Особенности организации работы с внутренними документами

Работа с внутренними документами, разрабатываемыми должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия в целях обеспечения управленческих решений и действий внутреннего характера, предполагает:

а) подготовку предварительного (чернового) варианта текста документа;

б) редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;

в) согласование уточненного варианта текста документа;

г) оформление окончательного варианта текста документа;

д) утверждение (подписание) документа;

е) регистрацию документа;

ж) тиражирование документа;

з) передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности;

и) помещение контрольного экземпляра документа в дело;

к) последующее хранение и работу с документом (до передачи его в архив или на уничтожение).

Рассмотрим особенности работы с внутренними документами в соответствии с перечисленными этапами.

Подготовка предварительного (чернового) варианта текста документа производится сотрудником, ответственным за его исполнение:

а) по распоряжению (указанию) должностного лица предприятия, которому подчинен данный сотрудник;

б) в инициативном порядке;

в) во исполнение ранее полученного документа.

При подготовке чернового варианта текста документа ответственный исполнитель определяет общий порядок исполнения и, исходя из этого, распределяет обязанности между остальными исполнителями, участвующими в работе над проектом документа. Для подготовки предварительного варианта текста используются:

а) типовые (унифицированные) тексты, разработанные на предприятии для подготовки данного вида документов;

б) материалы деловой переписки по вопросу, составляющему предмет (тему) документа;

в) положения законодательства РФ, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в правовом отношении;

г) требования руководящих документов, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в организационном отношении.

Подготовку предварительного варианта текста документа целесообразно осуществлять на персональном компьютере (ПК), оснащенном дисководом для чтения дискет 3, 5 (А) и устройством вывода (принтером). Файл с подготовленным вариантом текста документа копируется на дискету, после чего распечатывается на принтере.

Редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа производятся с целью:

а) уточнения (дополнения) его структуры и содержания;

б) выявления и исключения из текста орфографических, синтаксических, смысловых, фактологических и иных ошибок, искажающих содержание документа и затрудняющих его восприятие и изучение в процессе ознакомления с ним адресата.

Уточнение (дополнение) структуры и содержания предварительного варианта текста документа производятся в процессе чтения бумажного оригинала и внесения в него соответствующих пометок (замечаний). По результатам редактирования в предварительный вариант текста документа вносится редакционная правка, посредством которой:

а) уточняется взаимное расположение отдельных фрагментов (абзацев, предложений) текста;

б) уточняется последовательность слов в отдельных предложениях;

в) из текста изымаются повторы и длинноты;

г) в текст включаются дополнительные фрагменты, делающие его содержание более ясным, точным и актуальным;

д) обеспечивается терминологическое соответствие текста документа общепринятым нормам и правилам;

е) достигается стилистическое единообразие текста документа.

После этого отредактированный текст корректируется (контролируется, верифицируется) на предмет выявления и устранения всевозможных ошибок. Целесообразно производить комбинированную корректировку текста, используя для этого как собственные интеллектуальные ресурсы, так и соответствующие возможности стандартного текстового редактора. Завершают процедуру редактирования и корректирования повторное копирование " очищенного" текста на дискету и его контрольная распечатка. К слову, и этот вариант текста следует внимательно прочитать до того, как отправить проект документа на согласование. Согласование уточненного варианта текста документа производится, если:

а) изложение тех или иных положений документа требует письменного выражения мнения на этот счет компетентного должностного лица (специалиста);

б) в содержании документа имеются поручения должностным лицам (структурным подразделениям).

Согласование производится:

а) путем оформления согласующей визы на обороте последнего листа проекта документа;

б) путем оформления грифа согласования на лицевой стороне последнего листа проекта документа (ниже подписи).

После выполнения процедуры согласования проекта документа последний передается ответственным исполнителем на оформление, как правило, в группу технической подготовки документов. Оформление проекта документа имеет целью:

а) внести новые уточнения (дополнения) в текст проекта по итогам согласования;

б) привести внешний вид проекта в соответствие с требованиями руководящих документов к оформлению управленческой документации (деловой корреспонденции).

Оформление проекта документа производится в соответствии с требованиями раздела V Типовой инструкции по делопроизводству и с учетом требований, предъявляемых указанной инструкцией к конкретным видам документов*(8).

При приеме оформленного проекта документа ответственный исполнитель обязан проверить правильность его оформления и при необходимости потребовать устранения имеющихся в оформлении проекта недостатков.

Проект документа, оформленный надлежащим образом, передается в секретариат руководителя предприятия для представления на подпись (утверждение). В отдельных случаях допускается представление проекта документа руководителю предприятия лично ответственным исполнителем.

Подписанный (утвержденный) документ передается ответственным исполнителем на регистрацию в отдел делопроизводства.

Зарегистрированный установленным порядком документ при необходимости передается ответственным исполнителем на тиражирование. При этом ответственный исполнитель обязан указать на первой странице документа (карандашом) количество экземпляров.

После этого производится передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности. Одновременно контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Последующее хранение и работа с документом (до передачи его в архив или на уничтожение) производятся исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической (научной и иной) ценности.

 

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: