Простые (одноаспектные) письма

 

Простые письма обычно имеют одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и т.п., например:

 

Просим Вас выслать календарный план проведения семинаров по повышению квалификации работников служб персонала на 2-е полугодие 2016 г. с указанием условий и стоимости обучения.

 

Письмо может состоять из двух смысловых частей: первая – обоснование (изложение причин, целей, условий), вторая - заключение (просьба, отказ, напоминание и т.п.), например:

 

Для прокладки водовода диаметром 150 мм от ЦТП-2 в микрорайоне “Фили” / просим согласовать вопрос о прекращении движения автотранспорта по ул. Брянской в ночное время в период с 15 по 25 апреля этого года.

 

Обоснованием в письме может быть ссылка на документ (нормативный правовой акт, распорядительный документ, договор и др.), либо описание конкретных обстоятельств, сложившейся ситуации, формулировка цели:

 

В соответствии с п. 11 приказа Минфина России от 15 июня 2015 г. № 54н " Об утверждении Инструкции о годовой, квартальной и месячной бухгалтерской отчетности бюджетных учреждений и иных организаций, получающих финансирование из бюджета в соответствии с росписью"....

 

Как минимум из двух композиционных частей состоят письма-отказы. Независимо от ситуации, послужившей поводом для письма-отказа, этика деловых отношений требует, чтобы отказ был обоснован:

 

В связи с тем, что руководители и редакторы окружных и районных СМИ уже были участниками семинара " Информирование населения о деятельности органов власти", проведение аналогичного семинара в текущем году считаем нецелесообразным.

Если при подготовке письма-отказа вы располагаете информацией о том, кто, какая организация может решить вопрос положительно, сообщите об этом корреспонденту, например:

 

В связи с постановкой основных производственных мощностей завода с апреля 2016 г. на капитальный ремонт выполнить ваш заказ на поставку 600 т сахара-рафинада не представляется возможным.

Предлагаем Вам обратиться на Белгородский рафинадный завод.

 

Если деловое письмо состоит из двух частей, например, обоснования и просьбы, сначала нужно изложить обоснование, затем заключительную часть.

Обратные конструкции (заключение – обоснование) возможны только в письмах-отказах. Сравните два варианта одного письма:

 

1. Департамент не может согласиться с вашим предложением, [Заключение - отказ] поскольку снижение тарифов на электроэнергию для одних групп потребителей приведет к необходимости увеличения тарифов для других групп потребителей. [Обоснование]

2. В связи с тем, что снижение тарифов на электроэнергию для одних групп потребителей приведет к необходимости увеличения тарифов для других групп потребителей, [Обоснование] департамент не может согласиться с вашим предложением. [Заключение - отказ]

 

В деловой речи возможны оба варианта письма-отказа, но 1-й вариант выражает отказ в более жёсткой, категоричной форме, 2-й является со стилистической точки зрения нейтральным. Выбор той или иной формы отказа должен определяться конкретной ситуацией делового общения.

К типу простых писем, как правило, относятся сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма и др.

Гарантийное письмо, как правило, состоит из двух частей – формулировки просьбы и выражения гарантии, а сопроводительное письмо может состоять как из одной части – сообщения о направлении каких-либо материалов, так и из двух частей – сообщения о высылке материалов и просьбы, сравните:

 

Представляем Вам на рассмотрение и утверждение первую редакцию Типового положения о Государственном центре по испытанию оборудования для перерабатывающих отраслей аграрно-промышленного комплекса.

Приложение: …

 

Направляем Вам первую редакцию Типового положения о Государственном центре по испытанию оборудования для перерабатывающих отраслей аграрно-промышленного комплекса и просим дать заключение до 20 ноября 2016 г.

Приложение: …

 

⇐ Предыдущая45678910111213Следующая ⇒

Поделиться: