Особенности структуры, содержания и стиля текстов отдельных видов служебных документов

2.2.1. Положение о предприятии (организации, учреждении)

Положение о предприятии (организации, учреждении) - это организационно-правовой документ, устанавливающий статус предприятия (организации, учреждения) в структуре ведомственного (территориального) управления, регулирующий порядок его повседневного функционирования, а также его подчиненности и взаимодействия с другими предприятиями (организациями, учреждениями) (в отдельных случаях - с их структурными подразделениями, должностными лицами).

Фактически положение о предприятии определяет правила, нормы и требования по всем вопросам, отнесенным к его компетенции, обязательные для выполнения его сотрудниками в процессе осуществления ими должностных обязанностей. Отметим, что действующие на сегодня руководящие документы по вопросам ДОУ не содержат норм и требований прямого действия, устанавливающих конкретный порядок и правила подготовки текста положения о предприятии. Вместе с тем, в сущности, аналогичные им нормы и требования изложены:

а) в Типовой инструкции по делопроизводству*(15);

б) в Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов*(16).

Исходя из содержания параграфа 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству, следует, что положение о предприятии должно применяться как самостоятельный правовой акт, подписываемый его руководителем (директором, генеральным директором и пр.) и утверждаемый в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа, как правило, постановления, об их утверждении руководителем соответствующего органа ведомственного (территориального) управления.

Текст положения о предприятии должен печататься на общем бланке предприятия и излагаться от третьего лица единственного (множественного) числа. При необходимости текст положения может делиться на главы, пункты и подпункты. В этом случае главы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами, а нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Заголовок к тексту положения о предприятии должен формулироваться в предложном падеже, например " Положение об акционерном обществе закрытого типа " Волховский тепловозостроительный завод".

Структура положения о предприятии должна соответствовать указаниям Методических рекомендаций по унификации текстов управленческих документов, но при этом учитывать специфику его организации и деятельности. Таким образом, положение о предприятии может включать ряд основных разделов*(17).

1. Общие положения.

2. Основные задачи предприятия.

3. Функции предприятия.

4. Права и обязанности предприятия.

5. Руководство предприятия.

6. Взаимоотношения.

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности предприятия.

8. Реорганизация и ликвидация предприятия.

Основными реквизитами документа являются:

1) гриф утверждения;

2) наименование вида документа;

3) заголовок к тексту;

4) текст;

5) подпись.

Гриф утверждения должен включать в себя слово " Утверждено", напечатанное прописными буквами, а также указание на соответствующее решение органа ведомственного (территориального) управления (например, постановление федерального министерства или министерства в составе правительства субъекта Федерации) с указанием его даты и номера.

Наименование вида документа должно печататься прописными буквами вразрядку или полужирным шрифтом, располагаясь центрированным способом на 2-3 межстрочных интервала ниже последней строки грифа утверждения.

Заголовок к тексту должен печататься центрированным способом и отделяться от текста 2-3 межстрочными интервалами, при этом точка в конце заголовка к тексту не ставится.

Заголовки разделов внутри текста допускается выделять полужирным шрифтом. Разделы, подразделы, пункты, подпункты допускается нумеровать арабскими цифрами. При этом подразделы нумеруют в пределах раздела, а подпункты - в пределах соответствующего пункта.

Таким образом, номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела (цифр, разделенных точкой, например 1.2), а номер подпункта - из номера раздела, подраздела, пункта и подпункта, также разделенных точками (например 2.3.1.1). При наличии в тексте документа ссылок на приложения соответствующую сноску следует оформлять звездочкой (*) или цифрой (1 и т.д.). Примерный текст положения о предприятии представлен в Приложении 4 к настоящему пособию*(18).

2.2.2. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)

При подготовке текста положения о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения) должны соблюдаться требования, близкие к тем, что установлены для подготовки положений, рассмотренных в предыдущем параграфе. Примерная структура текста положения установлена Методическими рекомендациями*(19) и предполагает наличие следующих основных разделов.

1. Общие положения.

2. Задачи подразделения.

3. Функции подразделения.

4. Права подразделения.

5. Ответственность подразделения.

6. Взаимоотношения подразделения.

Примерный текст положения о службе ДОУ предприятия (соответствует приложению 12 к ГСДОУ) представлен в Приложении 5 к настоящему пособию.

2.2.3. Инструкция по виду деятельности предприятия (организации, учреждения)

Инструкция по виду деятельности - нормативный документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности (порядок применения положений иных нормативно-правовых актов для осуществления такой деятельности) должностными лицами (структурными подразделениями) предприятий (организаций, учреждений). Общий порядок и правила оформления инструкции по виду деятельности определены параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству*(20).

Инструкция по виду деятельности подписывается начальником соответствующего структурного подразделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководителем предприятия. Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении.

Инструкция по виду деятельности должна печататься на общем бланке предприятия. Текст документа должен излагаться в соответствии с требованиями Методических рекомендаций и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентируемой соответствующей инструкцией, по следующей рекомендуемой структуре.

1. Общие положения.

2. Правила обращения с документами (материалами и т.п.).

3. Организация контроля исполнения документов.

4. Формирование и хранение документов.

Текст инструкции по виду деятельности должен излагаться от третьего лица единственного (множественного) числа. Заголовок к тексту документа должен формулироваться в предложном падеже, например " Инструкция о порядке ведения служебной переписки".

Основной текст инструкции по виду деятельности обычно делится на главы, пункты и подпункты. Главы документа должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов документа должна производиться арабскими цифрами.

2.2.4. Должностная инструкция работника предприятия (организации, учреждения)

Должностная инструкция - нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица (категории сотрудников руководящего состава, специалистов, исполнителей и пр.) предприятия (организации, учреждения) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений иных нормативно-правовых актов.

Общий порядок и правила оформления должностной инструкции регламентируются параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству*(21).

Должностная инструкция должна подписываться ответственным за ее разработку и утверждаться руководителем предприятия в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении. Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в дательном падеже, например: " Инструкция главному метрологу".

Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного (множественного) числа. Текст инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

В соответствии с Методическими рекомендациями*(22) примерная структура текста должностной инструкции включает ряд пунктов.

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения.

При этом требования к должностным инструкциям отдельных категорий работников регламентируются ведомственными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами. К примеру, при разработке должностных инструкций госслужащих в них должны быть отражены:

- обязанности по должности;

- полномочия;

- нормативно-правовые документы, которыми следует руководствоваться должностному лицу;

- квалификационные требования*(23).

Так, в соответствии с Приложением 2 к Приложению 12 ГСДОУ примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ имеет ряд пунктов.

1. Общие положения.

2. Функции работника.

3. Обязанности работника.

4. Права работника.

5. Взаимоотношения (связи по должности) работника.

6. Ответственность работника.

7. Оценка работы.

В разделе " Общие положения" устанавливаются:

1) задачи работника (например, для делопроизводителя - прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов);

2) порядок замещения должности, т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник;

3) профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.);

4) основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе " Функции работника" определяются:

1) предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником;

2) перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может включать заполнение карточек, ведение картотеки, выдачу справок и т.д.).

В разделе " Обязанности работника" указываются:

1) специфика подготовки документов, получения, обработки и выдачи информации;

2) особенности, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.);

3) особенности, требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;

4) порядок исполнения поручений;

5) этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе " Права работника" определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.

В разделе " Взаимоотношения" указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, а также сообщаются сведения о том, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.

В разделе " Ответственность работника" устанавливаются меры административной, материальной и иной ответственности работника за совершение тех или иных упущений в работе.

В разделе " Оценка работы" перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, определенных должностной инструкцией и иными документами, регламентирующими деятельность службы ДОУ.

Примерные тексты должностных инструкций различных категорий сотрудников предприятия представлены в Приложении 6 к настоящему пособию.

2.2.5. Штатное расписание предприятия (организации, учреждения)

Штатное расписание - это организационный документ, устанавливающий количественный и качественный состав работников предприятия (организации, учреждения) в целом и по каждому из его структурных подразделений.

Штатное расписание предприятия составляется по установленной форме*(24) и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно приказом руководителя предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя предприятия или уполномоченного им лица.

Общий порядок подготовки штатного расписания по установленной форме определен Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. N 26).

Порядок подготовки штатного расписания может дополнительно регламентироваться положениями ведомственных организационно-распорядительных документов*(25).

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание оформляется уполномоченным должностным лицом предприятия (как правило, уполномоченным сотрудником отдела кадров), утверждается приказом руководителя предприятия, а подписывается его разработчиком.

Бланк формы Т-3 " Штатное расписание" приведен в Приложении 7 к настоящему пособию.

Приказ. Распоряжение

Письменный приказ - это документированное управленческое решение руководителя предприятия (организации, учреждения), регламентирующее действия его подчиненных, как правило, по двум и более вопросам повседневной деятельности. В свою очередь, под письменным распоряжением (приказом) следует понимать документированное управленческое решение, обычно издаваемое от имени руководителя предприятия (организации, учреждения) его заместителем (помощником) и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности.

Общий порядок и правила оформления приказов и распоряжений определены параграфом 4.1 Типовой инструкции по делопроизводству*(26).

В соответствии с Инструкцией приказами и распоряжениями оформляются:

1) решения нормативного характера;

2) решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы предприятия.

Проект приказа (распоряжения) об исполнении указания руководителя предприятия должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок. Подготовка приказов (распоряжений) начинается с разработки их проектов в соответствии с указаниями руководителя предприятия (лица, уполномоченного отдавать соответствующее распоряжение от имени руководителя предприятия) либо в инициативном порядке.

Разработка проектов, как правило, производится ответственными лицами тех структурных подразделений, в компетенции которых находится тот или иной вопрос деятельности предприятия, отражаемый в приказе (распоряжении). Так, проекты приказов по персоналу готовит служба персонала, по финансовым вопросам - бухгалтерия, по вопросам планирования - плановый (планово-экономический) отдел и т.д.

Приказы подписываются руководителем предприятия и (или), по его поручению, - заместителем руководителя. При этом правом подписи приказов по персоналу и финансовым вопросам, как правило, обладает только руководитель предприятия. Распоряжения подписывают заместители (помощники) руководителя предприятия.

С учетом правовой специфики рассматриваемых в данном параграфе документов особое значение придается качественной подготовке проектов приказов (распоряжений). Отметим в этой связи, что обеспечение качественной подготовки проектов указанных документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на лиц, ответственных за внесение проекта на рассмотрение руководства предприятия.

С целью обеспечения правильности содержания проекты приказов (распоряжений), а также приложения к ним (при наличии таковых) обычно визируются:

а) исполнителем проекта;

б) руководителем структурного подразделения, внесшим проект;

в) руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения;

г) руководителем службы ДОУ;

д) руководителем юридической службы.

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие в процессе согласования, излагаются в справке, прилагаемой к проекту документа. Если при этом в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то последний подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые на подпись руководителю предприятия, визируются его заместителями в соответствии с распределением служебных полномочий между ними. При необходимости проекты документов представляются на подпись со справкой, в которой излагаются:

а) краткое изложение сути проекта приказа (распоряжения);

б) обоснование необходимости подписания документа;

в) сведения о том, на основании чего подготовлен данный проект и с кем согласован.

Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания руководителем предприятия (уполномоченным им должностным лицом)*(27).

Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью службы ДОУ предприятия. С целью обеспечения надлежащего учета приказов (распоряжений) подписанные руководителем предприятия документы нумеруются в возрастающем порядке в пределах календарного года (приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно).

Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ (контрольный экземпляр).

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы 13 кеглем. Приказ (распоряжение) имеет 7 основных реквизитов. Первым является наименование предприятия, далее следуют наименование вида документа (приказ, распоряжение), его дата и номер. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, а номер состоит из знака N и порядкового номера приказа, например: 5 августа 2001 г. N 400. Заголовок документа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через межстрочный интервал, например " Об откомандировании работников предприятия в...".

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Пятым реквизитом является текст. Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается 13 кеглем через полтора интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1, 25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей или только из распорядительной части.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она, как правило, начинается словами " в целях", " в соответствии", " во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа (к примеру, во исполнение распоряжения вышестоящего органа управления), то в констатирующей части указываются также наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок, например, " В соответствии с Распоряжением Правительства Чеченской Республики от 23 августа 2003 г. N|Р-987 " О дополнительных мерах по противодействию терроризму и экстремизму" _"

Преамбула в проектах приказов завершается словом " приказываю", которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть документа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте проекта.

В качестве исполнителей в документе указываются структурные подразделения (должностные лица) предприятия. Последний пункт распорядительной части документа может также содержать сведения о подразделении (должностном лице) предприятия, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если документ изменяет (отменяет, дополняет) ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен в обязательном порядке содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст данного пункта должен начинаться словами " Признать утратившим силу...".

Следующий реквизит - виза - включает должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Реквизит подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Образец оформления приказа в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству*(28) представлен в Приложении 8, а распоряжения - в Приложении 9 к настоящему пособию.

Протокол

Протокол - это документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной, переговорной и иной деятельности (например, испытаний) (далее по тексту - протокольное мероприятие), включая принятые по их итогам решения.

Общий порядок и правила оформления протоколов определены параграфом 4.3 Типовой инструкции по делопроизводству. В соответствии с инструкцией протокол составляется на основании:

а) записей, произведенных во время совещания (заседания)*(29);

б) представленных тезисов докладов и выступлений;

в) справок;

г) проектов решений;

д) других документов и материалов протокольного мероприятия.

Указанные материалы представляются ответственными структурными подразделениями (должностными лицами), на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты проведения протокольного мероприятия. Справки подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей (иными должностными лицами, несущими ответственность за подготовку). Ведение записей во время протокольного мероприятия, сбор материалов и подготовка текста, как правило, возлагается на секретаря, службу ДОУ или на сотрудников структурных подразделений, готовивших материалы к обсуждению.

Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня после проведения протокольного мероприятия. Проекты соответствующих пунктов протокола в необходимых случаях визируются структурным подразделением (должностным лицом), ответственным за подготовку. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется соответствующая пометка, например, " Для служебного пользования".

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола оформляются следующие реквизиты:

1) председатель или председательствующий;

2) секретарь;

3) присутствовали (список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших);

4) повестка дня;

5) докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: " слушали - выступили - постановили - решили". Содержание докладов и выступлений излагается непосредственно в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае в тексте делается сноска " Текст выступления прилагается" ). Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного участниками протокольного мероприятия во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения)*(30).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам. Протокол подписывается председательствующим и секретарем. Датой протокола является дата протокольного мероприятия.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Нумерация ведется отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на протокольных мероприятиях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой на предприятии.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ.

Принятые на протокольных мероприятиях постановления (решения) доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке федерального органа исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты:

1) наименование документа - " Протокол" - печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

2) вид протокольного мероприятия (совещание, заседание и т.п.) отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через интервал и выравнивается по центру;

3) место проведения протокольного мероприятия указывается в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через два межстрочных интервала после реквизита " вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

4) дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через полтора межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога " О" (" Об" ), печатается центрованным способом и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой (в скобках) указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание их выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.

Подпись отделяется от текста протокола тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего (выполнявшего обязанности секретаря) на протокольном мероприятии, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Гриф (пометка об ограничении доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра

документа печатается ниже грифа (пометки) через полтора межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним. Образец оформления протокола в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству*(31) приведен в Приложении 10 к настоящему пособию.

Акт

Акт - это документ, фиксирующий фактическое состояние дел. Общий порядок и правила оформления актов определены параграфом 10.1 Типовой инструкции по делопроизводству. Так, в соответствии с указанной инструкцией акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела одного структурного подразделения предприятия (организации, учреждения)*(32).

В процессе повседневной деятельности предприятия возникает необходимость в оформлении самых разнообразных актов: передачи дел, материальных ценностей, результатов испытаний и т.п. Для подготовки перечисленных документов следует использовать формы установленного образца, например форму акта о приемке работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (см. форму Т-73, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1), а в отсутствие таковых - Методические рекомендации*(33).

В соответствии с параграфом 5.5 указанного документа текст акта в общем случае состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части акта указываются распорядительный документ, на основании которого фиксируется факт (событие, действие и т.п.), его номер и дата. При перечислении должностных лиц, участвующих в подготовке акта, в именительном падеже указываются:

а) наименования их должностей;

б) наименования представляемых ими предприятий (организаций, учреждений);

в) фамилии и инициалы.

Если акт подготовлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем, при наличии, заместитель (заместители) председателя, а после этого (в алфавитном порядке) члены комиссии. Последним в списке указывается секретарь комиссии. В необходимых случаях в акте допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия должностных лиц, участвующих в подготовке акта.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, выводы и заключения. В конце акта указываются сведения о количестве экземпляров акта и месте их хранения (количество экземпляров акта определяется в соответствии с нормативными документами, регламентирующими составление акта).

Образец оформления акта в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству приведен в Приложении 11 к настоящему пособию.

Доверенность

Доверенность - документ, удостоверяющий факт временной передачи полномочий на осуществление каких-либо действий (деятельности) от одного лица другому лицу.

Доверенности могут выдаваться предприятиями (их должностными лицами) другим должностным лицам, а также частными лицами - другим частным лицам. Согласно Методическим рекомендациям*(34) при оформлении предприятием доверенности своему полномочному представителю в документе указываются:

а) фамилия, имя и отчество доверенного лица;

б) наименование должности доверенного лица;

в) вид действий, на совершение которых уполномочено доверенное лицо;

г) образец подписи доверенного лица;

д) срок действия доверенности.

При оформлении доверенности частного лица в документе в обязательном порядке указываются персональные сведения о доверителе (фамилия, имя, отчество, место жительства), а также вид действий по доверенности. Коснемся в этой связи некоторых правовых вопросов.

Как известно, юридическую основу для оформления и последующего выполнения действий по доверенности образуют положения Гражданского кодекса РФ (далее - ГК РФ). В частности, в соответствии со ст. 185 ГК РФ под доверенностью признается " письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами". При этом доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть удостоверена нотариально, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ. Следует отметить, что в соответствии со ст. 185 ГК РФ к нотариально удостоверенным доверенностям приравниваются:

1) доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждениях, удостоверенные начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской части, старшим или дежурным врачом;

2) доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, доверенности рабочих и служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих, удостоверенные командиром (начальником) части, соединения, учреждения или заведения;

3) доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, удостоверенные начальником соответствующего места лишения свободы;

4) доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, находящихся в учреждениях социальной защиты населения, удостоверенные администрацией этого учреждения или руководителем (его заместителем) соответствующего органа социальной защиты населения.

Отдельные виды доверенностей, например доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, или на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий, вкладов граждан в банках*(35) и на получение корреспонденции, в т.ч. денежной и посылочной, могут быть, кроме того, удостоверены:

а) организацией, в которой доверитель работает или учится;

б) жилищно-эксплуатационной организацией (ЖЭКом - жилищно-коммунальной конторой, ЖРЭПом - жилищно-ремонтно-эксплутационным предприятием и пр.) по месту жительства доверителя;

в) администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении.

Возвращаясь к рассмотрению вопросов оформления (и осуществления действий) доверенностей предприятий (организаций, учреждений), следует отметить, что ГК РФ устанавливает особый порядок для оформления и выдачи доверенностей от имени юридического лица. Такая доверенность выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати предприятия (организации, учреждения)*(36).

Порядок удостоверения доверенностей конкретизирован разделом 2 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий должностными лицами органов исполнительной власти, утвержденной Минюстом России 19 марта 1996 г. В частности, в соответствии с п. 31 указанной инструкции по требованию юридического лица " доверенность от его имени может быть нотариально удостоверена. В этом случае должны быть проверены полномочия должностного лица, подписавшего доверенность".

В доверенности, выдаваемой от имени юридического лица, в обязательном порядке указываются*(37):

а) полное наименование юридического лица;

б) место нахождения руководящего органа;

в) должностное положение лица, подписавшего доверенность.

Особый порядок установлен указанной инструкцией в отношении удостоверения доверенностей от имени нескольких лиц. Так, должностные лица вправе удостоверять доверенности от имени одного или нескольких лиц на имя одного или нескольких лиц строго в пределах своих полномочий. Кроме того, подобная доверенность может быть удостоверена только в том случае, если действия, предусмотренные доверенностью, касаются однородных интересов всех лиц, выдающих доверенность, например, если речь идет о доверенности на ведение общего судебного дела и т.п. Срок действия доверенности не может превышать трех лет.если же срок действия в доверенности не был указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, недействительна*(38).

В отдельных случаях на осуществление действий по доверенности и на оформление самих доверенностей налагается ряд ограничений. Например, доверенное лицо не может совершать действия по доверенности ни в отношении себя лично, ни в отношении другого лица, представителем которого он одновременно является, за исключением случаев коммерческого представительства. Кроме того, согласно ст. 28 и 29 ГК РФ доверенности от имени несовершеннолетних, не достигших 14 лет, а также от имени граждан, признанных в судебном порядке недееспособными, могут совершать их родители, усыновители или опекуны. Согласно ст. 26 ГК РФ доверенности от имени несовершеннолетних в возрасте от 14 до 18 лет могут быть удостоверены с письменного согласия их законных представителей: родителей, усыновителей или попечителей. Особенности имеет и доверенность, выдаваемая в порядке передоверия. Последняя в соответствии со ст. 187 ГК РФ подлежит нотариальному удостоверению*(39).

При этом доверенность в порядке передоверия не должна содержать в себе больше прав, чем предоставлено по основной доверенности, а срок ее действия - превышать срок действия доверенности, на основании которой она выдана. Кроме того, в доверенности, удостоверяемой в порядке передоверия, должны быть указаны время и место удостоверения доверенности, на основании которой она выдана.

Лицо, передавшее свои полномочия другому лицу, должно известить об этом выдавшего доверенность и сообщить ему необходимые сведения о лице, которому переданы полномочия. Неисполнение этой обязанности возлагает на передавшего полномочия ответственность за действия лица, которому он передал полномочия, как за свои собственные. Статья 188 ГК РФ определяет следующие случаи прекращения действия доверенности:

а) истечение срока доверенности;

б) отмена доверенности лицом, выдавшим ее*(40);

в) отказ лица, которому выдана доверенность, исполнять полномочия;

г) прекращение деятельности (ликвидация, реорганизация) юридического лица, от имени которого выдана доверенность;

д) прекращение деятельности (то же) юридического лица, которому выдана доверенность;

е) смерть лица, выдавшего доверенность, признание его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим;

ж) смерть лица, которому выдана доверенность, признание его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим.

Примеры доверенностей приведены в Приложении 12 к настоящему пособию*(41).

2.2.10. Справка*(42)

Согласно одному из наиболее распространенных определений, справка представляет собой документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов (событий и т.п.). Вместе с тем функциональное назначение справок весьма обширно, что, в конечном счете, налагает определенные особенности на порядок их оформления и содержания. Так, в соответствии с Методическими рекомендациями*(43) справка, подтверждающая некий факт (событие), должна содержать:

а) фамилию, имя, отчество лица, о котором сообщаются сведения (в именительном падеже);

б) должность указанного лица;

в) указание о том, для каких целей выдана данная справка.

Подобные справки наиболее широко применяются при работе с персоналом предприятия. Как правило, справки по персоналу формализованы и включают преимущественно трафаретный текст.

В свою очередь, особенностью содержания справок описательного характера, в том числе составленных по запросам вышестоящих органов управления (например, при подготовке проектов нормативно-правовых актов), является их жесткое структурирование (рубрикация) по разделам в соответствии с количеством освещаемых в них вопросов. При этом разделы нумеруются арабскими цифрами и снабжаются заголовками.

Что касается справок, текст которых включает значительное количество цифровых показателей (статистических данных), то специфической чертой их оформления является табличная форма представления показателей (данных). Более подробно порядок оформления различных видов справок рассматривается далее.

Начнем с рассмотрения порядка подготовки справок к проектам документов, представляемым на подпись и утверждение. Порядок и правила подготовки подобных документов установлен параграфом 3.3.9 Типовой инструкции по делопроизводству*(44).

Отметим, что подготовка указанных справок является неотъемлемой частью работы по подготовке на предприятии (в организации, учреждении) проектов нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов.

Справка к проекту акта (документа) оформляется на бланках предприятия (стандартных листах бумаги формата А4) и имеет следующие реквизиты:

1) наименование вида документа - печатается прописными буквами на два межстрочных интервала ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

2) заголовок - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка;

3) текст - отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами, печатается 13 кеглем через полтора интервала. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1, 25 см от левой границы текстового поля. В тексте справки, как правило, кратко излагаются:

- мотивы внесения проекта акта (документа) на подпись (утверждение);

- обоснование и суть проекта акта (документа);

- наличие разногласий;

- результаты проработки и экспертизы представляемого на подпись проекта акта (документа);

4) подпись - отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подпись и расшифровку подписи.

Подписи нескольких должностных лиц располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми ими должностями через полтора межстрочных интервала. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Примерный текст справки к проекту организационно-распорядительного документа приведен в Приложении 13 к настоящему пособию.

Рассмотрим далее вопросы, связанные с подготовкой справок о документообороте предприятия (организации, учреждения) в соответствии с Типовой инструкцией о делопроизводстве*(45).

Напомним уважаемым читателям, что необходимость в подготовке подобных справок ежемесячно возникает в процессе работы по сокращению на предприятии объемов деловой переписки. Для указанной цели применяются справки двух видов:

а) справка об объеме документооборота;

б) справка о состоянии исполнения документов.

Ответственность за своевременную и качественную подготовку указанных справок несет служба ДОУ предприятия. Основу справок составляют статистические данные, отражающие количество исполненных документов, а также состояние исполнительской дисциплины как по предприятию в целом, так и по всем структурным подразделениям, в которых исполняются документы*(46).

Входящие, исходящие и внутренние документы также подсчитываются отдельно. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно - их тираж, при этом цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах. Образцы оформления справок о документообороте предприятия в соответствии с Типовой инструкцией о делопроизводстве приведены в Приложениях 14 и 15 к настоящему пособию.

Отдельного рассмотрения требует организация справочной работы по персоналу, предполагающая сбор, обработку и выдачу информации о персональных данных работников предприятия (организации, учреждения) в виде различных справок. Общие вопросы ведения справочной работы по персоналу, включая выдачу справок о персональных данных, регулируются в соответствии с положениями главы 14 Трудового кодекса РФ, а также некоторых организационно-методических документов, в частности, Методических рекомендаций Мосгорархива*(47).

Согласно Методическим рекомендациям Мосгорархива предприятия (организации, учреждения) при исполнении запросов других предприятий, а также отдельных граждан (прежде всего работников предприятия) выдают обратившимся сторонам справки социально-правового характера. Указанные справки выдаются по письменным заявлениям (заявкам) предприятий и граждан, оформленным в установленном порядке.

Поступившие от обратившихся сторон письменные заявления (заявки) подлежат рассмотрению и удовлетворению в 15-дневный срок, если подготовка соответствующей справки не требует сбора дополнительной информации и проверки с привлечением иных материалов и документов*(48). Указанный выше срок может быть увеличен (но не более чем на месяц) в случае, если для подготовки соответствующей справки необходимо:

а) получение иных (дополнительных) сведений от обратившейся стороны (по запросу предприятия, на которое она обратилась);

б) проведение специальной проверки фактов (событий), подлежащих удостоверению;

в) осуществление поиска документов (материалов), содержащих сведения, относящиеся к решению вопроса обратившейся стороны.

Гражданам могут выдаваться следующие основные виды справок:

а) о трудовом стаже;

б) о заработной плате;

в) об избрании на выборные должности;

г) о членстве в общественных организациях;

д) об образовании.

В отдельных случаях гражданам могут выдаваться и справки по другим вопросам, связанным с обеспечением их законных прав и интересов. Соответствующие справки могут выдаваться гражданам как о них самих, так и о лицах, находящихся на иждивении или под опекой заявителя или состоявших в близком родстве с заявителем, в том числе умерших.

Как правило, справки подготавливаются по документам, указанным в заявлении (заявке). В отдельных случаях для подготовки справок запрашиваются сведения из вышестоящих органов управления, например в случае, если заявитель занимал руководящую должность. Основанием для подготовки справок служат следующие основные виды документов *(49):

а) личные карточки работников;

б) распорядительные документы по персоналу (приказы и распоряжения);

в) списки персонала с анкетными данными;

г) лицевые счета работников;

д) расчетные ведомости.

В то же время для подготовки справок не могут использоваться сведения из некоторых материалов личных дел работников (листки по учету кадров, анкеты, автобиографии и пр.).

В содержании справки указывается ссылка на соответствующий распорядительный документ (приказ, распоряжение) с указанием даты и номера последнего (например, приказ о приеме на работу, распоряжение о переводе работника на другую работу и т.п.).

Справка подписывается руководителем предприятия и начальником структурного подразделения, в котором состоят на хранении документы, послужившие основанием для подготовки справки. Подписи указанных лиц скрепляются гербовой печатью предприятия.

Выявленные на основании документов сведения оформляются справкой установленного образца. Справка может быть получена заявителем лично, уполномоченным им лицом (по доверенности) или выслана по указанному им адресу письмом. Образцы справок по персоналу, оформленные в соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива*(50), приведены в Приложении 16 к настоящему пособию.

Глава 3. Оформление служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТа Р6.30-2003

3.1. Правовые основы регламентации вопросов оформления служебных документов. Краткая характеристика ГОСТа Р6.30-2003

Перейдем к рассмотрению порядка и правил оформления служебных документов. Особую актуальность данный вопрос обретает в связи с принятием и введением в действие с 1 июля 2003 г. нового государственного стандарта - ГОСТа Р6.30-2003*(51). В то же время следует напомнить уважаемым читателям, что, помимо указанного стандарта, правовая регламентация вопросов оформления служебных документов в настоящее время осуществляется на основе:

а) иных государственных стандартов*(52);

б) отраслевых стандартов РФ*(53);

в) международных стандартов, действие которых распространяется на территорию РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями в области стандартизации (подробнее см. далее).

Тем не менее особый интерес вызывают особенности оформления управленческих документов предприятия в свете требований ГОСТа Р6.30-2003*(54).

Начнем с краткой характеристики данного документа. Прежде всего уточним, что указанный стандарт введен в действие взамен прежнего ГОСТа Р6.30-97 (с изменениями от 2000 г.)*(55), унаследовав от последнего не только структуру (за исключением раздела 5, см. далее), но и большинство положений. В то же время ГОСТ Р6.30-2003 несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов.

Во-первых, разделом 2 ГОСТа Р6.30-2003 устанавливается измененный состав реквизитов документа. Отметим в этой связи, что общее число реквизитов документа составляет теперь 30 (а не 29, как это было предусмотрено ГОСТом Р6.30-97). Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее - ОГРН) (реквизит 05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (далее - ИНН/КПП) (реквизит 06)*(56).

Во-вторых, из содержания ГОСТа Р6.30-2003 устранены положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты " Подпись документа" и " Дата документа" сохранены, по сути, в неизменном виде.

В-третьих, новый ГОСТ имеет существенное структурное отличие от своего предшественника: из документа изъят раздел 5 " Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации".

Кроме того, из текста нового ГОСТа исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

В-четвертых, ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. К примеру, в соответствии с пп. 3.11 при оформлении даты документа словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (т.е. с первого по девятое число). Подпункт 3.21 ГОСТа Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, последняя согласно обновленным требованиям может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, впрочем, и некоторые другие элементы реквизитов). Некоторые менее значительные изменения внесены и в текст пп. 3.25-3.26, в соответствии с которыми определяется порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

В-пятых, изменен порядок применения требований ГОСТа Р6.30-2003, что весьма существенно с правовой точки зрения. Как следует из раздела 1, требования нового стандарта являются рекомендуемыми, но это не означает, что теперь оформлять управленческие документы можно, сообразуясь с собственным толкованием соответствующих требований. С другой стороны, требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД (см. ОКУД, класс 0200000) и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций (предприятий, учреждений и пр.).

Как было отмечено, ГОСТ Р6.30-2003 устанавливает несколько иной состав реквизитов документа и уточняет порядок и правила оформления некоторых из них. В этой связи представляется целесообразным приступить к рассмотрению состава реквизитов документа, а также требований к их оформлению.

Требования к реквизитам служебных документов

В соответствии с разделом 2 ГОСТа Р6.30-2003 в состав реквизитов (реквизит - от лат. requisitum, т.е. требуемое, необходимое) документа входят следующие элементы.

1. Изображение Государственного герба РФ (01)*(57).

2. Изображение герба субъекта РФ (02).

3. Изображение эмблемы (логотипа) предприятия (изображение товарного знака или знака обслуживания) (03).

4. Указание на код предприятия (04).

5. Указание на основной государственный регистрационный номер предприятия (05) (введен в состав реквизитов впервые).

6. Указание на индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06) (введен в состав реквизитов впервые).

7. Указание на код формы документа (07).

8. Наименование предприятия (08).

9. Справочные данные о предприятии (09).

10. Наименование вида документа (10).

11. Дата документа (11).

12. Регистрационный номер документа (12).

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13).

14. Указание на место составления или издания документа (14).

15. Сведения об адресате (15).

16. Указание на гриф утверждения документа (16).

17. Резолюция (17).

18. Заголовок к тексту документа (18).

19. Отметка о постановке документа на контроль (19).

20. Текст документа (20).

21. Отметка о наличии у документа приложения (приложений) (21).

22. Подпись (лица-отправителя или лица-разработчика) (22).

23. Указание на гриф согласования документа (23).

24. Визы согласования документа (24).

25. Оттиск печати предприятия (25).

26. Отметка о заверении копии документа (26).

27. Отметка об исполнителе документа (27).

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28).

29. Отметка о поступлении документа на предприятие (29).

30. Идентификатор электронной копии документа (30).

Основные требования к оформлению реквизитов документов представлены в табл. 3.1.

Таблица 3.1

Основные требования к оформлению реквизитов документов

┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┬ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┬ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┬ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐

│ Наименование │ Номер │ Требования │ Примечания │

│ реквизита │ реквизита по│ │ │

│ │ ГОСТу │ │ │

├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┼ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┼ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┼ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤

│ Государствен- │ 01 │ Помещают в соответствии с │ │

│ ный герб РФ │ │ Положением о │ │

│ │ │ Государственном Гербе │ │

│ │ │ РФ*(58) │ │

│ Герб субъекта │ 02 │ Помещают в соответствии с │ Не │

│ РФ │ │ правовыми актами субъектов│ воспроизводит- │

│ │ │ РФ │ ся, если на │

│ │ │ │ бланке помещен │

│ │ │ │ герб РФ │

│ Эмблема │ 03 │ Помещают в соответствии с │ Не │

│ организации*(5│ │ Уставом (Положением) │ воспроизводит- │

│ 9) (товарный │ │ организации │ ся, если на │

│ знак, знак │ │ │ бланке помещен │

│ обслуживания) │ │ │ герб РФ или │

│ │ │ │ субъекта РФ │

│ Код │ 04 │ Проставляется в │ - │

│ организации │ │ соответствии с ОKПО │ │

│ Основной │ 05 │ Проставляется в │ - │

│ государствен- │ │ соответствии с │ │

│ ный │ │ документами, выдаваемыми │ │

│ регистрацион- │ │ налоговыми органами │ │

│ ный номер │ │ │ │

│ (далее - ОГРН)│ │ │ │

│ юридического │ │ │ │

│ лица │ │ │ │

│ ИНН/KПП │ 06 │ Проставляется в │ - │

│ │ │ соответствии с │ │

│ │ │ документами, выдаваемыми │ │

│ │ │ налоговыми органами │ │

│ Код формы │ 07 │ Проставляется в │ - │

│ документа │ │ соответствии с ОKУД │ │

│ Наименование │ 08 │ Указывается в полном │ Над полным │

│ организации │ │ соответствии с │ наименованием │

│ │ │ наименованием, │ указывается │

│ │ │ закрепленным в │ сокращенное │

│ │ │ учредительных документах │ (условное), а │

│ │ │ │ при его │

│ │ │ │ отсутствии - │

│ │ │ │ полное │

│ │ │ │ наименование │

│ │ │ │ выше-стоящей │

│ │ │ │ организации │

│ │ │ │ (при наличии │

│ │ │ │ последней)*(60)│

│ Справочные │ 09 │ Указываются: почтовый │ - │

│ данные об │ │ адрес, адрес электронной │ │

│ организации │ │ почты, номера телефонов, │ │

│ │ │ факсов, телексов, │ │

│ │ │ банковских счетов и │ │

│ │ │ другие необходимые для │ │

│ │ │ осуществления ее │ │

│ │ │ деятельности сведения │ │

│ Наименование │ 10 │ Указывается в │ Для писем, как │

│ вида документа│ │ соответствии с Уставом │ правило, не │

│ │ │ (Положением) организации │ указывается │

│ │ │ и требованиями УСОРД │ │

│ Дата документа│ 11 │ Указывается дата │ Если документ │

│ │ │ подписания или │ разрабатывается│

│ │ │ утверждения документа │ несколькими │

│ │ │ (для протокола - дата │ организациями, │

│ │ │ заседания, для акта - │ то датой │

│ │ │ дата события) в │ документа │

│ │ │ последовательности: день │ является │

│ │ │ месяца, название месяца, │ наиболее │

│ │ │ год. День и название │ поздняя из │

│ │ │ месяца обозначаются двумя │ указанных ими │

│ │ │ парами арабских цифр, год │ при подписании │

│ │ │ - четырьмя*(61). │ │

│ Регистрацион- │ 12 │ Указывается арабскими │ Регистрационный│

│ ный номер │ │ цифрами порядковый номер │ номер │

│ документа │ │ по регистрационному │ документа, │

│ │ │ журналу. В необходимых │ составленного │

│ │ │ случаях последний может │ совместно двумя│

│ │ │ дополняться индексом дела │ и более │

│ │ │ по номенклатуре дел │ организациями, │

│ │ │ организации, кодом │ состоит из │

│ │ │ корреспондента, кодом │ регистрационных│

│ │ │ исполнителя и пр. │ номеров, │

│ │ │ │ присвоенных по │

│ │ │ │ журналам каждой│

│ │ │ │ из этих │

│ │ │ │ организаций и │

│ │ │ │ проставленных │

│ │ │ │ через косую │

│ │ │ │ черту в порядке│

│ │ │ │ указания │

│ │ │ │ авторов │

│ │ │ │ документа │

│ Ссылка на │ 13 │ Указываются номер и дата │ Применяется │

│ регистрацион- │ │ документа, на который │ только в │

│ ный номер и │ │ дается ответ │ исходящих │

│ дату документа│ │ │ ответных │

│ │ │ │ документах │

│ Указание на │ 14 │ Указываются в │ Указываются, │

│ место │ │ соответствии с принятым │ если затруднено│

│ составления │ │ административно-террито- │ его определение│

│ (издания) │ │ риальным делением, с │ по реквизитам │

│ документа │ │ использованием │ 08, 09 │

│ │ │ общепринятых сокращений │ │

│ Сведения об │ 15 │ Указываются наименования │ При направлении│

│ адресате │ │ адресатов: организаций │ документа в │

│ │ │ или структурных │ несколько │

│ │ │ подразделений (в именит. │ однородных │

│ │ │ падеже), должностных или │ организаций │

│ │ │ физических лиц (в дат. │ (структурных │

│ │ │ падеже) │ подразделений) │

│ │ │ │ сведения │

│ │ │ │ указываются │

│ │ │ │ обобщенно │

│ │ │ При утверждении │ - │

│ │ │ должностным лицом - │ │

│ │ │ УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) с │ │

│ │ │ указанием наименования │ │

│ │ │ должности утверждающего │ │

│ │ │ лица, его │ │

│ Гриф │ 16 │ подписи, инициалов, │ Располагается в│

│ утверждения │ │ фамилии, а также даты │ правом верхнем │

│ документа │ │ утверждения. При │ углу документа │

│ │ │ утверждении │ │

│ │ │ постановлением (решением, │ │

│ │ │ приказом, протоколом и │ │

│ │ │ т.п.) - УТВЕРЖДЕНО (без │ │

│ │ │ кавычек) с указанием │ │

│ │ │ наименования │ │

│ │ │ утверждающего документа в │ │

│ │ │ именительном падеже, его │ │

│ │ │ даты и номера │ │

│ Резолюция │ 17 │ Указываются фамилии и │ В отдельных │

│ │ │ инициалы исполнителей, │ случаях │

│ │ │ содержание поручения (при │ опускается │

│ │ │ необходимости), срок │ оформление │

│ │ │ исполнения, подпись │ резолюции на │

│ │ │ поручителя и дата │ отдельном │

│ │ │ │ листе │

│ Заголовок к │ 18 │ Включает в себя │ Заголовок к │

│ тексту │ │ согласованное с │ тексту │

│ │ │ наименованием документа │ документов, │

│ │ │ указание на краткое │ оформленных на │

│ │ │ содержание последнего │ листах А5, │

│ │ │ (обычно в предл. или │ может не │

│ │ │ родит.падеже) │ составляться │

│ Отметка о │ 19 │ Указывается на документах, │ - │

│ контроле │ │ исполнение которых │ │

│ │ │ поставлено на контроль │ │

│ │ │ штампом " K" или " Контроль" │ │

│ Текст │ 20 │ Составляется на │ - │

│ документа │ │ государственном языке в │ │

│ │ │ соответствии с │ │

│ │ │ законодательством РФ │ │

│ │ │ (субъекта РФ). Оформляется│ │

│ │ │ в виде таблицы, анкеты, │ │

│ │ │ связного текста или │ │

│ │ │ сочетания перечисленного │ │

│ Отметка о │ 21 │ При наличии приложений к │ - │

│ наличии │ │ документу - Приложение: на│ │

│ приложения │ │ стольких-то листах, в │ │

│ │ │ стольких-то экземплярах │ │

│ │ │ Для приложения, не │ │

│ │ │ названного в тексте, │ │

│ │ │ указывается и его │ │

│ │ │ наименование. При наличии │ │

│ │ │ нескольких приложений │ │

│ │ │ приводится их нумерация │ │

│ Подпись │ 22 │ Включает в себя │ Должность не │

│ │ │ наименование должности, │ указывается │

│ │ │ личную подпись, ее │ (указывается │

│ │ │ расшифровку (инициалы и │ сокращенно) │

│ │ │ фамилию) │ при оформлении │

│ │ │ │ на бланке │

│ │ │ │ должностного │

│ │ │ │ лица │

│ Гриф │ 23 │ При согласовании │ - │

│ согласования │ │ должностным лицом - │ │

│ документа │ │ СОГЛАСОВАНО (без кавычек), │ │

│ │ │ наименование должности, │ │

│ │ │ личная подпись лица, │ │

│ │ │ проводившего согласование, │ │

│ │ │ ее расшифровка, дата │ │

│ │ │ согласования. При │ │

│ │ │ согласовании другим │ │

│ │ │ документом - СОГЛАСОВАНО, │ │

│ │ │ наименование документа, │ │

│ │ │ наименование разработчика │ │

│ │ │ документа, дата и номер │ │

│ │ │ документа │ │

│ Виза │ 24 │ Указываются должность, │ При │

│ согласования │ │ личная подпись │ необходимости │

│ документа │ │ визирующего, ее │ согласования с │

│ │ │ расшифровка, дата │ четырьмя и │

│ │ │ визирования. При наличии │ более │

│ │ │ замечаний выше подписи │ должностными │

│ │ │ делается пометка: │ лицами │

│ │ │ " Замечания прилагаются". │ оформление виз │

│ │ │ Виза ставится на обороте │ производится │

│ │ │ последнего листа │ на " Листе │

│ │ │ подлинника документа или │ согласования". │

│ │ │ копии отправляемого │ Замечания │

│ │ │ документа (письма) │ прилагаются на │

│ │ │ │ отдельном │

│ │ │ │ листе │

│ Печать │ 25 │ Ставится на документах, │ Ставится на │

│ │ │ удостоверяющих права лиц, │ свободном поле │

│ │ │ фиксирующих факты, │ левее подписи, │

│ │ │ связанные с финансовыми │ с частичным │

│ │ │ средствами, а также на │ перекрытием │

│ │ │ иных документах, для │ личной подписи │

│ │ │ которых требуется │ или поверх │

│ │ │ заверение подписи │ отметки М.П. │

│ │ │ │ (место печати) │

│ Отметка о │ 26 │ Указываются " Верно", │ При │

│ заверении │ │ должность, личная подпись │ необходимости │

│ копии │ │ лица, заверившего копию, │ заверяется │

│ │ │ расшифровка подписи, дата │ печатью │

│ │ │ заверения │ организации. │

│ │ │ │ Ксерокопии, │

│ │ │ │ содержащие │

│ │ │ │ изображение │

│ │ │ │ оттиска печати │

│ │ │ │ организации, │

│ │ │ │ повторно │

│ │ │ │ печатью не │

│ │ │ │ заверяются │

│ Отметка об │ 27 │ Указываются инициалы и │ Располагается │

│ исполнителе │ │ фамилия исполнителя, номер│ в левом нижнем │

│ │ │ его телефона │ углу лицевой │

│ │ │ │ или оборотной │

│ │ │ │ стороны │

│ │ │ │ последнего │

│ │ │ │ листа │

│ │ │ │ документа │

│ Отметка об │ 28 │ Указываются ссылка на дату│ Отметка об │

│ исполнении │ │ и номер документа, │ исполнении │

│ документа и │ │ свидетельствующего об │ документа │

│ направлении │ │ исполнении, либо отметка │ может быть │

│ его в дело │ │ " В дело такое-то", личная │ подписана │

│ │ │ подпись исполнителя и дата│ руководителем │

│ │ │ исполнения │ подразделения, │

│ │ │ │ в котором │

│ │ │ │ исполнен │

│ │ │ │ документ │

│ Отметка о │ 29 │ Указываются порядковый │ В необходимых │

│ поступлении │ │ номер и дата поступления │ случаях также │

│ документа в │ │ документа │ указываются │

│ организацию │ │ │ часы и минуты │

│ │ │ │ поступления │

│ │ │ │ документа │

│ Идентификатор │ 30 │ Указываются наименование │ Проставляется │

│ электронной │ │ файла, дата и другие │ в левом нижнем │

│ копии │ │ данные, необходимые для │ углу │

│ документа │ │ поиска документа │ (колонтитуле) │

│ │ │ │ каждого листа │

│ │ │ │ документа │

└ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┴ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┴ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┴ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘

Отметим, что использование реквизитов для оформления управленческих документов следует осуществлять избирательно, исходя из целесообразности и с учетом вида служебного документа. Например, бланк письма, в зависимости от учредительных документов организации, включает реквизиты 01 (02 или 03), 04-06, 08, 09, а при необходимости - ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11-15 и 17-20. Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14, а при необходимости - и ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11-13, 18 и 19 (см. пп. 4.7 ГОСТа Р6.30-2003). Схемы расположения реквизитов на угловом и продольном бланках представлены соответственно на рис. 3.1 и 3.2.

Требования к бланкам служебных документов

ГОСТ Р6.30-2003 содержит также требования к бланкам, на которых, как правило, и оформляются управленческие документы предприятия. Как известно, для указанных целей применяются бланки с угловым или продольным расположением реквизитов. В соответствии с требованиями нового ГОСТа допускается использование бланков формата А4 (210 Ч 297 мм) или А5 (148 Ч 210 мм). К указанным бланкам, помимо размерных требований (см. табл. 3.2 и рис. 3.3), предъявляются и некоторые другие, в частности:

а) качество используемой для изготовления бланка бумаги (как основы);

б) характеристики отображения текста, нанесенного на бумажную основу;

в) размещение полей и разметок.

Для изготовления бланков следует применять плотную бумагу светлых тонов (плотность бумаги должна быть не менее 80 г/кв.м, а белизна - не менее 90%) (подробнее см. ГОСТ 93-27.60).

Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной пылению (т.е. отслаиванию с поверхности мелких бумажных частичек, отдельных волокон) при нанесении текста на печатающем устройстве (пишущей машине или принтере). Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться. С этой целью используются типографская краска черного (для многоцветных бланков - темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо различимыми очертаниями. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения*(63).

Документы, оформленные на бланках, в соответствии с требованиями параграфа 4.1 ГОСТа Р6.30-2003 должны иметь поля - свободное от текста пространство по краям листа размером не менее 20 мм с левого, верхнего и нижнего краев, 10 мм - с правого. Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. К примеру, место для расположения на бланке основного текста может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой). Соответствующая разметка осуществляется либо центрованным (симметрично осевой вертикали листа, с выравниванием строк по правой границе), либо флаговым (от левой границы размещения реквизитов, без выравнивания строк) способом. Примеры оформления бланков в соответствии с требованиями ГОСТа Р6.30-2003 представлены на рис. 3.4-3.9.

Несмотря на то что из содержания ГОСТа Р6.30-2003 исключены требования к изготовлению, учету, использованию и хранению в организации (предприятии, учреждении) бланков с воспроизведением государственного герба РФ (гербов субъектов РФ), это отнюдь не означает упразднения указанных требований. Уместно в этой связи напомнить уважаемым читателям о наиболее важных из них.

Изготовление, учет, хранение и использование бланков с изображением Государственного герба РФ (субъекта РФ) или эмблемы (логотипа) организации (далее - бланков) должно осуществляться в строгом соответствии с их предназначением. Изготовление указанных бланков следует производить только на полиграфических (штемпельно-граверных) предприятиях, имеющих лицензии на соответствующие виды деятельности, а также сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции с надлежащим качеством. Как правило, изготовление бланков осуществляется на основании заказа, оформленного в установленном законодательством РФ порядке.

Бланки организации подлежат учету. С этой целью на них с оборотной стороны типографским способом, нумератором или при помощи средств оперативной полиграфии проставляют порядковые номера, а при необходимости - и серии этих номеров. Учет бланков организации ведется раздельно по видам бланков. Данные учета отражаются в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале) с применением следующих реквизитов:

1) при поступлении бланков: наименование вида бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование поставщика бланков; количество экземпляров; серия и номера бланков;

2) при выдаче бланков: наименование вида бланка; количество экземпляров; серия и номера бланков; наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя бланков; расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Хранение бланков организации следует производить в приспособленных для этой цели помещениях (хранилищах) в надежно запираемых и опечатываемых сейфах (шкафах, столах). Уничтожение бланков организации следует осуществлять по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме. Приказом руководителя организации назначаются должностные лица, несущие персональную ответственность за учет, хранение и использование по назначению бланков.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков организации, как правило, возлагают на соответствующее структурное подразделение службы ДОУ. Проверки наличия, хранения и использования бланков организации следует проводить не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. О произведенных проверках делаются соответствующие отметки в учетно-регистрационных формах (после последней записи). В случае обнаружения нарушений установленного в организации порядка и правил изготовления, учета, хранения и использования бланков комиссия обязана провести служебное расследование, результаты которого оформляются актом. Акт представляется на рассмотрение руководителя организации для принятия решения.

Отдельного рассмотрения в рамках настоящего пособия заслуживает порядок оформления и ведения документов по персоналу, важнейшими из которых, как известно, являются трудовой договор и трудовая книжка. Повышенный интерес к освещению данного вопроса обусловлен произошедшими в течение 2002-2003 гг. изменениями в трудовом законодательстве РФ.

" Рис. 3.4. Пример общего бланка организации"

" Рис. 3.5. Пример продольного бланка письма организации"

" Рис. 3.6. Пример углового бланка письма организации"

" Рис. 3.7. Пример бланка структурного подразделения организации"

" Рис. 3.8. Пример бланка должностного лица организации"

" Рис. 3.9. Пример бланка конкретного вида документа организации"

Прежде всего имеется в виду принятие и введение в действие с 1 февраля 2002 г. Трудового кодекса РФ*(64) (далее - ТК РФ), раздел III которого (за исключением главы 14) целиком посвящен регламентации порядка заключения, изменения и прекращения действия трудового договора. Во-вторых, существенным с правовой точки зрения является принятие в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. Правил ведения и хранения трудовых книжек*(65). Кроме того, в соответствии с указанным постановлением с 1 января 2004 г. в действие введены и новые формы трудовой книжки и вкладыша в нее*(66).

В-третьих, постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. утверждена и введена в действие Инструкция по заполнению трудовых книжек. Этот документ уточняет порядок заполнения трудовых книжек и, кроме того, устанавливает конкретные требования к совершению в них необходимых записей.

В связи с вышеизложенным рассмотрим в главе 4 настоящего пособия правовые аспекты заключения, изменения и прекращения действия трудового договора в свете положений ТК РФ, а в главе 5 - правила ведения трудовых книжек, в полной мере учитывающие изменения, вызванные принятием упомянутого постановления. В указанных главах содержатся также необходимые примеры и образцы документов, позволяющие более глубоко усвоить излагаемый в них материал.

⇐ Предыдущая 2 3 4 5 678 9 10 11 Следующая ⇒

Последнее изменение этой страницы: 2019-04-09; Просмотров: 315; Нарушение авторского права страницы