Управление применением решения (9-й этап)

Управление применением решения (9-й этап) представ­ляет собой процесс выбора и применения соответствующего решения при возникновении заранее запланированного события. Точно так же, как человек имеет органы чувств, благодаря которым он узнает о происходящих вокруг него событиях и по определенным признакам распознает их природу, выбирает подходящую ответную реакцию и выпол­няет необходимые действия, подразделение снабжается всем необходимым, чтобы осуществлять тот же самый про­цесс. Подразделение должно иметь сенсорное устройство, которое воспринимает и осознает внешние стимулы, что позволяет ему воздействовать на окружающую среду.

Предполагается, что всякий раз, когда происходят кон­кретные события, подразделение выбирает предписанные действия или программы, представляющие собой опреде­ленные решения или отклики на эти события. Например, всякий раз при поступлении заказа на отгрузку повто­ряется одна и та же процедура. Событием здесь является факт получения заказа, а заранее подготовленным откликом на это событие – процедура выписки счетов. Следователь­но, каждое подразделение должно иметь набор действую­щих программ, который охватывает все ожидаемые ситуации.

Управление применением решения, следовательно, сво­дится к двум функциям: 1) распознаванию ситуаций или событий; 2) выбору соответствующих ответных реакций.

В каждое решение включена часть, содержащая описа­ние обстоятельств, в которых его следует применять, и это описание должно быть достаточно ясным, чтобы программу действий можно было легко связать с событием. В идеаль­ном случае управление применением решения будет осуще­ствляться исполнителями, и если этап подготовки к вводу решения в действие выполнен как нужно, исполнители научатся распознавать условия, при которых следует при­менять конкретные программы.

Когда от группы ожидают единой реакции, то в ней должно быть создано определенное согласованное мнение о событиях, на которые группа будет реагировать, и руко­водителю подразделения, возможно, придется выполнить эту особую задачу. Он должен выполнять функцию вос­приятия в подразделении и быть чувствительным к изме­нениям в среде и способным выбрать из набора предписан­ных реакций именно такую, которая соответствует ситуа­ции, а затем передать эту информацию членам подразделе­ния. Однако, если характер ситуации относительно ясен, то может оказаться, что подразделение само сможет выполнить все эти функции. Первичным фактором в лю­бом случае служит извещение об изменении. Предпола­гается, что подразделение и ответственный персонал знают все программы и отреагируют на изменение должным образом.

Поскольку привычный режим поведения организации более производителен и эффективен, набор программ мог бы теоретически сохраняться в головах и производственных навыках работников. Тогда можно ожидать, что на данную ситуацию работники (либо как группа, либо индивидуально) реагировали бы согласно плану. Если бы какая-то органи­зация была бы полностью запрограммирована и не возни­кало бы ни новых ситуаций, ни событий и если бы получае­мая организацией отдача сохранялась, то она не требовала бы еще какого-нибудь управления. Исполнители реагиро­вали бы и приспосабливались ко всем событиям, и органи­зация функционировала абсолютно предсказуемым образом.

Однако не все программы долговечны и память у людей часто небесконечна и несовершенна. Поэтому лучше всего составить каталог или рабочий справочник, который содер­жит в письменной форме все программы каждого подраз­деления; в случае необходимости человек может обратиться к снабженному указателями справочнику и сразу же найти соответствующую реакцию.

Управление применением решения как составная часть процесса решения проблемы может относиться не только к подразделению, но и к организации в целом. Рассмотрим механизм такого приспособления.

Организации обычно состоят из небольших рабочих подразделений или групп индивидуумов, работающих в тесном контакте. Их внешняя среда ограничена тем, что эти люди могут наблюдать вокруг себя, а этот круг явлений может быть очень узким. Поэтому большинство подразде­лений имеют слабое представление о том, что творится вне организации или даже в других ее частях, и для осуществле­ния координации требуется «нервная система» организации, которая обеспечит подразделения информацией о том, что происходит вне их непосредственного окружения.

 

Рис. 7.1. «Нервная система» организации.

В схематическом виде этот процесс представлен на рис. 7.1. Здесь можно видеть, что поток данных идет от воспринимающего аппарата к лицу, решающему проблему, который создает новую программу и помещает ее в каталог решений – «блок памяти» организации. Затем подготавли­вается реализация программы в операциях организации. Разумеется, таким же образом система будет действовать в ситуациях, возникающих во внутренней среде.

Эта система обеспечивает также и другие типы реакций, включая классификацию событий, для которых организа­ция уже имеет готовые программы, но которые требуют перестройки работы определенных подразделений органи­зации. Эти сообщения поступают из воспринимающего аппа­рата в центральное подразделение управления [или блок памяти (рис. 7.2)]; оно выбирает нужную программу и, в свою очередь, передает ее соответствующим подразделе­ниям. Получив эту программу, подразделение сделает все необходимые изменения.

 

Рис. 7.2. Централизованное внутреннее управление применением решений.

ПУ – подразделение управления.

Помимо подразделений управления каждому подразде­лению (которые управляют взаимодействием частей внутри подразделения) для согласования внутренних операций между всеми подразделениями организации необходим цен­тральный орган управления или памяти. Большинство внешних сообщений из внешней среды, необходимых для включения данной программы, поступит от подразделения информации. Предположим, что организация имеет заранее подготовленную программу приспособления к падению объема сбыта. Когда продажи достигают критической точки, информация об этом собирается центром обработки данных и сообщается подразделению управления, которое выбирает соответствующую программу и высылает ее подразделениям. Кроме того, каждое подразделение может связаться с цен­тральным устройством памяти, если оно встретится с ситуа­цией, с которой оно не способно справиться. Если 3-я опе­рация перегружена и становится узким местом в рабочем процессе от 1-й операции до 5-й, то об этом сообщается под­разделению управления, которое затем согласовывает опе­рации и устраняет перегрузку.

Операции редко протекают в точном соответствии с пла­ном, и очень часто возникают непредвиденные трудности. Например, если организация составила программу найма квалифицированного персонала в течение определенного времени и отдел кадров не в состоянии выполнить эту программу (предположим, что такие ситуации также были предусмотрены в программе), то он известит заинтересо­ванное подразделение о возникшей ситуации так, чтобы оно применило к этой проблеме соответствующую програм­му. Желательно разработать набор программ для непред­виденных изолированных событий, нужно также, чтобы в каталоге были программы для самых разнообразных слу­чаев. Происходящие события должны встречать в организа­ции рациональный отклик, регулируемый подразделением управления. Когда случаются события, для которых нет программ, проблемы должны направляться в блок решения проблем.

Хотя организация может запрограммировать реакции на большинство событий, некоторые программы настолько важны, что они должны специально утверждаться до про­ведения каких-либо изменений в организации. Такое реше­ние следует снабдить указанием, что каждый раз необхо­димо получать разрешение определенного лица на его использование. Примером такой программы могут служить приобретение другой фирмы или выбор места расположе­ния нового завода. Поскольку выполнение важной програм­мы связано с большим риском, необходима тщательная перепроверка, позволяющая установить, что действительно произошли все события, требующие немедленных действий.

Когда происходит множество разнообразных событий, может быть запущено одновременно несколько программ, и тогда подразделению предписывают выполнять различ­ные операции. Чтобы этого не произошло, в подразделении нужна тщательная проверка. Необходимо также устано­вить критерий приоритета для выбора программы, которая выполняется первой.

Необходимо четко различать этап подготовки к вводу решения в действие и такую же фазу этапа управления применением, которая включает изменение установленного порядка операции. На этапе подготовки к вводу решения в действие вводится новый процесс, который еще не выпол­нялся, а на этапе управления применением члены органи­зации знают установленный порядок и могут легко пере­ключиться на него, даже если в настоящее время он не применяется. Например, бухгалтерия, возможно, должна переходить на другой порядок работы в декабре каждого года при закрытии бухгалтерских учетных книг фирмы. Хотя это может делаться ежегодно, каждый сотрудник бух­галтерии должен быть извещен об этом изменении. Когда программы хранятся в таком виде, что при возникновении изменений во внешней или внутренней среде они могут быть быстро использованы, организация приобретает очень цен­ное свойство приспособляемости.

Другой важный класс реакций организации включает рутинные или ежедневные события, на которые подразде­ления имеют программы действий и соответственно реа­гируют (рис. 7.3). Если осуществляемые ими операции взаи­мозависимы, эти реакции связываются благодаря использо­ванию соответствующих форм и документов, передаваемых от одного подразделения другому. Сообщения поступают от воспринимающего аппарата непосредственно к произво­димым операциям, так что нет нужды пропускать информа­цию через подразделения управления. На уровне исполни­телей это поведение осуществляется почти машинально, подобно вождению автомобиля. Например, заказ на постав­ку – вход воспринимающего устройства – поступает из отдела сбыта для выписки счета и затем в производствен­ный отдел, где для выполнения этого заказа немедленно со­ставляется программа операций.

Организации не наделены «от рождения» высокоразви­тыми «нервными системами», их нужно спроектировать и построить. Серьезным недостатком проектируемых систем является отсутствие блока памяти для хранения программ, которые применяются в случае необходимости. Часто хоро­шо разработанный порядок вполне адекватен лишь до тех пор, пока не возникают новые события, но когда это слу­чается, некоторые подразделения могут начать импровизи­ровать, и это может нарушить не только работу других подразделений, но и равновесие всей организации.

После того как установленные процедуры нару­шены, старые программы могут все еще применяться (независимо от обстоятельств) только потому, что органи­зация не разработала новых.

Вооруженные силы дают наглядный пример позитив­ного подхода к разрешению такой ситуации. Можно раз­работать сложную серию планов или тактик боевых дей­ствий, которая зависит от действий, предпринимаемых потенциальным противником. В реальной боевой обстанов­ке можно довольно быстро обратиться к различным заранее разработанным тактическим или стратегическим планам. И хотя противник может предпринять совершенно непред­сказуемые действия, которые вынудят сформулировать новые планы, чем более запрограммированы действия воору­женных сил, тем. более оперативно они смогут реагировать на действия противника.

⇐ Предыдущая12131415161718192021Следующая ⇒

Поделиться: