Добавление полей в таблицу Ассеss

Вся информация базы данных хранится в полях (также называемых столбцами). Так, например, в таблице Контакты можно создать поля с названиями Имя, Фамилия, Адрес, Телефон и т.д.

Относитесь со всей ответственностью к выбору полей. В процессе определения полей старайтесь разбивать информацию на наименьшие элементы, которые можно использовать отдельно. Например, полные имена удобно хранить в двух полях – Имя и Фамилия. Если же планируется создавать отчеты, выполнять сортировку, поиск или расчет для определенного элемента информации, рекомендуется создать для него собственное поле.

Поля определяются рядом характеристик. Например, у каждого поля есть имя, одно­значно определяющее это поле в таблице. Кроме того, любому полю соответствует тип данных, выбираемый в соответствии с сохраняемыми в этом поле данными. Этот тип данных определяет значения, которые можно сохранить, и операции, которые можно выполнить с данными, а также объем памяти, выделяемой для каждого значения. С каж­дым полем также связана группа параметров, называемых свойствами, которые опреде­ляют внешний вид и функциональные характеристики этого поля. Например, свойство Формат определяет структуру данных, отображаемых в поле.

Таблица 1.1. Типы данных, выбираемых в полях Access 2007

Тип данных	Размер	Назначение
Текстовый	До 255 знаков	Используется для ввода текста или текста и чисел, не применяемых в расчетах (например, кода товара)
Поле MEMO	До 1073741824 знаков или 2 Гбайта памяти (2 байта на знак), из которых в элементе управления можно отобразить 65 535 знаков	В поля этого типа можно вводить алфавитно-цифровые знаки (более чем 255знаков) или форматированный текст. Используется для текста длиннее 255 знаков или форматированного текста. Типичные примеры использования поля этого типа — примечания, длинные описания и абзацы с полужирным шрифтом или курсивом
Числовой	1, 2, 4 и 8 байт или 16 байт (если используется для кода репликации)	В это поле можно вводить числовые значения (целые или дробные). Используется для хранения числовых данных, используемых в вычислениях, за исключением денежных значений (для денежных значений используется тип данных " Денежный" )
Дата/время	8 байт	В поля этого типа можно вводить даты и время. Обратите внимание, что каждое сохраняемое значение содержит одновременно и компонент даты, и компонент времени
Денежный	8 байт	Это поле предназначено для ввода денежных значений. Используется для хранения денежных значений (валюты)
Счетчик	4 байта или 16 байт, если используется для кода репликации	Уникальное числовое значение, которое автоматически вводит Access 2007 при добавлении записи. Используется для создания уникальных значений, например для первичного ключа. Обратите внимание, что в поле с типом данных " Счетчик" числа могут последовательно увеличиваться на указанное приращение или выбираться случайно
Логический	1 бит (8 бит = 1 байт)	Этот тип данных используется для полей, которые могут содержать одно из двух значений, например " Да" и " Нет" или True и False
Поле объекта OLE	До 1 Гбайта	В это поле вводятся OLE-объекты или другие двоичные данные. Используется для хранения OLE-объектов других приложений Microsoft Windows
Вложение	Для сжатых вложений — 2 Гбайта. Для несжатых вложений примерно 700 Кбайт в зависимости от степени возможного сжатия вложения	В поля этого типа могут водиться рисунки, изображения, двоичные файлы, файлы Microsoft Office. Стандартный тип данных для сохранения цифровых изображений и любого типа двоичных файлов
Гиперссылка	До 1073741824 знаков или 2 Гбайта памяти (2 байта на знак), из которых в элнменте управления можно отобразить 65 535 знаков	Это поле применяется для хранения гиперссылок вызова Web-страниц одним щелчком мыши на URL-адресе или файле. Кроме того, можно использовать ссылку на объекты Ассеss, хранящиеся в базе данных
Мастер подста- новок	На основе таблицы или запроса — размер привязанного столбца. На основе значения размер текстового поля, содержащего значение	Фактически типом данных не является, а вызывает мастер подстановок. Используется для запуска на выполнение мастера подстановок, с помощью которого можно создать поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы, запроса или списка значений, используя поле со списком

 

Создаваемая новая таблица открывается в режиме таблицы. Для быстрого добавления нового поля можно ввести данные в столбец Добавить поле (рис 20.)

 

Рис. 21. Согласитесь, что два поля на всю таблицу – это маловато.

Нажмите клавишу < Enter>, после чего в вашей таблице появится новое поле (рис21.)

Рис. 22. Добавление нового поля в таблицу.

Обратите внимание, что Ассеss 2007 автоматически назначает имя новому полю: Поле1 для первого поля, Поле2 для второго поля и т.д. Для изменения имени поля шелкните на его заголовке правой кнопкой мыши, после чего в контекстном меню выберите команду Переименовать столбец.

При выборе имени поля учитывайте имеющееся ограничение – длина имени поля не может превышать 64 символа.

Создание новой таблицы

При создании новой таблицы (в режиме таблицы) Access автоматически создает пер­вичный ключ и назначает полю имя Код и тип данных Счетчик (смотри рис 5). Это поле скрыто в режиме таблицы, для его просмотра необходимо переключиться в режим конструктора таблиц.

Для перехода в режим конструктора воспользуйтесь одним из следующих способов:

a) Щелкните правой кнопкой мыши на имени таблицы в области переходов и выбе­рите команду Конструктор.

b) Щелкните мышью на кнопке Конструктор в панели состояния Access.

При переходе из режима Таблицы в режим Конструктор откроетсядиалоговое окно «Сохранение», где необходимо вписать имя таблицы «Сотрудники».

В режиме Конструктор создаем структуру таблицы (см. рис 23, 24):

1. В столбец «Имя поля» вводим названия полей, например, «код сотрудника».

2. Определяем типы данных в полях, например, для поля «код сотрудника» из раскрывающего списка выберем тип поля «числовой».

3. Определяем свойство поля, например, Тип данных «числовой» размер поля выбираем из раскрывающего списка «целое».

Рис. 23. Режим Конструктор.

Рис. 24. Режим Конструктор.

Созданная таблица отображается ярлычком в левой части экрана. Потом там же появятся созданные запросы, формы, отчеты, макросы. Ярлычки этих объектов будут оставаться там постоянно.

Для сохранения структуры таблицы нужно нажать на кнопку и появившемся диалоговом окне выбрать кнопку «Да».

Чтобы заполнить созданную структуру (макет) таблицы необходимо:

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы в области переходов и выб­рать команду «Открыть» (или открыть таблицу двойным щелчком).

2. Заполните макет таблицы.

Задание первичного ключа

Первичный ключ таблицы состоит из одного или нескольких полей, однозначно определяющих каждую строку в этой таблице. Часто в качестве первичного ключа используется уникальный инвентарный номер, порядковый номер или код. Например, в таблице «Контакты» для каждого заказчика может определяться уникальный код заказчика, ко­торый будет являться первичным ключом этой таблицы. В качестве первичного ключа следует использовать поле, которое обладает следую­щими характеристиками. Во-первых, с его помощью может однозначным образом опре­деляться каждая строка. Во-вторых, весьма нежелательно, чтобы это поле было пустым. В-третьих, это поле не следует изменять.

Первичный ключ определяется для всех таблиц. На его основе конструируется индекс, ускоряющий выполнение запросов и операций. Кроме того, Access 2007 проверяет нали­чие и уникальность значений в поле первичного ключа.

При создании новой таблицы (в режиме таблицы) Access автоматически создает пер­вичный ключ и назначает полю имя Код и тип данных Счетчик. Это поле скрыто в режиме таблицы, для его просмотра необходимо переключиться в режим конструктора таблиц.

Для определения (или изменения) первичного ключа следует выполнить такие действия:

 

Рис. 25. Таблица в режиме конструктора.

1. Откройте таблицу в режиме конструктора (рис. 25). Выберите поле или поля, ко­торые будут использованы в качестве первичного ключа.

2. Чтобы выделить одно поле, щелкните в области выделения строки нужного поля.

3. Для выделения нескольких полей щелкните в области выделения каждого поля, удерживая нажатой клавишу < Ctrl>.

4. Теперь на вкладке Конструктор выберите группу команд Сервис и щелкните на кнопке Ключевое поле (рис. 26).

Рис. 26. Эти команды применяются для создания первичного ключа.

5. Выделенные нами поля Фамилия и Имя станут ключевыми, о чем свидетельствует пиктограмма с изображением ключика слева от каждого поля (рис. 27).

Рис. 27.

⇐ Предыдущая123456

Поделиться:

Популярное:

1. В таблицу заносятся значения
2. Влияние магнитных полей на космический характер биосферы
3. Во втором и третьем случаях, когда выбирается оптовый или розничный тип цен, следует заполнить еще несколько полей.
4. Графическое изображение полей допусков деталей и схемы расположения полей допусков при назначении различных посадок
5. Для удобства пользования прилагаю таблицу основных пород с главными храктеристиками.
6. Добавление записей: функция addcd()
7. Добавление и удаление слайдов
8. Добавление или изменение встречи
9. Добавление компонентов в схему
10. Добавление новых карт в колоду и раздача карт
11. Добавление объекта в два списка