Глава 2. Унификация текстов служебных документов

Стр 1 из 16Следующая ⇒

Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Оглавление

Глава 1. Общие вопросы организации работы со служебными документами

предприятия

1.1. Понятие о документообороте предприятия

1.2. Особенности организации работы с входящими документами

1.3. Особенности организации работы с исходящими документами

1.4. Особенности организации работы с внутренними документами

1.5. Особенности организации работы с документами, подлежащими архивному хранению

Глава 2. Унификация текстов служебных документов

2.1. Общие вопросы унификации текстов служебных документов

2.2. Особенности структуры, содержания и стиля текстов отдельных видов служебных

документов

Глава 3. Оформление служебных документов в соответствии с требованиями

ГОСТа Р6.30-2003

3.1. Правовые основы регламентации вопросов оформления служебных документов.

Краткая характеристика ГОСТа Р6.30-2003

3.2. Требования к реквизитам служебных документов

3.3. Требования к бланкам служебных документов

Глава 4. Правовые аспекты заключения, изменения и прекращения действия

трудового договора

4.1. Правовой статус трудового договора

4.2. Порядок заключения трудового договора

4.3. Порядок изменения условий действующего трудового договора

4.4. Порядок и случаи прекращения действия трудового договора

Глава 5. Правила ведения и хранения трудовых книжек. Инструкция по заполнению

трудовых книжек

5.1. Назначение и характеристика Правил ведения и хранения трудовых книжек,

Инструкции по заполнению трудовых книжек

5.2. Особенности ведения трудовых книжек в соответствии с новыми Правилами и

Инструкцией

5.3. Оформление, заполнение и ведение дубликата трудовой книжки и вкладыша к ней

5.4. Учет и хранение трудовых книжек. Ответственность за соблюдение порядка ведения

трудовых книжек

Глава 1. Общие вопросы организации работы со служебными документами предприятия

Приказ. Распоряжение

Письменный приказ - это документированное управленческое решение руководителя предприятия (организации, учреждения), регламентирующее действия его подчиненных, как правило, по двум и более вопросам повседневной деятельности. В свою очередь, под письменным распоряжением (приказом) следует понимать документированное управленческое решение, обычно издаваемое от имени руководителя предприятия (организации, учреждения) его заместителем (помощником) и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности.

Общий порядок и правила оформления приказов и распоряжений определены параграфом 4.1 Типовой инструкции по делопроизводству*(26).

В соответствии с Инструкцией приказами и распоряжениями оформляются:

1) решения нормативного характера;

2) решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы предприятия.

Проект приказа (распоряжения) об исполнении указания руководителя предприятия должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок. Подготовка приказов (распоряжений) начинается с разработки их проектов в соответствии с указаниями руководителя предприятия (лица, уполномоченного отдавать соответствующее распоряжение от имени руководителя предприятия) либо в инициативном порядке.

Разработка проектов, как правило, производится ответственными лицами тех структурных подразделений, в компетенции которых находится тот или иной вопрос деятельности предприятия, отражаемый в приказе (распоряжении). Так, проекты приказов по персоналу готовит служба персонала, по финансовым вопросам - бухгалтерия, по вопросам планирования - плановый (планово-экономический) отдел и т.д.

Приказы подписываются руководителем предприятия и (или), по его поручению, - заместителем руководителя. При этом правом подписи приказов по персоналу и финансовым вопросам, как правило, обладает только руководитель предприятия. Распоряжения подписывают заместители (помощники) руководителя предприятия.

С учетом правовой специфики рассматриваемых в данном параграфе документов особое значение придается качественной подготовке проектов приказов (распоряжений). Отметим в этой связи, что обеспечение качественной подготовки проектов указанных документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на лиц, ответственных за внесение проекта на рассмотрение руководства предприятия.

С целью обеспечения правильности содержания проекты приказов (распоряжений), а также приложения к ним (при наличии таковых) обычно визируются:

а) исполнителем проекта;

б) руководителем структурного подразделения, внесшим проект;

в) руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения;

г) руководителем службы ДОУ;

д) руководителем юридической службы.

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие в процессе согласования, излагаются в справке, прилагаемой к проекту документа. Если при этом в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то последний подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые на подпись руководителю предприятия, визируются его заместителями в соответствии с распределением служебных полномочий между ними. При необходимости проекты документов представляются на подпись со справкой, в которой излагаются:

а) краткое изложение сути проекта приказа (распоряжения);

б) обоснование необходимости подписания документа;

в) сведения о том, на основании чего подготовлен данный проект и с кем согласован.

Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания руководителем предприятия (уполномоченным им должностным лицом)*(27).

Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью службы ДОУ предприятия. С целью обеспечения надлежащего учета приказов (распоряжений) подписанные руководителем предприятия документы нумеруются в возрастающем порядке в пределах календарного года (приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно).

Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ (контрольный экземпляр).

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы 13 кеглем. Приказ (распоряжение) имеет 7 основных реквизитов. Первым является наименование предприятия, далее следуют наименование вида документа (приказ, распоряжение), его дата и номер. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, а номер состоит из знака N и порядкового номера приказа, например: 5 августа 2001 г. N 400. Заголовок документа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через межстрочный интервал, например " Об откомандировании работников предприятия в...".

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Пятым реквизитом является текст. Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается 13 кеглем через полтора интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1, 25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей или только из распорядительной части.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она, как правило, начинается словами " в целях", " в соответствии", " во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа (к примеру, во исполнение распоряжения вышестоящего органа управления), то в констатирующей части указываются также наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок, например, " В соответствии с Распоряжением Правительства Чеченской Республики от 23 августа 2003 г. N|Р-987 " О дополнительных мерах по противодействию терроризму и экстремизму" _"

Преамбула в проектах приказов завершается словом " приказываю", которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть документа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте проекта.

В качестве исполнителей в документе указываются структурные подразделения (должностные лица) предприятия. Последний пункт распорядительной части документа может также содержать сведения о подразделении (должностном лице) предприятия, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если документ изменяет (отменяет, дополняет) ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен в обязательном порядке содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст данного пункта должен начинаться словами " Признать утратившим силу...".

Следующий реквизит - виза - включает должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Реквизит подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Образец оформления приказа в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству*(28) представлен в Приложении 8, а распоряжения - в Приложении 9 к настоящему пособию.

Протокол

Протокол - это документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной, переговорной и иной деятельности (например, испытаний) (далее по тексту - протокольное мероприятие), включая принятые по их итогам решения.

Общий порядок и правила оформления протоколов определены параграфом 4.3 Типовой инструкции по делопроизводству. В соответствии с инструкцией протокол составляется на основании:

а) записей, произведенных во время совещания (заседания)*(29);

б) представленных тезисов докладов и выступлений;

в) справок;

г) проектов решений;

д) других документов и материалов протокольного мероприятия.

Указанные материалы представляются ответственными структурными подразделениями (должностными лицами), на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты проведения протокольного мероприятия. Справки подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей (иными должностными лицами, несущими ответственность за подготовку). Ведение записей во время протокольного мероприятия, сбор материалов и подготовка текста, как правило, возлагается на секретаря, службу ДОУ или на сотрудников структурных подразделений, готовивших материалы к обсуждению.

Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня после проведения протокольного мероприятия. Проекты соответствующих пунктов протокола в необходимых случаях визируются структурным подразделением (должностным лицом), ответственным за подготовку. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется соответствующая пометка, например, " Для служебного пользования".

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола оформляются следующие реквизиты:

1) председатель или председательствующий;

2) секретарь;

3) присутствовали (список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших);

4) повестка дня;

5) докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: " слушали - выступили - постановили - решили". Содержание докладов и выступлений излагается непосредственно в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае в тексте делается сноска " Текст выступления прилагается" ). Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного участниками протокольного мероприятия во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения)*(30).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам. Протокол подписывается председательствующим и секретарем. Датой протокола является дата протокольного мероприятия.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Нумерация ведется отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на протокольных мероприятиях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой на предприятии.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ.

Принятые на протокольных мероприятиях постановления (решения) доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке федерального органа исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты:

1) наименование документа - " Протокол" - печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

2) вид протокольного мероприятия (совещание, заседание и т.п.) отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через интервал и выравнивается по центру;

3) место проведения протокольного мероприятия указывается в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через два межстрочных интервала после реквизита " вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

4) дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через полтора межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога " О" (" Об" ), печатается центрованным способом и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой (в скобках) указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание их выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.

Подпись отделяется от текста протокола тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего (выполнявшего обязанности секретаря) на протокольном мероприятии, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Гриф (пометка об ограничении доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра

документа печатается ниже грифа (пометки) через полтора межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним. Образец оформления протокола в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству*(31) приведен в Приложении 10 к настоящему пособию.

Акт

Акт - это документ, фиксирующий фактическое состояние дел. Общий порядок и правила оформления актов определены параграфом 10.1 Типовой инструкции по делопроизводству. Так, в соответствии с указанной инструкцией акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела одного структурного подразделения предприятия (организации, учреждения)*(32).

В процессе повседневной деятельности предприятия возникает необходимость в оформлении самых разнообразных актов: передачи дел, материальных ценностей, результатов испытаний и т.п. Для подготовки перечисленных документов следует использовать формы установленного образца, например форму акта о приемке работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (см. форму Т-73, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1), а в отсутствие таковых - Методические рекомендации*(33).

В соответствии с параграфом 5.5 указанного документа текст акта в общем случае состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части акта указываются распорядительный документ, на основании которого фиксируется факт (событие, действие и т.п.), его номер и дата. При перечислении должностных лиц, участвующих в подготовке акта, в именительном падеже указываются:

а) наименования их должностей;

б) наименования представляемых ими предприятий (организаций, учреждений);

в) фамилии и инициалы.

Если акт подготовлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем, при наличии, заместитель (заместители) председателя, а после этого (в алфавитном порядке) члены комиссии. Последним в списке указывается секретарь комиссии. В необходимых случаях в акте допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия должностных лиц, участвующих в подготовке акта.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, выводы и заключения. В конце акта указываются сведения о количестве экземпляров акта и месте их хранения (количество экземпляров акта определяется в соответствии с нормативными документами, регламентирующими составление акта).

Образец оформления акта в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству приведен в Приложении 11 к настоящему пособию.

Доверенность

Доверенность - документ, удостоверяющий факт временной передачи полномочий на осуществление каких-либо действий (деятельности) от одного лица другому лицу.

Доверенности могут выдаваться предприятиями (их должностными лицами) другим должностным лицам, а также частными лицами - другим частным лицам. Согласно Методическим рекомендациям*(34) при оформлении предприятием доверенности своему полномочному представителю в документе указываются:

а) фамилия, имя и отчество доверенного лица;

б) наименование должности доверенного лица;

в) вид действий, на совершение которых уполномочено доверенное лицо;

г) образец подписи доверенного лица;

д) срок действия доверенности.

При оформлении доверенности частного лица в документе в обязательном порядке указываются персональные сведения о доверителе (фамилия, имя, отчество, место жительства), а также вид действий по доверенности. Коснемся в этой связи некоторых правовых вопросов.

Как известно, юридическую основу для оформления и последующего выполнения действий по доверенности образуют положения Гражданского кодекса РФ (далее - ГК РФ). В частности, в соответствии со ст. 185 ГК РФ под доверенностью признается " письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами". При этом доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть удостоверена нотариально, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ. Следует отметить, что в соответствии со ст. 185 ГК РФ к нотариально удостоверенным доверенностям приравниваются:

1) доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждениях, удостоверенные начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской части, старшим или дежурным врачом;

2) доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, доверенности рабочих и служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих, удостоверенные командиром (начальником) части, соединения, учреждения или заведения;

3) доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, удостоверенные начальником соответствующего места лишения свободы;

4) доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, находящихся в учреждениях социальной защиты населения, удостоверенные администрацией этого учреждения или руководителем (его заместителем) соответствующего органа социальной защиты населения.

Отдельные виды доверенностей, например доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, или на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий, вкладов граждан в банках*(35) и на получение корреспонденции, в т.ч. денежной и посылочной, могут быть, кроме того, удостоверены:

а) организацией, в которой доверитель работает или учится;

б) жилищно-эксплуатационной организацией (ЖЭКом - жилищно-коммунальной конторой, ЖРЭПом - жилищно-ремонтно-эксплутационным предприятием и пр.) по месту жительства доверителя;

в) администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении.

Возвращаясь к рассмотрению вопросов оформления (и осуществления действий) доверенностей предприятий (организаций, учреждений), следует отметить, что ГК РФ устанавливает особый порядок для оформления и выдачи доверенностей от имени юридического лица. Такая доверенность выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати предприятия (организации, учреждения)*(36).

Порядок удостоверения доверенностей конкретизирован разделом 2 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий должностными лицами органов исполнительной власти, утвержденной Минюстом России 19 марта 1996 г. В частности, в соответствии с п. 31 указанной инструкции по требованию юридического лица " доверенность от его имени может быть нотариально удостоверена. В этом случае должны быть проверены полномочия должностного лица, подписавшего доверенность".

В доверенности, выдаваемой от имени юридического лица, в обязательном порядке указываются*(37):

а) полное наименование юридического лица;

б) место нахождения руководящего органа;

в) должностное положение лица, подписавшего доверенность.

Особый порядок установлен указанной инструкцией в отношении удостоверения доверенностей от имени нескольких лиц. Так, должностные лица вправе удостоверять доверенности от имени одного или нескольких лиц на имя одного или нескольких лиц строго в пределах своих полномочий. Кроме того, подобная доверенность может быть удостоверена только в том случае, если действия, предусмотренные доверенностью, касаются однородных интересов всех лиц, выдающих доверенность, например, если речь идет о доверенности на ведение общего судебного дела и т.п. Срок действия доверенности не может превышать трех лет.если же срок действия в доверенности не был указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, недействительна*(38).

В отдельных случаях на осуществление действий по доверенности и на оформление самих доверенностей налагается ряд ограничений. Например, доверенное лицо не может совершать действия по доверенности ни в отношении себя лично, ни в отношении другого лица, представителем которого он одновременно является, за исключением случаев коммерческого представительства. Кроме того, согласно ст. 28 и 29 ГК РФ доверенности от имени несовершеннолетних, не достигших 14 лет, а также от имени граждан, признанных в судебном порядке недееспособными, могут совершать их родители, усыновители или опекуны. Согласно ст. 26 ГК РФ доверенности от имени несовершеннолетних в возрасте от 14 до 18 лет могут быть удостоверены с письменного согласия их законных представителей: родителей, усыновителей или попечителей. Особенности имеет и доверенность, выдаваемая в порядке передоверия. Последняя в соответствии со ст. 187 ГК РФ подлежит нотариальному удостоверению*(39).

При этом доверенность в порядке передоверия не должна содержать в себе больше прав, чем предоставлено по основной доверенности, а срок ее действия - превышать срок действия доверенности, на основании которой она выдана. Кроме того, в доверенности, удостоверяемой в порядке передоверия, должны быть указаны время и место удостоверения доверенности, на основании которой она выдана.

Лицо, передавшее свои полномочия другому лицу, должно известить об этом выдавшего доверенность и сообщить ему необходимые сведения о лице, которому переданы полномочия. Неисполнение этой обязанности возлагает на передавшего полномочия ответственность за действия лица, которому он передал полномочия, как за свои собственные. Статья 188 ГК РФ определяет следующие случаи прекращения действия доверенности:

а) истечение срока доверенности;

б) отмена доверенности лицом, выдавшим ее*(40);

в) отказ лица, которому выдана доверенность, исполнять полномочия;

г) прекращение деятельности (ликвидация, реорганизация) юридического лица, от имени которого выдана доверенность;

д) прекращение деятельности (то же) юридического лица, которому выдана доверенность;

е) смерть лица, выдавшего доверенность, признание его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим;

ж) смерть лица, которому выдана доверенность, признание его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим.

Примеры доверенностей приведены в Приложении 12 к настоящему пособию*(41).

2.2.10. Справка*(42)

Согласно одному из наиболее распространенных определений, справка представляет собой документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов (событий и т.п.). Вместе с тем функциональное назначение справок весьма обширно, что, в конечном счете, налагает определенные особенности на порядок их оформления и содержания. Так, в соответствии с Методическими рекомендациями*(43) справка, подтверждающая некий факт (событие), должна содержать:

а) фамилию, имя, отчество лица, о котором сообщаются сведения (в именительном падеже);

б) должность указанного лица;

в) указание о том, для каких целей выдана данная справка.

Подобные справки наиболее широко применяются при работе с персоналом предприятия. Как правило, справки по персоналу формализованы и включают преимущественно трафаретный текст.

В свою очередь, особенностью содержания справок описательного характера, в том числе составленных по запросам вышестоящих органов управления (например, при подготовке проектов нормативно-правовых актов), является их жесткое структурирование (рубрикация) по разделам в соответствии с количеством освещаемых в них вопросов. При этом разделы нумеруются арабскими цифрами и снабжаются заголовками.

Что касается справок, текст которых включает значительное количество цифровых показателей (статистических данных), то специфической чертой их оформления является табличная форма представления показателей (данных). Более подробно порядок оформления различных видов справок рассматривается далее.

Начнем с рассмотрения порядка подготовки справок к проектам документов, представляемым на подпись и утверждение. Порядок и правила подготовки подобных документов установлен параграфом 3.3.9 Типовой инструкции по делопроизводству*(44).

Отметим, что подготовка указанных справок является неотъемлемой частью работы по подготовке на предприятии (в организации, учреждении) проектов нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов.

Справка к проекту акта (документа) оформляется на бланках предприятия (стандартных листах бумаги формата А4) и имеет следующие реквизиты:

1) наименование вида документа - печатается прописными буквами на два межстрочных интервала ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

2) заголовок - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка;

3) текст - отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами, печатается 13 кеглем через полтора интервала. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1, 25 см от левой границы текстового поля. В тексте справки, как правило, кратко излагаются:

- мотивы внесения проекта акта (документа) на подпись (утверждение);

- обоснование и суть проекта акта (документа);

- наличие разногласий;

- результаты проработки и экспертизы представляемого на подпись проекта акта (документа);

4) подпись - отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подпись и расшифровку подписи.

Подписи нескольких должностных лиц располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми ими должностями через полтора межстрочных интервала. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Примерный текст справки к проекту организационно-распорядительного документа приведен в Приложении 13 к настоящему пособию.

Рассмотрим далее вопросы, связанные с подготовкой справок о документообороте предприятия (организации, учреждения) в соответствии с Типовой инструкцией о делопроизводстве*(45).

Напомним уважаемым читателям, что необходимость в подготовке подобных справок ежемесячно возникает в процессе работы по сокращению на предприятии объемов деловой переписки. Для указанной цели применяются справки двух видов:

а) справка об объеме документооборота;

б) справка о состоянии исполнения документов.

Ответственность за своевременную и качественную подготовку указанных справок несет служба ДОУ предприятия. Основу справок составляют статистические данные, отражающие количество исполненных документов, а также состояние исполнительской дисциплины как по предприятию в целом, так и по всем структурным подразделениям, в которых исполняются документы*(46).

Входящие, исходящие и внутренние документы также подсчитываются отдельно. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно - их тираж, при этом цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах. Образцы оформления справок о документообороте предприятия в соответствии с Типовой инструкцией о делопроизводстве приведены в Приложениях 14 и 15 к настоящему пособию.

Отдельного рассмотрения требует организация справочной работы по персоналу, предполагающая сбор, обработку и выдачу информации о персональных данных работников предприятия (организации, учреждения) в виде различных справок. Общие вопросы ведения справочной работы по персоналу, включая выдачу справок о персональных данных, регулируются в соответствии с положениями главы 14 Трудового кодекса РФ, а также некоторых организационно-методических документов, в частности, Методических рекомендаций Мосгорархива*(47).

Согласно Методическим рекомендациям Мосгорархива предприятия (организации, учреждения) при исполнении запросов других предприятий, а также отдельных граждан (прежде всего работников предприятия) выдают обратившимся сторонам справки социально-правового характера. Указанные справки выдаются по письменным заявлениям (заявкам) предприятий и граждан, оформленным в установленном порядке.

Поступившие от обратившихся сторон письменные заявления (заявки) подлежат рассмотрению и удовлетворению в 15-дневный срок, если подготовка соответствующей справки не требует сбора дополнительной информации и проверки с привлечением иных материалов и документов*(48). Указанный выше срок может быть увеличен (но не более чем на месяц) в случае, если для подготовки соответствующей справки необходимо:

а) получение иных (дополнительных) сведений от обратившейся стороны (по запросу предприятия, на которое она обратилась);

б) проведение специальной проверки фактов (событий), подлежащих удостоверению;

в) осуществление поиска документов (материалов), содержащих сведения, относящиеся к решению вопроса обратившейся стороны.

Гражданам могут выдаваться следующие основные виды справок:

а) о трудовом стаже;

б) о заработной плате;

в) об избрании на выборные должности;

г) о членстве в общественных организациях;

д) об образовании.

В отдельных случаях гражданам могут выдаваться и справки по другим вопросам, связанным с обеспечением их законных прав и интересов. Соответствующие справки могут выдаваться гражданам как о них самих, так и о лицах, находящихся на иждивении или под опекой заявителя или состоявших в близком родстве с заявителем, в том числе умерших.

Как правило, справки подготавливаются по документам, указанным в заявлении (заявке). В отдельных случаях для подготовки справок запрашиваются сведения из вышестоящих органов управления, например в случае, если заявитель занимал руководящую должность. Основанием для подготовки справок служат следующие основные виды документов *(49):

а) личные карточки работников;

б) распорядительные документы по персоналу (приказы и распоряжения);

в) списки персонала с анкетными данными;

г) лицевые счета работников;

д) расчетные ведомости.

В то же время для подготовки справок не могут использоваться сведения из некоторых материалов личных дел работников (листки по учету кадров, анкеты, автобиографии и пр.).

В содержании справки указывается ссылка на соответствующий распорядительный документ (приказ, распоряжение) с указанием даты и номера последнего (например, приказ о приеме на работу, распоряжение о переводе работника на другую работу и т.п.).

Справка подписывается руководителем предприятия и начальником структурного подразделения, в котором состоят на хранении документы, послужившие основанием для подготовки справки. Подписи указанных лиц скрепляются гербовой печатью предприятия.

Выявленные на основании документов сведения оформляются справкой установленного образца. Справка может быть получена заявителем лично, уполномоченным им лицом (по доверенности) или выслана по указанному им адресу письмом. Образцы справок по персоналу, оформленные в соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива*(50), приведены в Приложении 16 к настоящему пособию.

Глава 3. Оформление служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТа Р6.30-2003

3.1. Правовые основы регламентации вопросов оформления служебных документов. Краткая характеристика ГОСТа Р6.30-2003

Перейдем к рассмотрению порядка и правил оформления служебных документов. Особую актуальность данный вопрос обретает в связи с принятием и введением в действие с 1 июля 2003 г. нового государственного стандарта - ГОСТа Р6.30-2003*(51). В то же время следует напомнить уважаемым читателям, что, помимо указанного стандарта, правовая регламентация вопросов оформления служебных документов в настоящее время осуществляется на основе:

а) иных государственных стандартов*(52);

б) отраслевых стандартов РФ*(53);

в) международных стандартов, действие которых распространяется на территорию РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями в области стандартизации (подробнее см. далее).

Тем не менее особый интерес вызывают особенности оформления управленческих документов предприятия в свете требований ГОСТа Р6.30-2003*(54).

Начнем с краткой характеристики данного документа. Прежде всего уточним, что указанный стандарт введен в действие взамен прежнего ГОСТа Р6.30-97 (с изменениями от 2000 г.)*(55), унаследовав от последнего не только структуру (за исключением раздела 5, см. далее), но и большинство положений. В то же время ГОСТ Р6.30-2003 несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов.

Во-первых, разделом 2 ГОСТа Р6.30-2003 устанавливается измененный состав реквизитов документа. Отметим в этой связи, что общее число реквизитов документа составляет теперь 30 (а не 29, как это было предусмотрено ГОСТом Р6.30-97). Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее - ОГРН) (реквизит 05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (далее - ИНН/КПП) (реквизит 06)*(56).

Во-вторых, из содержания ГОСТа Р6.30-2003 устранены положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты " Подпись документа" и " Дата документа" сохранены, по сути, в неизменном виде.

В-третьих, новый ГОСТ имеет существенное структурное отличие от своего предшественника: из документа изъят раздел 5 " Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации".

Кроме того, из текста нового ГОСТа исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

В-четвертых, ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. К примеру, в соответствии с пп. 3.11 при оформлении даты документа словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (т.е. с первого по девятое число). Подпункт 3.21 ГОСТа Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, последняя согласно обновленным требованиям может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, впрочем, и некоторые другие элементы реквизитов). Некоторые менее значительные изменения внесены и в текст пп. 3.25-3.26, в соответствии с которыми определяется порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

В-пятых, изменен порядок применения требований ГОСТа Р6.30-2003, что весьма существенно с правовой точки зрения. Как следует из раздела 1, требования нового стандарта являются рекомендуемыми, но это не означает, что теперь оформлять управленческие документы можно, сообразуясь с собственным толкованием соответствующих требований. С другой стороны, требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД (см. ОКУД, класс 0200000) и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций (предприятий, учреждений и пр.).

Как было отмечено, ГОСТ Р6.30-2003 устанавливает несколько иной состав реквизитов документа и уточняет порядок и правила оформления некоторых из них. В этой связи представляется целесообразным приступить к рассмотрению состава реквизитов документа, а также требований к их оформлению.

Требования к реквизитам служебных документов

В соответствии с разделом 2 ГОСТа Р6.30-2003 в состав реквизитов (реквизит - от лат. requisitum, т.е. требуемое, необходимое) документа входят следующие элементы.

1. Изображение Государственного герба РФ (01)*(57).

2. Изображение герба субъекта РФ (02).

3. Изображение эмблемы (логотипа) предприятия (изображение товарного знака или знака обслуживания) (03).

4. Указание на код предприятия (04).

5. Указание на основной государственный регистрационный номер предприятия (05) (введен в состав реквизитов впервые).

6. Указание на индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06) (введен в состав реквизитов впервые).

7. Указание на код формы документа (07).

8. Наименование предприятия (08).

9. Справочные данные о предприятии (09).

10. Наименование вида документа (10).

11. Дата документа (11).

12. Регистрационный номер документа (12).

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13).

14. Указание на место составления или издания документа (14).

15. Сведения об адресате (15).

16. Указание на гриф утверждения документа (16).

17. Резолюция (17).

18. Заголовок к тексту документа (18).

19. Отметка о постановке документа на контроль (19).

20. Текст документа (20).

21. Отметка о наличии у документа приложения (приложений) (21).

22. Подпись (лица-отправителя или лица-разработчика) (22).

23. Указание на гриф согласования документа (23).

24. Визы согласования документа (24).

25. Оттиск печати предприятия (25).

26. Отметка о заверении копии документа (26).

27. Отметка об исполнителе документа (27).

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28).

29. Отметка о поступлении документа на предприятие (29).

30. Идентификатор электронной копии документа (30).

Основные требования к оформлению реквизитов документов представлены в табл. 3.1.

Таблица 3.1

Основные требования к оформлению реквизитов документов

┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┬ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┬ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┬ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐

│ Наименование │ Номер │ Требования │ Примечания │

│ реквизита │ реквизита по│ │ │

│ │ ГОСТу │ │ │

├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┼ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┼ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┼ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤

│ Государствен- │ 01 │ Помещают в соответствии с │ │

│ ный герб РФ │ │ Положением о │ │

│ │ │ Государственном Гербе │ │

│ │ │ РФ*(58) │ │

│ Герб субъекта │ 02 │ Помещают в соответствии с │ Не │

│ РФ │ │ правовыми актами субъектов│ воспроизводит- │

│ │ │ РФ │ ся, если на │

│ │ │ │ бланке помещен │

│ │ │ │ герб РФ │

│ Эмблема │ 03 │ Помещают в соответствии с │ Не │

│ организации*(5│ │ Уставом (Положением) │ воспроизводит- │

│ 9) (товарный │ │ организации │ ся, если на │

│ знак, знак │ │ │ бланке помещен │

│ обслуживания) │ │ │ герб РФ или │

│ │ │ │ субъекта РФ │

│ Код │ 04 │ Проставляется в │ - │

│ организации │ │ соответствии с ОKПО │ │

│ Основной │ 05 │ Проставляется в │ - │

│ государствен- │ │ соответствии с │ │

│ ный │ │ документами, выдаваемыми │ │

│ регистрацион- │ │ налоговыми органами │ │

│ ный номер │ │ │ │

│ (далее - ОГРН)│ │ │ │

│ юридического │ │ │ │

│ лица │ │ │ │

│ ИНН/KПП │ 06 │ Проставляется в │ - │

│ │ │ соответствии с │ │

│ │ │ документами, выдаваемыми │ │

│ │ │ налоговыми органами │ │

│ Код формы │ 07 │ Проставляется в │ - │

│ документа │ │ соответствии с ОKУД │ │

│ Наименование │ 08 │ Указывается в полном │ Над полным │

│ организации │ │ соответствии с │ наименованием │

│ │ │ наименованием, │ указывается │

│ │ │ закрепленным в │ сокращенное │

│ │ │ учредительных документах │ (условное), а │

│ │ │ │ при его │

│ │ │ │ отсутствии - │

│ │ │ │ полное │

│ │ │ │ наименование │

│ │ │ │ выше-стоящей │

│ │ │ │ организации │

│ │ │ │ (при наличии │

│ │ │ │ последней)*(60)│

│ Справочные │ 09 │ Указываются: почтовый │ - │

│ данные об │ │ адрес, адрес электронной │ │

│ организации │ │ почты, номера телефонов, │ │

│ │ │ факсов, телексов, │ │

│ │ │ банковских счетов и │ │

│ │ │ другие необходимые для │ │

│ │ │ осуществления ее │ │

│ │ │ деятельности сведения │ │

│ Наименование │ 10 │ Указывается в │ Для писем, как │

│ вида документа│ │ соответствии с Уставом │ правило, не │

│ │ │ (Положением) организации │ указывается │

│ │ │ и требованиями УСОРД │ │

│ Дата документа│ 11 │ Указывается дата │ Если документ │

│ │ │ подписания или │ разрабатывается│

│ │ │ утверждения документа │ несколькими │

│ │ │ (для протокола - дата │ организациями, │

│ │ │ заседания, для акта - │ то датой │

│ │ │ дата события) в │ документа │

│ │ │ последовательности: день │ является │

│ │ │ месяца, название месяца, │ наиболее │

│ │ │ год. День и название │ поздняя из │

│ │ │ месяца обозначаются двумя │ указанных ими │

│ │ │ парами арабских цифр, год │ при подписании │

│ │ │ - четырьмя*(61). │ │

│ Регистрацион- │ 12 │ Указывается арабскими │ Регистрационный│

│ ный номер │ │ цифрами порядковый номер │ номер │

│ документа │ │ по регистрационному │ документа, │

│ │ │ журналу. В необходимых │ составленного │

│ │ │ случаях последний может │ совместно двумя│

│ │ │ дополняться индексом дела │ и более │

│ │ │ по номенклатуре дел │ организациями, │

│ │ │ организации, кодом │ состоит из │

│ │ │ корреспондента, кодом │ регистрационных│

│ │ │ исполнителя и пр. │ номеров, │

│ │ │ │ присвоенных по │

│ │ │ │ журналам каждой│

│ │ │ │ из этих │

│ │ │ │ организаций и │

│ │ │ │ проставленных │

│ │ │ │ через косую │

│ │ │ │ черту в порядке│

│ │ │ │ указания │

│ │ │ │ авторов │

│ │ │ │ документа │

│ Ссылка на │ 13 │ Указываются номер и дата │ Применяется │

│ регистрацион- │ │ документа, на который │ только в │

│ ный номер и │ │ дается ответ │ исходящих │

│ дату документа│ │ │ ответных │

│ │ │ │ документах │

│ Указание на │ 14 │ Указываются в │ Указываются, │

│ место │ │ соответствии с принятым │ если затруднено│

│ составления │ │ административно-террито- │ его определение│

│ (издания) │ │ риальным делением, с │ по реквизитам │

│ документа │ │ использованием │ 08, 09 │

│ │ │ общепринятых сокращений │ │

│ Сведения об │ 15 │ Указываются наименования │ При направлении│

│ адресате │ │ адресатов: организаций │ документа в │

│ │ │ или структурных │ несколько │

│ │ │ подразделений (в именит. │ однородных │

│ │ │ падеже), должностных или │ организаций │

│ │ │ физических лиц (в дат. │ (структурных │

│ │ │ падеже) │ подразделений) │

│ │ │ │ сведения │

│ │ │ │ указываются │

│ │ │ │ обобщенно │

│ │ │ При утверждении │ - │

│ │ │ должностным лицом - │ │

│ │ │ УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) с │ │

│ │ │ указанием наименования │ │

│ │ │ должности утверждающего │ │

│ │ │ лица, его │ │

│ Гриф │ 16 │ подписи, инициалов, │ Располагается в│

│ утверждения │ │ фамилии, а также даты │ правом верхнем │

│ документа │ │ утверждения. При │ углу документа │

│ │ │ утверждении │ │

│ │ │ постановлением (решением, │ │

│ │ │ приказом, протоколом и │ │

│ │ │ т.п.) - УТВЕРЖДЕНО (без │ │

│ │ │ кавычек) с указанием │ │

│ │ │ наименования │ │

│ │ │ утверждающего документа в │ │

│ │ │ именительном падеже, его │ │

│ │ │ даты и номера │ │

│ Резолюция │ 17 │ Указываются фамилии и │ В отдельных │

│ │ │ инициалы исполнителей, │ случаях │

│ │ │ содержание поручения (при │ опускается │

│ │ │ необходимости), срок │ оформление │

│ │ │ исполнения, подпись │ резолюции на │

│ │ │ поручителя и дата │ отдельном │

│ │ │ │ листе │

│ Заголовок к │ 18 │ Включает в себя │ Заголовок к │

│ тексту │ │ согласованное с │ тексту │

│ │ │ наименованием документа │ документов, │

│ │ │ указание на краткое │ оформленных на │

│ │ │ содержание последнего │ листах А5, │

│ │ │ (обычно в предл. или │ может не │

│ │ │ родит.падеже) │ составляться │

│ Отметка о │ 19 │ Указывается на документах, │ - │

│ контроле │ │ исполнение которых │ │

│ │ │ поставлено на контроль │ │

│ │ │ штампом " K" или " Контроль" │ │

│ Текст │ 20 │ Составляется на │ - │

│ документа │ │ государственном языке в │ │

│ │ │ соответствии с │ │

│ │ │ законодательством РФ │ │

│ │ │ (субъекта РФ). Оформляется│ │

│ │ │ в виде таблицы, анкеты, │ │

│ │ │ связного текста или │ │

│ │ │ сочетания перечисленного │ │

│ Отметка о │ 21 │ При наличии приложений к │ - │

│ наличии │ │ документу - Приложение: на│ │

│ приложения │ │ стольких-то листах, в │ │

│ │ │ стольких-то экземплярах │ │

│ │ │ Для приложения, не │ │

│ │ │ названного в тексте, │ │

│ │ │ указывается и его │ │

│ │ │ наименование. При наличии │ │

│ │ │ нескольких приложений │ │

│ │ │ приводится их нумерация │ │

│ Подпись │ 22 │ Включает в себя │ Должность не │

│ │ │ наименование должности, │ указывается │

│ │ │ личную подпись, ее │ (указывается │

│ │ │ расшифровку (инициалы и │ сокращенно) │

│ │ │ фамилию) │ при оформлении │

│ │ │ │ на бланке │

│ │ │ │ должностного │

│ │ │ │ лица │

│ Гриф │ 23 │ При согласовании │ - │

│ согласования │ │ должностным лицом - │ │

│ документа │ │ СОГЛАСОВАНО (без кавычек), │ │

│ │ │ наименование должности, │ │

│ │ │ личная подпись лица, │ │

│ │ │ проводившего согласование, │ │

│ │ │ ее расшифровка, дата │ │

│ │ │ согласования. При │ │

│ │ │ согласовании другим │ │

│ │ │ документом - СОГЛАСОВАНО, │ │

│ │ │ наименование документа, │ │

│ │ │ наименование разработчика │ │

│ │ │ документа, дата и номер │ │

│ │ │ документа │ │

│ Виза │ 24 │ Указываются должность, │ При │

│ согласования │ │ личная подпись │ необходимости │

│ документа │ │ визирующего, ее │ согласования с │

│ │ │ расшифровка, дата │ четырьмя и │

│ │ │ визирования. При наличии │ более │

│ │ │ замечаний выше подписи │ должностными │

│ │ │ делается пометка: │ лицами │

│ │ │ " Замечания прилагаются". │ оформление виз │

│ │ │ Виза ставится на обороте │ производится │

│ │ │ последнего листа │ на " Листе │

│ │ │ подлинника документа или │ согласования". │

│ │ │ копии отправляемого │ Замечания │

│ │ │ документа (письма) │ прилагаются на │

│ │ │ │ отдельном │

│ │ │ │ листе │

│ Печать │ 25 │ Ставится на документах, │ Ставится на │

│ │ │ удостоверяющих права лиц, │ свободном поле │

│ │ │ фиксирующих факты, │ левее подписи, │

│ │ │ связанные с финансовыми │ с частичным │

│ │ │ средствами, а также на │ перекрытием │

│ │ │ иных документах, для │ личной подписи │

│ │ │ которых требуется │ или поверх │

│ │ │ заверение подписи │ отметки М.П. │

│ │ │ │ (место печати) │

│ Отметка о │ 26 │ Указываются " Верно", │ При │

│ заверении │ │ должность, личная подпись │ необходимости │

│ копии │ │ лица, заверившего копию, │ заверяется │

│ │ │ расшифровка подписи, дата │ печатью │

│ │ │ заверения │ организации. │

│ │ │ │ Ксерокопии, │

│ │ │ │ содержащие │

│ │ │ │ изображение │

│ │ │ │ оттиска печати │

│ │ │ │ организации, │

│ │ │ │ повторно │

│ │ │ │ печатью не │

│ │ │ │ заверяются │

│ Отметка об │ 27 │ Указываются инициалы и │ Располагается │

│ исполнителе │ │ фамилия исполнителя, номер│ в левом нижнем │

│ │ │ его телефона │ углу лицевой │

│ │ │ │ или оборотной │

│ │ │ │ стороны │

│ │ │ │ последнего │

│ │ │ │ листа │

│ │ │ │ документа │

│ Отметка об │ 28 │ Указываются ссылка на дату│ Отметка об │

│ исполнении │ │ и номер документа, │ исполнении │

│ документа и │ │ свидетельствующего об │ документа │

│ направлении │ │ исполнении, либо отметка │ может быть │

│ его в дело │ │ " В дело такое-то", личная │ подписана │

│ │ │ подпись исполнителя и дата│ руководителем │

│ │ │ исполнения │ подразделения, │

│ │ │ │ в котором │

│ │ │ │ исполнен │

│ │ │ │ документ │

│ Отметка о │ 29 │ Указываются порядковый │ В необходимых │

│ поступлении │ │ номер и дата поступления │ случаях также │

│ документа в │ │ документа │ указываются │

│ организацию │ │ │ часы и минуты │

│ │ │ │ поступления │

│ │ │ │ документа │

│ Идентификатор │ 30 │ Указываются наименование │ Проставляется │

│ электронной │ │ файла, дата и другие │ в левом нижнем │

│ копии │ │ данные, необходимые для │ углу │

│ документа │ │ поиска документа │ (колонтитуле) │

│ │ │ │ каждого листа │

│ │ │ │ документа │

└ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┴ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┴ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┴ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘

Отметим, что использование реквизитов для оформления управленческих документов следует осуществлять избирательно, исходя из целесообразности и с учетом вида служебного документа. Например, бланк письма, в зависимости от учредительных документов организации, включает реквизиты 01 (02 или 03), 04-06, 08, 09, а при необходимости - ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11-15 и 17-20. Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14, а при необходимости - и ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11-13, 18 и 19 (см. пп. 4.7 ГОСТа Р6.30-2003). Схемы расположения реквизитов на угловом и продольном бланках представлены соответственно на рис. 3.1 и 3.2.

Требования к бланкам служебных документов

ГОСТ Р6.30-2003 содержит также требования к бланкам, на которых, как правило, и оформляются управленческие документы предприятия. Как известно, для указанных целей применяются бланки с угловым или продольным расположением реквизитов. В соответствии с требованиями нового ГОСТа допускается использование бланков формата А4 (210 Ч 297 мм) или А5 (148 Ч 210 мм). К указанным бланкам, помимо размерных требований (см. табл. 3.2 и рис. 3.3), предъявляются и некоторые другие, в частности:

а) качество используемой для изготовления бланка бумаги (как основы);

б) характеристики отображения текста, нанесенного на бумажную основу;

в) размещение полей и разметок.

Для изготовления бланков следует применять плотную бумагу светлых тонов (плотность бумаги должна быть не менее 80 г/кв.м, а белизна - не менее 90%) (подробнее см. ГОСТ 93-27.60).

Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной пылению (т.е. отслаиванию с поверхности мелких бумажных частичек, отдельных волокон) при нанесении текста на печатающем устройстве (пишущей машине или принтере). Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться. С этой целью используются типографская краска черного (для многоцветных бланков - темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо различимыми очертаниями. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения*(63).

Документы, оформленные на бланках, в соответствии с требованиями параграфа 4.1 ГОСТа Р6.30-2003 должны иметь поля - свободное от текста пространство по краям листа размером не менее 20 мм с левого, верхнего и нижнего краев, 10 мм - с правого. Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. К примеру, место для расположения на бланке основного текста может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой). Соответствующая разметка осуществляется либо центрованным (симметрично осевой вертикали листа, с выравниванием строк по правой границе), либо флаговым (от левой границы размещения реквизитов, без выравнивания строк) способом. Примеры оформления бланков в соответствии с требованиями ГОСТа Р6.30-2003 представлены на рис. 3.4-3.9.

Несмотря на то что из содержания ГОСТа Р6.30-2003 исключены требования к изготовлению, учету, использованию и хранению в организации (предприятии, учреждении) бланков с воспроизведением государственного герба РФ (гербов субъектов РФ), это отнюдь не означает упразднения указанных требований. Уместно в этой связи напомнить уважаемым читателям о наиболее важных из них.

Изготовление, учет, хранение и использование бланков с изображением Государственного герба РФ (субъекта РФ) или эмблемы (логотипа) организации (далее - бланков) должно осуществляться в строгом соответствии с их предназначением. Изготовление указанных бланков следует производить только на полиграфических (штемпельно-граверных) предприятиях, имеющих лицензии на соответствующие виды деятельности, а также сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции с надлежащим качеством. Как правило, изготовление бланков осуществляется на основании заказа, оформленного в установленном законодательством РФ порядке.

Бланки организации подлежат учету. С этой целью на них с оборотной стороны типографским способом, нумератором или при помощи средств оперативной полиграфии проставляют порядковые номера, а при необходимости - и серии этих номеров. Учет бланков организации ведется раздельно по видам бланков. Данные учета отражаются в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале) с применением следующих реквизитов:

1) при поступлении бланков: наименование вида бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование поставщика бланков; количество экземпляров; серия и номера бланков;

2) при выдаче бланков: наименование вида бланка; количество экземпляров; серия и номера бланков; наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя бланков; расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Хранение бланков организации следует производить в приспособленных для этой цели помещениях (хранилищах) в надежно запираемых и опечатываемых сейфах (шкафах, столах). Уничтожение бланков организации следует осуществлять по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме. Приказом руководителя организации назначаются должностные лица, несущие персональную ответственность за учет, хранение и использование по назначению бланков.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков организации, как правило, возлагают на соответствующее структурное подразделение службы ДОУ. Проверки наличия, хранения и использования бланков организации следует проводить не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. О произведенных проверках делаются соответствующие отметки в учетно-регистрационных формах (после последней записи). В случае обнаружения нарушений установленного в организации порядка и правил изготовления, учета, хранения и использования бланков комиссия обязана провести служебное расследование, результаты которого оформляются актом. Акт представляется на рассмотрение руководителя организации для принятия решения.

Отдельного рассмотрения в рамках настоящего пособия заслуживает порядок оформления и ведения документов по персоналу, важнейшими из которых, как известно, являются трудовой договор и трудовая книжка. Повышенный интерес к освещению данного вопроса обусловлен произошедшими в течение 2002-2003 гг. изменениями в трудовом законодательстве РФ.

" Рис. 3.4. Пример общего бланка организации"

" Рис. 3.5. Пример продольного бланка письма организации"

" Рис. 3.6. Пример углового бланка письма организации"

" Рис. 3.7. Пример бланка структурного подразделения организации"

" Рис. 3.8. Пример бланка должностного лица организации"

" Рис. 3.9. Пример бланка конкретного вида документа организации"

Прежде всего имеется в виду принятие и введение в действие с 1 февраля 2002 г. Трудового кодекса РФ*(64) (далее - ТК РФ), раздел III которого (за исключением главы 14) целиком посвящен регламентации порядка заключения, изменения и прекращения действия трудового договора. Во-вторых, существенным с правовой точки зрения является принятие в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. Правил ведения и хранения трудовых книжек*(65). Кроме того, в соответствии с указанным постановлением с 1 января 2004 г. в действие введены и новые формы трудовой книжки и вкладыша в нее*(66).

В-третьих, постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. утверждена и введена в действие Инструкция по заполнению трудовых книжек. Этот документ уточняет порядок заполнения трудовых книжек и, кроме того, устанавливает конкретные требования к совершению в них необходимых записей.

В связи с вышеизложенным рассмотрим в главе 4 настоящего пособия правовые аспекты заключения, изменения и прекращения действия трудового договора в свете положений ТК РФ, а в главе 5 - правила ведения трудовых книжек, в полной мере учитывающие изменения, вызванные принятием упомянутого постановления. В указанных главах содержатся также необходимые примеры и образцы документов, позволяющие более глубоко усвоить излагаемый в них материал.

Оформление трудовой книжки

Вопросам ведения трудовых книжек отведен самостоятельный (второй по нумерации) раздел Правил и практически весь текст Инструкции. Это обстоятельство побуждает нас к возможно более тщательному изучения их содержания.

Прежде всего обратим внимание читателей на порядок оформления трудовой книжки. Необходимость в оформлении трудовой книжки (не дубликата) возникает в тех случаях, когда работник трудоустраивается впервые.

Оформление трудовой книжки является прямой обязанностью работодателя, как это следует, в частности, из содержания ст. 66 ТК РФ. Пункт 8 новых Правил уточняет это требование, предписывая работодателю производить оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, " в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу".

Подчеркнем, что новая Инструкция предписывает производить записи в трудовой книжке аккуратно, используя для этой цели перьевую или гелевую ручку либо ручку-роллер (шариковую) со световодостойкими чернилами (гелем, пастой) черного (синего, фиолетового) цвета. Производимые в трудовой книжке записи не должны иметь сокращений, как то: " пр." вместо " приказ", " расп." вместо " распоряжение", " пер." вместо " переведен" и т.п.

Состав сведений о работнике, вносимых, в соответствии с п. 9 Правил, в трудовую книжку при ее оформлении, включает:

а) личные сведения - фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - вносимые в трудовую книжку на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) сведения об образовательной и профессиональной подготовке - образование, профессия, специальность, - вносимые на основании документов об образовании, о квалификации.

При этом, как следует из Инструкции, фамилию, имя и отчество работника необходимо указывать полностью, без сокращений и (или) замены имени (отчества) инициалами. Дата рождения работника также должна указываться полностью - число, месяц, год.

Основанием для совершения указанных выше записей служат личные документы работника - паспорт или иной документ, удостоверяющий его личность. Записи об образовании работника производится на основании надлежащим образом заверенных документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома и др.)*(96).

Отметим также, что при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, соискатель должен представить в дополнение к перечисленным сведения о наличии у него специальных знаний. Данное положение Правил в точности соответствует требованиям ст. 65 ТК РФ.

На практике сказанное означает, что соискатель должен документально подтвердить наличие у него соответствующих знаний. К примеру, переводчик должен при заключении трудового договора предъявить уполномоченному представителю работодателя (как правило, сотруднику отдела кадров) диплом или свидетельство о квалификации, и т.п.*(97)

Что касается записей о профессии (специальности) работника, то они производятся в трудовой книжке на основании вышеперечисленных документов об образовании, квалификации и (или) наличии специальных знаний, а также иных надлежащим образом заверенных документов.

Состав сведений о работнике, вносимых в трудовую книжку при ее оформлении, представлен в табл. 5.1, а перечень соответствующих документов - в табл. 5.2.

Не исключено, что в дальнейшем у работодателя может возникнуть необходимость во внесении изменений в ранее совершенные в данном разделе записи трудовой книжки. Делать это следует в соответствии с Инструкцией (раздел 2), соблюдая следующие основные требования:

- для изменения записей о фамилии, имени, отчестве и (или) дате рождения работника прежние сведения зачеркиваются одной чертой. После этого на первой странице (титульном листе) трудовой книжки на основании надлежащим образом заверенных документов, подтверждающих, что в персональных данных работника произошли те или иные изменения, как то - паспорт, свидетельство и др. - производится новая запись. Произведенная запись в обязательном порядке дополняется ссылкой на название документа, его номер и дату. Затем новая запись заверяется подписью работодателя (уполномоченного им лица) и оттиском соответствующей печати (например, кадровой службы предприятия);

Таблица 5.1

Состав сведений о работнике, вносимых в трудовую книжку при ее оформлении

┌ ─ ─ ─ ─ ┬ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┬ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┬ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐

│ N │ Состав сведений│ Перечень сведений │ Документ-основание │

│ п/п │ │ │ │

├ ─ ─ ─ ─ ┼ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┼ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┼ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤

│ 1 │ Личные сведения│ Фамилия, имя, отчество, │ Паспорт или иной │

│ │ │ дата рождения (число, │ документ, │

│ │ │ месяц, год) работника │ удостоверяющий личность│

│ │ │ │ работника │

│ 2 │ Сведения о │ Образование, профессия, │ Документы об │

│ │ подготовке │ специальность │ образовании, о │

│ │ │ │ квалификации │

│ 3 │ Сведения о │ Сведения о специальной │ Документы об │

│ │ наличии │ образовательной │ образовании, о │

│ │ специальных │ (профессиональной) │ квалификации (диплом │

│ │ знаний │ подготовке │ врача, водительские │

│ │ │ │ права и пр.) │

└ ─ ─ ─ ─ ┴ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┴ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┴ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘

Таблица 5.2

Оформление записей о выполняемой работе

Рассмотрим далее особенности оформления записей о работе, выполняемой работником. Напомним в этой связи, что в соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель*(98) " обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней", при условии, что работа в данной организации является для работника основной.

В процессе ведения трудовой книжки в нее вносятся следующие записи:

а) о выполняемой работе;

б) о переводах на другую постоянную работу;

в) об увольнении работника;

г) основания прекращения трудового договора*(99);

д) сведения о награждениях за успехи в работе;

е) сведения о дисциплинарном взыскании - увольнении с работы*(100).

Записи о выполняемой работе, о переводе на другую постоянную работу, о квалификации, об увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку работника на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения. Во всех перечисленных случаях содержание записи должно производиться без каких-либо сокращений и в точности соответствовать тексту приказа (распоряжения) работодателя. Кроме того, каждая запись нумеруется.

Общий порядок внесения в трудовую книжку записей о работе, установленный Инструкцией (раздел 3), выглядит следующим образом:

- в графе 3 (в виде заголовка) - указывается полное (при наличии - также и сокращенное) официальное наименование предприятия (организации, учреждения)*(101);

- в графе 1 - указывается порядковый номер записи;

- в графе 2 (в соответствии с внутренней разграфкой) - указывается дата (приема на работу, перевода на другую должность и т.п.);

- в графе 3 - указывается запись о приеме на работу (назначении в структурное подразделение с указанием конкретного наименования последнего - в случае, если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в заключенный с работником трудовой договор в качестве существенного) по определенной должности (специальности, профессии). При этом, помимо наименования должности (специальности, профессии), указывается квалификация работника*(102);

- в графе 4 - указываются сведения о документе, послужившим основанием для совершения записи - его названии (приказ, распоряжение и пр.), дате и номере.

Внесение изменений в записи о работе производится с соблюдением требований Инструкции (разделы 1 и 3). В частности, для признания какой-либо из ранее совершенных в трудовой книжке записей о работе недействительной непосредственно за последней имеющейся записью под очередным порядковым номером (графа 1) и с простановкой даты (графа 2) в графе 3 оформляется запись: " Запись за номером таким-то недействительна". Далее (после точки) оформляется правильная запись (например, о приеме на работу, о переводе на другую должность и т.п.). После этого в графе 4 делается ссылка на документ, послуживший основанием для внесения правильной записи с указанием его наименования, даты и номера.

Запись о работе, признанная недействительной, не зачеркивается. Аналогичным образом признаются недействительными и записи раздела " Сведения о награждении".

Изменения в записях трудовой книжки, обусловленные внесением изменений в квалификационные справочники и (или) штатное расписание предприятия (организации, учреждения), оформляются со ссылкой на соответствующие документы. Точно так же в трудовой оформляются записи о присвоении работнику нового разряда (класса, категории и т.п.) и об установлении ему второй (и последующих) профессии (специальности) либо иной квалификации.

В случае изменения за время работы работника наименования предприятия (организации, учреждения) об этом в графе 3 делается запись: " Предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в такое-то" с полным указанием старого и нового наименований. В графе 4 указывается ссылка на соответствующий документ.

Записи, подтверждающие работу по совместительству, вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании соответствующих документов по письменному заявлению работника. В этом случае в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя.

Записи о невключении времени работы в непрерывный трудовой стаж - например, в связи с отбытием наказания в виде исправительных работ - вносятся в трудовую книжку на основании соответствующих документов (постановление или определение суда и др.). При этом в графе 2 указывается дата совершения записи, а в графе 3 - крайние даты периода, не засчитываемого в непрерывный трудовой стаж.

При восстановлении (в порядке, предусмотренном законом) непрерывного трудового стажа в трудовую книжку на основании соответствующих документов вносится запись с указанием даты, начиная с которой работнику восстанавливается непрерывный стаж. Такая запись совершается по последнему месту работы работника на момент получения документального подтверждения факта восстановления непрерывного трудового стажа.

Необходимо обратить внимание уважаемых читателей на скрупулезную регламентацию порядка и правил совершения в трудовой книжке записей о прекращении действия трудового договора. Как известно, общее правовое регулирование вопросов, связанных с прекращением действия трудового договора, в настоящее время осуществляется на основании главы 13 ТК РФ " Прекращение трудового договора", которой предусмотрены основания для прекращения действия трудового договора (см. подробнее параграф 4.4). В соответствии с Правилами все перечисленные основания прекращения действия трудового договора можно условно разделить на четыре группы:

а) прекращение действия трудового договора по инициативе работодателя;

б) прекращение действия трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон;

в) прекращение действия трудового договора по иным основаниям, прямо предусмотренным ТК РФ;

г) прекращение действия трудового договора по иным основаниям, предусмотренным законодательством РФ.

Порядок внесения в трудовую книжку соответствующих записей конкретизирован Инструкцией (разделы 5 и 6) и предусматривает следующее:

- в графе 1 - указывается порядковый номер записи;

- в графе 2 - указывается дата увольнения (прекращения действия трудового договора), указанная в соответствующем документе (приказе, распоряжении и т.п.)*(103);

- в графе 3 - указываются причины увольнения со ссылкой на соответствующую статью (пункт, подпункт статьи) ТК РФ;

- в графе 4 - указывается название документа, послужившего основанием для внесения записи, его дата и номер.

При этом, как известно, обстоятельства, повлекшие за собой увольнение работника, могут быть весьма различными. Так, при прекращении действия трудового договора по основаниям, прямо предусмотренным ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон)*(104), в трудовую книжку работника, согласно п. 15 Правил и п. 5.2 Инструкции, вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку работника, согласно п. 16 Правил и п. 5.3 Инструкции, вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку работника, согласно п. 17 Правил и п. 5.4 Инструкции, вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ.

При прекращении трудового договора в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю в графе 3, согласно п. 6.1 Инструкции, должно быть помимо прочего указано, осуществлен ли перевод с согласия работника или по его просьбе*(105). При прекращении трудового договора в связи с переходом работника на выборную работу (должность) в графе 3, согласно п. 6.2 Инструкции, должна иметься ссылка на п. 5 ст. 77 ТК РФ*(106).

При прекращении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми в соответствии с законодательством связано предоставление увольняемому определенных льгот (преимуществ), в трудовую книжку, согласно п. 5.6 Инструкции, вносится запись с указанием этих причин. Наконец, при прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным законодательством РФ, в трудовую книжку работника, как этого требует п. 18 Правил и п. 5.5 Инструкции, вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона (рис. 5.2).

Особого упоминания заслуживает и порядок выдачи трудовой книжки работнику при увольнении (прекращении действия трудового договора), установленный ст. 80 ТК РФ и разделом 4 Правил. Остановимся прежде всего на содержании действий работодателя, которые он обязан произвести в отношении работника, подлежащего увольнению по тем или иным основаниям, предусмотренным законодательством РФ (см. ранее).

Согласно п. 35 Правил при увольнении работника (прекращении действия трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации (предприятии, учреждении), заверяются подписью работодателя (уполномоченного им лица), печатью организации (отдела кадров) и подписью самого работника (кроме случаев, указанных в п. 36 Правил - см. далее)*(107).

" Рис. 5.2. Порядок совершения в трудовой книжке работника записей о прекращении действия трудового договора"

Основания прекращения действия трудового договора (ст. 77 ТК РФ).

По инициативе работодателя - запись производится со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ;

по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон - запись производится со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ;

по иным обстоятельствам, предусмотренным законодательством, - запись производится со ссылкой на соответствующую статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона;

по другим основаниям, прямо предусмотренным ТК РФ;

Соглашение сторон;

Истечение срока трудового договора (п. 2 ст. 58);

Расторжение по инициативе работника (ст. 80);

Перевод к другому работодателю (на выборную работу) (п. 5 ст. 77);

Смена собственника (подчиненности) организации либо ее реорганизации (ст. 75);

Изменение существующих условий трудового договора (ст. 73);

Состояние здоровья работника в соответствии с медицинским заключением (ч. 2 ст. 72);

Перемещение работодателя в другую местность (ч. 1 ст. 72);

Нарушение установленных законодательством РФ правил заключения трудового договора.

Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении в день увольнения. Задержка в выдаче работнику трудовой книжки по вине работодателя (в том числе в связи с внесением в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника и по иным причинам) влечет за собой обязанность работодателя возместить работнику неполученный им за все время задержки заработок. В этом случае днем увольнения работника (прекращения трудового договора) должен считаться день фактической выдачи ему трудовой книжки, а ранее внесенная в трудовую книжку запись о дне увольнения признается недействительной.

Возможна, однако, ситуация, при которой увольняемый работник в день увольнения отсутствует на работе по тем или иным причинам либо попросту отказывается получить трудовую книжку.

В этом случае работодатель (уполномоченное им лицо) обязан письменно уведомить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой*(108) либо дать согласие на отправление ее по почте. Согласие, полученное от работника в письменном виде (в форме заявления) дает работодателю право произвести пересылку трудовой книжки почтой по указанному работником адресу.

В случае смерти работника, как это предусмотрено п. 37 Правил, трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи (о прекращении трудового договора в связи со смертью работника, п. 6 ст. 83 ТК РФ) выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников умершего работника.

Существенным с правовой точки зрения является требование, содержащееся в п. 12 Правил и вменяющее в обязанность работодателя ознакомление работника с содержанием вносимых в трудовую книжку записей о выполняемой работе*(109), о переводе на другую постоянную работу и об увольнении. Факт ознакомления с содержанием записи фиксируется в личной карточке работника (форма Т-2, см. далее).

С этой целью в соответствующих графах указанной карточки повторяется запись, внесенная в трудовую книжку работника.

Помимо записей о трудовой деятельности в раздел " Сведения о работе" трудовой книжки по месту работы работника вносятся также следующие записи:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом " О воинской обязанности и военной службе";

б) о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах;

в) о времени обучения на курсах (в школах) по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

При совершении указанных записей в их содержании в обязательном порядке отражаются сведения о соответствующих документах, послуживших обоснованием для внесения в трудовую книжку.

Следует также особо остановиться на порядке признания недействительными отдельных видов записей, ранее совершенных в трудовой книжке работника, еще не рассмотренном нами в рамках данного параграфа. Соответствующие указания на этот счет содержатся в п. 22 Правил.

Как следует из его содержания, " записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными". Таким образом, при наличии перечисленных в настоящем пункте Правил оснований, а именно - документального подтверждения незаконности осуждения работника (привлечения к уголовной ответственности) - работодатель по письменному заявлению работника вправе выдать дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной*(110).

Рассмотрим далее порядок внесения в трудовую книжку сведений о награждении (поощрении) работника за трудовые заслуги. Уточним, что в соответствии с п. 24 Правил в трудовую книжку работника вносятся следующие сведения о награждении (поощрении):

а) о награждении работника государственными наградами, в том числе о присвоении работнику государственных почетных званий;

б) о награждении работника почетными грамотами, присвоении работнику званий, награждении работника нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

в) о других видах поощрений, предусмотренных в отношении работников организаций (предприятий, учреждений) законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка (уставами и положениями о дисциплине) организаций.

Перечисленные виды записей вносятся в трудовую книжку на основании соответствующих указов и иных решений о награждении (поощрении) работника*(111) При этом следует придерживаться предписаний, изложенных в разделе 4 Инструкции.

При внесении в соответствующий раздел трудовой книжки первой записи о награждении (поощрении) в графе 3 предварительно указывается полное (при наличии - также сокращенное) официальное наименование предприятия (организации, учреждения). Далее:

- в графе 1 - указывается порядковый номер записи;

- в графе 2 - указывается дата награждения (поощрения) в соответствии с документом, на основании которого награждается (поощряется) работник;

- в графе 3 - указывается, кем награжден (поощрен) работник, за какие достижения (трудовые заслуги) и какой наградой (каким видом поощрения);

- в графе 4 - указывается название документа, в соответствии с которым награжден (поощрен) работник, его дата номер.

Выдача выписок из трудовой книжки (в форме отдельных записей, совершенных в ней работодателем) осуществляется в порядке, определенном ст. 62 ТК РФ. Основанием для выдачи соответствующих выписок является письменное заявление работника. Работодатель обязан выдать выписку в течение трех дней с момента поступления к нему соответствующего заявления, при этом выписка должна быть заверена надлежащим образом*(112).

Оформление, заполнение и ведение дубликата трудовой книжки и вкладыша к ней

Рассмотрим далее вопросы, связанные с оформлением, заполнением и ведением дубликата трудовой книжки и вкладыша к ней. Их правовое регулирование осуществляется на основании разделов 3 и 5 Правил, а также раздела 7 Инструкции.

Уточним, что оформление дубликата трудовой книжки производится в случаях:

а) утраты работником трудовой книжки;

б) небрежного обращение работника с трудовой книжкой;

в) приведения трудовой книжки в негодность вследствие ненадлежащего (небрежного) хранения работодателем (уполномоченным им лицом);

г) утраты (в том числе массовой, см. далее) работодателем трудовых книжек работников вследствие обстоятельство неодолимой силы.

Рассмотрим перечисленные ситуации по порядку. При обнаружении утраты трудовой книжки (например, полученной работником от работодателя во временное пользование - для ознакомления с содержанием произведенных в ней записей и пр.) лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Как правило, соответствующее заявление делается работником в письменной форме. Работодатель вправе произвести проверку изложенных в письменном заявлении работника обстоятельств утраты трудовой книжки (допустим, назначив с этой целью служебное расследование). Заполнение дубликата трудовой книжки производится в соответствии с изложенными ранее в отношении трудовой книжки требованиями Инструкции, при этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата делается надпись " Дубликат", а на первой странице (титульном листе) старой трудовой книжки (в тех случаях, когда она сохранилась и подлежит замене в связи с износом) - надпись " Взамен выдан дубликат_" с указанием его серии и номера.

Подчеркнем, что работодатель, как это предусмотрено п. 31 Правил, обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления. При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами*(113);

б) сведения о работе и награждении (поощрении) работника, которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы;

в) сведения о работе владельца трудовой книжки по прежнему месту работы - при наличии документального подтверждения соответствующих сведений*(114).

При наличии в утраченной трудовой книжке записи об увольнении (переводе на другую работу), признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки, в который переносятся все ранее произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

После надлежащего оформления трудовая книжка выдается владельцу для ознакомления, а затем хранится в организации установленным порядком (см. далее). Аналогичным образом производится оформление дубликата трудовой книжки и в случаях, если она пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.) вследствие небрежного хранения, допущенного работником или работодателем (уполномоченным им лицом).

В дубликат трудовой книжки переносятся записи, однозначность чтения и подлинность которых не вызывает сомнений. Внесение в дубликат трудовой книжки записей, прочитать которые не представляется возможным, производится на основании иных документов, имеющихся в распоряжении работника и работодателя.

Наконец, возможна ситуация, при которой вследствие обстоятельств неодолимой силы происходит массовая утрата работодателем трудовых книжек - например, в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф), стихийных бедствий, массовых беспорядков), а также иных чрезвычайных обстоятельств. В этом случае трудовой стаж работников, трудовые книжки которых оказались утраченными, устанавливается соответствующей комиссией (комиссией по установлению стажа), создаваемой по решению органов исполнительной власти субъектов РФ, на территории которых имело место то или иное чрезвычайное обстоятельство.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется указанной комиссией на основании документов, сохранившихся у работников (например, оформленные надлежащим образом справки, профсоюзные билеты или учетные карточки члена профсоюза, расчетные книжки и т.п.). В случае отсутствия каких-либо документов комиссия принимает решение об установлении трудового стажа на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации (предприятии, учреждении)*(115). Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

Итогом работы комиссии является акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работников, трудовые книжки которых были утрачены вследствие чрезвычайных обстоятельств. На основании акта комиссии работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.

Несколько слов - о порядке оформления и ведения вкладыша в трудовую книжку. Такой вкладыш вшивается в трудовую книжку в случае, если в ней заполнены все страницы хотя бы одного из разделов и дальнейшее ведение в документе записей не представляется возможным. Оформление и ведение вкладыша осуществляется работодателем с соблюдением правил, установленных для оформления и ведения трудовых книжек. При необходимости в трудовую книжку вшивается два и более вкладышей. О выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью " Выдан вкладыш серия _ номер _". Подчеркнем, что вкладыш без трудовой книжки - даже оформленный надлежащим образом - является недействительным (см. п. 39 Правил). Рассмотрим далее основные вопросы организации учета и хранения трудовых книжек.

Примерная форма трудового договора с сотрудником службы ДОУ по совместительству

Приложение 4

Примерный текст положения о предприятии

Приложение 5

Примерное положение о службе документационного обеспечения управления

Приложение 6

Примерные тексты должностных инструкций различных категорий работников предприятия

Примерный текст должностной инструкции начальника отдела кадров

Примерный текст должностной инструкции заместителя начальника отдела по подготовке кадров

Примерный текст должностной инструкции начальника структурного подразделения отдела кадров

Примерный текст должностной инструкции инженера по подготовке кадров

Примерный текст должностной инструкции инспектора по кадрам

Примерный текст должностной инструкции специалиста по кадрам

Примерный текст должностной инструкции архивариуса

Примерный текст должностной инструкции делопроизводителя (делопроизводителя-оператора)

Примерный текст должностной инструкции машинистки (машинистки-оператора)

Приложение 7

Штатное расписание

Приложение 8

Образец оформления приказа в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству

Приложение 9

Образец оформления распоряжения в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству

Приложение 10

Образец оформления протокола в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству

Приложение 11

Образец оформления акта в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству

Приложение 12

Примерные тексты доверенностей

Примерная форма генеральной доверенности на управление имуществом

Доверенность

Город Астрахань,

Девятое сентября две тысячи третьего года.

Я, нижеподписавшийся, Николаев Николай Николаевич, проживающий в г. Астрахань, ул. Речная, д. 1, кв. 10, настоящей доверенностью уполномочиваю Михайлова Олега Олеговича, проживающего в г. Астрахань, Рыночная пл., д. 30, кв. 3, управлять и распоряжаться всем моим имуществом, в чем бы оно ни заключалось и где бы ни находилось, заключать все разрешенные законом сделки по управлению и распоряжению имуществом: покупать, продавать, дарить, принимать в дар, обменивать, закладывать и принимать в залог жилые дома и другое имущество, производить расчеты по заключенным сделкам; принимать наследство или отказываться от него; получать причитающееся мне имущество, деньги (вклады), ценные бумаги, а также документы от всех лиц, учреждений, предприятий, организаций, в том числе из отделений Сбербанка и других банков РФ; отделений связи и телеграфа по всем основаниям; распоряжаться счетами в Сбербанке и других банках РФ; получать почтовую, телеграфную и всякого рода корреспонденцию, в том числе денежную и посылочную, вести от моего имени дела во всех государственных учреждениях, кооперативных и общественных организациях, а также вести мои дела во всех судебных учреждениях со всеми правами, какие предоставлены законом истцу, ответчику, третьему лицу и потерпевшему, в том числе с правом полного или частичного отказа от исковых требований, признания иска, изменения предмета иска, заключения мирового соглашения, обжалования решения суда, предъявления исполнительного листа ко взысканию, получения присужденного имущества или денег.

Доверенность выдана сроком на ТРИ года.

Подпись

Примерная форма доверенности на продажу дома

Доверенность

Город Биробиджан,

Одиннадцатое июля две тысячи пятого года

Я, Лернер Леонид Леопольдович, проживающий в г. Биробиджан, Деревянный пер., д. 22, кв. 2, доверяю Паскевич Полине Павловне, проживающей в г. Биробиджан, Мощеный тупик, д. 13а, продать за цену и на условиях по своему усмотрению принадлежащий мне жилой дом, находящийся в пос. Малый Ключ Уссурийского района Хабаровского края по адресу ул. Александровская, д. 5, для чего предоставляю ей право получать необходимые справки, удостоверения и другие документы, заключить договор купли-продажи жилого дома, получить следуемые мне деньги, а также выполнить все действия, связанные с данным поручением.

Полномочия по этой доверенности могут быть переданы другим лицам.

Доверенность выдана сроком на ОДИН год и шесть месяцев.

Подпись

Примерная форма доверенности на получение заработной платы

Доверенность

Поселок городского типа (ПГТ) Виноградный Краснодарского края,

Двадцатое августа две тысячи четвертого года

Я, Кузьмичова Ксения Ксенофонтовна, проживающая в ПГТ Виноградный Краснодарского края, ул. Житная, д. 15, кв. 2 доверяю Решетникову Ренату Робертовичу, проживающему в ПГТ Виноградный Краснодарского края, ул. Житная, д. 14, получить в кассе бухгалтерского отдела закрытого акционерного общества " Виноградовский хлебозавод" причитающуюся мне заработную плату за сентябрь 2004 г.

В получении за меня расписаться и выполнить все действия, связанные с данным поручением.

Подпись

Примерная форма доверенности на получение свидетельства о праве на наследство

Доверенность

Город Пермь,

Четвертое января две тысячи пятого года

Я, Захаров Зиновий Захарович, проживающий в г. Пермь, Комсомольский пр., д. 104, кв. 28, доверяю Серовой Светлане Станиславовне, проживающей в г. Пермь, Зеленый бульвар, д. 2, кв. 8, получить в областной регистрационной палате регистрационное свидетельство о праве собственности на недвижимое имущество - жилой дом по адресу: Республика Удмуртия, г. Воткинск, ул. Чайковского, д. 25.

Для совершения указанных действий я уполномочиваю ее подавать от моего имени заявления, получать справки и документы, расписываться за меня, вносить оплату.

Доверенность выдана сроком на шесть месяцев.

Подпись

Приложение 13

Примерный текст справки к проекту организационного-распорядительного документа

Справка
к проекту Инструкции о порядке ведения работы по унификации текстов управленческих документов в структурных подразделениях предприятия

Докладываю.

В соответствии с вашим поручением от 1 февраля с. г. службой документационного обеспечения управления разработан проект Инструкции о порядке ведения работы по унификации текстов управленческих документов в структурных подразделениях предприятия.

Подготовленный проект полностью соответствует требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Проект также учитывает положения Методических рекомендаций ВНИИДАД по указанным вопросам (N ДР 191-98 ВНИИДАД).

Проект инструкции на 14 листах прилагается.

При вашем согласии прошу вас прилагаемый проект утвердить. Одновременно прошу подписать соответствующее распоряжение о введении в действие указанной инструкции с 1 июля с. г. Проект распоряжения на 1 листе прилагается.

Начальник службы ДОУ НПО " Веритас"

Ш.Ш. Шамилев

Согласовано

Начальник юридической службы НПО " Веритас"

Н.Н. Николаева

Приложение 14

Справка

Дана в том, что в документах малого предприятия " Аргам" значится, что Семина А.П. зачислена на работу экономистом 15 марта 1990 г. (приказ N 15л/с от 14 марта 1990 г.). Уволена по ст. 31 КЗОТ РСФСР 17 декабря 1990 г. (приказ N 92л/с от 10 декабря 1990 г.).

Основание: личная карточка Семиной А. П.

Начальник отдела кадров

подпись, расшифровка подписи

Дата

Гербовая печать предприятия

Образец справки
о трудовом стаже на основании документов, хранящихся в архиве предприятия

Штамп предприятия

Шишкину Василию Ивановичу

(почтовый адрес)

Справка

Дана в том, что в документах малого предприятия " Аргам" значится, что Шишкин В.И. зачислен на работу дворником 19 октября 1989 г. (приказ N 74 л/с от 19 октября 1989 г.). Уволен по ст. 31 КЗОТ РСФСР 30 января 1990 г. (приказ N 8л/с от 25 января 1990 г.).

Основание: ф. N 2, оп. N 1л/с, д. N 18, л. 227, д. N 24, л. 18.

Начальник отдела кадров

подпись, расшифровка подписи

Зав. архивом

подпись, расшифровка подписи

Дата

Гербовая печать предприятия

Образец справки
о трудовом стаже на основании документов другого предприятия, хранящихся в архиве

Штамп предприятия

Петренко Анатолию Ивановичу

(почтовый адрес)

Справка

Дана в том, что в документах архивного фонда артели " Красное знамя" значится о зачислении Петренко А.И. грузчиком 19 апреля 1947 г. (приказ N 11к от 18 апреля 1947 г.). Уволен 20 декабря 1961 г. в связи с ликвидацией артели (приказ N 58к от 01 декабря 1960 г.).

Основание: ф. N 5, оп. N 2л/с, д. N 3, л. 80, д. N 122, л. 201.

Начальник отдела кадров

подпись, расшифровка подписи

Дата

Гербовая печать предприятия

Приложение 17

Форма трудовой книжки и вкладыша*(121)

Приложение 18

Список литературы

1. Федеральный закон РФ от 22 октября 2004 г. N 125-03 " Об архивном деле в Российской Федерации".

2. ГОСТ Р6.30-2003. " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". - М.: Изд-во стандартов, 2003.

3. ГОСТ Р51141-98. " Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". - М.: Изд-во стандартов, 1998.

4. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения от 25 мая 1988 г. N 33. - М.: Главархив СССР, 1991.

5. ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИИДАД, 1998.

6. Документационное обеспечение кадровой деятельности организаций и предприятий. Порядок оформления документов по личному составу в делопроизводстве отдела кадров и бухгалтерии. Методические рекомендации. - М.: Мосгорархив, 1993.

7. Инструкция о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в Министерстве финансов РФ (утв. приказом министра финансов РФ 31 декабря 1992 г. N 81).

8. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Министерства труда РФ от 10 октября 2003 г. N 69).

9. Квалификационный справочник должностей служащих от 21 августа 1998 г. - М.: Инфра-М, 2001.

10. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

11. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 " О трудовых книжках" ).

12. Рекомендации по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме (утв. Постановлением Министерства труда России от 14 июля 1993 г. N 315).

13. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68). - М., 2001.

14. Трудовой кодекс РФ. - М.: Проспект, 2002.

15. Калинина Д.Е. Сборник трудовых договоров. - М.: Проспект, 2003.

16. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. - М.: РДЛ, 2001.

17. Рогожин М.Ю. Организация кадровой работы предприятия. - М.: РДЛ, 2003.

18. Рогожин М.Ю. Справочник кадровика. Оформление документов. - М.: Бератор-пресс, 2003.

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

*(1) Подробнее см.: Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. - М.: РДЛ, 2001.

*(2) См. также: Нормы времени на работы по ДОУ. - М: Минтруд РФ, 2002.

*(3) Конверты от поступающих документов (в том числе писем граждан) не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных документов. Документы с пометкой " лично" или адресованные общественным организациям при первичной обработке документов не вскрываются и передаются по назначению. При поступлении документов на магнитных и иных небумажных носителях первичной обработке подлежит сопроводительная документация, а носители передаются на машинную обработку без вскрытия упаковки. - Здесь и далее примеч. авт.

*(4) Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в группу рассмотрения письменных обращений граждан.

*(5) Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

*(6) Отправка документов на небумажных носителях производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации.

*(7) Нормы времени на работы по ДОУ. - М.: Минтруд РФ, 2002

*(8) Подробнее см.: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68). - М., 2001.

*(9) Утверждены приказом Росархива от 29 декабря 2001 г. N 101.

*(10) Одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

*(11) В министерствах, ведомствах и иных организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

*(12) Подробнее о работе архива и организации обращения с архивными документами читайте в книге: Демин Ю.М. Делопроизводство и архивное дело. - СПб.: Питер, 2005.

*(13) ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИИДАД, 1998.

*(14) См.: ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИИДАД, 1998.

*(15) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68). - М., 2001.

*(16) ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИИДАД, 1998.

*(17) Там же. Раздел 5. " Унификация текстов отдельных видов документов".

*(18) Разработано на основе типового положения о филиале федерального государственного учреждения, утвержденного в соответствии с приказом Госкомзема России от 8 сентября 1999 г. N 38 " О порядке согласования и утверждения документов о создании учреждений".

*(19) ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИИДАД, 1998.

*(20) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68). - М., 2001.

*(21) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68). - М., 2001.

*(22) ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИИДАД, 1998.

*(23) Там же.

*(24) Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 " Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Указанная форма - форма N Т-3 " Штатное расписание" - предназначена для документального оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением).

*(25) См. в этой связи, например, приказ Минздравмедпрома РФ от 18 января 1996 г. N 16.

*(26) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68). - М., 2001.

*(27) Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий федерального органа исполнительной власти и других органов или организаций.

*(28) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68). - М., 2001.

*(29) Если ход заседания стенографируется, то, в соответствии с требованиями ГСДОУ, текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом.

*(30) В соответствии с требованиями ГСДОУ в протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

*(31) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68). - М., 2001.

*(32) Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого структурного подразделения.

*(33) ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИИДАД, 1998.

*(34) ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИИДАД, 1998.

*(35) Доверенность на получение представителем гражданина его вклада в банке, денежных средств с его банковского счета, адресованной ему корреспонденции в организациях связи, а также на совершение от имени гражданина иных сделок, предусмотренных законодательством РФ, может быть удостоверена соответствующими банком или организацией связи. Такая доверенность удостоверяется бесплатно.

*(36) Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.

*(37) В тексте доверенности на имя адвоката, помимо перечисленных сведений, а также сведений о месте и дате ее составления (подписания), фамилии, имени, отчества и места жительства лица, выдавшего доверенность, и лица, на имя которого она выдана, указывается также место работы доверенного лица: адвокатская контора, юридическая консультация и т.д.

*(38) Доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указания о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность (см. ст. 186 ГК РФ).

*(39) Доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена (за исключением случаев, предусмотренных ГК РФ) по представлении основной доверенности, в которой оговорено право передоверия, либо по представлении доказательств того, что представитель по основной доверенности вынужден к этому обстоятельствами неодолимой силы для охраны интересов выдавшего доверенность лица.

*(40) Лицо, выдавшее доверенность, может во всякое время отменить доверенность или передоверие, а лицо, которому доверенность выдана, - отказаться от нее, а также следует отметить, что с прекращением доверенности теряет силу передоверие.

*(41) Примеры разработаны в соответствии с Инструкцией о порядке удостоверения завещаний и доверенностей и приведены в Приложении 12 к настоящему пособию.

*(42) В данном параграфе рассматриваются вопросы подготовки справок, выполняющих функции: сопроводительного (препроводительного) документа; отчетно-аналитического документа; информационно-справочного документа.

*(43) ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИИДАД, 1998.

*(44) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68). - М., 2001.

*(45) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68). - М., 2001.

*(46) Подсчет оригинальных документов и их размноженных экземпляров производится отдельно по предприятию и его структурным подразделениям, а также в копировально-множительном бюро, машинописном бюро, службе ДОУ, секретариате и т.п. на основе принятой на предприятии системы учета документов. Полученные данные суммируются, после чего вносятся в соответствующие графы справочной таблицы.

*(47) Документационное обеспечение кадровой деятельности организаций и предприятий. Порядок оформления документов по личному составу в делопроизводстве отдела кадров и бухгалтерии. Методические рекомендации. - М.: Мосгорархив, 1993. Отдельные вопросы ведения справочной работы по персоналу регламентируются также ведомственными организационно-распорядительными документами, например приказом МО РФ от 23 мая 1998 г. N 170.

*(48) При неправильном адресовании заявления о выдаче справки оно в 5-дневный срок пересылается по принадлежности, о чем заявителю сообщается с указанием причин отсутствия необходимых документов на предприятии. Письменное сообщение оформляется на бланке предприятия.

*(49) В дополнение к перечисленным документам при подготовке справок могут также использоваться: материалы аттестации работников; акты о несчастных случаях; протоколы собраний (заседаний, совещаний).

*(50) Документационное обеспечение кадровой деятельности организаций и предприятий. Порядок оформления документов по личному составу в делопроизводстве отдела кадров и бухгалтерии. Методические рекомендации. - М.: Мосгорархив, 1993.

*(51) ГОСТ Р6.30-2003 " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Принят и введен в действие с 1 июля 2003 г. Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. - М.: Госстандарт, 2003.

*(52) См., например, ГОСТ 9327-60 " Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы".

*(53) См., в частности, ОСТ 29.115-88 " Оригиналы авторские и текстовые издательские".

*(54) Действие стандарта распространяется на организационно-распорядительную документацию, отнесенную к указанной категории в соответствии с УСОРД и включенную в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации (далее - ОКУД). Требования ГОСТа Р6.30-2003 в отношении документации являются рекомендуемыми.

*(55) ГОСТ Р6.30-97 " УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов". Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. N 273 с 1 июля 1998 г. с изменениями от 21 января 2000 г. Постановлением Госстандарта России от 26 августа 2001 г. N 352 действие стандарта было отменено.

*(56) Вновь введенные реквизиты 05 и 06 располагаются на бланке правее или ниже реквизита 04 (код предприятия или организации) по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций, далее - ОКПО).

*(57) В скобках указан номер реквизита согласно ГОСТу Р6.30-2003.

*(58) Подробнее см. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ " О государственном гербе РФ" с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.

*(59) Здесь и далее следует понимать также " предприятие", " учреждение".

*(60) Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ иной (помимо русского) государственный язык, печатаются на двух языках. При этом наименование организации на государственном языке субъекта РФ следует располагать правее или ниже названия на русском языке. Сокращенное название организации приводится в случае, если последнее закреплено в ее учредительных документах. Располагается ниже полного названия (или за ним) в скобках. Наименование филиала (территориального отделения, представительства и пр.) организации приводится в том случае, если филиал является автором документа. Располагается ниже наименования организации.

*(61) Например, 01.11.2005 или в последовательности: год, название месяца, день, например, 2003.08.27. Кроме того, допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 09 августа 2004 г6

*(62) Характеристики соответствуют ИСО (ISO - International Standard Organization, т.е. Международная организация по вопросам стандартизации) " Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В".

*(63) Для оформления документов целесообразно использовать шрифты Times New Roman Cyr (Arial Cyr, Courier New Cyr) с размером кегля 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL с размером кегля 12, 13, 14 и интерлиньяжем в 1-2 интервала текстового редактора Word (табличного редактора Excel).

*(64) Трудовой кодекс РФ. Принят и введен в действие Федеральным законом от 30 ноября 2001 г. N 197-ФЗ.

*(65) Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 " О трудовых книжках" ).

*(66) Порядок заполнения трудовых книжек регламентируется инструкцией, утвержденной постановлением Министерства труда РФ от 10.10.2003 N 69.

*(67) Кодекс законов о труде (утратил силу с введением в действие с 1 февраля 2002 г. ТК РФ).

*(68) Данное изменение следует расценивать не только как шаг на пути к совершенствованию отечественного трудового законодательства, но и как отражение объективных изменений в экономической ситуации и функционировании хозяйственного механизма Российской Федерации, официально признанной ныне в качестве страны с рыночной экономикой. Соответственно, более рыночный характер обрели и трудовые отношения между работниками и работодателями, в том числе и на государственных предприятиях.

*(69) Очевидно, что нарушение хотя бы одной из сторон своих обязанностей приведет к невозможности их исполнения второй стороной, создав почву для трудового конфликта. В этой связи трудовое законодательство РФ требует неукоснительного исполнения условий трудового договора и соответствующих обязанностей как от работодателя, так и от работника, что, в частности, предусмотрено ст. 21 и 22 ТК РФ.

*(70) Если в соответствии с федеральными законами о выполнении работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то их наименование, а также квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

*(71) Указывается лишь в случаях, если этот режим отличается от установленных в целом для работников предприятия.

*(72) Срок испытания не может при этом превышать трех месяцев для работников из числа исполнителей и специалистов и шести месяцев - для работников из числа руководителей (в т.ч. их заместителей).

*(73) С работниками, которые в соответствии с возлагаемой на них по договору трудовой функцией будут иметь доступ к сведениям, составляющим государственную тайну, договор заключается только после оформления работнику допуска по установленной форме.

*(74) Необходимо уточнить, что в случае, если и после истечения срока действия срочного трудового договора ни одна из сторон по договору не потребовала его расторжения и продолжает исполнять свои обязанности, последний становится бессрочным трудовым договором.

*(75) Заключение срочных трудовых договоров возможно и в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.

*(76) В организациях кинематографии, театрах, театрально-концертных организациях и цирках допускается заключение трудового договора с лицами, не достигшими 14 лет (при наличии согласия упомянутых ранее лиц).

*(77) Трудовой договор может быть также заключен с лицом в возрасте 14 лет и старше, исключенным из школы, в порядке, предусмотренном законодательством РФ.

*(78) Например, такие требования могут быть связаны с осуществлением доступа работника к сведениям, составляющим охраняемую законом государственную тайну. В этом случае работник должен получить допуск установленной формы, иначе работодатель вправе отказать ему в заключении трудового договора на законных основаниях. Кроме того, работник не может быть допущен к выполнению определенной работы, если это запрещено ему приговором суда или по медицинским показаниям.

*(79) В срок испытания не засчитываются периоды временной нетрудоспособности работника, а также другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе, в том числе и по неуважительной причине.

*(80) Следует пояснить, что под формой в данном случае подразумевается не конкретный образец, а совокупность требований, которым должен отвечать рассматриваемый нами документ в качестве гражданско-правового договора. Правила оформления трудового договора в общем случае регламентируются ГОСТом Р6.30-2003, а его содержание - требованиями ст. 57 ТК РФ.

*(81) В противном случае для перевода работника в другое структурное подразделение предприятия также необходимо получить письменное согласие последнего.

*(82) Превышение указанного срока допускается с письменного согласия работника. Кроме того, перевод сроком до 1 месяца может производиться в течение календарного года неоднократно.

*(83) В последнем случае временный перевод допускается с письменного согласия работника.

*(84) Не могут вводиться изменения существенных условий трудового договора, не соответствующие законодательству РФ.

*(85) Для сохранения рабочих мест работодатель имеет право ввести на предприятии (организации, учреждении) режим неполного рабочего времени продолжительностью до 6 месяцев. С работником, не согласным с введением такого режима, трудовой договор также расторгается с предоставлением увольняемому соответствующих гарантий и компенсаций. См. подробнее параграф 4.4.

*(86) Указанное правило не касается случаев увольнения по инициативе работника в связи с невозможностью дальнейшего выполнения им трудовых обязанностей либо в связи с установлением факта нарушения работодателем норм трудового законодательства. В этих случаях работодатель обязан расторгнуть трудовой договор с работником в срок, указанный в письменном заявлении последнего.

*(87) В том случае, если работодатель не согласен с намерением работника уволиться до истечения срока предупреждения, последний не вправе прекратить работу до полного истечения указанного срока.

*(88) Порядок расторжения трудового договора при ликвидации предприятия (прекращении деятельности работодателем - физическим лицом) либо сокращении численности или штата его работников рассмотрен ниже.

*(89) Только в отношении руководителя, заместителей руководителя и главного бухгалтера предприятия.

*(90) Например, в случаях расторжения трудового договора с руководителем предприятия и членами коллегиального исполнительного органа предприятия.

*(91) Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 " О трудовых книжках" ). Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 Министерству труда и социального развития РФ предписано утвердить Инструкцию о порядке заполнения трудовых книжек.

*(92) " О трудовых книжках рабочих и служащих". Постановление Совета Министров СССР от 6 сентября 1973 г. N 656 (в ред. от 2 августа 1985 г. с изм. и доп. от 19 октября 1990 г.). Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. Постановлением Минтруда СССР от 20 июня 1974 г. N 162 (в ред. от 2 августа 1985 г. с изм. и доп. от 19 октября 1990 г.).

*(93) Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 утверждены также технические требования к изготовлению соответствующих бланков.

*(94) См., в частности, ст. 62, 65, 66 и 80 Трудового кодекса РФ (введен в действие в соответствии с Федеральным законом от 30 ноября 2001 г. N 197-ФЗ).

*(95) Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (п. 5 Правил). Работодатель - физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (п. 3 Правил). Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе РФ, установившей свой государственный язык, наряду с государственным языком Российской Федерации могут вестись и на государственном языке этой республики (п. 6 Правил).

*(96) Запись о неоконченном образовании может быть произведена на основании надлежащим образом заверенных документов, подтверждающих этот факт - например, студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения (заведения) и т.п.

*(97) Следует также учитывать требование указанной статьи о том, что в отдельных случаях с учетом специфики работы законодательством РФ может предусматриваться необходимость предъявления соискателем дополнительных документов. Требовать от соискателя предоставления документов, не предусмотренных законодательством РФ, запрещается.

*(98) Кроме работодателей - физических лиц.

*(99) Записи о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ и со ссылкой на соответствующую статью (пункт) ТК РФ (иного федерального закона) (ст. 66 ТК РФ).

*(100) Во всех других случаях сведения о примененных в отношении работника взысканиях в трудовую книжку не заносятся (ст. 66 ТК РФ).

*(101) Такая запись производится каждым работодателем однократно. Для этой цели используется необходимое для записи количество строк в пределах данной графы.

*(102) Эти наименования, как правило, должны соответствовать сведениям, содержащимся на этот счет в штатном расписании предприятия (организации, учреждения). Если же в соответствии с законодательством выполнение работ по занимаемой работником должности (профессии, специальности) предполагает предоставление льгот (установление ограничений), то наименование должности (профессии, специальности) должно в точности соответствовать указанным в квалификационных справочниках.

*(103) Датой увольнения считается последний день работы, если иное не установлено законодательством, трудовым договором или соглашением между работником и работодателем.

*(104) См. соответственно п. 4 и 10 ст. 77 ТК РФ.

*(105) Соответственно, при приеме на новую работу в графе 3, помимо прочего, указывается, что работник принят в порядке перевода.

*(106) Если имеет место переход на выборную работу (должность) к другому работодателю, то при приеме на новую работу в графе 3 указывается, на какую именно работу (должность) избран работник, а в графе 4 дается ссылка на соответствующее решение выборного органа, его дату и номер.

*(107) В трудовой книжке, заполнявшейся на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, печатью заверяются оба текста.

*(108) Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки, в том числе и от возмещения ему заработка за время вынужденного прогула (ст. 62 ТК РФ).

*(109) Так, записи о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) вносятся в трудовую книжку по желанию работника по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (п. 20 Правил).

*(110) Порядок выдачи дубликата трудовой книжки регламентируется разделом 3 Правил (см. далее).

*(111) Так, ст. 191 ТК РФ в качестве мер поощрения за труд, применяемых работодателем в отношении работников, перечислены: объявление благодарности, премирование (см. ниже), награждение ценным подарком или почетной грамотой, представление к званию " Лучший по профессии". Кроме того, за особые заслуги перед обществом и государством отдельные работники могут быть представлены работодателем к награждению государственными наградами. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовую книжку работника не вносятся (п. 25 Правил).

*(112) На основании ст. 62 ТК РФ выдача работникам копий документов, связанных с работой, осуществляется безвозмездно.

*(113) Общий стаж работы записывается суммарно - указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника (п. 32 Правил).

*(114) Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения (п. 32 Правил).

*(115) Если документы не сохранились, то стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, в соответствии с п. 34 Правил может быть также подтвержден в судебном порядке.

*(116) Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития РФ (см. Приложение 18).

*(117) О персональных данных см. подробнее Главу 14 ТК РФ.

*(118) В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки (вкладыша) и в иных случаях их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем. Выдача дубликатов трудовых книжек в случае массовой их утраты работодателем вследствие обстоятельств неодолимой силы производится за счет бюджетных средств, выделяемых на эти цели в рамках преодоления последствий стихийных бедствий и пр.

*(119) Извлечение из Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68).

*(120) Соответствует требованиям Постановления Минтруда России от 14 июля 1993 г. N 315 и положениям главы 10 ТК РФ.

*(121) Вкладыш изготавливается по утвержденной форме трудовой книжки. Объем вкладыша: " Сведения о работе" - 9 разворотов, " Сведения о награждениях" - 8 разворотов.

*(122) Соответствуют ТК РФ.

*(123) Подготовлены в соответствии с Методическими рекомендациями по унификации текстов управленческих документов ВНИИДАД.

*(124) Соответствует Приложению 4 к ГСДОУ.

*(125) Соответствует Приложению 5 к ГСДОУ.

*(126) Соответствует Приложению 10 к ГСДОУ.

*(127) Извлечение из " Квалификационного справочника должностей служащих" (утв. Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37, с изменениями от 21 января, 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001 г., 31 мая, 20 июня 2002 г.).

*(128) Извлечение из ГОСТа 51141-98 " Делопроизводство и архивное дело" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28).

Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Оглавление

Глава 1. Общие вопросы организации работы со служебными документами

предприятия

1.1. Понятие о документообороте предприятия

1.2. Особенности организации работы с входящими документами

1.3. Особенности организации работы с исходящими документами

1.4. Особенности организации работы с внутренними документами

1.5. Особенности организации работы с документами, подлежащими архивному хранению

Глава 2. Унификация текстов служебных документов

2.1. Общие вопросы унификации текстов служебных документов

2.2. Особенности структуры, содержания и стиля текстов отдельных видов служебных

документов

Глава 3. Оформление служебных документов в соответствии с требованиями

ГОСТа Р6.30-2003

3.1. Правовые основы регламентации вопросов оформления служебных документов.

Краткая характеристика ГОСТа Р6.30-2003

3.2. Требования к реквизитам служебных документов

3.3. Требования к бланкам служебных документов

12 3 4 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒

Последнее изменение этой страницы: 2019-04-09; Просмотров: 369; Нарушение авторского права страницы