Ввод, редактирование и форматирование данных

 

Три типа данных

 

Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула, — а также оставаться пустой. Программа Excel при сохра­нении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка А1) и содержащую все запол­ненные ячейки.

Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel так и делает. В про­тивном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начина­ется с символа «=» (знака равенства).

 

Ввод текста и чисел

 

Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку фор­мул, располагающуюся в верхней части окна программы непосредственно под пане­лями инструментов (см. рис. 12.2). Содержимое строки формул всегда соответ­ствует содержимому текущей ячейки, так что оба метода ввода равноправны. Место ввода отмечается текстовым курсором. Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяются вводимым текстом. Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул.

Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Enter в строке формул или клавишу ENTER на клавиатуре. Чтобы отменить внесенные изме­нения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу ESC. Для очистки текущей ячейки или выделенного диапа­зона проще всего использовать клавишу DELETE.

 

Форматирование содержимого ячеек

 

Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числа — по правому. Способ выполнения вычислений не зависит от того, каким способом данные отформатированы, но для человека внешний вид данных позволяет быстро определить их назначение.

Числовые форматы. Для экономических расчетов применяют три принципиально разных формата записи чисел: обычный числовой, финансовый и формат даты.

Обычный числовой формат используют для записи различных отвлеченных чисел, например: количества какой-либо продукции, процентной ставки, возраста и т. п.

Для записи денежных сумм используются финансовые форматы, отличающиеся указанием денежной единицы (например, р.) и фиксированным числом знаков после десятичного разделителя (обычно две цифры, обозначающие копейки). Разу­меется, можно денежные суммы записывать и обычными числами, но при работе с финансовым форматом программа иначе подходит к округлению чисел и контро­лирует, чтобы в результате многочисленных операций с очень большими суммами не потерялось ни единой копейки.

Для записи даты можно применять разные варианты форматирования, но надо отдавать себе отчет в том, что, например, запись 12 Октябрь, 1938 также означает некоторое число. Его можно представить как количество миллисекунд, прошед­ших начиная с некоторой известной программе точки отсчета. Обратите также вни­мание на то, что хотя даты — это тоже числа, с ними возможны не все числовые операции. Так, например, разность дат имеет физический смысл, а сумма дат ника­кого смысла не имеет.

Текстовые форматы. Текстовые форматы используют для записи текстовых строк и цифровых нечисловых данных. К таким данным относятся, например: почтовые индексы, номера телефонов, регистрационные номера и другие цифровые обозна­чения. Несмотря на то что номера телефонов записывают цифрами, арифметичес­кие операции с ними не имеют никакого смысла.

Изменение формата данных в ячейке. Чтобы изменить формат отображения дан­ных в текущей ячейке или в выбранном диапазоне ячеек, используют команду Формат > Ячейки. Вкладки открывающегося диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной еди­ницы, способ записи даты и прочее), задавать направление текста и метод его вырав­нивания, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет.

 

13.3. Вычисления в электронных таблицах

 

Формулы

 

Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стан­дартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабо­чем листе отображается только текущий результат вычисления этой формулы. Чтобы увидеть саму формулу, а не результат ее работы, надо выделить ячейку (сде­лать ее текущей) и посмотреть на запись, которая отображается в строке формул (рис. 13.3).

 

Рис. 13.3. В ячейке отображается только результат работы формулы, а сама формула видна в строке формул

 

Основное правило использования формул в программе Excel состоит в том, что, если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда сле­дует использовать формулу, даже если операцию легко выполнить «в уме»! Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности и правильности производимых в ней вычислений.

 

Ссылки на ячейки

 

Взгляните на формулу, представленную на рис. 13.3. В ней записана операция над содержимым двух ячеек. Вместо чисел в формуле использованы имена ячеек — принято говорить, ссылки на ячейки. Ссылки выполняют роль адресов ячеек, содер­жимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат расчета зависит от того, какие числа находятся в ячейках, участвующих в вычислении. Таким образом, ячейка, содержащая формулу, является зависимой. Значение в зави­симой ячейке подлежит пересчету всякий раз, когда изменяются значения в ячей­ках, на которые указывают ссылки, входящие в формулу.

Ссылку на ячейку можно задать разными способами:

• во-первых, адрес ячейки можно ввести вручную;

• другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются пунк­тирной рамкой.

Все диалоговые окна программы Excel, которые требуют указания номеров или диапазонов ячеек, содержат кнопки, присоединенные к соответствующим полям. При щелчке на такой кнопке диалоговое окно сворачивается до минимально воз­можного размера, что облегчает выбор нужной ячейки (диапазона) с помощью щелчка или протягивания (рис. 13.4).

 

Рис. 13.4. Диалоговое окно в развернутом и свернутом виде

 

Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки (диапазоны), от которых зависит значение формулы, выде­ляются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирование и проверку пра­вильности формул.

 

Ссылки абсолютные и относительные

Относительная адресация. От метода адресации ссылок зависит, что будет с ними происходить при копировании формулы из одной ячейки в другую. По умолча­нию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это озна­чает, что адреса в ссылках при копировании формулы из одной ячейки в другую автоматически изменяются. Они приводятся в соответствие с относительным рас­положением исходной ячейки и создаваемой копии.

Поясним это обстоятельство на примере. Пусть, например, в ячейке В2 имеется ссылка на ячейку A3, которая располагается на один столбец левее и на одну строку ниже. Если формула будет скопирована в другую ячейку, то такое относительное указание ссылки сохранится. Например, при копировании формулы в ячейку ЕА27 ссылка будет продолжать указывать на ячейку, располагающуюся левее и ниже, в данном случае на ячейку DZ28.

Абсолютная адресация. При абсолютной адресации адреса ссылок при копирова­нии формулы не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рас­сматривается как постоянная (нетабличная). Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Элементы номера ячейки, использующие абсолютную адресацию, предваря­ются символом $. Например, при последовательных нажатиях клавиши F4 номер ячейки А1 будет записываться как А1, $А$1, А$1 и $А1. В двух последних случаях один из компонентов номера ячейки рассматривается как абсолютный, а другой — как относительный.

 

⇐ Предыдущая35363738394041424344Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. I. Какое из данных утверждений выражает основную идею текста?
2. IDEF1X - методология моделирования данных, основанная на семантике, т.е. на трактовке данных в контексте их взаимосвязи с другими данными.
3. II. Особенности технологии баз и банков данных.
4. II. СПОСОБЫ И ПРИЗНАКИ ИЗМЕНЕНИЯ МАРКИРОВОЧНЫХ ДАННЫХ
5. OLAP-технология и многомерные модели данных
6. V. Составьте и запишите предложения из данных слов.
7. Автоматическое заполнение данных
8. Акт приёма-передачи базы данных
9. Анализ данных с помощью команд Подбор параметра и Поиск решения
10. Анализ статистических данных
11. Анализ статистических данных для РФ.
12. Анализ статистических данных по ГБУЗ «ГБ» г. Бугуруслана по заболеваемости геморрагической лихорадкой с почечным синдромом