Глава 2. Унификация текстов служебных документов. Унификация текстов служебных документов до последнего времени крайне скупо

2.1. Общие вопросы унификации текстов служебных документов

 

Унификация текстов служебных документов до последнего времени крайне скупо освещалась в учебной литературе по проблематике делопроизводства и документационного обеспечения управления. Между тем, именно посредством унификации преодолеваются многие препятствия на пути повышения эффективности управленческой деятельности в части ее документационного (делопроизводственного) обеспечения. Начнем, как водится, с определения.

Под унификацией текстов служебных документов следует понимать целенаправленную, упорядоченную работу по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения служебных документов и созданию на этой основе типовых (универсальных) вариантов их текстов.

В результате унификации обеспечивается*(13):

а) сокращение временных и материальных затрат на составление текстов служебных документов;

б) наиболее целесообразное и оправданное применение в текстах устоявшихся семантических конструкций и терминологии;

в) максимальная универсализация представления документированной информации;

г) совершенство структуры служебных документов.

В конечном счете на этой основе достигается оптимизация восприятия содержания служебных документов, что, в свою очередь, в значительной мере способствует повышению эффективности и сокращению сроков принятия управленческих решений должностными лицами предприятия (организации, учреждения) на основе предоставленной в их распоряжение документированной информации.

В качестве других относительно самостоятельных задач, решаемых в процессе работы по унификации текстов служебных документов, можно указать*(14):

а) упорядочение состава служебных документов предприятия (в том числе по их видам), фиксирующих осуществление однотипных управленческих действий;

б) создание и применение универсальных текстовых шаблонов в автоматизированных системах документационного обеспечения управления предприятием.

В основе унификации текста служебного документа лежит метод выделения постоянной (повторяющейся) и переменной (оригинальной) информации. При этом постоянная информация, как правило, отражает суть управленческой ситуации и вытекающих из нее решений и действий. В концентрированном виде постоянная информация находит отражение в заголовке к тексту служебного документа. Переменная информация, в свою очередь, конкретизирует тему служебного документа, отраженную в заголовке к тексту.

Осуществление работы по унификации текста служебного документа производится поэтапно.

1. Унификация структуры текста посредством выбора последовательности расположения компонентов текста в соответствии с назначением служебного документа.

2. Унификация стилистических средств выражения текста служебного документа.

3. Разработка предварительного варианта унифицированного текста.

4. Разработка окончательного варианта унифицированного текста (связного текста, трафарета, анкеты, таблицы или их сочетания).

В процессе выполнения каждого из перечисленных выше этапов работы по унификации текста служебного документа необходимо обеспечить неукоснительное соблюдение нескольких принципиально важных требований. Каковы же эти требования, и в чем состоит их сущность?

Как следует из содержания Методических рекомендаций, текст унифицированного служебного документа должен отвечать трем важнейшим требованиям:

а) ясность;

б) информативность (информационная емкость);

в) убедительность.

Ясность унифицированного текста обеспечивается логичностью и точностью изложения сути содержания служебного документа. При этом логичность изложения достигается правильным (с учетом вида и функционального назначения служебного документа) расположением элементов каждого предложения в составе текста (подлежащего, сказуемого, обстоятельств, дополнений, определений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов), а также придаточных предложений.

Важен также и выбор формы предложений, которые в зависимости от особенностей построения могут быть односоставными, двусоставными или сложными. Точность изложения достигается правильным выбором словарных единиц (слов, включая служебные термины) с учетом их смыслового значения и взаимосочетаемости в составе того или иного предложения.

Информативность унифицированного текста обеспечивается, с одной стороны, тщательным отбором из источников, используемых для подготовки текста, фактов, данных (сведений), представляющих с учетом вида и функционального назначения служебного документа наибольшую ценность и значимость для его адресата (получателя), а с другой стороны, их умелой группировкой и компоновкой в абзацы и отдельные предложения.

Иными словами, информация, содержащаяся в унифицированном тексте, должна быть в равной мере необходимой и достаточной для того, чтобы по результатам ее изучения и уяснения получатель служебного документа имел возможность выработать в минимальные сроки наиболее эффективное управленческое решение.

Убедительность унифицированного текста достигается, во-первых, использованием во вводной и центральной (основной) частях текста служебного документа соответствующей аргументации в форме изложения фактов, данных, сведений и, во-вторых, путем усиления и концентрации использованной ранее аргументации в заключительной части текста (в предложениях и выводах).

При этом исключительное значение обретает качество используемых в тексте служебного документа аргументов: они, как представляется, должны в первую очередь служить объективному отражению позиции автора документа в глазах адресата, исключающему тенденциозность и предвзятость. Следовательно, при разработке текста служебного документа следует побеспокоиться не только собственно о подборе соответствующих фактов, но и о форме и способах их изложения, с тем чтобы произвести на адресата должное (читай - убеждающее) впечатление.

Несколько слов о правовом обеспечении унификации текстов служебных документов. В качестве основы для выполнения указанной работы в настоящее время применяются нормативно-методические документы в области ДОУ, в том числе:

а) государственный стандарт РФ (далее - ГОСТ) и отраслевой стандарт РФ (далее - ОСТ), а также внутренние стандарты предприятий (организаций, учреждений) в области ДОУ;

б) общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (далее - ОКТЭИ, ОКСИ);

в) государственная система документационного обеспечения управления (далее - ГСДОУ);

г) унифицированные системы документации (далее - УСД) и, в частности, унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее - УСОРД);

д) ведомственные правила и методические рекомендации органов государственной власти (федеральных, субъектов Федерации и местных);

е) учредительные документы предприятий (организаций, учреждений) (соответствующие разделы положений, уставов);

ж) организационно-распорядительная документация предприятий (организаций, учреждений) по вопросам ДОУ, в частности инструкции по делопроизводству;

з) табели форм документов, номенклатуры дел предприятий (организаций, учреждений).

При этом в качестве объекта унификации могут выступать как отдельные служебные документы, так и группы документов, сформированные по видовому (функциональному) признаку, например приказы по основной деятельности предприятия, приказы по персоналу и т.п. Рассмотрим далее общий порядок работы по унификации текста на примере обычного трудового договора.

Прежде всего следует в точности определить объект унификации. В данном случае это могут быть все трудовые договоры, когда-либо заключенные с работниками предприятия (организации, учреждения), или же только их определенная часть, допустим, трудовые договоры со специалистами или трудовые договоры с работниками конкретной специальности.

Необходимо также установить хронологические рамки для отбора и последующего изучения служебных документов. Опять-таки в данном случае это могут быть трудовые договоры, заключенные с работниками предприятия за весь период его функционирования либо только за истекший год (квартал и т.п.). Разумеется, что и для выполнения работы по унификации также должен быть установлен конкретный и при этом обоснованный срок.

Исключительное значение имеет и целевая установка. Важно с самого начала работы четко представлять, к какому результату должна привести эта работа, что именно получит " на выходе" ее исполнитель и какую пользу, соответственно, сможет извлечь из нее заказчик.

Наконец, заказчику и исполнителю необходимо иметь ясное представление о средствах и методах технологии выполнения предстоящей работы. При этом следует исходить из того, что практическая унификация текста обычно производится путем последовательного выявления типовых (повторяющихся) служебных ситуаций, возникающих в процессе заключения трудовых договоров (в данном примере), и установления возможно более точного соответствия между документируемыми в тексте трудового договора условиями (содержательной стороной документа) и формой представления соответствующей информации.

Основными рабочими (промежуточными) материалами, отражающими ход выполнения работы по унификации текста служебного документа, являются карта документа и аннотация документа.

В нашем случае карта документа включает перечень и характерные особенности реквизитов, используемых при подготовке трудового договора: название документа, дата документа, указание на место составления документа, основной текст документа (включающий несколько пунктов), реквизиты и подписи сторон по договору.

В свою очередь, аннотация документа содержит краткую характеристику целевого (функционального) назначения трудового договора, а также его структуры и содержания (с учетом категории работника, с которым заключен трудовой договор).

Очевидно, что карта и аннотация, составленные на договор с работником, выполняющим свои трудовые функции на общих основаниях (на условиях постоянной занятости в течение полного рабочего дня), будут определенным образом отличаться от аналогичных документов, составленных по результатам изучения трудовых договоров с надомниками, сезонными работниками или с работниками по совместительству. Примеры соответствующих трудовых договоров для большей наглядности представлены в Приложении 3 к настоящему пособию.

Уточним, что для обеспечения наибольшей достоверности результатов работы по унификации текстов в процессе изучения последних целесообразно не ограничиваться минимальным количеством служебных документов. С другой стороны, это количество должно устанавливаться, исходя из сроков, отведенных на выполнение работы.

На основе анализа сведений о документе, содержащихся в карте и аннотации:

а) производится предварительная структуризация унифицированного текста;

б) осуществляется предварительная унификация стилистических средств выражения унифицированного текста;

в) составляется модель унифицированного текста, т.е. его предварительный вариант (версия или версии), требующий последующей доработки и оптимизации посредством уточнения структуры текста и состава стилистических средств его выражения.

С целью выработки основного варианта унифицированного текста на основе предварительных версий:

а) выбирается окончательная форма стилистического выражения текста;

б) выделяются постоянная и переменная информация;

в) определяется оптимальная форма представления текста служебного документа.

В конечном счете унифицированный текст, как отмечалось ранее, может быть представлен в виде связного текста, трафарета, анкеты или таблицы. Не исключается и сочетание перечисленных форм представления в виде так называемого интегрированного текста (связный текст - таблица, трафарет - анкета и т.п.).

Принятый в качестве окончательного вариант унифицированного текста служебного документа (форма служебного документа) помещается в Альбом унифицированных форм документов предприятия и (или) в Банк унифицированных форм электронных документов.

В дальнейшем составленная форма применяется в повседневной работе сотрудниками предприятия, допущенными к подготовке соответствующих видов документов, например, специалист по кадрам использует в повседневной работе, помимо унифицированных текстов трудового договора, формы приказов по персоналу.

Отметим в заключение, что содержание альбома (банка) унифицированных форм подлежит периодической актуализации. С этой целью из их состава периодически выводятся устаревшие (недействующие) формы, разрабатываются и включаются в состав вновь утвержденные формы, а также корректируются действующие унифицированные формы.

Особенности структуры, содержания и стиля текстов отдельных видов служебных документов рассматриваются в следующем параграфе.

 

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: