Разработка и презентация первой версии НМД
Ответственный разработчик готовит первую версию НМД и отправляет ее в электронном виде согласующим руководителям и помощнику ГД (рис. 5.6.2).
Рис. 5.6.2. Разработка и презентация первой версии НМД
Помощник ГД помещает эту версию НМД в электронный архив. Название файла должно содержать название документа (допускаются незначительные сокращения), статус (проект), дату и номер версии.
Согласующие руководители и инициатор разработки НМД рассматривают проект НМД в течение двух рабочих дней.
Ответственный разработчик организует и проводит презентацию проекта НМД для согласующих руководителей и инициатора разработки.
Презентация нужна, если документ новый и сложный. Для новых версий уже существующих документов и/или при незначительных изменениях ее можно не проводить. На презентации рассматривается структура документа и раскрываются основные моменты его содержания. Затем проходит обсуждение проекта документа. Во время презентации согласующие руководители получают интересующую их информацию по документу, задают вопросы и т. п. В результате им проще формулировать замечания к документу, которые должны быть представлены ОР.
Согласующие руководители и инициатор разработки готовят и представляют ОР замечания по проекту НМД в течение трех рабочих дней после проведения презентации. ОР взаимодействует с согласующими руководителями и инициатором разработки в рабочем порядке (устно, по e-mail).
Эта работа может проводиться при помощи системы электронного документооборота, или BPMS.
Ответственный разработчик получает замечания, формирует сводку замечаний.
Ответственный разработчик формирует вторую версию проекта НМД и вносит в нее необходимые изменения, предоставляет ее помощнику ГД, проверяет необходимость проведения совещания по согласованию проекта НМД. Совещание проводится в случае, если замечания по НМД противоречат друг другу и не могут быть учтены одновременно.
Помощник ГД помещает вторую версию НМД в электронный архив.
Согласование проекта НМД
При необходимости ОР организует и проводит совещание по согласованию проекта НМД (рис. 5.6.3). Согласующие руководители и инициатор разработки принимают в нем участие.
Рис. 5.6.3. Согласование проекта НМД
Согласование версии НМД всегда вызывает вопросы. Чем больше согласующих лиц, тем дольше и сложнее проходит этот этап.
Пример. Двадцать шесть версий проекта НМД
В крупной известной компании в рамках одного из проектов нужно было подготовить несколько десятков регламентирующих документов. Каждый документ представлял собой регламент объемом от 12 до 30 и более страниц.
Как правило, в список согласующих лиц включались шесть-восемь руководителей подразделений, один-два специалиста по организационному развитию и начальник отдела организационного развития.
Формальной процедуры согласования проектов документов в компании не было. Все делалось «на коленке» – файлы отправлялись через Outlook с сопроводительным письмом в произвольной форме. Затем разработчикам приходилось буквально отлавливать менеджеров на их рабочих местах. Большинство из них явно проявляло бурную активность: кучи документов, перегородки, облепленные желтыми и красными стикерами, постоянные звонки и электронные письма. Приходилось ловить момент, когда менеджер не говорит по телефону и не отправляет e-mail, и вежливо напоминать про такой-то документ и необходимость его согласования. Ответ, как правило, был один: «Приходите завтра, а лучше через неделю. А кстати, разве Иванов (Петров, Сидоров…) не может его посмотреть и согласовать? »
У специалистов по организационному развитию была своя «фишка». Получат документ на согласование, пробегут глазами пару страниц, сделают замечания и отправят разработчику. В следующей версии читаются уже третья-пятая страницы и т. д. Когда появляется четвертая или пятая версия, специалист забывает, какие изменения внес на первой или второй странице, и делает новые правки и замечания и т. д.
Впечатляющий итог таких согласований – от 26 до 40 версий документов – наверняка не предел для этой компании!
Пример. «Оптимизация» процесса на основе обобщения лучшего опыта
Крупная компания имела несколько филиалов в разных городах. Руководство приняло решение стандартизировать деятельность всех филиалов. Для этого был выбран ряд процессов, в том числе процесс управления договорами.
Специально созданная рабочая группа проанализировала этот процесс в трех филиалах и выявила лучшие практики работы. Каждый филиал имел свои положительные и отрицательные особенности. По итогам был разработан проект регламента управления договорами, который объединял все лучшие наработки. Приступили к согласованию документа.
В процессе согласования со стороны менеджмента филиалов возникали критические замечания. Разработчикам многое пришлось убирать. После двенадцати итераций документ стал весьма формальным, зато устраивал всех.
Однако кто-то из руководителей филиалов пролоббировал следующее решение головного офиса: каждый филиал имеет право адаптировать общий регламент к своим конкретным условиям. В результате регламенты были откорректированы настолько, что новыми остались лишь две вещи: структура документа и его обложка.
Формализованная процедура согласования НМД, четкие требования по формулировке замечаний, учету замечаний и т. п. необходимы, чтобы снизить бесконечное количество согласований, существующее в современных компаниях.
В рассматриваемой нами процедуре управления НМД должно быть три, максимум четыре итерации документа.
По итогам совещания ОР готовит протокол. Если на совещании не удается прийти к общему мнению по формулировке спорных пунктов документа, протокол передается ГД. В протоколе обязательно указывают пункты, по которым не удалось достичь соглашения.
ГД принимает решение по редакции спорных пунктов и передает его ОР (в электронном виде).
Не стоит чересчур нагружать ГД такого рода проблемами. Однако рассматриваемая процедура предназначается для небольшой и средней компании. Если организация крупная и/или документов много, лучше рассмотреть возможность согласования и утверждения НМД различными должностными лицами, например по направлениям деятельности.
ОР вносит изменения в проект НМД и передает третью версию проекта НМД помощнику ГД.
Помощник ГД помещает ее в электронный архив.
После формирования третьей версии НМД (или второй, если совещание по согласованию НМД не требуется) ОР проверяет потребность в тестировании. Если оно необходимо, то ОР приступает к его организации. Если в тестировании нет надобности, то ОР уведомляет помощника ГД, который приступает к вводу НМД в действие.
Тестирование проекта НМД
Ответственный разработчик готовит план тестирования проекта НМД и передает его ГД (см. рис. 5.6.4).
Рис. 5.6.4. Тестирование проекта НМД
ГД утверждает план тестирования НМД.
ОР осуществляет тестирование проекта НМД. В нем принимают участие согласующие руководители и инициатор разработки НМД. Цель тестирования – выявление недостатков в проекте НМД и определение необходимых корректировок.
Тестирование можно также назвать пробной эксплуатацией на пилотном процессе. Пробная эксплуатация нужна, чтобы проверить адекватность требований регламента. Если в регламенте содержатся некорректные, сложно выполнимые или противоречивые требования, это может выявить именно тестирование. Его результаты используют для доводки регламента до рабочего состояния. Безусловно, не все проекты НМД требуют тестирования, например, новые версии уже существующих документов, включающие незначительные изменения.
По итогам тестирования ОР формирует третью или четвертую версию проекта НМД и предоставляет ее помощнику ГД, согласующим руководителям и инициатору разработки НМД.
Помощник ГД помещает третью/четвертую версию НМД в электронный архив.
Согласующие руководители и инициатор разработки НМД согласуют изменения в проекте НГД по результатам тестирования (по электронной почте).
При необходимости ОР вносит изменения в проект НМД и передает его помощнику ГД на проверку соответствия требованиям по оформлению документа.
Ввод НМД в действие
Помощник ГД выполняет контроль НМД на соответствие стандартам (требованиям по оформлению) (см. рис. 5.6.5). Если есть замечания, проект НМД возвращается ОР на доработку.
Рис. 5.6.5. Ввод НМД в действие
Это, можно сказать, последняя вычитка проекта НМД. Помощник ГД как лицо, ответственное за жизненный цикл проекта в компании, на этом этапе проверяет документ на соответствие требованиям по оформлению.
Если в организации используется среда бизнес-моделирования, то код и другие данные регламента заносятся в карточку соответствующего процесса (подразделения, должности для положений или должностных инструкций).
Помощник ГД присваивает НМД код в соответствии с требованиями настоящей процедуры.
Помощник ГД готовит проект приказа ГД о вводе НМД в действие и передает его ГД.
ГД подписывает приказ о вводе НМД в действие.
Помощник ГД регистрирует приказ, заполняет паспорт документа, распечатывает НМД и ставит на титульном листе штамп «Контрольный экземпляр».
Штамп может быть любого цвета. Важно, чтобы бумажный оригинал документа отличался от обычных распечаток. Также важно обеспечить хранение оригиналов НМД в соответствующих папках в архиве.
Помощник ГД собирает подписи на оригинале НМД: подпись ГД «Утверждаю» на титульном листе и подписи согласующих руководителей.
Если в компании используется система электронного документооборота, то на новый НМД заводится регистрационно-контрольная карточка, содержание которой учитывает тип НМД. Проект документа загружается в базу системы (или помещается в защищенное файловое хранилище). Если в системе реализован механизм ЭЦП[112], то ГД может утвердить документ прямо в электронной форме (тип ЭЦП «утверждает»), а соответствующий руководитель – согласовать его (тип ЭЦП «согласует»).
Помощник ГД уведомляет сотрудников организации по e-mail о вводе НМД в действие. Если нужно, он собирает подписи сотрудников на НМД (например, на должностной инструкции).
Помощник ГД сканирует титульный лист НМД с подписью ГД, лист с подписями согласующих лиц и лист с подписями других сотрудников (если имеется)[113]. Осуществляет регистрацию НМД в электронном журнале учета. Помещает НМД в архив в электронной форме. Выкладывает на сервер организации файл НМД в режиме «Только чтение». Помещает контрольный экземпляр НМД в бумажной форме в архив организации. Вносит НМД в график периодического контроля и актуализации.
