чтобы отредактировать рабочий лист справочника (РЛ подполей), в администраторе открываем нужную базу (вы уже умеете это делать), в инструментах выбираем редактор РЛ и справочников.

2. Открывается “Ирбис: генератор экранных форм РЛ полей” (верхнее меню). Выбираем в верхнем меню РЛ подполей.

3. Редактируем РЛ подполей. Для этого открываем рабочий лист – кнопка слева от значка дискеты – файл рабочего листа справочника.

4. Выбираем папку DATAI - открыть – выбрать нужную папку для редактирования RDR – открыть.

5. Выбираем файл 13.wws – открыть.

6. В таблице напротив разделителя С – ГОРОД – в колонке Доп. инф-ция вводим имя файла gorod.mnu, напротив D – УЛИЦА – в колонке Доп. инф-ция вводим имя файла YLICA.mnu. Сохраняем нажатием на дискету.

7. Вновь открываем рабочий лист – кнопка слева от значка дискеты – файл рабочего листа справочника.

8. Выбираем файл 19.wws – открыть.

9. В таблице напротив разделителя А – НАИМЕНОВАНИЕ ШКОЛЫ – в колонке Доп. инф-ция должно стоять имя файла 19В.mnu. Проверяем, переходим к справочнику (верхнее меню).

10. Открываем рабочий лист – кнопка слева от значка дискеты – файл рабочего листа справочника. Выбираем папку RDR.

11. В папке RDR находим файл с именем 19В.mnu, открываем. В колонке таблицы «Значение для ввода» вводим названия школ своего района, при необходимости – добавляем строчки.

12. Файл с именем 20.MNU отвечает за образование, редактируется аналогично, файл 50.mnu содержит категории читателей, его вы тоже можете отредактировать под категории ваших читателей. Редактирование производится с помощью опции добавить строку/удалить строку, о чём рассказывалось ранее. Не забывайте все изменения сохранять.

13. Создание нового файла. Рассмотрим на примере создания файла YLICA.mnu. Открываем в верхнем меню самую крайнюю левую кнопку «Новый файл рабочего листа/справочника». В строку «Значение для ввода» вводим названия улиц вашего района, добавляя с помощью опции «Добавить» на панели инструментов. По окончании работы файл сохраняем с помощью второй кнопки дискеты (Сохранить как…). Имя файла – YLICA.mnu – сохранить.

14. Файл с именем gorod.mnu создаётся (если не создан) и редактируется (при необходимости) аналогично и в той же папке – RDR - редактирование РЛ подполей.

15. Аналогично вводим новые ФИО регистратора. Для этого используем файл с именем FIO.MNU. Сохраняем.

Редактирование РЛ полей БД ЭК RDR

1. Открываем папку Система Ирбис

2. Открываем Администратор

3. База данных (верхнее меню) – открыть RDR (база данных читателей) – выбор.

4. Инструменты (верхнее меню) – редактор РЛ и справочников. Открывается “Ирбис: генератор экранных форм РЛ полей” (верхнее меню).

5. Редактируем рабочий лист РЛ. Для этого открываем рабочий лист – кнопка слева от значка дискеты – файл рабочего листа справочника.

6. Выбираем папку DATAI- открыть – выбрать нужную папку для редактирования RDR – открыть.

· Выбираем RDR.WS – рабочий лист формы учётной карточки читателя – открыть.

· Имя файла – C: \IRBIS\DATAI\RDR\RDR.WS. Чтобы добавить или удалить какую-либо строчку (при необходимости расширить или очистить от ненужных данных форму электронного формуляра читателя), ставим курсор в окошечко той метки, после которой вы хотите добавить строчку, или в окошечко метки, находящейся в строчке, которую вы хотите удалить.

· Выбираем опцию в верхнем меню – синяя стрелочка + (добавление) или синяя стрелочка – (удаление) и в появившейся новой строчке формы РЛ вводим нужный нам текст. Например, категория. Повторяемость – 0. Индекс контекстной помощи – 0. Режим ввода 0 (для ввода названия категории каждый раз заново), 1 (при использовании файла mnu), 5 (при использовании файла wws). Имена файлов mnu и wws содержатся в столбце с дополнительной информацией. Для каждой новой строчки в электронном формуляре читателя они разные. Все эти файлы можно найти в справочнике и при необходимости отредактировать. Как это сделать – будет рассмотрено в следующих рекомендациях.

· Просматриваем все 3 листа формы РЛ (нижнее меню, где содержатся дополнительные данные о читателе) для корректировки нужных сведений.

· Сохраняем (нажать значок ‘дискета’)

7. Закрыть “Ирбис: генератор экранных форм РЛ полей”.

Примечание: для чего желательно отредактировать РЛ электронного формуляра читателя?

Для того чтобы он был максимально подогнан под категории ваших читателей, домашние адреса вашего населённого пункта, под те учебные заведения, в

которых проходят обучение ваши читатели, а также под то образование, которое они имеют. Кроме того, убрав все ненужные вам строчки из формы РЛ учётной карточки читателя, вы облегчите себе процесс записи нового читателя в библиотеку.

Выдача книг, не внесённых в БД ЭК

Часто возникает ситуация, когда читатель берёт книгу, которую Вы пока не успели внести в базу данных своего электронного каталога – БД ЭК. В данном случае выдача производится с использованием формы " ВЫДАЧА БЕЗ ЭК". Производится она следующим образом:

1) Открываем в папке Система Ирбис- АРМ Книговыдача

2) Выбираем ЧИТАТЕЛЯ

3) Ключ – начальные буквы фамилии

4) Найти читателя – щёлкнуть дважды левую кнопку мыши на строчке с фамилией читателя

5) В меню в строчке " Невыполненные заказы" найти кнопку " Выдача без ЭК", выбрать.

6) Появится подполе «Выдача без ЭК». Заполнить форму.

Ответственное лицо – указать имя сотрудника, выдающего книгу.

Имя БД каталога – ввод через меню.

Код вида издания – ввод через меню (04, 03, 05, 07)

Заглавие

1-й автор (ФИО)

Год издания

Полочный шифр

Инвентарный номер

Штрих-код (либо номер, либо штрих-код)

Дата поступления - Alt+D

Место выдачи – аб1 или чз1, аб2 или чз2

Дата выдачи Alt+D

Дата возврата – плюс 30 дней

ВВОД

8) Возврат – кнопка в виде книжки, отжать.

9) Закрыть окно Книговыдача

СОВЕТ:

При возврате читателем книги, выданной без ЭК, необходимо войти в каталогизатор БД ЭК и отредактировать запись, заполнив все недостающие пункты библиографического описания.

Термин «ввод через меню» означает нажатие кнопки с чёрной стрелочкой, направленной вниз.

Экспорт данных из БД ЭК

1) Открываем Администратор

2) В верхнем меню открываем База данных

3) В открывшемся меню слева выбираем Открыть.В подполе «Открыть базу данных» находим Имя базы данных, из которой производится Экспортданных, выбираем её и даём команду Выбор.

4) Администратор выдаёт вам нужную базу. Теперь вы можете создать архив и экспортировать данные из БД ЭК.

5) Делается это следующим образом:

· В верхнем меню выбираете База данных

· В открывшемся левом меню выбираете Экспорт

· В открывшемся поле «Экспорт документов»выбираете либо все документы, либо диапазон MFN с *** по ***, задаёте формат исходных данных (ISO или текстовый), выбираете кодировку UTF-8 и даёте команду Выполнить.

· Появляется форма выбора файла для экспорта данных. Выбираете папку Рабочий стол и в форму «Исходный файл» вносите название создаваемого архива (например, архив БД IBIS 10.02.2014). Даёте команду Сохранить.

· Программа производит экспорт данных в созданный архив. После завершения процесса программа оповещает вас, что экспорт документов завершён. В скобках указывается количество документов, которые были экспортированы в архив. Вы должны нажать ОК.

6) Закрываем Администратор.

Импорт данных в БД ЭК

1) Открываем Администратор

2) В верхнем меню открываем База данных

3) В открывшемся меню слева выбираем Открыть.В подполе «Открыть базу данных» находим Имя базы данных, в которую производится Импортданных, выбираем её и даём команду Выбор.

4) Администратор выдаёт вам нужную базу. Теперь вы можете импортировать в неё архив.

5) Делается это следующим образом:

· В верхнем меню выбираете База данных

· В открывшемся левом меню выбираете Импорт

· В открывшемся поле «Импорт данных в БД (название базы)»задаёте формат исходных данных (ISO или текстовый), выбираете кодировку UTF-8 и даёте команду Выполнить.

· Появляется форма выбора файла для импорта данных. Для удобства советуем полученные из отдела комплектования архивы сохранять на рабочий стол. В этом случае выбираете папку Рабочий стол и в форму «Исходный файл» вносите название файла с архивом. Даёте командуОткрыть.

· Программа производит импорт данных в созданную базу. После завершения процесса программа оповещает вас, что в БД скопировано *** документов. Вы должны нажать ОК.

· Далее необходимо актуализировать словарь, нажмите ОК.

· В верхнем меню выбираете Актуализация, в открывшемся меню выбираете опцию «Актуализировать словарь». Программа автоматически выполняет данный процесс.

6) Закрываем Администратор.

Оформление добровольных пожертвований

Оформление добровольных пожертвований в фонд библиотеки производится следующим образом:

1) Открываем папку СИСТЕМА ИРБИС

2) Открываем КОМЛЕКТАТОР

3) В верхнем меню выбираем ПОСТУПЛЕНИЯ, НОВАЯ ЗАПИСЬ.

4) Подполе 88открыть (…) – год и номер записи КСУ (например, 2014/38) – дата (Alt+D) – ввод.

5) Сохранить.

6) Подполе 907открыть (…) – меню открыть – выбрать ПК (создание записи) – дата (Alt+D) – исполнитель (свои инициалы) – ввод.

7) Сохранить и закрыть КОМПЛЕКТАТОР

8) Открыть КАТАЛОГИЗАТОР

9) В нижнем меню выбрать ПРОСМОТР/ВЫВОД.

10) База данных – та, в которой находятся библиографические описания книг, полученных в качестве добровольных пожертвований.

11) В нижнем меню выбрать ПЕЧАТЬ

12) Выходной формат – TABINW - Инв. кн.: НОВЫЕ ПОСТУПЛЕНИЯ – ОБЩИЙ(КСУ/Подразделение) – ВЫПОЛНИТЬ

13) Параметры печати – номер записи КСУ (2014/38) – подразделение (сингл вашего филиала, например, Ф52) – ВВОД

14) Файл для сохранения результата печати – имя файла – Пожертвования 2014/38 – СОХРАНИТЬ.

15) Сохранённый файл представляет собой лист инвентарной книги. Необходимо удалить из него всё лишнее по правилам работы с таблицами, оставить только № п/п, инвентарный номер, автора и заглавие, год издания, раздел знаний и цену.

16) Составить акт на включение данной партии в общий фонд.

В базе, где находятся библиографические описания пожертвованных книг, в экземплярности следует указать номер партии (N записи КСУ), чтобы в лист инвентарной книги попали все те книги, которые вы оформляете в качестве пожертвований.

Оформление платной услуги

1. Открываем КНИГОВЫДАЧА

2. Выбираем с помощью ключа читателя, которому оказывается платная услуга.

3. В правом верхнем углу выбираем опцию «Платные услуги» (Кнопка в виде коробочки изумрудного цвета), отжимаем.

4. В открывшейся форме «Платные услуги» выбираем пункт меню Услуги/Взносы, в ниспадающем меню – Новая.

5. В окошечке «Услуги» выбираем 1 -Услуга 1 (2, 3 и т.д.) в зависимости от тарифа.

6. Оплата – выбрать взнос.

7. Зафиксировать посещение? Да, если Вы оформляете услугу в момент посещения читателя.

8. Выполнить.

9. В появившемся окошечке выставляем нужную сумму. Добавляем комментарий, если требуется. Выполняем нажатием кнопки ОК.

10. Информацию «Услуга выполнена. Оформлен взнос, связанный с наличным расчётом за услугу» принимаем – ОК.

11. В информационном листе платных услуг, оказанных читателю, можно посмотреть перечень оказанных услуг, сделать статистический отчёт.

12. Статистический отчёт делается с помощью верхнего меню в форме «Платные услуги» (вторая кнопка). С её помощью выбираем форму «Параметры стат.отчёта», заполняем подполе (год/месяц/число, место обслуживания, ответственное лицо), нажимаем ВВОД. Получаем форму «Статистический отчет по платным услугам за декабрь 2014 г. Место обслуживания: АБ1»

13. Продолжаем работу в директории КНИГОВЫДАЧА или выходим, если более никаких операций производить не требуется.

⇐ Предыдущая 12