Основные нормативные и методические документы

1. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти/утв. постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.

2. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти/утв. приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76.

3. Нормативные правовые акты министерств и ведомств, регулирующие управленческие процессы, процессы оказания государственных услуг и реализации государственных функций, которые федеральные органы исполнительной власти издают в пределах своей компетенции.

Специальные нормативно-методические документы:

1. Основные правила работы архивов организаций (М., 2002).

В настоящее время разработаны и направлены на согласование Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. Ожидается их утверждение в качестве нормативного документа в 2011 г.

2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения/утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

3. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической деятельности и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утверж. приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182. – М., 2008.

4. Ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

5. Типовые и примерные номенклатуры дел.

 

10.6. Методические рекомендации по составлению номенклатуры дел

Нормативно-методическая база разработки номенклатуры дел

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться следующими документами:

Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел. – М.: ВНИИДАД, 2005, 30 с.

Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях. Министерство образования Российской Федерации от 20.12.2000 г. №03-51/64.

Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. №03-51/64. «Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях».

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.)

Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения – Приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558.- (М., 2013).

Схема построения номенклатуры дел

Номенклатура дел может быть построена по структурному принципу или по основным функциональным направлениям деятельности организации. Выбор схемы в значительной степени зависит от структуры организации. При наличии достаточно стабильной однотипной структуры при незначительных различиях, как правило, выбирается структурная схема номенклатуры. Если же структура организации подвержена частым изменениям, выбирается функциональная схема.

В схеме, построенной по структурному принципу, разделами являются названия структурных подразделений организации. Последовательность расположения разделов должна соответствовать типовой структуре или штатному расписанию организации.

В номенклатуре дел организации, построенной по функционально-производственному принципу, разделами служат основные ее функции или направления деятельности, которые располагаются в порядке их значимости. Например, могут быть определены следующие разделы: руководство; планирование; кадровая работа и трудовые отношения; финансирование, бухгалтерский учет и отчетность; профильные направления деятельности; административно-хозяйственные вопросы, материально-техническое обеспечение и вопросы охраны труда и др.

Формулирование заголовков дел

Заголовок должен быть кратким и четким, в обобщенной форме и правильно раскрывать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается в заголовке дела неконкретных формулировок («разная переписка», «общие материалы», «материалы Комитета Общего и профессионального образования Ленинградской области»), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел формулируются на основе определений документируемых участков работы и вопросов деятельности организаций. При этом используются такие признаки формирования дел, как номинальный, авторский, корреспондентский, предметно-вопросный, хронологический, географический. Документы формируются в дела на основании отдельного признака формирования дел или сочетания признаков.

Номинальный признак выражается в названии видов документов, которые подшиваются в дело.

Авторский признак выражается в наименовании автора или составителя документа в виде наименования учреждения, где подготовлен документ, названия должности лица, подписавшего документ.

Корреспондентский признак выражается названием адресата и используется чаще всего при составлении заголовков к делам по переписке.

Основным признаком, который обязательно следует отразить при составлении заголовка, является предметно-вопросный, отвечающий на вопрос о содержании документов дела.

Хронологический признак выражается названием отрезка времени, документы за который сгруппированы в деле.

Географический признак выражается в названии территории, к которой относятся документы, формируемые в дело.

Например, заголовок дела «Приказы директора школы по учебной работе» состоит из следующих элементов:

- «приказ» - указывает на номинальный признак;

- «директора школы» - указывает на авторский признак;

- «по учебной работе» - указывается на предметно-вопросный признак.

Элементы заголовка располагаются в логической последовательности, причем вид дела (переписка, журнал, книга и т.д.) или виды документов (протоколы, приказы, отчеты, акты и т.д.), характеризующие состав дела, указываются в начале заголовка. Затем идут такие его элементы, как автор документа (название организации, структурного подразделения или должностного лица),; корреспондент или адресат (название организации, которой будут адресованы или от которой получены документы); краткое содержание документов дела (предметно-вопросная часть); название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела. Например: «Приказы директора школы по основной деятельности.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются их названия: например, «Документы (планы, справки, карточки, списки, графики, переписка) о периодических медицинских осмотрах и прививках обучающихся). Термин «Документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу. Например, «Документы к протоколам заседаний педагогического совета школы».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Например, «Переписка с Комитетом общего и профессионального образования Ленинградской области».

 

Определение сроков хранения

Сроки хранения дел, включенных в номенклатуры дел, определяются исходя из их научной и практической ценности в соответствии с действующими типовыми и отраслевыми (ведомственными) перечнями документов, а также перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение и иными нормативными документами, устанавливающими сроки хранения.

Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел практического значения определяется также срок «до минования надобности (ДМН). Такие документы, в основном присланные из вышестоящих организаций для сведения, инструкции, методики хранятся до минования практической надобности или до замены новыми. Отметка ДМН означает, что документы имеют только практическое значение и срок хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее одного года.

Кроме того, временные сроки хранения могут оговариваться примечаниями, согласно которым дело должно храниться в течение установленного срока при условии истечения договора, по окончании расчетов, по завершении ревизий и т.д.

Для некоторых категорий дел в номенклатурах к сроку хранения добавляется отметка ЭПК (или ЭК – для организаций, не являющихся источниками комплектования архивных учреждений), некоторая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях, по истечении установленного срока, должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.

В случаях, когда определение сроков хранения документов по типовым примерным перечням и иным нормативным документам, устанавливающим сроки хранения, не представляется возможным, сроки устанавливаются по решению ЭПК архивных учреждений.

Алгоритм разработки номенклатуры дел

Ответственный за разработку номенклатуры дел организации – Служба ДОУ.

Номенклатура дел организации разрабатывается на основе номенклатур дел структурных подразделений.

1 этап. Служба ДОУ готовит проект приказа о разработке/подготовке к утверждению номенклатуры дел на следующий календарный год;

2 этап. Руководитель организации подписывает приказ, Служба ДОУ направляет приказ исполнителям и контролирует его исполнение в установленные сроки;

3 этап. Структурные подразделения разрабатывают проекты номенклатур дел, согласовывают проект номенклатуры дел подразделения с архивом/лицом, ответственным за архив (дополнительно – с ЭК подразделения). Руководитель структурного подразделения подписывает номенклатуру дел и представляет её в службу ДОУ;

4 этап. Служба ДОУ разрабатывает проект сводной номенклатуры дел, оформляет его (3–4 оригинальных экземпляра) и согласовывает с архивом/лицом, ответственным за архив (виза);

5 этап. Руководитель службы ДОУ организует рассмотрение и согласование проекта сводной номенклатуры дел на заседании ЭК/ЦЭК организации (гриф согласования протоколом ЭК/ЦЭК);

6 этап. Служба ДОУ направляет проект сводной номенклатуры дел на согласование в государственный или муниципальный архив, если организация является источником комплектования архива (гриф согласования протоколом ЭПК/ЦЭПК);

7 этап. Служба ДОУ представляет проект сводной номенклатуры дел на утверждение первому руководителю организации.

8 этап. Руководитель организации утверждает сводную номенклатуру дел на следующий календарный год (утверждаются 3–4 оригинальных экземпляра; гриф утверждения или приказ);

9 этап. Служба ДОУ формирует 1-й экз. в соответствующее дело службы ДОУ как контрольный экземпляр постоянного срока хранения, 2-й экз. (или копию) направляет в архив организации,
3-й экз. направляет в государственный или муниципальных архив.
4-й экз. является рабочим, из которого служба ДОУ делает выписки/копии и направляет в структурные подразделения как соответствующие обязательные планы формирования дел в следующем календарном году.

10 этап. Служба ДОУ оформляет итоговую запись на основании итоговых записей структурных подразделений.

Номенклатура дел оформляется по установленной форме на общем бланке организации (по образцу общего бланка) в виде таблицы (по разделам) со следующими графами: (приложение 16)

- Индекс дела

- Заголовок дела (тома, частей)

- Количество дел (томов, частей)

- Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню

- Примечание

Графа 3 заполняется только по фактическому количеству заведенных дел в конце года (обычно – в январе следующего календарного года).

В конце года (не позднее января следующего календарного года) оформляется итоговая запись о категориях и количестве дел организации, которая составляется на основе итоговых записей структурных подразделений и которая подлежит передаче в архив организации (и государственный или муниципальный архив). (приложение 17).

Итоговая запись о категориях и количестве дел организации подписывается руководителем службы ДОУ и лицом, непосредственно передавшим итоговую запись в архив (с указанием должностей и соответствующих дат).

⇐ Предыдущая9101112131415161718Следующая ⇒

Поделиться: