Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

 

Подготовка к передаче дел в архив организации включает:

•  составление номенклатуры дел;

•  формирование дел;

•  оформление дел;

•  составление описей дел структурных подразделений (сдаточных описей).

Экспертиза ценности документов организации проводится:

• в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

• в архиве – в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, их отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение, создается экспертная (центральная экспертная) комиссия (ЭК (ЦЭК), в составе не менее трех человек из числа наиболее квалифицированных работников, знающих документацию.

• Председателем ЭК (ЦЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

• В состав ЭК (ЦЭК) в обязательном порядке включается руководитель архива (ответственный за архив), являющийся ее секретарем.

• В состав ЭК целесообразно включить представителя государственного (муниципального) архива, если архив организации является источником его комплектования.

• ЭК (ЦЭК) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

• Заседания ЭК (ЦЭК) протоколируются.

• ЭК (ЦЭК) является совещательным органом и его решения должны утверждаться руководителем организации.

По результатам экспертизы ценности документов составляются:

• описи дел постоянного хранения (приложение 16),

• временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 17),

• по личному составу (приложение 18),

• а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 19).

Оформление дел

Включает в себя комплекс работ, проводимых поэтапно, при заведении дела и по завершении года.

Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

Полное оформление дела предусматривает:

• нумерацию листов в деле;

• составление листа – заверителя дела (приложение 20);

• составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 21);

• оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 22);

• подшивку или переплет дела;

• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат документов дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению:

• допускается листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять, дела хранить в скоросшивателях, в папках с мягкими обложками.

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи.

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форма (приложение 23) в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. Дела в архив организации передаются не позднее чем через два года, после завершения дел в делопроизводстве.

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

• заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

• каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

• порядок нумерации дел в описи – валовой за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

• графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

• графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. п.

В конце описи заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью):

• количество дел, числящихся по описи,

• первый и последний номера дел по описи,

• а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений.

Вопросы для самопроверки:

1 Какое понятие необходимо применить в заголовке дела при описании единиц хранения, в которых объединены документы нескольких видов по одному вопросу, отражающие деятельность учреждения, но не связанные последовательностью делопроизводства?

2. Перечислите, какие виды документов входят в состав научно-справочного аппарата

3. Перечислите критерии, которые учитываются при составлении заголовка

4. Перечислите, в каких учетных формах ведется учет использования дел и документов архива

5. Какое понятие при составление заголовка употребляется, если единица хранения состоит из различных по виду документов, связанных единством содержания и последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу (делу)?

6. В каких случаях рекомендуется рассматривать социально-правовые запросы в ускоренном порядке.

7. Перечислите основные задачи архива

8. Перечислите признаки, с учетом которых проводится систематизация единиц хранения внутри описи

9. Перечислите известные Вам принципы учета документов в архиве организации

10. Перечислите основные учетные документы архива.

 

Задания для самостоятельной работы:

1. Ответьте на вопросы тестового задания:

1. Что является объектом описания в описи?

2. Перечислите, в каких случаях составляется аннотация документов единиц хранения?

3. Совокупность документов, содержащих сведения о лице, его трудовой деятельности, обучении в вузе:

а) аттестационное дело

б) личное дело

в) опись дел по личному составу

4. Перечислите, какие мероприятия включают в себя обеспечение сохранности документов.

5. Совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам:

а) архивная коллекция

б) фондообразователь

в) страховой фонд документов

г) источник комплектования

6. Завершите фразу:

Архивный шифр - это

7. Как часто должна проводиться проверка наличия и состояния документов в архиве:

а) раз в год

б) перед передачей документов на государственное хранение

в) не реже одного раза в пять лет

8. Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд - это

9. Архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов:

а) историческая справка

б) обзор

в) предисловие к описи

г) указатель

10. Совокупность подзаголовков единиц хранения, более подробно раскрывающих состав и содержание ее документов путем структурирования информации:

а) краткий заголовок

б) структурированный заголовок

в) аннотация

г) рубрика

11. Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета – это

12. Страховой фонд документов - это

13. Что является основным элементом указателя:

а) рубрика

б) описательная статья

в) аннотация

г) заголовок

14. Комплекс работ, направленных на повышение информационно-поискового уровня описи -

15. Какие информационные документы архива становятся результатом работы по исполнению запросов

а) архивная справка

б) архивная копия

в) информационное письмо

г) все ответы верные

16. К интеллектуальным реквизитам описательной статьи относятся:

а) делопроизводственный индекс

б) заголовок дела

в) степень полноты

г) способы воспроизведения

д) дата документов

17. Изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда

а) архивный фонд

б) архивная коллекция

в) источники комплектования

г) экспертиза ценности документов

18. Краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не отражаются в заголовке единицы хранения:

а) рубрика

б) указатель

в) аннотация

г) предисловие

19. Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата архива:

а) реестр описей

б) лист фонда

в) историческая справка

г) паспорт архивохранилища

20. Архивный фонд – это

21. Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан - это

Литература:

1. Составление архивных описей: методические рекомендации. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2007. – 144 с.

. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учеб. для бакалавров/ И.Н. Кузнецов. – М.: Юрайт, 2012 – 576 с.

 

12. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В ОБРАЗОВАЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

12.1. Нормативные документы по обеспечению
делопроизводства в образовательных учреждениях

 

 

12.2. Документация образовательного учреждения

Руководитель образовательного учреждения в своей деятельности должен основывать на федеральных законах, указах, распоряжениях Президента Российской Федерации, решениях соответствующего органа управления образованием и другими документа в области: делопроизводства, организации делопроизводства в бухгалтерии, гражданского законодательства и законов о труде, образования.

Принятые руководителем и его заместителями решения фиксируются в определенном порядке и конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется – документационным обеспечением управления, а издаваемые документы – управленческой документацией. Управление любым образовательным учреждением должно быть документально обеспечено, и от качества документационного обеспечения управления зависит качество управленческой деятельности.

Управление документацией – создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами[2].

Работа с управленческими документами включает: подготовку, технологию работы с ними, систематизацию и организацию архивного хранения.

Организационные документы образовательных учреждений

Общие требования и правила оформления документов, в том числе и организационных, изложены в пятой главе данного пособия.

В соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании» образовательные учреждения вправе самостоятельно разрабатывать свой устав. Однако окончательное решение о содержании устава принимает учредитель, в компетенцию которого входит утверждение данного документа.

В 1994 г. Министерство образования Российской Федерации утверждает Положение о порядке лицензирования образовательных учреждений (Приказ Министерства образования российской Федерации от 17.11.1994 г. № 442). В данном положении раскрываются понятия «лицензирования» и «образовательного учреждения», определяются задачи и порядок прохождения лицензирования, устанавливаются формы бланков лицензий и правила работы с ними.

Постановление Правительства Российской Федерации от 31.03.2009 № 277 «Об утверждении Положения о лицензировании образовательной деятельности».

Федеральный закон от 22 октября 2010 г № 293 – ФЗ
«О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием контрольно-надзорных функций и оптимизацией предоставления государственных услуг в сфере образования»; Постановление Правительства Российской Федерации от 16.03.2011 г. «Положение о лицензировании образовательный деятельности. Положение о государственной аккредитации образовательных учреждений и научных организаций».

К основным организационным документам образовательных учреждений относятся: «Устав образовательного учреждения», «Свидетельство о государственной регистрации», «Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе», «Лицензия на образовательную деятельность», «Свидетельство об аттестации образовательного учреждения», «Свидетельство об аккредитации образовательного учреждения».

 

⇐ Предыдущая12131415161718192021Следующая ⇒

Поделиться: