Новый формат, новое расширение имени файла. Преимущества нового формата файлов.

ü Иерархическое дерево имеет только одну вершину (корень), не подчиненную никакой другой вершине;

Microsoft Access в целом

Появление в составе пакета Microsoft Office системы управления базами данных Access изменило взгляд на проблему разработки баз данных. Первоначально MS Access не входила в пакет Office и имела отдельную нумерацию версий. Начиная с версии 7.0, эта СУБД стала входить в профессиональный пакет " офиса".

С помощью Access 2007 обычные пользователи получили удобное средство для создания и эксплуатации достаточно мощных баз данных без необходимости что-либо программировать. В то же время работа с Access 2007 не исключает возможности программирования, т. к. система включает поддержку языка программирования Visual Basic for Applications, который позволяет создавать дополнительные модули и элементы управления.

Одним из важных достоинств Access 2007 является интеграция этой программы с Excel, Word и другими программами пакета MS Office. Данные, созданные в разных приложениях, входящих в этот пакет, легко импортируются и экспортируются из одного приложения в другое. Распространенность пакета Microsoft Office делает такие базы преемственными.

Базы данных

Хранение информации — одна из важнейших функций компьютера. Одним из распространенных средств такого хранения являются базы данных. База данных — это файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом.

Структура базы данных

Большинство баз данных имеют табличную структуру. Как мы знаем, в табличной структуре адрес данных определяется пересечением строк и столбцов. В базах данных столбцы называются полями, а строки — записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится. Для того чтобы легко усвоить понятие структуры базы данных, надо представить себе пустую базу, в которой пока еще нет никаких данных. Несмотря на то, что данных в базе нет, информация в ней все-таки есть. Это структура базы, то есть набор полей. Они определяют, что будет записано в эту базу, и в каком виде.

Простейшие базы данных

Простейшие базы можно создавать, не прибегая к специальным программным средствам. Чтобы файл считался базой данных, информация в нем должна иметь структуру (поля) и быть форматирована так, чтобы содержимое соседних полей легко различалось. Простейшие базы можно создавать даже в текстовом редакторе Блокнот, то есть обычный текстовый файл при определенном форматировании тоже может считаться базой данных. Это приложение включается в комплект программ Оffice, начиная с самой первой версии, и на протяжении столь длительной эволюции претерпело серьезные изменения. Следуя нашей традиции, сравним рабочие экраны версий Мicrosoft Office Access 2003 и Мicrosoft Office Access 2007 (рис.1. и 2. соответственно).

Быстрый старт

В версии Мicrosoft Office Access 2007 появилась новая страница Быстрый старт, обес­печивающая быстрое создание приложений. Здесь вы можете найти профессиональные шаблоны баз данных, выбор которых позволит вам за " два щелчка мышью" создать базу данных. В частности, вы можете создать собственную базу данных либо воспользоваться одной из существующих. В данном случае идет речь о реляционной базе данных, сформированной на основе таблиц с данными, между которыми устанавливают­ся связи.

Рис. 1. Рабочий экран Мicrosoft Office Access 2003.

Рис. 2. Рабочий экран Мicrosoft Office Access 2007.

Если до сих пор вы имели дело с программами, используемыми для создания и обработки текста, электронных таблиц и презентаций, т.е. традиционными " офисны­ми" приложениями, то теперь мы научимся работать с программой, которая позволит формировать приложения, которые прежде могли создавать только профессиональные программисты. Конечно, возможности СУБД Access уступают возможностям такого ин­струмента профессионального разработчика баз данных, как Огасlе, но все же их вполне достаточно для создания " офисных" баз данных.

Благодаря подобным базам вы получите возможность накапливать и систематизиро­вать самую различную информацию, искать и сортировать объекты в соответствии с вы­бранными (либо заранее заданными) критериями, создавать формы для ввода данных, а также генерировать на основании имеющихся записей изысканно оформленные отчеты.

Любая база данных представляет собой набор структур, предназначенных для хране­ния больших объемов информации, а также совокупность программных модулей, осуще­ствляющих управление данными. Под управлением данными подразумевается выборка, сортировка, вывод, а также иные подобные действия.

Информация, закодированная в базе данных, фактически находится в составе одной таблицы либо целого набора подобных объектов. Таблицы представляют собой набор последовательно расположенных записей одного типа — строки таблицы. Пользователи вольны распоряжаться строками таблицы по своему усмотрению — могут добавлять, удалять или изменять их. Структура записи представляет собой совокупность именован­ных полей (ячеек), которые могут включать произвольную информацию. Так, вы можете закодировать в таблице базы данных такие простейшие сведения, как ваш табельный но­мер, в соответствии с которым начисляется зарплата в бухгалтерии, а можете хранить та­кие сложные структуры данных, как иллюстрированное описание процесса изготовления атомной бомбы. Учитывая, что последняя информация считается особо секретной, вы можете скрыть ее от взора чрезмерно любопытных пользователей, получая к ней эксклю­зивный доступ на правах администратора базы данных. Если в состав различных записей входят поля, имеющие один и тот же тип, они формируют столбец таблицы.

Записи, относящиеся к одной таблице, как правило, включают связи с данными иной таблицы. Так, например, таблица, включающая штатное расписание сотрудников, может быть связана с таблицей, содержащей сведения о штатных окладах и начисленных пре­миях. При этом мы имеем дело с таким понятием, как связь в базе данных.

Существует целый набор структур баз данных, с помощью которых обрабатываются сведения, находящиеся в таблицах. Так, например, используя формы, вы сумеете осуще­ствлять форматированный ввод визуальной информации. Используя заранее созданные запросы, проводится выборка данных, отвечающих заранее определенным условиям.

Отчеты предназначены для вывода (на экран либо принтер) отформатированного пе­речня записей, включающего заголовки на различных уровнях.

Схема базы данных — это структура связей между полями и таблицами.

ЭЛЕМЕНТЫ БД. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ.

Таблицы – основные объекты база данных. В них хранятся данные.

Запросы – это специальные структуры, предназначенные для обработки данных. С помощью запросов данные упорядычивают, фильтруют, изменяют, объединяют, т.е. обрабатывают.

Формы – это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.

Отчеты – это формы «наоборот». С их помощью данные выдаются приемлемом для пользователя виде.

Макросы – это самые простые средства автоматизации выполнения повторяющиихся операций.

Модули – это программные процедуры, описанные на языке Visual Basic for Application.

БД Access, как и большинство других баз данных, имеют табличную структуру. Это позволяет присвоить каждой записи своё – образный адрес, который будет определяться пересечением строк и столбцов. Напомним: в базах данных столбцы называются полями, а строки – записями. Поля образуют структуру баз данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.

Поля – это основные элементы структуры баз данных. Они обладают свойствами. От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносит в поле, а какие – нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле, например, совершать математические операции. Поля обладают разными свойствами и относятся к разным типам.

Основным свойством любого поля является его длина. Длина поля выражается в символах или, что то же самое, в знаках. От длины поля зависит, сколько информации в нем может поместиться. Подпись – это та информация, которая отображается в заголовке столбца. Ее не надо путать с именем поля, хотя если подпись не задана, то в заголовке отображается имя поля. Разным полям, например, можно задать одинаковые подписи. Разные типы полей имеют разное назначение и разные свойства.

Основное свойство текстового поля – размер (максимальный размер – 255 символов).

Основы работы с Ассеss 2007

Первое, с чего мы начинаем работу с любой программой, — запускаем ее на выпол­нение. Запуск на выполнение Ассеss 2007:

а) двойной щелчок на ярлыке программы находящегося на рабочем столе;

б) щелчок на ярлыке программы на панели быстрого запуска;

в) Пуск – Программы – Microsoft Office – Microsoft Office Access 2007;

После запуска на выполнение Microsoft Office Access 2007 появляется начальный экран программы (см рис 3).

Рис. 3. Начальный экран программы. Рис. 4. Подокно «Новая база дан

Ных».

В окне «Начальный экран программы» щелкнуть по значку «Новая база данных». В подокне «Новая база данных» введите имя файла и укажите адрес файла (см. Рис 4.)

В левой части начального экрана находится колонка Категории шаблонов, где можно выбрать шаблон вашей базы данных. В центре рабочего экрана можно выбрать новую пустую базу данных либо загрузить шаблон требуемой базы данных из Интернета. В этом случаем ваш компьютер должен быть подключен к Интернету.

В правой части начального экрана находится перечень недавно использовавшихся баз данных (см. рис 3). Как только вы создаете новую базу данных, она тут же пополняет этот список. После щелчка на кнопке «Создать» (см. рис 4) проходит некоторое время, после чего появляется рабочий экран Access 2007 (рис.5.)

Рис. 5. Рабочий экран Ассеss 2007.

Рис. 8. Здесь находятся команды, предназначенные для организации обмена внешними данными

· Работа с базами данных. Команды, помещенные на этой вкладке, обеспечива­ют поддержку созданных баз данных, а именно доступ к макросам, отображение-сокрытие различных элементов баз данных, перемещение данных, а также другие операции в рамках поддержки баз данных (рис.9).

Рис. 9. Команды, находящиеся на этой вкладке, обеспечивают поддержку уже созданных баз данных.

· Режим таблицы. На этой вкладке находятся команды, предназначенные для ра­боты с таблицами (рис. 10).

Рис. 10. Эта вкладка включает команды, предназначенные для работы с таблицами.

В нижнем правом углу рабочего экрана находятся кнопки режимов просмотра. Изна­чально выбран режим таблицы, но вы можете переключиться в режим конструктора.

В левой части рабочего экрана находится так называемая «Область переходов», кото­рая появилась в версии Ассеss 2007, поэтому заслуживает более подробного рассмотрения.

Область переходов

Эта область (см. рис. 11) заменяет собой « окно базы данных» (в прежних версиях Ассеss), ее также мож­но использовать вместо кнопочных форм (экранов, используемых для выполнения обыч­ных задач, например, для запуска отчетов или закрытия базы данных).

Именно в этой области происходит запуск на выполнение объ­ектов базы данных (таблиц, отчетов, форм и т.д.) и последующее управление ими. Например, отчет запускается из области перехо­дов. Если требуется изменить структуру отчета, можно открыть его из области переходов в режиме конструктора.

Рис. 12. Выберите открываемый файл.

Теперь осталось щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопке Открыть, после чего со­держимое выбранного вами файла появится на экране.

После создания или изменения созданного файла его нужно сохранить. Для выпол­нения этой операции нажмите комбинацию клавиш < Сtr1+S> (быстрое сохранение) или < Р12> (аналог команды Сохранить как в меню, вызываемом после щелчка на кнопке Officе). Можете также воспользоваться более " длинными" командами: кнопка Office → Сохранить как.

Обратите внимание, что при выборе команды Сохранить как можно выбрать сохра­нение отдельного объекта базы данных либо всю базу данных.

Если выбран последний вариант, на экране появится диалоговое окно Сохранение до­кумента (рис.13). В поле Имя файла введите название вашего файла, а в поле Тип файла выберите тип сохраняемого файла, после чего щелкните мышью на кнопке Сохранить. Как и в предыдущем случае, вы можете отказаться от идеи сохранения файла, если он вас в силу каких-либо причин не устраивает. Для этого достаточно щелкнуть на кнопке Отмена.

Рис. 13. В этом диалоговом окне укажите имя и тип сохраняемого файла.

Настройка рабочей среды

Панель быстрого доступа (см. рис 14)

Изначально эта панель включает три команды.

· Файл, " быстрые" клавиши < Сtг1+S>. Сохранение созданных (или измененных) файлов.

· Отменить, " быстрые" клавиши < Сtг1+Z>. Отмена выполненной операции. Как уже отмечалось, после щелчка левой кнопкой мыши на стрелке, находящейся справа от пиктограммы этой команды, отображается список из выполненных ко­манд. Вы можете отменить любую из выполненных команд.

· Вернуть, " быстрые" клавиши < Сtr1+Y>. Повторение выполненной операции.

Рис. 14. Панель быстрого дос­тупа, включающая самые " по­лезные" команды Асcess 2007.

Но прежде чем приступать к такого рода " радикальной" настройке, давайте попробу­ем просто изменить положение панели быстрого доступа. Для этого щелкните на двой­ной стрелке, находящейся в правой части панели быстрого доступа. После этого на экране отобразится меню, в котором нас пока что интересует только один пункт — Разместить под лентой. После этого панель быстрого доступа поместится под лентой, в области вкладки Главная, группа Буфер обмена. Если вы захотите ее вернуть обратно, повторно выберите этот пункт. Правда, его название изменится. Теперь этот пункт меню называется Разместить над лентой.

Для настройки содержимого панели быстрого доступа щелкните на двойной стрелке, находящейся в правой части этой панели, затем выберите команды из заранее подготов­ленного списка, которые вы хотели бы видеть на панели быстрого доступа. Набор этих команд не слишком велик (в нашем Ассеss 2007 их 11, включая три команды, помещенные на панели быстрого доступа).

При щелчке мышью на пункте Другие команды откроется диалоговое окно Параметры Ассеss, раздел Настройка (рис.15).

Для начала добавим на панель быстрого доступа три часто используемые команды — Создать, Открыть и Таблица (создание таблиц базы данных). Вообще говоря, эти команды находятся в меню Настройка панели быстрого доступа, которое отображается после щелчка мышью на двойной стрелочке, находящейся в пра­вой части панели быстрого доступа. Мы будем добав­лять эти две команды в разделе Настройка диалогового окна Параметры Ассеss.

Начнем с добавления команды Создать. Найдите ее в панели, отображаемой ниже поля Выбрать команды из, в котором выбрана категория Часто используемые команды. Итак, однократным щелчком левой кнопкой мыши выберите эту команду, затем щелк­ните на кнопке Добавить. Тут же эта команда появится в окне, в котором отображаются кнопки панели быстрого доступа. По умолчанию все команды в этом окне сортируются в алфавитном порядке. Если этот порядок вас не устраивает, можно его изменить.

Рис. 15. С помощью этого диалогового окна осуществляется

Текущая база данных

Щелчком левой кнопки мыши выбрать: Кнопка Office – Параметры Access – Текущая база данных.

В разделе Текущая база данных (см. рис. 16) диалогового окна Параметры Ассеss оп­ределяются параметры создаваемых баз данных. Рассмотрим подробнее параметры этого диалогового окна.

· Группа Параметры приложений. Набор параметров, находящийся в этой группе, обеспечивает " тюнинг" вновь создаваемых приложений Microsoft Оfficе Ассеss 2007: определение заголовка и значка приложения, параметры окна документа, формат хранения рисунков, а также некоторые другие параметры.

· Группа Переходы. Здесь определяются параметры описанной выше области пере­ходов. Флажок Область переходов (установлен по умолчанию) обеспечивает ото­бражение области переходов в рабочем окне Ассеss. После щелчка на кнопке Пара­метры переходов отображается диалоговое окно Параметры переходов (рис 16), в котором можно настроить состав объектов, отображаемых в этой области, а также способы работы с ними. Если вы имеете небольшой опыт общения с Ассеss 2007, оставьте все как есть, обычно этого достаточно.

· Группа Параметры ленты и панелей инструментов. Как и следует из назва­ния этой группы, здесь определяются параметры лент и панелей инструментов Ассеss 2007.

· Группа Параметры автозамены имен. Команды, находящиеся в этой группе, определяют способы, применяемые в процессе автозамены имен.

· Группа Параметры автофильтра для базы данных. Команды, входящие в со­став этой группы, определяют параметры автофильтра, применяемого в базе данных.

Рис. 16. В этом окне определяются параметры создаваемых баз данных в целом.

Параметры таблицы

В этом разделе диалогового окна Параметры Асcess (рис. 18) настраивается внеш­ний вид таблиц, создаваемых в Ассеss 2007.

Рис. 18. В этом окне определяются параметры таблиц, создаваемых в Ассess 2007.

А теперь остановимся подробнее на рассмотрении параметров в этом диалоговом окне.

· Группа Цвет по умолчанию. Команды, относящиеся к этой группе, определяют цвета отдельных элементов таблицы, заданные по умолчанию.

· Группа Эффекты сетки и ячеек. Команды, входящие в состав данной группы, позволяют отобразить-скрыть линии сетки, изменить заданную по умолчанию ширину столбцов, а также применять различные эффекты при отображении ячеек таблицы.

· Группа Шрифт по умолчанию. Команды из этой группы позволяют определить размеры, цвет, а также свойства шрифта, используемого для оформления созда­ваемых таблиц.

Конструкторы объектов

В этом разделе диалогового окна Параметры Ассеss (рис. 19) определяются основ­ные параметры конструкторов объектов Асcеss.

А теперь остановимся подробнее на рассмотрении параметров в этом диалоговом окне.

· Группа Конструктор таблиц. Команды, входящие в состав этой группы, опреде­ляют типы и размеры полей, а также некоторые другие параметры конструктора таблиц.

· Группа Конструктор запросов. Здесь настраиваются параметры конструктора запросов.

Рис. 19. Здесь определяются параметры конструкторов объектов Аccess

· Группа Формы и отчеты. Здесь задаются параметры, определяющие шаблоны форм и отчетов, а также способы их выделения.

· Группа Проверка ошибок. Набор флажков в этой группе обеспечивает проверку ошибок в процессе создания - изменения различных объектов Ассеss. Оставьте значе­ния по умолчанию, после чего Ассеss будет " отлавливать" все категории ошибок.

Таблицы

Как упоминалось раньше, в простой базе данных, такой как список контактов, исполь­зуется всего лишь одна таблица. Однако во многих базах данных используется несколько таблиц. При создании новой базы данных на компьютере создается новый файл, который используется в качестве контейнера для всех объектов в базе данных, включая таблицы.

Создание таблиц Ассеss

Данные в реляционной базе данных хранятся в таблицах, не является исключением из этого правила и Ассеss 2007. Для создания таблицы может применяться один из следующих способов: в момент создания новой базы данных, вставка таблицы в существующую базу данных, а также импорт или создание ссылки на таблицу из другого источника данных, такого как книга Microsoft Office Exsel 2007, документ Microsoft Office Word 2007, текстовый файл, либо другая база данных. Для создания таблиц на основе шаблона «Контакты», «Задачи», «Вопросы», «События» и «Основные фонды» можно использовать шаблоны таблиц, которые включены в Office Access 2007. Шаблоны таблиц совместимы со списками Windows SharePoint Services 3.0 с теми же именами.

Нажмите кнопку Microsoft Office, а затем выберите команду Открыть.

В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных.

На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Шаблоны таблицы и затем выберите из списка один из доступных шаблонов. Будет вставлена новая таблица на основе выбранного шаблона таблицы. При создании новой базы данных в нее автоматиче­ски вставляется новая пустая таблица, в которую можно ввести данные, позволяющие начать определение полей.

Приступим к созданию новой таблицы в составе существующей базы данных, для чего следует выполнить следующие действия.

Рис. 20. С помощью этой группы команд можно создать новую таблицу.

1. Запустите на выполнение Ассеss 2007

2. В окне «Начальный экран программы» щелкнуть по значку «Новая база данных».

3. В подокне «Новая база данных» введите имя файла и укажите адрес файла (см. Рис. 4.)

4. Теперь перейдите на вкладку Создание, затем в группе Таблицы щелкните на кнопке Таблица (рис. 20).

Таблица 1.1. Типы данных, выбираемых в полях Access 2007

Создаваемая новая таблица открывается в режиме таблицы. Для быстрого добавления нового поля можно ввести данные в столбец Добавить поле (рис 20.)

Рис. 21. Согласитесь, что два поля на всю таблицу – это маловато.

Нажмите клавишу < Enter>, после чего в вашей таблице появится новое поле (рис21.)

Рис. 22. Добавление нового поля в таблицу.

Обратите внимание, что Ассеss 2007 автоматически назначает имя новому полю: Поле1 для первого поля, Поле2 для второго поля и т.д. Для изменения имени поля шелкните на его заголовке правой кнопкой мыши, после чего в контекстном меню выберите команду Переименовать столбец.

При выборе имени поля учитывайте имеющееся ограничение – длина имени поля не может превышать 64 символа.

Создание новой таблицы

При создании новой таблицы (в режиме таблицы) Access автоматически создает пер­вичный ключ и назначает полю имя Код и тип данных Счетчик (смотри рис 5). Это поле скрыто в режиме таблицы, для его просмотра необходимо переключиться в режим конструктора таблиц.

Для перехода в режим конструктора воспользуйтесь одним из следующих способов:

a) Щелкните правой кнопкой мыши на имени таблицы в области переходов и выбе­рите команду Конструктор.

b) Щелкните мышью на кнопке Конструктор в панели состояния Access.

При переходе из режима Таблицы в режим Конструктор откроетсядиалоговое окно «Сохранение», где необходимо вписать имя таблицы «Сотрудники».

В режиме Конструктор создаем структуру таблицы (см. рис 23, 24):

1. В столбец «Имя поля» вводим названия полей, например, «код сотрудника».

2. Определяем типы данных в полях, например, для поля «код сотрудника» из раскрывающего списка выберем тип поля «числовой».

3. Определяем свойство поля, например, Тип данных «числовой» размер поля выбираем из раскрывающего списка «целое».

Рис. 23. Режим Конструктор.

Рис. 24. Режим Конструктор.