Назначение прав группам пользователей

При создании двух новых видов прав - " Бухгалтерия" и " Торговля" мы изначально снабдили их всеми возможными правами Теперь, каждую из групп пользователей можно лишить части ранее установленных праа

Например, лишим пользователей типа " Торговля" права на выполнение проведения документа " Расходная накладная". Для этого понадобится выполнить следующее.

В дереве объектов метаданных найти ветвь, соответствующую описанию документа " Расходная накладная" и обратиться к маленькому окну свойств данного документа (через меню " Действия - Свойства", или через контекстное меню).

В окне свойств раскрыть закладку " Права" и в списке " Наборов прав", который расположен левее, пометить набор прав " Торговля", а в правом списке разрешенных действий снять пометку, стоящую рядом с функцией " Проведение документов". Данная ситуация проиллюстрирована на рис. 24-4. Здесь же можно запретить данной категории пользователей изменять документы после их проведения, редактировать операции документов и т.п.

 

Рис. 24-4. Лишение права пользователей типа " Торговля" осуществлять проведение документа " Расходная накладная"

Соответственно, сотрудникам с набором прав " Бухгалтер" можно запретить вводить и исправлять счета, оставив эту возможность только сотрудникам с правами " Торговля". Выполняя эту операцию, рассмотрим второй способ управления правами доступа к объектам типовой конфигурации.

Находясь в списке наборов прав (см. рис. 24-1) двойным щелчком мышью по набору прав " Бухгалтерия" обратимся к древовидному списку объектов метаданных.

В списке метаданных раскроем ветвь " Документы" и найдем объект " Счет". Двойным щелчком мышью по данному объекту раскроем окно свойств элемента прав, в котором перечислены все возможные действия с документом.

Специальной кнопкой снимем пометки (флажки) со всех наименований действий, представленных в списке, затем установим флажок напротив действия " Читать".

Теперь, после такой настройки, пользователи с набором прав " Бухгалтер" смогут только просматривать документы типа " Счет", но не смогут их исправлять, удалять, проводить и т.п.

Вход зарегистрированных пользователей в программу

Подытожим, какие изменения произошли в компьютерной бухгалтерии после выполнения всех перечисленных действий по ее конфигурированию.

Появился список зарегистрированных пользователей. В этом списке пока два имени: " Товарский" и " Бухтин".

Пользователь с именем " Товарский" обладает набором прав типа " Торговля", пользователь с именем " Бухтин" обладает набором прав типа " Бухгалтерия".

В списке наборов прав " Торговля" исключено право проведения документа " Расходная накладная".

В списке набора прав " Бухгалтерия" запрещено выполнять какие-либо действия по отношению к документам " Счет", кроме просмотра.

После сохранения конфигурации в результате выполненной процедуры перед входом в бухгалтерскую программу будет запрашиваться имя пользователя. В списке имеется два значения " Товарский" и " Бухтин". Для входа в программу потребуется выбрать одно из этих имен, в зависимости от выполненного выбора будет установлен тот набор прав, которым наделен конкретный пользователь.

 

Рис. 24-5. Запрос имени пользователя и пароля для авторизации доступа в программу

Также необходимо войти в программу как администратор и в справочнике " Сотрудники" назначить работникам " Товарскому" и " Бухтину" их права путем занесения имен пользователей в реквизит " Пользователь" справочника " Сотрудники". Это необходимо, чтобы в документах отражался автор документа

Заметим, что пока программа пропустит любого пользователя без указания им пароля, поскольку таковой пока еще не введен в систему. Первоначальный ввод нового пароля или последующее изменение существующего пароля осуществляется в режиме конфигурирования

Для ввода пароля необходимо обратиться к списку зарегистрированных в системе пользователей (через меню " Администрирование - Пользователи" ). Затем, пометив щелчком мыши имя конкретного пользователя (например, " Товарский" ), обратиться к режиму ввода пароля. Это можно сделать через главное меню (" Действия - Изменить пароль" ) или через контекстное меню. Вид запроса на ввод нового пароля для пользователя с именем " Товарский" показан на рис. 24-6.

 

Рис. 24-6. Ввод пароля для пользователя " Товарский"

Заметим, что когда пользователь вводит пароль, в строке ввода любой из вновь введенных символов отображается в виде знака" *". Это сделано специально, чтобы злоумышленник, находящийся за спиной доверчивого пользователя, не смог подсмотреть тайное слово, являющееся пропуском в компьютерную систему.

После выполнения указанных действий вход в программу под именем " Товарский", как в режиме конфигурирования, так и в режиме ведения бухгалтерского учета, будет разрешен только лишь после правильного ввода пароля.

Перейдем к рассмотрению порядка использования документов " Счет" и " Расходная накладная" на примере конкретных фактов хозяйственной деятельности в условиях разграничения прав различных категорий пользователей по работе с этими документами.

Задача 24-2

24.08.01 торговый отдел предприятия " Добро" выписал счет № 2 от 24.08.01 заводу " Колибри" на оплату следующей продукции

Стол " Директорский" — 5 шт.

Стол " Клерк" - 20шт.

по отпускной цене с 20% НДС.

Одновременно с этим, торговым отделом выписана накладная на отпуск продукции со склада готовой продукции представителю завода " Колибри" (на основании имеющейся у него доверенности).

Необходимо реализовать действия торгового отдела по формированию и

печати названных документов.

Выписка счета

Поскольку данная операция выполняется торговым отделом, войдем в программу под именем " Товарский".

Обратимся к диалоговой форме ввода документа " Счет", например через меню " Документы - Счет".

Процесс заполнения формы показан на рис. 24-7.

 

Рис. 24-7. Заполнение формы диалога документа " Счет"

 

Заполнение формы осуществляется хорошо нам знакомыми стандартными приемами. Обратим внимание на некоторые особенности.

Документ " Счет-фактура" (иначе просто " Счет" ) предназначен для оформления предварительных договоренностей на продажу товаров (продукции) клиентам.

При действительной продаже товара (продукции) по предварительно выписанному " Счету" следует выписывать документ " Расходная накладная" на основании данного " Счета" (в режиме ввода документа на основании).

Спецификация " Расходной накладной" в этом случае заполняется автоматически. При этом, если " Счет" был введен на основании документа " Договор", то в реквизите " Заказ" " Расходной накладной" будут также отображены реквизиты этого договора

При заполнении каждого счета необходимо указать покупателя из справочника " Контрагенты", валюту, в которой будет выписан счет и курс этой валюты. После выбора покупателя реквизит " Вид торговли" установится в то значение, которое указано по умолчанию для данного клиента в справочнике " Контрагенты". Вместе с тем, в каждом конкретном счете значение этого реквизита можно изменить

Если учет взаиморасчетов с покупателем ведется в разрезе договоров, и в справочнике " Контрагенты" для него определен договор по умолчанию, то наименование и реквизиты этого документа появятся в поле " Заказ" электронной формы счета Изменить значение этого реквизита, выбрав в нем другой договор в качестве документа-заказа, можно с помощью кнопки выбора Кроме того, воспользовавшись кнопкой можно сделать " Счет" первым документом в цепочке взаиморасчетов с клиентом, т.е. документом-заказом. В этом случае в поле " Заказ" будет отображаться строка " Без заказа".

Если учет взаиморасчетов с покупателем ведется в разрезе счетов/накладных, то при выписке счета он автоматически становится документом-заказом.

В реквизите " Срок оплаты" предлагается ввести дату, по которую выписанный " Счет" будет считаться действительным.

В табличной части " Счета" вводятся следующие данные:

наименование товара, который отпускаем;

количество единиц отгружаемого товара (продукции);

единица измерения;

коэффициент пересчета для выбранной единицы измерения;

цена товара в выбранной валюте без НДС;

сумма без НДС по строке (без скидки);

сумма скидки;

суммы по строке без НДС и с НДС с учетом скидки;

сумма налога на добавленную стоимость.

Отметим, что реквизиты " Сумма б/с", " Скидка" появляются в табличной части документа только в случае, если константа " Использовать скидку" установлена в значение " Да" и соответственно итоговые суммы по строке с НДС и без НДС будут рассчитаны с учетом или без учета скидки. С помощью кнопки " Дать скидку > " можно задать различные способы расчета скидок одним процентом или суммой для каждого товара в отдельности (опции " Суммой по строке", " Процентом по строке" ), либо после заполнения табличной части документа можно определить сумму или процент скидки для накладной в целом (опции " Суммой по накладной", " Процентом по накладной" ).

