Формы регистрации документов

Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан и т. п., например, при выдачи документов об образовании, трудовых книжек, пропусков.

Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала.

Недостатки журнальной системы: регистрацию может вести только один человек.

Приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны в других структурных подразделениях, куда они предаются для исполнения.

Делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа.

Невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как срок исполнения документов разный.

Указанные недостатки позволяет преодолеть карточная система регистрации. Она появляется в начале ХХ в. и находит широкое распространение в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920 г., но эта форма не удержалась.

Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:

- регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

- карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;

- карточки подвижны, их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки;

- для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему краю или по диагонали;

- количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением;

- обычно это три. Из них две ставя в картотеку (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю.

Поступающие в организацию документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

Форма регистрации журнала обычных входящих документов проста и может иметь такие графы (приложение 12).

Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания.

Документы, поступающие на регистрацию, должны быть грамотно составлены и правильно оформлены.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации.

После присвоения документу регистрационного номера копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело, а первый экземпляр документа поступает на отправку. Поступивший документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом.

Отправка документов осуществляется централизованно службой ДОУ. Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

Приказы руководителя организации по основной деятельности регистрируются в службе ДОУ, им присваиваются порядковые номера в пределах года. Учет приказов ведется в журнале регистрации приказов (приложение 13) или в базе данных автоматизированной информационной системы.

 

9.

 

Виды обращений

Обращения делятся на предложения, заявления и жалобы.

Под предложениями обычно понимаются обращения граждан, направленные на улучшение деятельности государственных органов, рыночных структур экономики и общественных организаций, несвязанные с нарушением прав и законных интересов самого гражданина.

Под заявлением подразумевается обращением граждан в целях реализации личных прав и законных интересов, не связанных с нарушением этих прав и интересов.

Под жалобой понимается обращение с требованием о восстановлении законных интересов граждан, нарушенных действиями либо решениями государственных органов, владельцами различных форм собственности, должностными лицами и общественными организациями.

Работа с обращениями населения имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства.

Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан несут руководители государственных органов, предприятий, учреждений и организаций.

 

9.2. Технология работы с обращениями граждан требует организации:

- приема граждан (приема и первичной обработки письменных сообщений; регистрации обращений; направления обращений на рассмотрение; уведомления заявителя о направлении обращения в другие учреждения; уведомления заявителя о длительном расследовании обращения; контроля за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений; информационно-справочной работы по обращениям; группировки в дела и текущего хранения обращений; анализа поступивших обращений).

Все письменные обращения принимаются централизованно в одном месте (конверт сохраняется вместе с документами и подшивается в дело).

В нижнем правом углу документа проставляется штамп учреждения, получившего обращение (в нем – дата его получения и начало работы) – это первый этап работы.

После первичной обработки все обращения передаются на регистрацию, которая ведется по единой форме. Регистрацию рекомендуется вести на компьютере или на карточках (если незначительное число – то в журнальной форме).

Количество экземпляров заполняемых регистрационно-контрольных карточек определяется из потребностей организации Чаще всего это 2–3 % 1 – для контрольной картотеки, 2 – для справочной, 3 – к исполнителю.

Весь процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязательному контролю.

Заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления (если необходимо использование дополнительных материалов, то разрешено продление сроков не более чем на один месяц с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу).

На всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и на предложениях, заявлениях и жалобах проставляется штамп КОНТРОЛЬ или знак контроля К.

Обращение снимается с контроля только после фактического выполнения принятого по нему решения.

Законченные дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан хранятся в учреждениях. Обычно обращения личного характера хранятся пять лет, но предложения, имеющие практическое значение, имеют постоянный срок хранения.

Вопросы для самопроверки:

1. Допустимо ли формировать переписку в дела по принципу «Входящая корреспонденция», «Исходящая корреспонденция»

2. Какие документопотоки выделяются в составе документооборота организации?

3. Должен ли работник службы ДОУ, осуществляющий контроль исполнения документов, напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения находящихся у них документов?

4. Какие документы учитываются при подсчете объема документооборота организации?

5. Какая форма регистрации документов удобнее для поиска документов?

6. Если документ поступил в поврежденном конверте, какой документ составляет служба ДОУ?

7. В каждой ли организации должна быть инструкция по документационному обеспечению управления?

 

 

Задания для самостоятельной работы:

Дайте ответы на следующие вопросы

1. Какие из перечисленных документов относятся к нерегистрируемым:

1. письмо-запрос

2. жалоба гражданина

3. сопроводительное письмо

4. рекламное письмо

 

Продолжите определение: документооборот - это

а) передача документа из одной инстанции в другую в процессе его рассмотрения

б) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки

в) движение комплекса документов в процессе выработки, принятия и исполнения решений.

 

2. Каков максимальный срок исполнения обращений граждан?

1. 7 дней

2. 15 дней

3. 30 дней

4. 45 дней

 

3. В каких днях устанавливаются сроки исполнения документов:

1. в календарных днях

2. в рабочих днях

 

4. Кто может перенести срок исполнения поручения, полученного из вышестоящей организации:

а) руководитель организации, исполняющий поручение

б) руководитель вышестоящей организации

в) служба ДОУ организации, исполняющей поручение

 

5. В каком случае конверт, в котором поступил документ, не уничтожается:

а) если на конверте стоит отметка «Конфиденциально»

б) если на конверте стоит отметка «Лично»

в) если толь по конверту можно определить адрес отправителя

 

 

Литература:

 

 

⇐ Предыдущая78910111213141516Следующая ⇒

Поделиться: