Создание новой базы электронного каталога (БД ЭК)

Создание новой базы электронного каталога (БД ЭК)

1) Открываем Администратор

2) В верхнем меню открываем База данных

3) В открывшемся меню слева выбираем Новая, а справа – БД ЭК.

4) В открывшейся форме «Создание новой БД – БД ЭК» задаём имя заглавными латинскими буквами (например, для БД ЭК СКС – SKS, для БД ЭК брошюр – BROSH, для БД ЭК пожертвований - POJERT), затем вносим полное название базы данных (например, Систематическая картотека статей, или Брошюры, или Пожертвования) и нажимаем левую кнопку «Создать». Программа создаёт новую БД ЭК. После создания появляется информация «Создана новая БД ЭК», которую вы принимаете опцией ОК.

5) Таким образом, вы создали новую БД ЭК. Теперь необходимо её заполнить данными. Если эта база абсолютно новая и у вас нет архивов, которые необходимо в данную базу импортировать, вы просто закрываете Администратор.

6) Если у вас имеется архив, переданный из отдела комплектования, вы должны его в базу импортировать. После импортирования данных в БД процесс создания новой БД ЭК считается полностью завершённым.

7) Пользуясь администратором, любую базу можно удалить, опустошить, снять блокировку базы данных в целом и отдельных записей. Делается это с помощью раздела База данных верхнего меню, при открывании которого вам будет предложено то или иное действие.

· Опустошить? Подтвердите команду на опустошение – ДА. В этом случае база сохраняется, просто все записи из неё удаляются навсегда. Программа оповещает вас: «БД ЭК опустошена».

· Удалить? Подтвердите команду на удаление – ДА. В этом случае база удаляется навсегда вместе со всеми записями. Программа оповещает вас: «БД ЭК удалена».

· Снять блокировку – из предложенных вариантов(БД в целом, запись, список записей) выбрать нужный.

· При снятии блокировки записи, программа потребует MFN этой записи в данной БД ЭК. Если вы знаете, какая запись заблокировалась, введите MFN в окошечко и дайте команду Выполнить.

· Если вам нужно снять блокировку списка записей, программа (при наличии таковых) сама выдаст этот список. Вам нужно будет только дать команду Выполнить.

8) Аналогично Импорту данных производится и Экспорт, который необходим для архивирования данных БД ЭК. Архивы нужны на случай сбоя в программе Ирбис или поломки вашего компьютера.

9) Закрываем Администратор.

Запись нового читателя

1) Открываем папку Система Ирбис

2) Открываем Каталогизатор

3) В БД выбираем RDR – База данных читателей; РЛ – RDR – Общие данные

4) Далее заполняется учётная карточка читателя:

10. Фамилия

11. Имя

12. Отчество

21. Год рождения

23. Пол (м или ж)

30. Идентификатор (текущий MFN) АБ1-2014-…, ЧЗ1-2014- …, либо АБ2-2014-…, ЧЗ2-2014-… (если есть детский абонемент)

(Руководствуясь опытом работы в Ирбис, предлагаем именно такую форму присвоения номеров в электронном формуляре во избежание перегруза базы данных читателей дублетными записями одного и того же читателя в абонемент и читальный зал).

50. Категория

51. Дата записи – нажать - … - дата - Alt+D – Место регистрации (АБ1, ЧЗ1 и т.п.) – ввод

52. Дата перерегистрации – нажать - … - дата - Alt+D – Место регистрации (АБ1, ЧЗ1 и т.п.) – ввод

56. Разрешённые места получения литературы – аб1, чз1 (взрослые), аб2, чз2 (дети)

Дополнительные данные о читателе

13. Домашний адрес - нажать - … - улица, №дома, № квартиры – ввод

15. Место работы

16. Должность

19. Место учёбы (для детей и студентов учебных заведений) - нажать - … - наименование ВУЗА/школы – класс – ввод

20. Образование (ввод через меню - выбрать образование из перечня - ввод)

31. Создал запись - нажать - … - Дата - Alt+D – Фамилия – Ввод

5) Сохранить (верхнее меню, клавиша в виде дискеты, отжать)

Как отметить посещение

1) Открываем папку «Система Ирбис»

2) Открываем АРМ Книговыдача

3) В нижней строке выбираем ЧИТАТЕЛИ

4) В колонке со списком читателей выбираем читателя-посетителя – нажимаем дважды левую клавишу мыши.

5) В поле «Читатель» отжимаем кнопочку с оттиском лапки ирбиса.

6) Внимание – зафиксировать посещение библиотеки /места выдачи, не связанное с выдачей/ возвратом? Ответ – ДА. Появляется перечень мест посещения, выбрать нужное - ВВОД.

7) Закрываем папку «Книговыдача»

Перерегистрация читателей

1. Открываем КНИГОВЫДАЧА.

2. Ключ – фамилия читателя.

3. Термины – фамилия, имя, отчество читателя, выбрать двойным нажатием левой клавиши мыши.

4. Верхнее меню справа – клавиша «Человек со звёздочкой» - нажатие левой клавишей мыши. Перерегистрация автоматически выполнена – ОК.

5. Корректировка записи читателя (иконка в виде листа бумаги рядом с замком справа) – выбрать левой клавишей мыши.

6. Программа перебрасывает в каталогизатор в базу RDR на электронный формуляр читателя. В пункт 30 «Идентификатор читателя» вносятся новые данные – номер читательского билета в Абонементе и Читальном зале, а также иные корректировки, если таковые имеются в новом году (смена адреса, рода деятельности, образования и т.п.).

7. Сохранить путём нажатия иконки «Дискета».

8. Вернуться в КНИГОВЫДАЧА и отметить посещение, если читатель не взял литературу. Если литературу взял – посещение в новом году отметится автоматически.

9. Если читатель посетил ещё и читальный зал, посещение отмечается повторно нажатием лапки Ирбиса. «Зафиксировать посещение библиотеки/места выдачи, не связанное с выдачей /возвратом? » - ДА. В открывшемся подполе «Виды посещений» – выбрать Посещение №1 – ввод.

Статистика посещений и книговыдачи

1. Открываем КНИГОВЫДАЧА.

2. Вид основного поиска – посещаемость (ГГГГДДММ).

3. Ключ – дата, за которую нужно сделать статистику, в установленном формате. Выбрать двойным нажатием левой клавиши мышки.

4. В появившейся форме представлен список всех читателей, посетивших библиотеку в заданный день.

5. Вид основного поиска – дата выдачи (ГГГГММ).

6. Ключ – год и месяц, например, 201501 (январь 2015 года). Выбрать двойным нажатием левой клавиши мыши.

7. В появившейся форме представлен список всех читателей, взявших литературу в библиотеке в заданный месяц.

Внесение БО электронного ресурса в БД ЭК

1) Открываем папку «Система Ирбис»

2) Открываем Каталогизатор

3) Открываем в БД – БД ЭК, либо ту базу, в которую производится запись библиографического описания ЭР, в РЛ – выбираем либо PAZK42 (если материал представлен одним диском), либо SPEC42 (если материал представлен в двух и более дисках)

4) Выбираем в верхнем меню – НОВЫЙ (лист документа), в перечне - ОСНОВНОЕ БО

700: заголовок описания 1-й автор – нажать … - фамилия, инициалы – ввод. Фамилию можно найти через опцию «ввод через меню». В окно ‘ключ’ завести первые буквы фамилии, если в словаре есть данный автор, программа выберет его автоматически – ввод. Если ключ ничего не нашёл, применить ОТКАЗ, вернуться и сделать запись самостоятельно. И ещё раз ввод.

200: основное заглавие – нажать … ввести название произведения, затем через точку с запятой - кто читает (если есть сведения) – сведения, относящиеся к заглавию – аудиокнига.

210: выходные данные – нажать …

· Издательство – ввод через меню: ключ – первые буквы – выбор – ввод. Если данного издательства нет в словаре, применить ОТКАЗ, вернуться и сделать запись в строке ‘Издательство (Издающая организация)’ самостоятельно.

· Город на издании – либо М.(Москва), либо СПб (Санкт-Петербург), либо тот город, который указан на диске.

· Год издания – ввод.

5) Выбираем в меню Коды

900: очистить форму

10: ISBN, цена – открыть нажатием кнопки … - внести ISBN диска (при наличии), цену – ввод.

6) Выбираем в меню СПЕЦИФИЧЕСКИЕ

337: Источник основного заглавия – нажать … - Источник основного заглавия (ввод через меню) выбрать «Загл. с этикетки диска» - ввод. И ещё раз ввод.

126: ФХ: Звукозапись – нажать … - подполе ‘вид носителя’ выбор через меню – ad диск – ввод – и ещё раз ввод.

7) Систематизация и экземплярность проводятся аналогично книге.

8) Сохранить.

ВВОД

8) Возврат – кнопка в виде книжки, отжать.

9) Закрыть окно Книговыдача

СОВЕТ:

При возврате читателем книги, выданной без ЭК, необходимо войти в каталогизатор БД ЭК и отредактировать запись, заполнив все недостающие пункты библиографического описания.

Термин «ввод через меню» означает нажатие кнопки с чёрной стрелочкой, направленной вниз.

Экспорт данных из БД ЭК

1) Открываем Администратор

2) В верхнем меню открываем База данных

3) В открывшемся меню слева выбираем Открыть. В подполе «Открыть базу данных» находим Имя базы данных, из которой производится Экспорт данных, выбираем её и даём команду Выбор.

4) Администратор выдаёт вам нужную базу. Теперь вы можете создать архив и экспортировать данные из БД ЭК.

5) Делается это следующим образом:

· В верхнем меню выбираете База данных

· В открывшемся левом меню выбираете Экспорт

· В открывшемся поле «Экспорт документов» выбираете либо все документы, либо диапазон MFN с *** по ***, задаёте формат исходных данных (ISO или текстовый), выбираете кодировку UTF-8 и даёте команду Выполнить.

· Появляется форма выбора файла для экспорта данных. Выбираете папку Рабочий стол и в форму «Исходный файл» вносите название создаваемого архива (например, архив БД IBIS 10.02.2014). Даёте команду Сохранить.

· Программа производит экспорт данных в созданный архив. После завершения процесса программа оповещает вас, что экспорт документов завершён. В скобках указывается количество документов, которые были экспортированы в архив. Вы должны нажать ОК.

6) Закрываем Администратор.

Импорт данных в БД ЭК

1) Открываем Администратор

2) В верхнем меню открываем База данных

3) В открывшемся меню слева выбираем Открыть. В подполе «Открыть базу данных» находим Имя базы данных, в которую производится Импорт данных, выбираем её и даём команду Выбор.

4) Администратор выдаёт вам нужную базу. Теперь вы можете импортировать в неё архив.

5) Делается это следующим образом:

· В верхнем меню выбираете База данных

· В открывшемся левом меню выбираете Импорт

· В открывшемся поле «Импорт данных в БД (название базы)» задаёте формат исходных данных (ISO или текстовый), выбираете кодировку UTF-8 и даёте команду Выполнить.

· Появляется форма выбора файла для импорта данных. Для удобства советуем полученные из отдела комплектования архивы сохранять на рабочий стол. В этом случае выбираете папку Рабочий стол и в форму «Исходный файл» вносите название файла с архивом. Даёте команду Открыть.

· Программа производит импорт данных в созданную базу. После завершения процесса программа оповещает вас, что в БД скопировано *** документов. Вы должны нажать ОК.

· Далее необходимо актуализировать словарь, нажмите ОК.

· В верхнем меню выбираете Актуализация, в открывшемся меню выбираете опцию «Актуализировать словарь». Программа автоматически выполняет данный процесс.

6) Закрываем Администратор.

Оформление добровольных пожертвований

Оформление добровольных пожертвований в фонд библиотеки производится следующим образом:

1) Открываем папку СИСТЕМА ИРБИС

2) Открываем КОМЛЕКТАТОР

3) В верхнем меню выбираем ПОСТУПЛЕНИЯ, НОВАЯ ЗАПИСЬ.

4) Подполе 88 открыть (…) – год и номер записи КСУ (например, 2014/38) – дата (Alt+D) – ввод.

5) Сохранить.

6) Подполе 907 открыть (…) – меню открыть – выбрать ПК (создание записи) – дата (Alt+D) – исполнитель (свои инициалы) – ввод.

7) Сохранить и закрыть КОМПЛЕКТАТОР

8) Открыть КАТАЛОГИЗАТОР

9) В нижнем меню выбрать ПРОСМОТР/ВЫВОД.

10) База данных – та, в которой находятся библиографические описания книг, полученных в качестве добровольных пожертвований.

11) В нижнем меню выбрать ПЕЧАТЬ

12) Выходной формат – TABINW - Инв. кн.: НОВЫЕ ПОСТУПЛЕНИЯ – ОБЩИЙ (КСУ/Подразделение) – ВЫПОЛНИТЬ

13) Параметры печати – номер записи КСУ (2014/38) – подразделение (сингл вашего филиала, например, Ф52) – ВВОД

14) Файл для сохранения результата печати – имя файла – Пожертвования 2014/38 – СОХРАНИТЬ.

15) Сохранённый файл представляет собой лист инвентарной книги. Необходимо удалить из него всё лишнее по правилам работы с таблицами, оставить только № п/п, инвентарный номер, автора и заглавие, год издания, раздел знаний и цену.

16) Составить акт на включение данной партии в общий фонд.

В базе, где находятся библиографические описания пожертвованных книг, в экземплярности следует указать номер партии (N записи КСУ), чтобы в лист инвентарной книги попали все те книги, которые вы оформляете в качестве пожертвований.

Оформление платной услуги

1. Открываем КНИГОВЫДАЧА

2. Выбираем с помощью ключа читателя, которому оказывается платная услуга.

3. В правом верхнем углу выбираем опцию «Платные услуги» (Кнопка в виде коробочки изумрудного цвета), отжимаем.

4. В открывшейся форме «Платные услуги» выбираем пункт меню Услуги/Взносы, в ниспадающем меню – Новая.

5. В окошечке «Услуги» выбираем 1 -Услуга 1 (2, 3 и т.д.) в зависимости от тарифа.

6. Оплата – выбрать взнос.

7. Зафиксировать посещение? Да, если Вы оформляете услугу в момент посещения читателя.

8. Выполнить.

9. В появившемся окошечке выставляем нужную сумму. Добавляем комментарий, если требуется. Выполняем нажатием кнопки ОК.

10. Информацию «Услуга выполнена. Оформлен взнос, связанный с наличным расчётом за услугу» принимаем – ОК.

11. В информационном листе платных услуг, оказанных читателю, можно посмотреть перечень оказанных услуг, сделать статистический отчёт.

12. Статистический отчёт делается с помощью верхнего меню в форме «Платные услуги» (вторая кнопка). С её помощью выбираем форму «Параметры стат.отчёта», заполняем подполе (год/месяц/число, место обслуживания, ответственное лицо), нажимаем ВВОД. Получаем форму «Статистический отчет по платным услугам за декабрь 2014 г. Место обслуживания: АБ1»

13. Продолжаем работу в директории КНИГОВЫДАЧА или выходим, если более никаких операций производить не требуется.

Создание новой базы электронного каталога (БД ЭК)

1) Открываем Администратор

2) В верхнем меню открываем База данных

3) В открывшемся меню слева выбираем Новая, а справа – БД ЭК.

· Снять блокировку – из предложенных вариантов(БД в целом, запись, список записей) выбрать нужный.

9) Закрываем Администратор.

Запись нового читателя

1) Открываем папку Система Ирбис

2) Открываем Каталогизатор

3) В БД выбираем RDR – База данных читателей; РЛ – RDR – Общие данные

4) Далее заполняется учётная карточка читателя:

10. Фамилия

11. Имя

12. Отчество

21. Год рождения

23. Пол (м или ж)

30. Идентификатор (текущий MFN) АБ1-2014-…, ЧЗ1-2014- …, либо АБ2-2014-…, ЧЗ2-2014-… (если есть детский абонемент)

50. Категория

51. Дата записи – нажать - … - дата - Alt+D – Место регистрации (АБ1, ЧЗ1 и т.п.) – ввод

52. Дата перерегистрации – нажать - … - дата - Alt+D – Место регистрации (АБ1, ЧЗ1 и т.п.) – ввод

56. Разрешённые места получения литературы – аб1, чз1 (взрослые), аб2, чз2 (дети)

12 Следующая ⇒