Заполнение табличной части документа можно производить несколькими способами: обычным построчным вводом или методом множественного подбора из справочника " ТМЦ". Для этого в диалоговой форме документа присутствует кнопка " Подбор".

В результате на экран будет выдана печатная форма документа счет, изображенная на рис. 24-8.

Все необходимые банковские реквизиты включены в счет автоматически на основании справочной информации, хранимой в системе. После визуального контроля документа его можно выдать на печать, например, нажав пиктограмму " Принтер" на панели инструментов рабочего окна программы. Перед печатью, кстати, программа запросит в каком количестве экземпляров напечатать документ.

На этом работа с документом " Счет" заканчивается.

 

 

Рис. 24-8. Печатная форма документа " Счет"

В компьютерной системе остались сведения о выписанном счете. Соответствующие записи зарегистрированы в журнале документов " Счета-фактуры".

 

По условию задачи, в торговом отделе на другом рабочем месте покупателю выписывают накладную на отпуск всей продукции, указанной в счете.

Обратимся к следующему документу " Расходная накладная".

Использование документа " Расходная накладная"

Расходные накладные предназначены для оформления операций, связанных с отпуском товаров и продукции собственного производства покупателям.

Для ввода документа " Расходная накладная" предусмотрен режим, значительно сокращающий трудоемкость ввода исходных данных, -" Ввод на основании". Основанием для ввода накладной служит информация ранее введенного счета

Итак, предположим, на другом рабочем месте того же торгового отдела, другой сотрудник выполняет формирование накладной, например, при наличии документов, подтверждающих оплату счета (или руководствуясь другими основаниями, распоряжениями, указаниями).

Рассмотрим, как в данном случае выполняется ввод на основании

Получив копию счета от клиента, сотрудник торгового отдела по дате и номеру счета отыскивает в компьютерной системе (в журнале документов " Счета-фактуры" или в журнале операций) запись об этом документе.

Помечает эту запись мышью и обращается к меню " Действия - Ввести на основании" (тот же самый режим можно вызвать и через контекстное меню).

На экране появляется автоматически заполненная форма накладной, в которую попали все необходимые реквизиты из счета, как это видно из рис. 24-9.

Рис. 24-9. Заполнение диалоговой формы документа " Расходная накладная"

Документ " Расходная накладная" предназначен для отражения в типовой конфигурации операций, связанных с отпуском товарно-материальных ценностей, продукции с оптового склада, реализации различных работ, услуг.

Ввод нового документа осуществляется выбором пункта " Расходная накладная" меню " Документы" главного меню программы.

Заполнение экранной формы документа следует начать с выбора покупателя из справочника " Контрагенты".

Если учет взаиморасчетов с покупателем ведется в разрезе договоров, и соответственно в справочнике " Контрагенты" для него определен базовый договор купли-продажи, то наименование этого документа отобразится в поле " Заказ" электронной формы " Расходной накладной". С помощью кнопки выбора, можно изменить значение этого реквизита, выбрав в нем другой документ-заказ из журнала " Отбор заказов по контрагенту".

Кроме того, можно сделать документ " Расходная накладная" первым документом в цепочке взаиморасчетов с клиентом, т.е. документом-заказом. В этом случае в поле " Заказ" будет отображаться строка " Без заказа".

Если клиенту уже был выписан " Счет", то " Расходную накладную", соответствующую отгрузке по данному счету, нужно выписывать только в режиме " Ввод на основании" по этому счету. При этом, в зависимости от того, какой документ был заказом в такой цепочке - договор или счет, его наименование и реквизиты будут отображаться в поле " Заказ".

Как уже отмечалось выше, если " Расходная накладная" является первым документом в цепочке взаиморасчетов с контрагентом, в поле " Заказ" будет отображаться строка " Без заказа".

В реквизите " Валюта" следует указать валюту, в которой будет выписана накладная (по умолчанию подставляется валюта документа-заказа, если накладная была введена на его основании) и курс этой валюты.

Реквизит " Вид торговли" установится в то значение, которое указано по умолчанию для данного клиента в справочнике " Контрагенты". При этом, если выбран вид торговли " за наличные", то дополнительно в реквизите " Касса" следует указать соответствующий счет учета наличных денежных средств организации. Обратим внимание на то, что документ допускает продажу за валюту только на условиях предоплаты

В поле " Место хранения" нужно выбрать склад, с которого отгружается продукция и/или товары, из справочника " Места хранения". Отметим, что склад должен иметь вид " Оптовый". Для оформления продажи с розничных складов (магазинов) в типовой конфигурации предусмотрен документ " Розничная накладная".

В графе " Остаток" отобразится остаток товара на складе.

Отметим, что реквизиты " Сумма б/с", " Скидка" появляются в табличной части документа только в случае, если константа " Использовать скидку" установлена в значение " Да" и соответственно итоговые суммы по строке с НДС и без НДС будут рассчитаны с учетом или без учета скидки. С помощью кнопки " Дать скидку > " можно задать различные способы расчета скидок: одним процентом или суммой для каждого товара в отдельности (опции " Суммой по строке", " Процентом по строке" ), либо после заполнения табличной части документа можно определить сумму или процент скидки для накладной в целом (опции " Суммой по накладной", " Процентом по накладной" ).

При введении на основании " Расходной накладной" " Налоговой накладной", сумма скидки будет подставлена в соответствующую графу этого документа.

Заполнение табличной части документа можно производить несколькими способами: обычным построчным вводом или методом множественного подбора из справочника " ТМЦ". Для этого в диалоговой форме документа присутствует кнопка " Подбор" (см. раздел " Форма ввода документа" ).

На закладке " Дополнительно" можно внести информацию о доверенности (реквизиты в группе " Доверенность" ) и о сотруднике, который отпустил товары (реквизит " Отпустил" ). Напомним, что сотрудник, который обычно отпускает товары (продукцию) может быть задан в константе " Кто обычно отпускает товары".

В реквизитах " Субконто валовых доходов", " Вид НДС", " Счет покупателя" указывается аналитика для формирования бухгалтерских проводок по счетам валовых доходов, НДС и счет учета взаиморасчетов с клиентом-покупателем.

Для редактирования суммы предварительной оплаты служит флажок " Указать сумму предварительной оплаты вручную".

С помощью кнопки " Печать" можно выбрать вариант печатной формы документа - будет ли это расходная накладная (опция " Расходная накладная" ) или акт о выполненных работах (в случае реализации услуг).

При проведении документа автоматически формируются бухгалтерские проводки, состав которых зависит от типа номенклатуры, вида торговли и позиционирования расходной накладной в цепочке взаиморасчетов с контрагентом. Кроме того, если при операции, оформляемой настоящей накладной, у организации возникло налоговое обязательство и константа " Автоматическое создание налоговых накладных" установлена в значение " Да", то при ее проведении будет сформирован документ " Налоговая накладная".

По нажатию кнопки " Печать" формируется печатная форма документа в двух или любом заданном количестве экземпляров (рис. 24-10).

На данном рабочем месте (товароведа) проведение документа не выполняется, так как нами закрыт режим проведения данного документа для этого рабочего места.

Таким образом, в системе, в журнале операций документ зарегистрирован, сохранена запись о документе, но на данном рабочем месте он не порождает проводок.

Фаций (01.01.01-31.12.01)

 

 

Из торгового отдела накладная поступает на склад. Один экземпляр остается у кладовщика, другой - передается покупателю.

На складе по накладной производится отпуск продукции. Подписанный покупателем и кладовщиком документ поступает в бухгалтерию. Данный документ является основанием для формирования проводок по реализации товара со склада покупателю.

 

Рис. 24-10. Печатная форма документа " Расходная накладная"

В бухгалтерии бухгалтер, обрабатывающий документ, отыскивает запись о данном документе в компьютерной бухгалтерии в журнале операций и обращается к данному документу, сверяет его с бумажным экземпляром и, в случае совпадения реквизитов, выполняет проведение документа.

 

⇐ Предыдущая67686970717273747576Следующая ⇒

Поделиться: