Познакомимся с некоторыми возможностями Mіcrosoft Access.

Приложение Microsoft Access – это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP и Windows Server 2003).

СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, что позволяет пользователю при минимальной предварительной подготовке довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов.

К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:

 Проектирование базовых объектов – двумерные таблицы с полями разных типов данных.

 Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей.

 Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики.

 Создание, модификация и использование производных объектов (запросов, форм и отчетов).

Пользовательский интерфейс MS Access 2007

Интерфейс пользователя MS Access – это комплекс программ, который реализует диалог в процессе работы пользователя с приложением Access.

После загрузки MS Access на экране появится главное окно, в котором размещается окно базы данных.

При первом запуске Access в главном окне выводится область задач в режиме «Приступая к работе», с помощью которой можно открыть существующие БД.

Для создания новой пустой базы данных необходимо щелкнуть на пиктограмме " Новая база данных" вверху, справа в окне приложения появится текстовое поле с именем файла: База данных1.accdb (у меня База данных4) и пиктограмма папки для сохранения файла в требуемый каталог (эту пиктограмму трудно увидеть, на рисунке она в кружочке).

По умолчанию указано имя файла, имя каталога и диска, в котором будет сохранен файл. Имя файла, директории и диска для хранения файла можно изменить.

В открывшемся поле имени файла введите имя файла «Деканат». При необходимости можете выбрать папку для размещения файла базы данных.

После того, как Вы укажите имя и место, где хранить все созданное Вами, нажмите Создать.

Создание таблиц

Нажмите кнопку Создать, приложение Access создаст новую базу данных и откроет ее в режиме таблицы.

Далее необходимо перейти в режим Конструктор и создать структуру первой таблицы базы данных. Для этого необходимо щелкнуть на пиктограмме Режим (или Вид) и выбрать режим Конструктор.

Откроется окно Сохранение,

в котором надо указать имя Группы студентов и нажать кнопку ОК.

Откроется таблица Группы студентов в режиме Конструктор

Создаем структуру таблицы Группы студентов. В первую строку колонки " Имя поля" вводим код группы студентов (КодГруппы) и нажимаем клавишу Enter. Курсор переместится в колонку Тип данных. Access по умолчанию назначает тип данных - Счетчик. Нажимаем клавишу Enter, при этом курсор переместится в колонку Описание, при необходимости вводим описание данных.

Первой строке таблицы (поле КодГруппы) Access по умолчанию назначает поле первичного ключа. Для первичного ключа в свойствах поля устанавливается значение Индексированного поля: Да (Совпадения не допускаются). Далее заполняем вторую строку (второе поле таблицы), Имя поля - Название, Тип данных - текстовый. Третья строка: Имя поля - Курс, Тип данных - числовой и четвертая строка Имя поля - Семестр, Тип данных - числовой. При этом для имени поля " Название" в разделе свойства поля необходимо установить размер поля – 6 (но это необязятельно).

Затем создаем структуры остальных трех таблиц в соответствии с характеристиками таблиц-объектов Студенты, Дисциплины, Успеваемость . Обязательно соблюдайте указанную последовательность создания структуры таблиц.

Для создания таблицы необходимо соблюдать последовательность действий:

1. Выбрать опцию Создание (вверху экрана)

2. Далее выбираем Таблица

3. На пиктограмме Вид (или Режим) выбираем Конструктор.

Появляется окно Сохранение, вносим имя таблицы. Имя первой созданной таблицы было Группы студентов, имя следующей будет – Студенты, затем – Дисциплины, последняя – Успеваемость.

Закрыть таблицу можно, нажав кнопку

и сохранить.

Создаем таблицу Студенты:

Для создания таблицы Дисциплины повторить действия, внимательно заполняя поля типа данных и свойства полей данных.

Аналогично создаем таблицу Успеваемость.