Этикет делового письма. Обращение и заключительные фразы письма

 

Этикет (фр. ярлык, этикетка) – совокупность правил поведения, регулирующих внешние проявления человеческих взаимоотношений (обхождение с окружающими, формы обращения и приветствий, поведение в общественных местах, манеры и одежда).

Этикет – это правила поведения культурного человека. Правила этикета используются с учетом особенностей конкретной ситуации общения: в официальной или неофициальной обстановке происходит общение, на чьей территории, каков социальный и служебный статус его участников, их возраст, культурно-образовательный уровень и др.

Этикет – важнейший инструмент достижения коммуникативных целей и одновременно – проявление общей культуры человека.

Письменный деловой этикет (речевой этикет) – совокупность устойчивых языковых фраз, помогающих автору письма в любой ситуации оставаться вежливым и доброжелательным.

Использование этикетных фраз в деловой переписке носит регламентированный характер.

Деловое письмо, как правило, начинается с этикетного обращения к адресату письма, а заканчиваться – заключительной формулой вежливости.

Обращение – этикетная языковая фраза, выражающая уважение лицу или лицам – адресатам письма.

Задача обращения – установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать в теме письма. При обращении к адресату - лицу учитываются его служебное положение, сфера деятельности, возраст и другие аспекты.

Обращение к адресату всегда заканчивается восклицательным знаком, который указывает на то, что обращению к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение.

Наиболее официальный характер носит обращение по должности, оно используется при направлении писем лицам, занимающим высокое должностное положение (президент, член парламента, губернатор, посол, мэр и др.). Обращение по должности подчеркивает строго деловой характер отношений:

Уважаемый господин президент!

Уважаемый господин председатель!

Уважаемый господин мэр!

Уважаемый господин министр!

Такая форма обращения используется независимо от пола лица, занимающего должность.

Официальный характер носит и форма обращения по фамилии. Обращение по фамилии (без имени, отчества или инициалов) может использоваться во всех ситуациях делового общения. Обращение по фамилии подчеркивает дистанцию между автором и адресатом и придает официальный характер деловому общению:

Уважаемый господин Павлов!

Уважаемая госпожа Дмитриева!

Обращение к лицу по имени и отчеству используется при налаженных деловых отношениях, в деловом общении, имеющем устойчивый, регулярный характер:

Уважаемый Юрий Михайлович!

Уважаемая Ирина Николаевна!

При обращении к группе работников или всему коллективу организации используется обращение:

Уважаемые господа!

Господа!

При обращении к лицам одного профессионального круга используется обращения типа:

Уважаемые коллеги!

Уважаемые господа банкиры!

К лицам, составляющим определенную социальную группу, обращаются:

Уважаемые ветераны!

Уважаемые жители района Марьино!

Уважаемые избиратели!

Уважаемые работники газовой отрасли!

К особо уважаемым персонам (VIP-персонам)[1] принято обращаться следующим образом:

Глубокоуважаемый Александр Николаевич!

Глубокоуважаемая Любовь Дмитриевна!

Нарушением норм русского языка является обращение " многоуважаемый".

Не следует в служебной переписке использовать обращение «Дорогой …! » или «Дорогие …! ». В русском языке слово «дорогой» означает лицо, к которому испытывают привязанность, нежность, любовь. В официальных отношениях, какими бы тесными они ни были, должна соблюдаться определенная дистанция, поэтому слово «дорогой» неуместно.

Завершение письма, как правило, связано с обозначением перспектив развития отношений, именно поэтому заключительные этикетные фразы могут выражать надежду на сотрудничество, уверенность в развитии отношений, одобрение, признательность, благодарность и др.

Сожалеем, что не можем воспользоваться вашим предложением.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Надеемся на развитие наших отношений.

Надеемся на длительное взаимовыгодное сотрудничество.

Надеемся, что (наша просьба будет выполнена, наши предложения будут встречены с пониманием, вопрос будет решен положительно, наши отношения будут развиваться на взаимовыгодной основе).

Убедительно просим Вас (решить вопрос положительно, решить вопрос в кратчайшие сроки, рассмотреть проект и дать заключение до...).

Просим извинить нас за (допущенные ошибки в расчетах, нарушение срока выполнения заказа, задержку ответа...).

Если в конце письма пожелание, оно может быть выражено прямо или завуалировано:

Надеемся, что преимущества нашего предложения будут Вами оценены, и нам удастся найти взаимоприемлемое решение.

Заключительной фразой письма является фраза:

С уважением,

Если служебное письмо начинается с обращения " Уважаемый …! ", оно должно заканчиваться заключительной этикетной фразой " С уважением, ", которая печатается под текстом, через 2-3 межстрочных интервала, без абзаца:

 

С уважением,

Генеральный директор Личная подпись                       О.Н. Крылов

 

Обращение и заключительная этикетная фраза составляют так называемую " этикетную рамку".

При обращении " Глубокоуважаемый…! " в заключительной фразе можно использовать выражение " С глубоким уважением, ". Если обращение в письме отсутствует, то опускается и заключительная этикетная фраза.

Формулируя заключительные этикетные фразы, следует помнить, что этикет подчинен определенной системе ценностей и социальных приоритетов. В сложившейся у нас системе официальных отношений негативно воспринимается демонстрация преувеличенного внимания, подобострастия, уничижения, фамильярности и других подобных отношений, поэтому нежелательно включать в заключительные этикетные фразы разговорные слова и выражения, слова и выражения, имеющие излишне эмоциональную окраску:

К счастью, наши опасения не подтвердились.

Очень рады оказать Вам услугу.

К сожалению, мы поздно получили Ваше приглашение.

С наилучшими пожеланиями…

Этикет подчинен системе ценностей, отраженной и закрепленной в национальной культуре.

Для русского речевого этикета в равной степени значимы личные заслуги и социальный статус корреспондента, в то время как признак пола практически не имеет значения. И хотя при личном обращении к женщине используется слово " госпожа", при обозначении должностей, званий, профессий и т.п., относящихся к женщине используется форма мужского рода, например:

Переговоры поручено вести руководителю Департамента социальных инвестиций Красновой П.О.

Деловая речь предлагает большой выбор этикетных фраз для выражения просьбы, предложения, подтверждения, напоминания, требования, отказа, объяснения мотивов, интерпретации собственной позиции, интерпретации действий другой стороны, выражения благодарности и др. Некоторые из них приведены ниже.

 

Вопросы для самопроверки:

1. Укажите, какие цели реализуются с помощью деловых писем?

2. Что такое композиция текста письма?

3. Какие письма удостоверяются печатью организации?

 

 

Задания для самостоятельной работы:

Задание 1.

Определите разновидность письма, текст которого приведен ниже:

Просим Вас рассмотреть возможность поставки партии комплектующих для персональных компьютеров в первой декаде января 2016 г. При положительном решении направить нам оферту.

а) письмо-просьба

б) письмо-предложение

в) письмо-запрос

г) письмо-напоминание

Задание 2.

Вы составляет информационное письмо. Нужно ли над текстом письма указывать наименование разновидности письма: ИНФОРМАЦОННОЕ ПИСЬМО

а) да

б) нет

Задание 3.

Укажите, какое письмо следует направить организации – контрагенту по договору, если эта организация не оплачивает выполненные вами работы?

а) письмо-сообщение

б) письмо-требование

в) письмо-напоминание

г) письмо-претензия

Задание 4.

Укажите наиболее «мягкие» варианты отказа:

1	В связи с …. департамент не может согласиться с вашим предложением
2	В связи с … ваше предложение не может быть принято.
3	В связи с … не считаем возможным принять ваше предложение.
4	Принять ваше предложение не представляется возможным в связи с…

 

Задание 5.

Укажите, какие из этикетных заключительных фраз, стилистически неуместны в тексте делового письма.

1	Надеемся на длительное плодотворно сотрудничество
2	К сожаление, мы поздно получили ваше предложение и не смогли им воспользоваться.
3	Надеемся на дальнейшее развитие наших отношений.
4	К счастью, наши опасения об остановке поставок оборудования не подтвердились
5	Очень рады оказать Вам услугу.

 

Задание 6.

Подчеркните слова, составляющие плеонастическое сочетание

Состоялась пресс-конференция главы города с журналистами.

 

Задание 7.

Как Вы квалифицируете ошибку, допущенную в следующем высказывании:

«Важным моментом является то, что в данный момент мы не располагаем никакой информацией по данному вопросу».

а) речевая избыточность

б) неправильное употребление паронимов

в) неправильное употребление синонимов

г) тавтология

д) стилистический повтор

 

Задание 8.

 На основании текста составите и оформите письмо в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Ленинградский государственный университет имени А.С. Пушкина» (Петербургское шоссе, д.10, Санкт-Петербург, 196605, тел.: факс ) разослал информационные письма директорам школ города с сообщением об открытии в новом учебном году двух факультетов: современные информационные технологии и юридический. В письме сообщалось также о том, что правила приема на указанные факультеты общие. Письмо было составлено исполнителем О.О. Смирновой и подписано ректором В.Н. Скворцовым 20 апреля текущего года.

Задание 9.

Отдел образования города Тосно Ленинградской области получил согласие АКБ «Ленбанк», подтвержденное гарантийным письмом от 12.12.2015 № 267/02-06, на оказание благотворительной помощи детям-сиротам. Учитывая эту информацию, отредактируйте приведенное ниже письмо.

 

Председателю правления

АКБ «Ленбанк»

В.В. Горину

Отдел образования города Тосно Ленинградской области просит отплатить выступление театра «Непоседы» для детей-сирот в дни школьных каникул с 08.01.2016 по 10.01.2016 в дошкольных учреждениях №5, 9 г. Тосно. Счет театра прилагается.

 

Литература:

Янковая В.Ф. Деловая переписка: учеб.-практ. пособие. – М.: ВНИИДАЛД, 2014. – 152 с.

 

⇐ Предыдущая6789101112131415Следующая ⇒

Поделиться: